Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt ut forsvarlig ut fra både en enkeltvis og samlet vurdering av de faktorer i arbeidsmiljøet som kan ha innvirkning på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd.

Verdens helseorganisasjon har definert inneklima som en kombinasjon av følgende fem faktorer: termisk-, atmosfærisk-, akustisk-, aktinisk- og mekanisk miljø. Det psykososiale og estetiske miljøet er viktig for oppfattelsen av inneklimaet. Totalt snakker vi da om et innemiljø.

Et godt inneklima oppnås ved å redusere alle påvirkningene til et minimum.

Vanlige symptomer på dårlig inneklima:

hodepine

slapphet

tretthet

tung i hodet

kvalme

kløe i hud, hals, nese, øyne

svimmelhet

tørste

svie i øynene/øyekatarr

tørr hud, utslett

snue, tett nese

sår i hals/heshet

konsentrasjonsproblemer

tørre slimhinner

Dette utgjør vårt inneklima:

TERMISK MILJØ

Temperatur

Luftfuktighet

Luftbevegelse/trekk

Strålingsvarme/kulde

ATMOSFÆRISK MILJØ

Luftkvalitet

Røyk/gasser/partikler

Støv/Lukt

Statisk elektrisitet

AKUSTISK MILJØ

Lyd/støy

Lydoppfattelse

AKTINISK MILJØ

Lys/belysning

Radioaktiv stråling (radon)

Elektriske og magnetiske felt

MEKANISK MILJØ

Innredning

Utforming

Ergonomi/funksjon

PSYKOSOSIALT MILJØ

ESTETISK MILJØ

INNEMILJØ

4.1 Inneklima

På Folkehelseinstituttets nettsider kan vi finne følgende om inneklima:

Godt inneklima er viktig i alle typer bygg. Det er viktig at problemer som kan knyttes til inneklimaforhold i bygg ikke bagatelliseres eller benektes. Generelt må risikoforhold som kan bidra til dårlig inneluftkvalitet rettes opp. Utbedring må prioriteres der hvor mange melder om helseplager som synes å ha en sammenheng med risikoforhold i lokalene hvor de oppholder seg.

Hvordan dokumentere inneklimaet?

Siden vi har mangelfull kunnskap om årsakssammenhenger og de enkelte forurensningers bidrag til helseeffekter vil nåsituasjonen måtte dokumenters via påvisning av eventuelle risikoforhold.

I de tilfeller der inneklimaet kommer på dagsorden er den vanligste årsaken at brukere av en bygning plages og de antar at symptomene kan skyldes forhold i bygningen. Rapporteres det om inneklimaproblemer anbefales det en trinnvis fremgangsmåte. Ofte kan man med enkle midler gjøre mye for å bedre inneklimaet. Svært ofte vil tiltakene dreie seg om å redusere uheldige eksponeringsforhold. Erfaringsmessig synes det som inneklimaproblemene ofte er knyttet til feil i ventilasjonsanlegget. Det er derfor nødvendig å foreta befaring i bygget der man legger vekt på kontroll av ventilasjonen og samtidig vurderer mulige kilder til problemer. Vanlige kontrollpunkter er røyking i lokalene, temperaturforhold, teppegulv, renhold, spesielle forurensningskilder, fuktproblemer.
Temperaturen bør senkes dersom den overstiger 22 ^oC i fyringssesongen. Gjennomfør enkle tiltak dersom viktige forurensningskilder kan reduseres. Vurder om renholdet bør oppjusteres. Informer om tiltakene. Dersom problemene ikke lar seg løse ved slike tiltak og problemene er store, dvs. at mange er relativt mye plaget, må mer utførlige tiltak settes i verk.

I vedlegg til HMS-håndbokens kapittel 7 finnes skjema som kan brukes til kartlegging av inneklima.

4.2 Psykososialt miljø

Det psykososiale miljøet virker inn på hverdagens arbeidssituasjon for alle tilsatte, og det er svært ofte en nær sammenheng mellom trivsel og miljø på den ene siden og psykisk og fysisk helse på den andre siden. I en institusjon som HiN er ofte de psykososiale utfordringene større enn de rent fysiske. For å sikre et godt arbeidsmiljø må arbeidsmiljølovens krav oppfylles, og intensjonen må realiseres ved systematiske tiltak.

Arbeidsmiljølovens § 12 handler om tilrettelegging av arbeidet:

§ 12,1 stiller en del generelle krav - bl.a.:

- at arbeidstakeren ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger
- at arbeidstakeren ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden
- at arbeidstakeren gis rimelig mulighet for faglig og personlig utvikling

§ 12,2 stiller krav til utforming av arbeidet - bl.a.:

- at det skal tas hensyn til den enkelte arbeidstakers mulighet for selvbestemmelse
og faglig ansvar
- at en skal søke å unngå ensformig gjentakelsesarbeid
- at arbeidet skal gi mulighet for variasjon og kontakt med andre
- at arbeidstakeren kan holde seg orientert om produksjonskrav og resultater, og
at den ansattes verdighet ikke krenkes.

4.3 Årlig HMS-møte på hver enhet

Det skal avholdes et årlig møte om det arbeidsmiljøet på hver enhet. Alle tilsatte i enheten inviteres til møtet. Enhetsleder har i samarbeid med verneombudet ansvar for opplegg og invitasjon, og eventuelt forarbeid i form av spørreundersøkelse el.lign.

Møtet bør inneholde et kort "statusoppgjør" etter vernerunden og kort om eventuelle planer/endringer som kan berøre arbeidsmiljøet, en drøfting av både det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet, resultatet av en eventuell spørreundersøkelse legges fram, og tiltak drøftes.

4.4 Spørreundersøkelse (se vedlegg 1)

Vedlagt kapitlet finnes en spørreundersøkelse som kan gi viktige signaler som utgangspunkt for diskusjoner på et HMS-møte. Undersøkelsen kan besvares anonymt.

4.5 Personalseminar

Jevnlige felles personalseminar anbefales, og de ansatte bør få tilbud om slike minst annethvert år - helst over to dager og borte fra arbeidsplassen. Seminarene planlegges av personalsjef, HMS-systemansvarlig og hovedverneombudet.

4.6 Etiske retningslinjer

(vedtatt i styresak 74/05)

Etikk handler om vår holdning og adferd overfor medmennesker. Disse retningslinjene skal gi veiledning i samhandling internt i høgskolemiljøet og bevisstgjøre adferden utad. De skal være basis for all vår virksomhet og bidra til bevissthet i forhold til valg og vedtak. Retningslinjene gir uttrykk for vårt verdigrunnlag og vår organisasjonskultur og skal gjelde for alle, både ansatte og studenter.

Høgskolens strategiske dokumenter skal ses i sammenheng med de etiske retningslinjene.

Etiske retningslinjer for statstjenesten (2005, se vedlegg 2) gjelder for forhold som er felles for all statlig virksomhet. De etiske retningslinjene skal være et middel til å opprettholde kvalitet i alle ledd, i utdanning, forskning og utvikling og i forhold til våre samarbeidspartnere.

Vårt verdigrunnlag:

Likeverd og gjensidig respekt, åpenhet og tillit er sentrale verdier for HIN.

Ved Høgskolen i Narvik skal disse verdiene gi retning i den daglige samhandling, komme til uttrykk i beslutninger som tas og danne grunnlag for den måten vi møter hverandre og omverdenen på.

For oss betyr likeverd og gjensidig respekt:

Respekt forutsetter gjensidig forståelse av ulike roller, vilje til å forstå ulike meninger og respektere ulike oppfatninger.

Alle skal ha respekt for andres tid, fagområder og arbeidsområder. Variasjon i bakgrunn og fagområder er stimulerende for kreativitet og tverrfaglighet på tvers av organisasjonsstrukturen.

Gjensidig respekt er grunnlaget for likeverd. Respekt er særlig viktig i forhold til studentene. Kontakten med studentene bør preges av en positiv innstilling, humør og tilgjengelighet. Utenlandsstudentene skal likebehandles med de norske studentene, og vi bør være særlig aktsomme overfor tendenser til rasisme.

For oss betyr åpenhet og tillit:

Åpenhet og tillit skal prege forholdet til kolleger, studenter og samarbeidspartnere. Tillit er noe man gjør seg fortjent til, ikke noe man har. Åpenhet og tillit forutsetter forutsigbarhet ved at alle er lojale mot høgskolens mål, regelverk og vedtak. Åpenhet forutsetter at alle deltar på de møteplasser som finnes og bidrar til en konstruktiv utvikling gjennom god og relevant argumentasjon og diskusjon.

Det må lages gode rutiner for tilbakemeldinger, særlig fra studentene. Slike tilbakemeldinger er viktige for å sikre faglig kvalitet. Alle må bidra til en positiv bedriftskultur ved å gi positive tilbakemeldinger. Det er viktig at konstruktiv kritikk ikke blir brukt mot den som fremmer den. Hvis det skjer er det stor fare for at kritikken forblir i korridorene og lever sitt eget liv.

Realiserer vi verdiene likeverd og gjensidig respekt, åpenhet og tillit har vi lagt grunnlag for et samarbeidsklima som er åpent og inkluderende.

* * *

Høgskolens omdømme er avhengig av medarbeidernes adferd. Alle må derfor bidra til å opprettholde en høy etisk standard.

Dette innebærer:

- å vise hverandre forståelse og toleranse og respektere hverandres fag og ansvarsområder

- å legge vekt på å ha en positiv holdning og behandle hverandre med gjensidig respekt og tillit

- å være lojal mot høgskolens regelverk og vedtak

- at alle har ansvar for å bidra til å løse konflikter på lavest mulig nivå

- at ledere setter klare mål og krav sammen med sine medarbeidere og gir jevnlig tilbakemelding og veiledning

- at ledere er åpne for meningsutveksling og medinnflytelse fra ansatte og studenter

- at alle legger vekt på åpenhet innad og lojalitet utad

- at alle arbeider for et miljø der vi trygt kan gi og få konstruktive innspill og tilbakemeldinger

- å opprettholde en høy etisk standard i forhold til undervisning, forskning og oppdragsvirksomhet

Etikkutvalg:

Høgskolen i Narvik har et eget etikkutvalg. Utvalget skal være et rådgivende organ i etiske spørsmål, og være en drivkraft i det videre arbeidet med samspillregler og etikk. Utvalget skal arrangere et årlig etikkseminar som en del av implementeringsprosessen.

Etikkutvalget har følgene sammensetning:

4 representanter velges av og blant det faglige personalet, en fra hvert institutt (velges for 2 år)
1 representant velges av og blant det teknisk/administrative personalet (velges for 2 år)
2 studenter (oppnevnes av studentparlamentet for 1 år)
Hovedverneombudet

Personaladministrasjonen har sekretariatsfunksjon.

Leder velges for 2 år blant representantene for det faglige personalet.

4.7 Medarbeidersamtaler (Skjema finnes som vedlegg 3)

I tråd med høgskolens personalpolitiske retningslinjer har høgskolen årlige medarbeidersamtaler (PLUS-samtaler). Samtalen er mellom den enkelte medarbeider og nærmeste overordnede.

Hva er spesielt med en medarbeidersamtale?

- Det er en planlagt, personlig og gjensidig forpliktende samtale mellom medarbeider og leder om felles arbeidsforhold

- Samtalen skal være på begges premisser

- Samtalen skal gjennomføres årlig - og følges opp via det daglige arbeidet

- Medarbeidersamtalen er obligatorisk

Medarbeidersamtalene gjennomføres bl.a for å:

- skape økt forståelse for situasjon og arbeidskrav

- avklare arbeidsbelastning

- avklare forventinger, behov og krav

- skape forandringsberedskap

- forebygge konflikter

- bli bedre kjent med hverandre

- få en oversikt over behovet for kompetanseutvikling

- stimulere til kompetanseheving

I Strategisk plan heter det at kompetanseutviklingen av faglig personell skal være målrettet og FoU-basert. Dessuten skal det legges vekt på pedagogiske kvalifikasjoner.

Teknisk / administrativt personale skal også gis mulighet for videreutvikling for å kunne møte endrede krav til kompetanse. Forhold omkring arbeidsbelastning skal tillegges særlig vekt under samtalen.

Gjennomføring:

Samtalene gjennomføres slik:

- Rektor og direktør gjennomfører samtaler med henholdsvis instituttledere og teknisk / administrative ledere.

- Instituttlederne har samtaler med alle ansatte på instituttene.

- Teknisk / administrative ledere har samtaler med sine ansatte.

Leder tar initiativ til samtalene.

Skjema som kan danne basis for samtalene finnes som vedlegg 3 til kapitlet.

4.8 Milepælssamtale

I Personalpolitiske retningslinjer under kapitlet om seniorpolitikk heter det at høgskolen vil utvikle et tilbud til sine ansatte som nærmer seg 60 år om en medarbeidersamtale som vinkles mot å klargjøre ønsker og muligheter for arbeidstakeren i forhold til hvordan vedkommende kan tenke seg å utforme senfasen av arbeidslivet. Det kan være naturlig å planlegge slike samtaler når medarbeidere fyller 60 og 65 år.

Hensikten med disse samtalene er å få tatt opp spørsmål om utnyttelse av deres erfaring og kompetanse på best mulig måte, og å få tatt opp spørsmål om tilrettelegging på kort og lengre sikt.

Enhetsleder er ansvarlig for å innkalle til disse spesielle medarbeidersamtalene, men det forhindrer selvfølgelig ikke at medarbeidere når som helst kan be om en slik samtale.

4.9 Konfliktforebygging (se vedlegg 4 om konflikthandtering)

Konflikter er noe som utvikles over tid, og de utspiller seg på ulike nivåer av menneskelig samspill. Nivåene vi kan forholde oss til er det personlige, det sosiale og det organisatoriske. Konfliktforebyggende arbeid kan vi foreta oss på ulike stadier i et utviklingsløp - tidsmessig. Strategier for forebygging kan sorteres i forhold til hvor aktualisert og tydelig en konflikt er. Vi skiller mellom primære, sekundære og tertiære strategier.

Primærforebygging omfatter det man gjør for å tilrettelegge for at konflikter ikke oppstår.

Personlig nivå

Ærlighet - i motsetning til løgn og fortielse

Åpenhet - i motsetning til tilsløring av hensikter

Å beherske de destruktive kreftene i en selv; ironi, baksnakkelse, misunnelse, sjikane

Gi anerkjennelse til andres forsøk på å gjøre et godt arbeid.

Gi andre frihet til å uttrykke seg, og respekter det andre sier.

Sjekk ut antagelser som kan få negative følger.

Delta i uformelle sammenkomster.

Sosialt nivå

Utvikle gode kommunikasjonsferdigheter i staben.

Fremelsk et godt miljø, med mye humor.

Fremhev gode hjelpere - og samarbeidsmodeller.

Lite bruk av trusler

Åpen og uformell tone.

Diskutere etikk i samarbeidsforhold - kodeks for arbeidsplassen

Organisatorisk nivå

Ryddig organisasjonskart og forståelse blant de ansatte for praktiske konsekvenser av dette.

Velfungerende og samarbeidende tillitsvalgtapparat.

Åpenhet på informasjon som er viktig for de ansatte.

Instrukser og jevnlig rolleavklaring.

Funksjonell organisasjon i forhold til omgivelsene.

Gode og åpne karrieremuligheter.

Medarbeidersamtaler.

Sekundærforebygging omfatter det man gjør etter å ha registrert de første tegn på at noe er galt, man søker å korrigere "feilskjær" og opprette den gode normaltilstanden igjen.

Personlig nivå

Vis åpenhet på egne feil.

Ta konfrontasjon tidlig.

Spør deg fram for å forstå hva som har skjedd.

Ikke lukk øynene for det ubehagelige.

Sosialt nivå

Gjenopprett sosial kontakt og informasjonsutveksling.

Arbeid for integrasjon, mot ekskluderingsprosesser.

Etabler nye sosiale sammenhenger, uformelt og formelt.

Begynn å arbeide konfliktløsende.

Etikk for negativ tilbakemelding.

Organisatorisk nivå

Overordnede og integrerende mål.

Bruk verneombud, tillitsvalgte, regelverk.

Personalmøter, allmøter

Tertiærforebygging omfatter det arbeidet man gjør når man forsøker å redusere de negative konsekvensene av konflikten. Denne strategien omfatter de handlingene som ellers betegnes som "problemløsende".

Personlig nivå

Få andres syn på hva du bør gjøre med konflikten du er involvert i.

Ta kontakt med leder og tillitsvalgt for å høre deres holdning.

Lett ditt hjerte selektivt; bare i forhold til dem som tåler, holder tett og som kan gi deg hjelp, trøst og lindring.

Ta konsekvenser - se deg om etter annet arbeid.

Sosialt nivå

Oppfordre til kollegial åpenhet og menneskelig støtte.

felles ritualer gir større styrke til å dele byrder.

Hjelp til med sortering og atskillelse.

Åpenhet for følelser som er felles og deles og gir mulighet til å legge ting bak seg.

Organisatorisk nivå

Følg opp dem som står i fare for å bli ekskludert, sykemeldt etc.

Vurder bedriftsintern attføring, flytting.

Bistå i gode avslutninger av arbeidsforhold med stor åpenhet for ulike avtaler.

Planlegg med tanke på at oppsigelse er nødvendig.

Total klarhet og åpenhet på hvilke krav som ikke tilfredsstilles av arbeidstaker.

Løft konflikten til et høyere nivå med myndighet.

Avslutt uløsbare konflikter.

(kilde: Caplan 1970, Opinor)

Høgskolen i Narvik har utarbeidet egne rutiner for konflikthåndtering, disse finnes som vedlegg 4 til dette kapitlet.

Arbeidsmiljø

4. Arbeidsmiljø

4.1 Inneklima

Hvordan dokumentere inneklimaet?

4.2 Psykososialt miljø

4.3 Årlig HMS-møte på hver enhet

4.4 Spørreundersøkelse (se vedlegg 1)

4.5 Personalseminar

4.6 Etiske retningslinjer

4.7 Medarbeidersamtaler (Skjema finnes som vedlegg 3)

4.8 Milepælssamtale

4.9 Konfliktforebygging (se vedlegg 4 om konflikthandtering)

VEDLEGG

1. Spørreundersøkelse knyttet til arbeidsmiljø (word)

2. Etiske retningslinjer for statstjenesten (pdf)

3. Medarbeidersamtaler (word)

4. Retningslinjer for konflikthandtering