I tillegg til generell behandling av HMS på personalmøter, skal AMU ta initiativ til å avholde temamøter / kurs for alle ansatte. Eksempler på slike temaer kan være ergonomi, førstehjelp, bruk av helseskadelige stoffer etc.

7.2 Vernerunder

Den systematiske kartleggingen av arbeidsmiljøet skal utføres etter et fastlagt opplegg. Innenfor hvert verneområde skal det gås en vernerunde i året for å få oversikt over det fysiske miljøet. Runden foretas i høstsemesteret. Med på runden er:

Verneombud for det aktuelle området
Enhetsleder

Ved behov kan hovedverneombud bistå på formøte eller på vernerunde.

Enhetsleder har ansvar for og må ta initiativ til at vernerunder blir foretatt i henhold til det fastsatte opplegget. Det tilrås at enhetsleder på forhånd sender ut et spørreskjema (se vedlegg 1) for å kartlegge hva arbeidstakerne innenfor verneområdet ønsker å ta opp i forbindelse med vernerunden. Spørreskjemaene vil være en viktig del av grunnlaget for å avgjøre hva som bør prioriteres, men kan ikke være bindende i så måte.

Alle arbeidstakerne innenfor verneområdet skal informeres før vernerunden. Tidspunkt for vernerunden skal gjøres kjent på arbeidsplassen på forhånd, og det bør legges til rette slik at kontorbesøk tilpasses den enkeltes arbeidssituasjon.

Vernerunden kan bestå av tre faser:

1. Formøte

Enhetsleder innkaller verneombud til et forberedende møte for å planlegge påfølgende vernerunde. På møtet skal følgende punkter gjennomgås:

Dokumentasjon fra forrige vernerunde, evaluering av handlingsplan.
Status på arbeidsplassen, gjennomgang av innkomne spørreskjemaer.
Aktuelle sjekklister, prioriterte kontrollområder.

2. Vernerunden

Vernerunden gjennomføres av verneombud og enhetsleder. Vernerunden er en inspeksjons- og kartleggingsrunde. Den bør være saks- og tiltaksorientert, men skal også fange opp arbeidsmiljøproblemer av alle slag. Det tilrås at arbeidsmiljøet kartlegges ved å benytte sjekklistene som er vedlagt som kopieringsgrunnlag i HMS-håndboka (se vedlegg 1).

Sjekklistene er inndelt i følgende hovedområder:

1. Fysisk miljø: Ergonomi, klima, lokaliteter mm.

2. Lokaler forøvrig: Maskiner, utstyr, større innretninger, laboratorier, verksted, basseng mm.

3. Kjemisk miljø: Forurensning, avfallsbehandling, farlige stoffer og produkter mm.

4. Brann/ulykke: Beredskap, øvelser, rømningsveier, førstehjelp, krisehjelp mm.

3. Ettermøte

Enhetsleder og verneombud systematiserer dokumentasjonen fra vernerunden, og setter opp avviksregistrering og handlingsplan.

Som vedlegg til håndboka finnes kopieringsgrunnlag for skjema som kan benyttes til avviksregistrering og handlingsplan (se vedlegg 2).

7.3 Avviksregistrering - risikovurdering

Med avvik menes registrerte forhold innenfor virksomheten som er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, eller som det av hensyn til arbeidsmiljøet i sin helhet er nødvendig å gjøre noe med.
Avviksregistreringen foretas på bakgrunn av dokumentasjon fra vernerunden.

Sammen med avviksregistreringen bør det foretas en risikoanalyse som danner grunnlag for prioriteringen av de forebyggende tiltak i handlingsplanen. Risikoanalysen skjer ut fra følgende faktorer:

Risikoidentifisering: Hva slags skade kan skje? Hva/hvem kan skades?
Risikovurdering: Hvor stor kan skaden bli? Hvor ofte kan skaden skje?

Risiko defineres som et produkt av frekvens og konsekvens. Konsekvens kan graderes fra 1 - 5, hvor 1 tilsvarer den minst omfattende skade som knapt merkes, mens 5 tilsvarer katastrofen. Frekvens graderes på samme måte, hvor 1 tilsvarer det som forekommer uhyre sjeldent mens 5 tilsvarer det som skjer ofte.

7.4 Handlingsplan

Handlingsplanen skal angi konkrete tiltak og hvem som skal ha ansvaret for gjennomføringen.
Tiltakene skal prioriteres.
Det er viktig å sette realistiske tidsfrister for gjennomføring av de tiltak man er enige om.

Alle tiltak som medfører økonomiske kostnader må godkjennes av budsjettansvarlig. Finnes det ikke disponible midler, skal budsjettansvarlig legge problemet fram for nærmeste overordnet. Inntil nødvendige midler stilles til disposisjon har overordnet myndighet ansvar for gjennomføringen av tiltaket.

Dreier det seg om viktige skadeforbyggende tiltak som har med liv og helse å gjøre, kan man likevel ikke unnlate å gjennomføre disse fordi om det ikke foreligger budsjettmessig dekning. De nødvendige midler må da skaffes til veie ved omprioritering innenfor budsjettrammen eller ved tilleggsbevilgninger.

7.5 Oppfølging

Ansvar for oppfølging ligger hos enhetsleder, men verneombud skal være behjelpelig og bidra til at oppfølgingen blir gjort.
Enhetsleder sørger for at all dokumentasjon fra vernerunden samles i høgskolens offisielle HMS-perm som oppbevares i arkivet.
Resultatet av vernerunden og andre tiltak for kartlegging sammenfattes til en rapport innen 31. desember. Rapporten arkiveres i HMS-permen. Enhetsleder sender kopi av rapporten til:
Arbeidsmiljøutvalget v. hovedverneombud
Verneombud for det aktuelle verneområde
HMS-systemansvarlig
På grunnlag av rapporten lages handlingsplan på hver enhet med prioriterte tiltak for arbeidsmiljøet. Kopi sendes AMU v. hovedverneombudet senest 20. februar hvert år.
Tiltakene i handlingsplanen innarbeides i enhetenes budsjettforslag.
Når neste vernerunde planlegges, skal alltid dokumentasjonen fra foregående vernerunde gjennomgås og handlingsplanen evalueres.
Dokumentasjonen skal til enhver tid være tilgjengelig for tilsynsmyndighetene.

7.6 Avviksbehandling i daglig HMS-arbeid

(se også punkt 2.6)

HMS-problemer som registreres i det daglige bør tas opp og søkes løst på det nivå hvor problemet er registrert. Dersom dette ikke fører fram, tas saken opp tjenestevei.

Tjenestevei i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet vil være:

Problemet oppstår: