Referat fra møte i styringsgruppa for Aksjon NOKUT 

Dato: 26. september 2006

Tidspunkt: kl 09:15 - 13:00

Tilstede: Sten Rino Bonsaksen, Yvonne Langfors, Stig Liljedal, Tommy Hansen, Hanne M. Reistad (prosjektgruppa), Aina Brox Sandnes (prosjektgruppa) og Hege Tønder (prosjektgruppa)

Ikke tilstede: Helge O. Larsen, Signe A. Hansen, Stig Ivan Nygård og Hanne Davidsen (prosjektgruppa)

 Saker: 

1) Godkjenning av innkallingen. Ingen merknader.

 

2) Godkjenning av dagsorden. Ingen merknader

 

3) Godkjenning av referat fra 13. september.

• Kommentar til referat: Vår eksterne styrerepresentant under godkjenningen 11-13 desember blir Steinar Høgås.

 4) Kvalitetshåndboka

• Prosjektgruppa hadde laget et utkast til kvalitetshåndboka for at styringsgruppa kunne komme med innspill til strukturen og helheten. Styringsgruppa hadde ingen kommentarer til det.

 5)Organisasjonskart

• Direktøren hadde en liten estetisk endring til organisasjonskartet. Han ønsket å trekke en felles linje fra direktør/rektor med en linje til dekan og en til oppdrag.

  6)Årshjul

• Vi gikk igjennom årshjulet og ble enig om følgende for hver måned:

 

• Vi viser kun hovedområdene. Alle sjekker evt andre områder som må på plass og kommer med tilbakemelding til prosjektgruppa.

 

            Det ble stilt spørsmål om eget årshjul for valg av studenter. Dette vil prosjektgruppen se nærmere på.

   7)    Gjennomgang av høgskolens kvalitetspolitikk

Kommentarer:

• Bedre forhold til strategiske dokumenter er viktig (Stig og Tommy)

• Kobling mellom strategisk plan og kvalitetsrapport

• Strategisk plan er overordnet plan. Handlingsplaner både kortsiktig og langsiktig

• Kvalitetspolitikken skal ivareta vår strategi og virksomhet og det departementet og NOKUT sier om kvalitet.

• Faglig sektor har utviklingsarbeid som en del av arbeidet sitt.

 8)    Gjennomgang av kvalitetsområder og mål

Kommentar:

• Synes metodikken ser bra ut mht hva områdene omfatter, mål, hvem som er ansvarlig, aktører, nøkkeltallsindikatorer, evalueringer, rapportering og tiltak.

• La til annonsering under området for tiltak

• Medlemmene i styringsgruppa skal se på innholdet hver for seg.

 9)    Gjennomgang av tabellen for evaluering.

Vi har tatt utgangpunkt i NIFU Steps mål i vårt materiale om evaluering.

Kommentar:

• Avvik kom inn som tema i forbindelse med evaluering, men vi ble enig om å skille disse temaene, da dette er to forskjellige områder som vi ha valgt å skille mellom.

 10)    Gjennomgang av kvalitetsrapport, handlingsplaner og nøkkeltall.

            Kommentar til kvalitetsrapport:

• Dekan skal være saksbehandler for kvalitetsrapporten som også betyr at hun skal forberede høgskolesaken.

• Direktør får hele saken til vurdering med bakgrunn og vedlegg

• Direktør kvalitetssikrer den før styrebehandling

 

Kommentar til nøkkeltall:

• Vi må være bevisst på at nøkkeltallene får konsekvenser for budsjettet.

• Vi er pålagt resultatområder og premiering i forhold til resultater.

 

Kommentar til handlingsplaner:

Vi ønsket å få definert hva vi mener med handlingsplan og virksomhetsplan og ble enige om følgende:

<!--[endif]-->o       Handlingsplan defineres som en årsplan

o       Virksomhetsplan defineres som en langsiktig plan (ca. 3-4 års syklus)

 

11)     Gjennomgang av tabell for utvalg og mandat, samt sak fra Ingvill Dahl

            Kommentar:

For å sikre videre arbeid med kvalitetssikring i organisasjonen skal driftingen formaliseres/revitaliseres vha et studiekvalitetsutvalget og en kvalitetskoordinator. Koordinatoren skal bl.a. ha ansvar for frister, rapportering og behandling av saker.

  12)    Gjennomgang av avvikssystemet

Som leder i gruppa for avviksgruppa fortalte Stig Liljedal om hva de hadde kommet fram til så langt.

·        Gruppa har vurdert å benytte seg av e-Phorte for å kunne ta ut gode avviksrapporter og dessuten effektivisere avviksbehandlingen. Et slikt nyutviklet system vil kunne koste oss ca. NOK 50.000,-. Direktøren mente gruppa kunne komme med en anbefaling vedrørende dette.

·        Det kom fram ønske om at seksjonsledere tildeles mer ansvar i forhold til behandling av avvik. Hvis ikke kan det bli et problem hvis dekan skal ha ansvar for alle faglige saker. Systemet vil ikke kunne fungere effektivt nok.

·        Det ble stilt spørsmål ved hva som skal meldes inn. Dette har også noe med organisasjonens holdninger til avvik.

 

14)     Gjennomgang av møtekalender

            - Neste møte blir 11. oktober kl 09:15

            - Innsending av NOKUT materiale sendes inn den 16. oktober

            - Personalmøte den 25. oktober tidfestes til kl 12:15

- Opplæring i kvalitetssystemet på web for alle ansatte og studenter skal skje i november

- Nytt høgskolestyremøte 6-7 november

  

Referent

Hege Tønder