Reglement	Dato	Gitt av	Hjemmel
Reglement for Brukerregistrering		Styret

Vilkår for å bli bruker

For å bli bruker ved HINE må man ha et formalisert forhold til HINE. Et formalisert forhold har den som er ansatt, opptatt til studier eller har en skriftlig avtale med HINE om sin tilstedeværelse.

For å bli bruker skal et minimumssett av ens persondata finnes i et av de administrative systemene til HINE. Dette kan være studentsystemet eller personalsystemet. De opplysningene som må registreres er:

• navn
• personnummer
• tilknytning/rolle i forhold til institusjonen
• varighet på tilknytning
• plassering i institusjonen

Visse typer ansatte kan ha en tilknytning som ikke etter sitt formål behøver å bli bruker av IT-tjenestene. Dette skal i så fall være grunnet objektive kriterier og utvelgelse skal skje på grunnlag av formelle roller. Dette skal fremgå av registreringen i student eller personalsystemet.

Registrering av brukere

Ved registrering av nye individer i enten student eller personalsystem skal det automatisk bygges en bruker til vedkommende. Dette gjelder ikke hvis:

• det av vedkommendes registrering fremgår at denne ikke skal ha bruker
• det allerede finnes en bruker for et individ med den identifikatoren

Finnes det allerede en bruker og denne skal benyttes, må det sikres at de over nevnte pliktige personopplysninger er tilstede i oppdatert form.

Etter at bruker er bygget skal brukernavn og passord (eller annen autentiseringsinformasjon, f.eks. pin-kode) sendes bruker på sitt arbeids/studiested. Samtidig skal bruker få informasjon om IT-ressursene og reglene for bruk av disse.

IT-avdelingen skal som regel ikke bygge brukere som ikke finnes i enten student eller personalsystem. Unntak fra dette kan skje hvor tekniske forhold nødvendiggjør det. Ved manuell registrering skal også de over nevnte pliktige personopplysninger registreres . Manuelt opprettede brukere skal ikke være gyldige i mer enn ett år.

Det kan settes som vilkår at bruker ved første anvendelse / aktivering av brukerkonti selv velger et nytt passord/pinkode el.

Varighet av brukerforhold

En brukers konto ved HINE skal ha en like lang varighet som tilknytningen brukeren har tilHINE. I tillegg kan brukeren få tre måneder til å rydde opp i sine forhold før kontoen blir sperret.

Opphør av brukerforhold

Etter 3 måneder sperres brukerens konto.  Sikkerhetskopierte data slettes etter 5 år.