Organisasjonsendring

Forberedelser

Enheten som planlegger en større organisajsonsendring skal:

1. Sette seg inn i de generelle vilkår knyttet til omstillingsprosesser.
2. Varsle systemeier for organisasjonsendringer (e-post) senest 9 måneder før planlagt iverksettelse av endringen slik at den kan gi råd og planlegge egne oppgaver i forhold til endringen.
3. Rydde opp i pågående saker.

Avdeling for personalstøtte (AP) vil ta kontakt med enheten for å starte prosessen.

Endringsprosess

Merk: Frister tar utgangspunkt i at organisasjonsendringen iverksettes fra 01/01 nytt år.
Det er avgjørende at frister overholdes. Forsinkelser kan føre til at endringsprosessen må stoppes.

#	Ansvar	Aktivitet	Frist	Kommentar
0	Enhet	Melder vedtak om organisasjonsendring	01/04	Enheten opplyser systemeier for omorganiseringer om vedtatt endringsforslag for organisasjonen.
1	Enhet og AP	Beskriver ny organisasjonsmodell	15/09	Enheten beskriver de nye organisasjonsenhetene. AP kvalitetssikrer forslag med systemeierne.
2	Systemeiere	Etablerer ny organisasjonsmodell i administrative systemer	01/10	Systemeier SAP tildeler organisasjonenhetsnummer.
3	Systemeiere	Henter ut ansattdata fra dagens organisasjon	01/11	Data listes i excelskjema med én linje per ansatt og beskrivelse for hvilke dataelementer som skal fylles ut. Skjema legges i enhetens Vortexmappe for utfylling med nye verdier, se aktivitet 6.
4	Systemeier OA og enhet	Forbereder oppdatering av økonomidata	01/11	Data listes i et excelskjema med én linje per prosjekt og tiltak, samt en konverterings-tabell. Skjemaet legges i enhetens Vortexmappe for utfylling med nye verdier.
5	Enhet	Vurderer behov for andre praktiske endringer	01/11	Praktiske forhold som telefon, skilting, e-postlister, filområder, nettinformasjon. Dette krever ofte bistand fra andre enheter.
6	Enhet	Tildeler nye verdier til ansatte i ny organisasjon	01/12	Fyller ut nettskjema og excelskjema i enhetens Vortexmappe fra aktivitet 3 med nye verdier.
7	Systemeiere	Legger inn ny data i administrative systemer	10/12	Systemeiere oppdaterer de administrative systemene med enhetens nye data.
8	Enhet	Kvalitetssikrer ansattdata i ny organisasjon	15/12	Enheten er selv ansvarlig for at alle endringene er fullstendige og korrekte.
9	Systemeiere og enhet	Avslutningsaktiviteter	>01/01