Prosjektøkonomistyring oppstart
Formål og risiko
Målgruppe: Prosjektleder og prosjekteier
Hyppighet: Løpende
Rutineansvarlig: Avdeling for administrativ støtte (ADS)
Formål
Formålet med prosjektoppstartsfasen er å kvalitetssikre at all nødvendig dokumentasjon er på plass i ephorte før man aktiverer prosjektet i UiOs økonomisystem, samt å forventningsavklare hva type oppfølging en prosjektleder kan forvente seg å motta fra det administrative støtteapparatet gjennom prosjektets levetid.
Risiko
Mangelfull dokumentasjon i prosjektopprettingsfasen kan gi mangelfullt grunnlag for økonomisk planlegging og styring av et prosjekt gjennom prosjektets levetid. Prosjektøkonomistyringen kan bli svak, og man får en dårlig forvaltning av ressursene ved UiO
1. Prosjektoppretting
- Prosjektleder har ansvar for at prosjektbeskrivelse, prosjektbudsjett og kontrakt er signert og sendt til arkivering i Ephorte. Prosjektleder gir deretter klarsignal til prosjektcontroller om prosjektoppretting.
- Prosjektcontroller fyller ut prosjektopprettingskjema, og sender skjema til Regnskapsseksjonen for oppretting av prosjekt.
- Regnskapsseksjonen sender prosjektopprettelsesskjema i retur med påført prosjektnummer.
- Dersom signert kontrakt ikke foreligger kan det i spesielle tilfeller tillates prosjektoppretting etter avtale med RS. 1 uke etter godkjent prosjektsøknad
Utførende: Prosjekt leder, Prosjekt-controller, Regnskapsseksjonen
Se også:
- Arkiveringsrutine
- Prosjektarkiv i ePhorte
- Prosjektoppretting (portal)
- Prosjektnummerserier
- Sjekkliste for oppstartsfasen (doc)
2. Standard e-post inkludert standard avtale for oppfølging av prosjektet
Frist: Når ny prosjektkontrakt er inngått og signert av prosjekteier.
- Økonomiseksjonen ved prosjektcontroller sender ut standard e-post til prosjektleder og informerer om at prosjektet har fått opprettet et prosjektnummer i økonomisystemet.
- Prosjektet er nå klart for føring av inntekter og kostnader.
- Eposten inneholder også en standardavtale for oppfølging som prosjektleder kan forvente seg å få i løpet av prosjektperioden, både ift intern og ekstern styring og rapportering.
Ansvar: Prosjektcontroller
Se også: