Målsetning
Problemet som jeg ønsker å angripe med denne driftsprimstaven er at vi hele tiden er planmessig i bakkant av problemer. Stadig vekk kommer ting over oss etter prinsippet om at Oi, det der burde vi egentlig ha ferdigstilt i forrige uke, og vi har ikke engang tenkt på å begynne. Ofte er det ting som var vanskelig å kjenne til på forhånd, men like ofte er det ting som i så lang tid som ett år i forveien kan si vi trenger å gjøre. Det kan dreie seg om:
- Datasaler skal være operative til skolestart
- Timeplaner skal legges for reservering
- Vi skal få ut skjema for reservasjon og SW som skal inn på maskinene
- Lærlingen skal oppmeldes og vi skal rekruttere ny
- Sommerjobbere skal rekrutteres og vi skal finne midler
- Semesterrapporter skal skrives
- Møter med UU skal avholdes
- Arkivbackup skal tas og de skal fjernlages
- Ferieplaner og hvem-er-her-når skal settes opp for sommer, påske og jul
- Saler skal konverteres til lesesalsplasser i eksamensperioden
Alle disse tingene ser vi på forhånd, men altfor ofte viser det seg at vi ikke 'rakk toget' når vi ser på hva vi får gjort i etterhånd.
Hva er egentlig problemet
Jeg tror problemet koker ned til tre ting:
Bevissthet om at disse tingene kommer til å dukke opp, bevissthet om hvor mye tid det vil ta i arbeidstid, og bevissthet om hvor lang kalendertid i forveien som vi trenger å starte på disse oppavene for å sikre oss at vi kommer i mål.
Schedulering av oppgavene, slik at vi starter tidsnok med dem. Spesielt gjelder det der vi trenger å koordinere eller synkronisere med andre, så som utsending av spørreskjema som skal leveres tilbake, eller bestilling av utstyr.
Prioritering av arbeidstid, slik at vi kan gjøre disse oppgavene, og at de ikke blir fortrengt av andre ad hoc oppgaver som ramler tilfeldig inn - i stedet skal vi ha det omvendt, at vi prioriterer de viktige oppgavene til trengsel for andre, mindre viktige oppgaver.
Løsning
Jeg er ikke overbevist om at det er noen enkle løsninger på dette. En liten del av problemene tror jeg kan løses dersom vi får synliggjort de oppgavene som kommer igjen hvert år eller hvert semester. Idag eksisterer disse oppgavene bare i hodet til enkeltpersoner, og vi er avhengige av at de husker dem og iverksetter dem til rett tid.
Jeg vil ha en kalender som klart og tydelig viser månedene fremover, og hvilke gjentatte oppgaver som bør påbegynnes når. For eksempel kan vi plotte inn arkivbackup fire ganger i året, og så vil det være tydelig på kalenderen når det kommer, at det kommer, og i verste fall at vi er over tiden.
En slik kalender må være lett synlig. Jeg har ikke tenkt så mye på hva slags teknologi vi skal bruke. Noen oppgaver, som gruppemøter og slikt kan best håndteres at kalenderprosjektet vi har startet med forprosjekt på. Men mange av disse oppgavene er av en annen type. Synlighet er et nøkkelord ... kanskje det burde være limt over kaffetrakteren, kanskje det skulle stå ved siden av inne/ute-tavla, kanskje det skulle plasseres et annet sted.
Det er viktig at dette er orientert mot schedulering av to-do-lister, ikke så mye at det er møtetidspunktorientert, for det håndteres i kalenderprosjektet.
Videre gang
- Det må koordineres mot Håkon for å avklare grenseflate mot kalenderprosjektet.
- Vi kan diskutere i staben hva som er hensiktsmessig med et slikt prosjekt
- Anders kan lage en kort mock-up prototype på hva det vil kunne dreie seg om.