Beredskapsplan i forbindelse med dødsfall
Når en student eller ansatt dør
Hvert år dør det noen studenter og ansatte ved Universitetet i Bergen.
Når dette skjer, vil ulike behov oppstå. Fxoreldre til en avdød student vil kanskje besøke lærestedet, se lesesalen, rydde hybelen eller treffe noen venner av avdøde. Når en ansatt dør, vil familien kanskje treffe hans eller hennes kolleger.
Medstudenter og kolleger av avdøde vil også ofte føle behov for å samles.
Det viktigste når noen dør, er å ha noen å dele sorgen med. Ikke noe på arbeidsplassen kan erstatte den støtten vi som medmennesker kan gi hverandre.
Oftere enn at studenter og ansatte dør, oppleves tap av nære pårørende. Det er ikke alltid lett å finne noen å dele sorg, sinne og fortvilelse med.
Nære dødsfall kan også sette i gang tanker om tidligere tap og egen død.
Hva bør skje på fakultetet/instituttet/avdelingen
Administrasjonen på fakultetet/instituttet/avdelingen skal så langt det er mulig forsøke å møte de behovene som oppstår ved dødsfall. Det er derfor viktig at det finnes rutiner på hvert fakultet/institutt/hver avdeling når det gjelder melding om dødsfall og tydeliggjøring av ansvarsforholdene.
Følgende punkter skal vurderes ved ethvert dødsfall:
1. Kontakt med familien
-
Når en student dør på en måte som har sammenheng med studier eller annen aktivitet ved universitetet, skal dekanus vurdere/avgjøre hvem som skal ta kontakt med familien. Når en student dør på annen måte, må dekanus eller den personen han/hun utpeker vurdere om universitetet skal ta kontakt med familien.
-
Når en ansatt dør, er det nærmeste overordnede som tar kontakt med familien.
-
I samarbeid med ansatte skal pårørende gis anledning til å gå igjennom kontoret og hente personlige eiendeler.
2. Forelesninger
Dekanus og foreleser skal vurdere hvorvidt det er aktuelt å avlyse deler av undervisningen.
3. Forskningsprosjekter
Avvikling av forskningsprosjekter bør vurderes av nærmeste overordnede eller veileder i forbindelse med studentprosjekt.
4. Minnestund
-
Det kan være naturlig å arrangere en minnestund. Dersom et fakultet/institutt/en avdeling ønsker å arrangere en minnestund, skal dette skje i samråd med de pårørende.
-
Det må tas hensyn til avdødes livssyn.
-
Arrangementet bør legges til et rolig sted.
-
Fakultetet/ instituttet/ avdelingen sørger for en eventuell bevertning.
-
Hjelp til utforming av minnestund kan en få ved å henvende seg til en av kontaktpersonene.
5. Kondolanse
Det bør vurderes om det er naturlig å sende et kondolansebrev og/eller en blomsterbukett til pårørende.
6. Begravelse/bisettelse
Representasjon fra fakultetet/instituttet/avdelingen i forbindelse med begravelsen/bisettelsen vurderes av fakultetet/instituttet/avdelingen.
7. Informasjon
Informasjonsbehovet er svært ofte stort, særlig ved plutselige dødsfall som direkte angår fakultetet/instituttet/avdelingen. Det er viktig at dette behovet imøtekommes.
8. Registrering
-
Administrativt personale må registrere i Felles Studentsystem (FS) at en student er død.
-
Det må registreres i lønns - og personalsystemet (LPS) når en ansatt er død.
9. Universitetets EDB-anlegg
Ved dødsfall skal pårørende varsles og få adgang til å overta kopi av innholdet i elektronisk lagret materiale før sletting finner sted. Dette må skje innen 3 måneder etter dødsfallet. Se for øvrig ”IKT- reglement for Universitetet i Bergen” pkt. 5.3.
Kontaktpersoner
Når dødsfall skjer, er det mulig å henvende seg til en av kontaktpersonene nedenfor. Disse representerer en ressursgruppe med kompetanse på ulike fagfelt.
Kontaktpersonene vil kunne bistå med råd og veiledning. I den sammenheng vil vi gjøre oppmerksom på:
-
at det finnes en sorggruppe for studenter, ledet av sosialrådgiver og studentprest.
-
at Universitetet og Studentsamskipnaden har ressurser som kan være til støtte ved akutt sorgarbeid og individuell oppfølging.
Kontaktpersoner:
| Studentprest | Tlf. 55 58 47 14 / 55 58 94 45 |
| Bedriftshelsetjenesten , UiB |
Tlf. 55 58 20 54 |
| Sosialrådgiver, SiB | Tlf. 55 54 51 42 |
| Sjefspsykolog, SiB | Tlf. 55 54 51 45 |
| Personalsjef, UiB | Tlf. 55 58 21 31 |
| Utdanningsdirektør, UiB | Tlf. 55 58 91 32 |
