English version of this page

Utgiftsrefusjon

Innhold

• Prøv å unngå refusjon!
• Generelle refusjonsrutiner
• Spesielle refusjonsrutiner
  • Utgifter til overnatting
  • Forhåndsbetalte utgifter
  • Databriller
  • Avis
  • Mobiltelefon og bredbånd
• Utbetaling av refusjoner
• Attestasjon og anvisning av refusjoner

---

Prøv å unngå refusjon!

• Ved UiO skal refusjon av utlegg unngås så langt det er mulig.
• Ansatte oppfordres til å få faktura tilsendt fra leverandør eller å betale utlegg med kredittkort gjennom UiO.
• Ved større innkjøp skal det alltid sendes faktura.
• Husk: Har UiO en innkjøpsavtale, skal den benyttes.

Generelle refusjonsrutiner

Med få unntak skal utlegg kreves refundert i HR-portalen:

1. Gå til HR-portalen, velg Reise- og utgiftsrefusjon, så Registrere reise- og utgiftsrefusjon, velg skjemaet Utleggsrefusjon, trykk på Start-knappen og fyll ut relevant informasjon, se detaljert veiledning.
2. Skriv ut papirversjon fra HR-portalen og heft ved nødvendig dokumentasjon.
3. Lever papirbilag og dokumentasjon til lokal økonomienhet til attestering.

Spesielle refusjonsrutiner for enkelte utlegg​

• Utgifter til overnatting
  Slike utgifter skal alltid være knyttet til en reise og kreves refundert på reiseregning.
• Forhåndsbetalte utgifter
  Forhåndsbetalte utgifter for konferanser, flybilletter, hoteller og liknende må alltid kreves refundert som reiseforskudd.
• Databriller
  • Ved behov for databriller og vernebriller med styrke skal prosedyren for databriller følges.
  • Utlegg skal kreves refundert i HR-portalen: I trinn 1 oppgir du som årsak Databriller og i trinn 2 som utgiftstype Velferdsutgifter.
• Avis
  Private avisabonnement som skal refunderes skal fordelsbeskattes og må derfor kreves refundert på papirskjema (word) / (odt).
• Mobiltelefon og bredbånd
  Det er spesielle krav og betingelser knyttet til arbeidsgivers anledning til å refundere utgifter til mobiltelefon og bredbånd. Les mer om refusjon av kommunikasjons-utgifter.

Utbetaling av refusjoner

• Refusjoner utbetales to ganger i måneden. I juli er det kun er én utbetalingsdato.
• Refusjoner følger kjøreplan for reise og refusjoner.
• Refusjonsoppgjøret finner du i HR-portalen i Ansattselvbetjening under Mine reise- og utgiftsrefusjoner, se veiledning.

Attestasjon og anvisning av refusjoner

Attestasjon av refusjoner

Utgiftsrefusjonen skal attesteres av personer som er definert som attestanter på enhetene.

Attestanten bekrefter at:

• varen/tjenesten er mottatt
• nødvendig dokumentasjon ligger ved regningen
• kontering er korrekt
• summeringer er korrekt

Merk:

• Ved UiO vil den som attesterer ofte måtte hjelpe til med kontering av bilaget, spesielt med artskodene. Se kobling mellom regnskapskonti og utgiftstyper/skjema i HR-portalen (ods).
• Ved refusjon av kommunikasjonstjenester gjelder særskilte regler.

Se bestemmelser om økonomistyring i staten kap. 2.5.2.2 (lovdata.no)

Anvisning av refusjoner før utbetaling

Anvisningen gjøres av en person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) på enhetene.

Anviser bekrefter at:

• det er hjemmel for disposisjonen
• det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
• disposisjonen er økonomisk forsvarlig

Den som anviser skal videre kontrollere at utbetalingsgrunnlaget er attestert på korrekt måte, jamfør de krav som er oppført under attestasjon.

Når utgiftsrefusjonen er attestert og anvist hos lokal økonomienhet, skal lokal økonomienhet levere den til Seksjon for lønn for utbetaling.

Se  bestemmelser om økonomistyring i staten kap. 2.5.2.1 (lovdata.no)