Prosedyre for bestilling av bedriftshelsetjenester
Formål
Prosedyren skal sikre at UiO har en plan for bestilling og bruk av bedriftshelsetjenester.
Virkeområde
Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO.
Ansvar
Leder har ansvar for at enheten utarbeider en årlig plan for bruk av bedriftshelsetjenester, og for at lovpålagte tiltak prioriteres. Dersom UiOs interne bedriftshelsetjeneste (Enhet for BHT) ikke kan levere, har leder ansvar for å finne en alternativ løsning.
Fremgangsmåte
Utarbeiding av plan for enhetens bruk av bedriftshelsetjenester
- Instituttledelsen og senterledelsen ved sentre som rapporterer til fakultet, skal sørge for at det i samarbeid med ledende verneombud utarbeides en oversikt over behov for bedriftshelsetjenester. Denne oversikten skal sendes til fakultetet innen utgangen av oktober året før planen gjennomføres.
- Fakultetsledelsen skal sammenstille innspillene fra enhetene i samarbeid med lokalt hovedverneombud, og sørge for at planen ferdigstilles i samråd med Enhet for BHT, innen utgangen av november året før planen gjennomføres.
- Ledelsen ved museene, universitetsbiblioteket, sentrene som ikke rapporterer til fakultet, og ved fagavdelingene, skal sørge for at det i samarbeid med lokalt hovedverneombud ev. ledende verneombud utarbeides en plan for bruk av bedriftshelsetjenester. Planen skal ferdigstilles i samråd med Enhet for BHT innen utgangen av november året før planen gjennomføres.
- Om Enhet for BHT ikke kan levere bedriftshelsetjenestene på planen, avgjør ledelsen om tjenesten skal kjøpes fra ekstern BHT. Ledelsen bestiller, og angir leverandør på plan for bruk av bedriftshelsetjenester.
Form og omfang av plan for enhetens bruk av bedriftshelsetjenester
- Mal for plan for enhetens bruk av bedriftshelsetjenester (excel) skal brukes. Planen bør omfatte bedriftshelsetjenester tilsvarende 1 time per ansatt med arbeidsoppgaver som har en lav risiko (kontorarbeid) og 1,5 time per ansatt med arbeidsoppgaver som har en høy risiko (farlig arbeid). Timeverkene kan være et gjennomsnitt over en treårsperiode. Tiden inkluderer også bedriftshelsetjenestens administrasjonstid knyttet til oppgavene.
Bestilling utenom planen
Leder kan bestille bedriftshelsetjenester utenom planen.
Levering av bedriftshelsetjenester
Enhet for BHT ved UiO er foretrukket leverandør. Dersom Enhet for BHT ikke kan dekke etterspørselen, kan bedriftshelsetjenester kjøpes fra ekstern BHT som UiO har rammeavtale med.
Leder skal kontakte BHT i forkant av at tiltaket skal gjennomføres, og avtale detaljer rundt tidspunkt, deltagere, tidsfrister og rapportering av resultater.
Rapportering
Leder skal sørge for at aktuelt LAMU orienteres om plan for enhetens bruk av bedriftshelsetjenester, og rapporter fra BHT.
Arkivering
Leder er ansvarlig for arkivering av planer, bestillinger utenom planen og rapporter fra ekstern BHT:
- Plan for enhetens bruk av BHT skal arkiveres som N-notat med "EBHT" som mottaker, og "EHMS" som kopimottaker. Saksmappen skal gis tittel: "Bruk av bedriftshelsetjenester". Saksmappens varighet skal være lik arkivperioden. Journalposten skal gis tittel: "Plan for bruk av BHT <ÅÅÅÅ>". Ev. revisjoner skal gis tittel: "Revidert plan for bruk av BHT <ÅÅÅÅ-MM-DD>".
- Bestillinger utenom planen arkiveres samme sted med "EBHT" som mottaker. Journalposter med bestillinger utenom plan, skal gis en tittel som gjør dem lett gjenfinnbare. Bestillinger til ekstern BHT utenom planen registreres i UiOs bestillingssystem.
- Rapporter fra ekstern BHT arkiveres som innkommende brev med "EBHT" som kopimottaker. Dersom BHT-rapporter inneholder helseopplysninger om identifiserbare personer, så skal sladdet versjon legges som vedlegg til journalposten og skjermes etter offl § 13 jf fvl § 13.
Enhet for BHT er ansvarlig for arkivering av egne rapporter:
- Rapporter fra Enhet for BHT arkiveres i saksmappen "Bruk av bedriftshelsetjenester", som X-notat med leder som mottaker. Journalposter med med rapporter fra BHT, skal gis en tittel som gjør dem lett gjenfinnbare. Dersom BHT-rapporter inneholder helseopplysninger om identifiserbare personer, så skal sladdet versjon legges som vedlegg til journalposten og skjermes etter offl § 13 jf fvl § 13.
Referanser
- Regelverk og andre rammevilkår
- Bedriftshelsetjeneste (arbeidstilsynet.no)
Dokument-ID
- Utarbeidet av: Enhet for HMS
- Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
- Godkjenningsdato: 01.10.2013
- Utgave: 2
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-63