Det første området er elektronisk arkiv. Det betyr at saksmappene blir borte. Saksbehandlerne skal i stedet få tilgang til all nødvendig informasjon elektronisk fra sin egen PC. Allerede høsten 2008 skal alle utgående dokumenter lagres i et felles elektronisk arkiv. Det vil si at alle etatene i utlendingsforvaltningen kan utveksle dokumenter og vedtak elektronisk i stedet for å sende dem i posten. Neste trinn er å gjøre også inngående korrespondanse tilgjengelig elektronisk. En pilot med komplett elektronisk arkiv med utvalgte utlendingssaker starter opp sommeren 2009.

 

I 2010 skal alle etatene ha full tilgang til elektronisk saksbehandling. All dokumentasjon vil da være tilgjengelig for hele utlendingsforvaltningen. Det betyr blant annet at saksbehandlingen kan starte tidligere. Vi trenger ikke lenger vente på mapper som i dag sendes mellom etatene.

 

Det andre området er brukertjenester på nett. Det omfatter muligheten for å sende inn søknad om visum, arbeidstillatelser og oppholdstillatelser via internett. 

 

- Vi har startet opp pilottesting for søknad om visum for Edinburgh og Kiev. Moskva kommer snart. Det vil forenkle prosessen både for søker og saksbehandler, og det vil korte ned ventetiden betraktelig. Søkerne registrerer alle opplysninger selv. Det vil forhindre feilregistrering og redusere arbeidsmengden ved utestasjonene, sier Rebekka Gundhus.

 

Senere vil det også bli mulig å sende inn førstegangssøknader og fornyelser for arbeids- og oppholdstillatelser på nett. Målet er at de fleste søknadstyper skal kunne sendes inn gjennom nettbaserte brukertjenester. Denne tjenesten vil også gi søkeren muligheten til å sjekke status på egen sak. Også arbeidsgivere og utdanningsinstitusjoner skal begynne å gi opplysninger via nettet.

 

Det tredje området er biometri. Schengen krever opptak og lagring av biometri i form av ti fingeravtrykk ved søknad om visum. Fra sommeren 2009 vil det også bli stilt krav om opptak og lagring av fingeravtrykk ved søknad om nye pass.

 

Dagens oppholds- og arbeidstillatelser vil etter hvert bli erstattet av et oppholdskort. Også her vil det bli krav om opptak og lagring av fingeravtrykk. 

 

Det fjerde området er delvis automatisert saksbehandling. Dette gjelder særlig oppholdssaker. Her vil det bli etablert prosesser slik at nødvendig innhenting av data fra andre etater gjøres automatisk. Det vil bli skilt mellom saker som erfaringsmessig er enkle, som for eksempel fornyelser av tillatelser, og mer kompliserte saker. For enkle saker vil systemet ha muligheten til å kunne ferdigbehandle saken basert på automatisk innhentet informasjon. Det legges også opp til en mer fleksibel løsning for dialog med søker, for eksempel automatiske meldinger som informerer at en tillatelse nærmer seg sluttdatoen.

 

- De teknologiske mulighetene gir helt nye valg. Det vil først og fremst bety redusert arbeidsbelastning, sakene vil gå langt raskere gjennom systemet, og det vil bli større fleksibilitet. For brukerne våre vil dette bety kortere saksbehandlingstider og bedre service. Når hele EFFEKT-programmet er på plass, vil vi få en ny og moderne etat, sier Rebekka Gundhus.