Prosedyre for samsvarsvurdering
Formål
Prosedyren skal sikre at HMS-systemet skal være oppdatert i forhold til regelverk og andre rammevilkår.
Virkeområde
Denne prosedyren gjelder alle enheter ved UiO. Regelverk og andre rammevilkår som omfattes av prosedyren er angitt i samsvarsvurderingen.
Ansvar
- HMS-stab har ansvar for å fange opp endringer i regelverk og andre rammevilkår som er angitt i samsvarsvurderingen, og for at UiOs HMS-system er i tråd med disse.
- Enhetens leder er ansvarlig for at lokale prosedyrer er i tråd med rammevilkårene.
Fremgangsmåte
- HMS-stab skal oppdatere samsvarsvurderingen og vurdere om endringer har betydning for HMS-systemet ved UiO.
- HMS-stab skal oppdatere UiOs felles HMS-system ved behov.
- HMS-stab skal informere enhetene om endringer som er gjort i samsvarsvurderingen.
- Enhetens leder skal sørge for at lokale prosedyrer oppdateres ved behov.
Rapportering
HMS-stab skal rapportere oppdateringer av samsvarsvurderingen og felles prosedyrer til AMU. Leder av enheten skal rapportere oppdateringer av lokale HMS-prosedyrer til LAMU.
Arkivering
Samsvarsvurdering skal arkiveres som N-notat med enhetens leder som mottaker, og "EHMS" som kopimottaker. Saksmappen skal være felles for hele UiO, og skal gis tittel: "HMS-samsvarsvurderinger". Saksmappens varighet skal være lik arkivperioden. Journalposten skal gis tittel: "Samsvarsvurdering HMS <enhet> <DDMMÅÅÅÅ>". Leder er ansvarlig for arkivering.
Referanser
Regelverk og andre rammevilkår
Dokument-ID
- Utarbeidet av: Enhet for HMS
- Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
- Godkjenningsdato: 01.10.2013
- Utgave: 2
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-53