Prosedyre for gjennomføring av vernerunde
Formål
Prosedyren skal sikre at alle enhetene ved UiO gjennomfører vernerunde jevnlig og på en forutsigbar måte.
Virkeområde
Denne prosedyren gjelder alle verneområder ved UiO.
Ansvar
Leder har ansvar for at vernerunde gjennomføres og dokumenteres og for at tiltak etter vernerunden gjennomføres.
Fremgangsmåte
Vernerunden skal bestå av et formøte, en befaring og et avslutningsmøte. Vernerunden skal gjennomføres årlig. Leder skal ta verneombudet med på råd ved planlegging, gjennomføring og oppfølging.
Planlegging
- Leder skal sette tidspunkt for vernerunden og invitere verneombudet.
- Leder skal invitere andre støttespillere ved behov. Dette kan være en representant for Eiendomsavdelingen og / eller Enhet for BHT.
- Leder skal avgjøre om vernerunden skal omfatte studentenes læringsmiljø, og skal i så fall invitere studentrepresentanten fra LAMU.
- Leder skal informere de ansatte om når vernerunden gjennomføres.
Gjennomføring
- Formøte: Leder, verneombud og eventuelle andre deltagere skal delta på formøtet. Leder skal gå gjennom status for tiltakene fra forrige vernerunde og bestemme tema for årets vernerunde sammen med de andre møtedeltagerne.
- Befaring: Leder, verneombud og eventuelle andre deltagere skal gjennomføre en befaring i lokalene og snakke med medarbeiderne. Sjekkliste og tiltaksplan for vernerunde (word) kan brukes.
- Avslutningsmøte: Leder, verneombud og eventuelle andre deltagere skal delta på avslutningsmøtet. Leder skal oppsummere funnene på vernerunden og ferdigstille sjekkliste og tiltaksplan for vernerunde etter innspill fra møtedeltagerne.
Oppfølging
- Leder skal informere de ansatte om tiltaksplanen.
- Leder skal sørge for at tiltaksplanen gjennomføres.
Rapportering
Leder skal sende sjekkliste og tiltaksplan for vernerunde til LAMU og styret for enheten.
Arkivering
Sjekkliste og tiltaksplan for vernerunde skal arkiveres som X-notat med enhetens leder som mottaker. Saksmappen skal gis tittel: "Vernerunder for perioden <ÅÅÅÅ> – <ÅÅÅÅ>". Journalposten skal gis en tittel som gjør den lett gjenfinnbar. Leder er ansvarlig for arkivering.
Referanser
Regelverk og andre rammevilkår
Dokument-ID
- Utarbeidet av: Enhet for HMS
- Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
- Godkjenningsdato: 01.10.2013
- Utgave: 2
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-62