Stiler i Word 2002/XP

Stiler

Stiler avgjør utseendet til dokumentet ditt: plasseringen av teksten på sidene, formen på avsnittet, utseendet til bokstavene, bruken av kantlinjer. Alt dette er formateringer du kan definere ved bruk av stiler. Men stiler ombefatter mer enn kun utseendet. Stiler avgjør også lesbarheten til dokumentet, og hjelper deg med å beholde en konsistent formgivning gjennom hele dokumentet. Når stilene er gjennomgående konsistent fra en del til en annen, forenkles leserens jobb.

Hvorfor stiler?

Sett at du skal sette deg ned og skrive rapport fra første øving i et fag. Det beste hadde vært om alle øvingene hadde sett like ut. En overskriftstype for hver del av rapporten. En skrifttype for den generelle teksten, og en skrifttype for bruk i sitater. Du vil ha lik avstand mellom hvert avsnitt i dokumentet, og du vil at margen skal være lik for alle rapportene. Problemet er bare å huske alle disse innstillingene fra gang til gang.

Skulle du ha formatert alle avsnittene i rapportene manuelt, måtte du ha gått gjennom en rekke steg for hver gang du hadde ønske om å endre formateringen til teksten. Dette er veldig tungvint, og ikke minst veldig utsatt for feil. Du går dessuten glipp av muligheten til å bruke en del av de automatiske funksjoner Word har å tilby. Du kunne like godt ha skrevet teksten for hånd...

Og det er her stilene kommer inn! Alle de formateringer du ønsker for rapporten din kunne du ha samlet i et sett med stiler, som du igjen lagrer i en mal. Etter at stilene dine er ferdig utformet slipper du å tenke på utseendet til teksten din, og du kan konsentrere deg om det som er viktigst; innholdet.

Å jobbe med standard stiler

Du bruker alltid en eller annen stil når du jobber med Word. Du har kanskje opplevd at du har formatert et avsnitt manuelt, du har gått inn i menylinja og gjort formateringsvalgene, men etter en stund er formateringene tilbake til utgangspunktet igjen? Det skyldes av avsnittet er formatert med en stil, og de endringene du gjorde har ikke påvirket denne. Selv om du endrer formateringene på menylinja, vil det i stilvinduet stå "Normal". Dette er navnet på standardstilen i Word, og fungerer gjerne som utgangspunkt for de øvrige stilene.

Formatere avsnitt med stiler

Word har en rekke standardstiler. For å velge mellom disse bruker du stilvinduet.

Her er stilen Normal valgt. Eksempel på andre stiler er de som gir formateringer til overskrifter, topptekst, bunntekst, sidenummer, linjenummer, innholdsfortegnelse, stikkordregister, merknader og fotnoter. Word bruker disse stilene automatisk hvis du bruker autoformat-funksjonen, og du kan også selv velge å bruke disse stilene. Hvis du f.eks. setter inn en automatisk innholdsfortegnelse, vil du bruke en stil kalt hyperkobling. Etter at du har brukt den, vil den dukke opp som en av de tilgjengelige stilene i stilvinduet. Ønsker du å ha flere stiler å velge mellom, kan du velge mer... i stilvinduet. Du vil da få opp oppgavevinduet Stiler og formateringer.

Nederst er det et vindu hvor man kan velge hvilke stiler som skal vises i stilvinduet. Velg Alle stiler her, og alle standardstilene i Word blir tilgjengelige via stilvinduet. Husk at mange av stilene gjør mer enn bare å formatere tekst. For eksempel bruker Word stilene Overskrift 1 til Overskrift 9 for å sette opp automatiske innholdsfortegnelser. Og i selve innholdsfortegnelsen brukes stilene INNH1 til INNH9.

Å endre en allerede eksisterende stil

Utvalget i standardstiler er stort og dekker de fleste behov. Men det kan likevel være situasjoner hvor man ønsker å endre på en av standardstilene. Man kan f.eks. ønske større linjeavstand i normalstilen, en annen skrifttype eller kanskje større skrift. I så fall har man to valg; man kan lage en ny stil eller man kan endre de allerede eksisterende stilene

Hver stil har en beskrivelse man kan kikke nærmere på. Denne får man frem ved å holde muspekeren over den aktuelle stilen i Stiler og formatering-vinduet.

Denne beskrivelsen kan virke litt kryptisk til å begynne med, men etter hvert som man er blitt vant med å endre stiler vil det begynne å gi mening. Beskrivelsen er en fin måte å få oversikt over hvordan den aktuelle stilen fungerer. Ofte er det beskrevet ting der som man ikke oppdager ved kun å se på skriftas utseende. Et eksempel kan være funksjonen hold sammen med neste. Dette betyr at avsnitt skrevet med denne stilen alltid vil stå på samme side som det påfølgende avsnittet. På den måten forhindrer man at en overskrift havner alene nederst på en side.

Standard overskrift 1 har beskrivelsen

• Normal + Skrift:(Standard) Arial, 16 pt, Fet, Kniping ved 16 pt, Mellomrom Før: 12 pt, Etter: 3 pt, Hold sammen med neste, Nivå 1

Under ser du en framgangsmåte for å endre denne stilen slik at den istedet har beskrivelsen

• Normal + Skrift: 20 pt, Fet, Kapitéler, Kniping ved 16 pt, Midtstilt, Mellomrom Før: 12 pt, Etter: 3 pt, Sideskift før, Hold sammen med neste, Nivå 1

Og slik gjøres disse endringene:

1. Velg Format->Stiler og formatering
2. I oppgavevinduet som kommer opp, velger du stilen du vil endre (I dette eksemplet Overskrift 1).
3. Velg Endre... i nedtrekksmenyen ved stilen Vinduet Endre stil kommer fram.
   
4. Velg Format->Skrift... i vinduet Endre stil.
5. I vinduet Skrift kan skrifttypen endres. Velg Times New Roman, halvfet og 20 pt. størrelse. Velg Kapitéler som effekt. Legg merke til at endringene kan sees i forhånsvisninga. Trykk Ok.
   
6. Du kommer nå tilbake til vinduet Endre stil. Velg Format->Avsnitt.
7. I vinduet Avsnitt kan man bestemme hvordan avsnitt skrevet med den valgte stilen skal forholde seg til avsnittene før og etter. Velg midtstilt justering. Velg så arkfanen Tekstflyt. Her sørger du for at pagineringsalternativene Kontroll med løse linjer, hold sammen med neste og Sideskift før er valgt. Legg merke til at forhåndsvisningen her viser hvordan et avsnitt skrevet med den valgte stilen forholder seg til de omkringliggende avsnittene. Trykk på OK.
   
8. Tilbake i vinduet Endre stil velger du hvilken stil det følgende avsnittet skal ha. Siden dette er overskriftsstil 1, velger vi her at følgende avsnitt skal ha overskriftsstil 2. Dette fordi det er vanlig med en underoverskrift etter hovedoverskriften. Denne endringen fører til at Word automatisk endrer stilen i stilvinduet til overskrift 2 hvis du trykker på retur-tasten mens overskrift 1 er valgt.
9. Trykk OK og vinduet lukkes.

Endringene er nå lagret som en del av det dokumentet du arbeider med. Ønsker du å legge til endringene i malen må du merke av for dette i vinduet Endre stil før du trykker OK.

Det er mange flere endringer som kan gjøres i stilen. Den beste måten å finne ut av de ulike alternativene på, er rett og slett å "leke" seg litt med mulighetene. Alternativene er rett og slett for mange til å gå gjennom her. Prinsippet er likevel det samme uansett hvilke endringer du gjør: Åpne vinduet "Endre stil" og formater de ting du ønsker!

Å lage en egen stil

Enkelte ganger har man behov for en stil av en litt mer spesiell karakter. Da kan man lage en egen stil fra bunnen av. Det vil si, en stil må alltid baseres på en annen og da som oftest normalstilen. Men isteden for å lagre endringene du gjør i en allerede eksisterende stil, lagrer du endringene i en ny stil med et egendefinert navn.

Framgangsmåten for å lage en egen stil avviker kun litt fra det å endre en eksisterende stil.

1. Velg Format->Stiler og Formatering
2. I oppgavevindet velger du Ny stil
3. I vinduet Ny stil velger du hvilken stil den nye stilen skal baseres på (Det vanligste er å basere alle stiler på Normal). Gi den nye stilen et navn.
   

Videre endringer i stilen din skal nå utføres som ved endring av en allerede eksisterende stil.

Noen siste tips

• Ved skriving av større oppgaver, er det lurt å starte med utformingen av en del grunnstiler. Ta deg tid til å utforme noen stiler du er fornøyd med, lagre disse i en egen mal og sett deg inn i bruken av hoveddokument.
• Det er en god idé å ha en egen stil for tekst skrevet i andre språk enn stadardspråket. Språkvalg er en av definisjonene man kan gjøre under formateringen, og stavekontrollen til Word vil da kunne bruke riktig språk under retting av dokumentet.
• Ha egne stiler for tabelltekst. Det er ikke alltid endringer du gjør i normalstilen passer inn i cellene i tabellene dine (som f.eks. endringer i linjeavstand).
• Hvis du sliter med for mange eller for få sider under skriving av en oppgave, prøv å lek litt med kniping/sperring-funksjonen. Den gjør underverker :)