English version of this page

Bestilling av reiser

Ny reisebyrå på trappene

UiO er i prosess med å skifte reisebyråleverandør fra HRG til VIA Egencia. Den nye avtalen er i implementeringsfasen, og VIA Egencia skal ikke tas i bruk før nærmere beskjed blir gitt. Inntil da skal tjenestereiser fortsatt bestilles hos HRG.

---

Innhold

• Enkle reiser
• Komplekse reiser
• Gruppereiser
• Kun hotellbestilling
• Bestilling for andre
• Bestilling utenfor UiOs retningslinjer
• HRGs prisgaranti ikke lenger i kraft

---

Enkle reiser

• Fly, hotell og leiebil på enkle reiser bestiller du direkte på HRG online (hrgworldwide.com), reisebyråets online bookingsystem for reiser.
  Dette forutsetter at du har opprettet en profil hos HRG.
  Ved innlogging bruker du firmanavnet UiO.
• Som bruker av HRG online (hrgworldwide.com) har du tilgang til samtlige billettpriser med tradisjonelle flyselskaper, UiOs egne avtalepriser, samt mange lavprisselskaper. Les mer om HRGs prisgaranti.
• Alle enkle tur/retur reiser innland og utland inkl. hotell og leiebil kan bestilles gjennom HRG online (hrgworldwide.com).

Komplekse reiser

For bestilling av interkontinentale reiser og rundreiser med flere destinasjoner kontakt HRGs reisekonsulenter:

• Telefon: 32 25 50 10
• E-post: uio@hrgworldwide.com
• Åpningstid: Mandag-Fredag 08.00-16.15

Gruppereiser

• Grupperreiser er reiser hvor 10 personer eller flere reiser sammen i en gruppe.
• For bestilling av gruppereiser kontakt HRGs reisekonsulenter for grupper:
  • Telefon: 23 35 37 85
  • E-post: uio.konferanse@hrgworldwide.com
  • Åpningstid: Mandag-Fredag 08.00-16.15
• Ved gruppereiser kan hver enkelt reisendes kredittkort belastes (kreditkortet som oppgitt i HRG profilen). Alternativt kan det opprettes en bestilling i UiOs bestillingssystem. Faktura fra HRG må da merkes med bestillingsnummeret.
• Grupperreiser på under 10 personer bestilles via HRG online (hrgworldwide.com) eller ved å ta kontakt med HRGs reisekonsulenter per telefon eller e-post. Se evt. hvordan du kan bestille reise for andre. Hovedbetalingsform er belastning på hver enkelt reisendes kredittkort (som oppgitt i HRG profilen). Alternativt kan det avtales fakturering med HRG og opprettes en bestilling  i UiOs bestillingssystem. Faktura fra HRG må da merkes med bestillingsnummeret.

Kun hotellbestilling

• Hvis du kun skal bestille hotell, kan dette gjøres via HRG online (hrgworldwide.com) eller direkte til hotellet.
• Hovedbetalingsform er belastning på hver enkelt reisendes kredittkort. Alternativt kan det avtales fakturering. Da må det opprettes en bestilling i UiOs bestillingssystem og faktura fra hotellet må merkes med bestillingsnummeret.
• UiO har rammeavtale med noen hotellkjeder. Logg inn i avtalekatalogen og let opp Reise i nedtrekksmenyen Kategori (varegruppe/tjeneste) for informasjon om direkte bestilling.

Bestilling for andre 

For UiO-ansatte

• Personer som bestiller reiser på vegne av andre ansatte ved UiO må opprette en egen profil hos HRG og spesifisere i sin profil at de er reisebestiller.
• De personer som reisebestilleren skal bestille for, må spesifisere/gi tilgang til reisebestilleren i sin profil.

For eksterne

• Skal du bestille en reise for en person som ikke er ansatt ved UiO, f.eks. en gjesteforeleser, og hvor utgiftene skal dekkes av UiO, kontakt HRGs reisekonsulenter:
  • Telefon: 32 25 50 10
  • E-post: uio@hrgworldwide.com
  • Åpningstid: Mandag-Fredag 08.00-16.15
• Merk: Reisen må bestilles i det navnet som den reisende har registrert i passet sitt.

Bestilling utenfor retningslinjene

• Retningslinjene for tjenestereiser ved UiO legger fast at  flyreiser skal bestilles for laveste tilgjengelig pris innenfor satt tidsintervall fra avreisetid (+/- 2 eller 4 timer). Slike bestillinger merkes som innenfor UiOs retningslinjer i HRG online.
• Hvis du bestiller en reise som er utenfor retningslinjene, kreves det at årsak oppgis. Kodene som benyttes for dette er:
  • PU - Reiser sammen med andre
  • PF - Behov for fleksibel billett
  • PC - Preferert flyselskap

HRGs prisgaranti ikke lenger i kraft

Den formelle avtalen mellom UiO og HRG har nå gått ut og dermed også den avtalefestede prisgarantien som tilsa at HRG måtte betale et eventuelt mellomlegg ved høyere pris enn markedet. HRGs policy er fremdeles at byrået skal tilby laveste pris, men UiO har altså ikke lenger krav på erstatning selv om avvik blir påvist.

Prisgarantibetingelsene vil tre i kraft igjen med nytt reisebyrå (VIA Egencia) så snart denne avtalen er ferdig implementert.

Vi beklager eventuelle ulemper denne midlertidige situasjonen måtte medføre.