En del mennesker både sender og mottar/åpner nærmest automatisk og helt ukritisk Word-vedlegg i epost. Dette er en dårlig vane som kan og vil skape problemer for deg selv og andre. Kanskje du har vært heldig og unngått problemene til nå, men vært trygg - de kommer. Med mindre du tar noen enkle forholdsregler på forhånd. I dette dokumentet vil jeg si litt om hva disse problemene går ut på, og hvordan de kan forebygges. Generelt gjelder følgende gode tommelfingerregler for bruk av vedlegg generelt, og Word-vedlegg spesielt:

1. Unngå vedlegg hvis du kan. Send plain text/ren tekst i alle tilfeller der dette er mulig.

2. Hvis du må sende vedlegg, velg et format som er mest mulig plattformuavhengig og åpent og som ikke inneholder eksekverbare filer. (Virus er eksekverbare filer. Hvis du ikke har eksekverbare filer i eposten din, så har du ikke virus. Så enkelt er det.).
Eksempler på gode formater er HTML og XML. Også PDF og RTF er bedre enn Word-formatet. Men de to første er de beste, og om ikke så lenge vil nok XML være det beste og vanligste alternativet.

3. Vurdér om det er bedre å legge dokumentet ut på en webside og sende mottakeren URL'en til websiden, fremfor å sende hele dokumentet i epost. Velg denne løsningen dersom du ikke har spesielle grunner for ikke å gjøre det.
Dette gjelder spesielt de tre første formatene (HTML, XML, PDF). PDF gir ganske store filer; HTML fungerer bedre på websider enn i epost fordi formatteringen er ikke lik i ulike epostklienter, kan overstyres av mottaker, ikke fungerer i det hele tatt i noen klienter, og tar 4-6 ganger så mye plass som en plain text-melding. Dessuten kan "HTML-epost" medføre scripts som igjen kan inneholde virus (dette gjelder f.eks. "HTML-epost" med Flash.) Poenget er altså å unngå scripts og alle andre eksekverbare vedlegg i epost.

4. Word-vedlegg (.doc) er helt uegnet som utvekslingsformat og bør for enhver pris unngås i epost. Du kan likevel bruke Word som tekstbehandlingsprogram på din maskin - poenget er å unngå Word-formatet i epost (som utvekslingsformat). Skal du utveksle dokumenter med noen per epost bør du konvertere eller lagre dokumentet i et annet format før du sender det.

Word-vedlegg er uegnet som utvekslingsformat for epost fordi:

• De kan være bærere av virus eller andre eksekverbare filer og innebærer dermed høy risiko for ødeleggelser og tap og mye ekstraarbeid. Den aller verste virustypen, makrovirus, finnes kun i Word.
• De er store og plasskrevende meldinger som er en belastning både for diskplass og nettverk.
• De er flyktige og ubestandige, fordi bakoverkompatibiliteten til tidligere versjoner av Word er dårlig. Dvs. at et Word-dokument du tar vare på idag, kan være vanskelig eller umulig å åpne om noen år, når du har en senere versjon av Word. Du mister kontrollen over dokumentene dine. Du kan miste alt innholdet ditt, alt du noen gang har skrevet, dersom du lagrer som Word. Dette er i ferd med å bli et stort samfunnsproblem. Vi har leirtavler som er tusenvis av år gamle og som kan leses den dag i dag, men 10 år gamle Word-dokumenter er å regne som tapt i historiens evige mørke.
  (Åpne dokumentformater som ren tekst, HTML, XML etc. gir derimot varige dokumenter, som du selv har kontroll over.)
• De er plattformavhengige, dvs. at det er problematisk eller tungvint å aksessere/åpne Word-dokumenter på andre plattformer eller applikasjoner enn Microsoft (for eksempel Mac, Linux, Unix, Lotus osv.).
• Dette er også et politisk spørsmål: plattform-avhengigheten kommer av at Word er lukket eller proprietær programkode, dvs. at kildekoden for formatet er lukket/hemmelig og ikke er fritt tilgjengelig. Dette er i siste instans en trussel mot demokratisk tilgang til informasjon og ytringsfrihet, fordi den som eier formatet får altfor stor makt i forhold til forfatter, leser og almenheten (tenk om papir hadde vært et proprietært, lukket format: da kunne den som eide papir-formatet ha hindret hvem som helst i å skrive eller lese, og ville også kunne slette eller gjøre utilgjengelig tidligere skrifter ved å endre papirformatet).
• Flere og flere nettsteder opererer etterhvert med brannmurer som ikke tillater åpning av Word-vedlegg, for å øke sin datasikkerhet (jfr. virus).

5. Hvis du likevel må utveksle et Word-dokument med noen, så hold deg alltid til disse to enkle sikkerhetsrutinene:

1. Dersom du skal sende et Word-dokument, avtal dette med mottaker på forhånd, før du sender dokumentet avgårde.
2. Dersom du mottar et Word-dokument som du ikke har bedt om/avtalt å få, så slett dokumentet umiddelbart, uten å åpne det (selv om du kjenner avsender-adressen).

Hvis du følger disse tommelfingerreglene, vil du oppleve at din datahverdag blir mye tryggere og enklere. Plutselig bestemmer du selv over maskinen din, istedenfor å være prisgitt alle slags ulykker og ødeleggelser som ellers bare skjer utenfor din kontroll. Etter å ha fulgt tommelfingerreglene en stund vil du plutselig oppdage at du ikke opplever alle de problemene som de av dine venner som ikke følger dem stadig klager over. Kanskje du til og med får status som den lokale dataeksperten fordi du nesten aldri har problemer lenger.

Bestem selv, la ikke maskinene herse med deg! Lykke til!

Til slutt vil jeg anbefale artiklene og dokumentene nedenfor.

LES MER:

Skikk og bruk med elektronisk post av Bjørn Ness
http://www.usit.uio.no/it/avis/nr3-2000/skikkogbruk.html
Dette dokumentet er retningsgivende for Universitetet i Oslo og de gode tipsene og rådene som gis her kan med fordel brukes andre steder også.

Her kan du lese et opprop fra aksjonen for åpne formater og standarder 21. mai 2001:
Microsoft! Stopp hærverket på nettet!
http://www.myopera.com/people/howcome/2001/msft.html

Internett slik du vil ha det av Gisle Hannemyr
http://folk.uio.no/gisle/ms01.html

Word-dokument? Nei takk!
http://folk.uio.no/thomas/word-neitakk.html
Et standardformular du kan bruke når noen sender deg et Word-vedlegg.

Les også Børre Ludvigsens svarbrev (både norsk og engelsk versjon):
http://abdallah.hiof.no/~borrel/msword.txt

Hvem eier formatene?
av Thomas Gramstad
http://http://www.efn.no/hvem-eier-formatet.html