Nedenfor finner du et standardformular du fritt kan bruke i sin helhet eller klippe og modifisere fra når du mottar et Word-vedlegg.
Dette dokumentets adresse:
http://folk.uio.no/thomas/word-neitakk.html
Forfatterens adresse:
thomas@gramstad.no
Hei, Du sendte Word-vedlegg. Jeg har som policy at jeg hverken åpner eller videreformidler Word-vedlegg. Vær vennlig å distribuere tekstene i et åpent, plattformuavhengig og virusfritt format, som for eksempel plain text eller HTML, eller evt. PDF (det siste når bevaring av fonter, typografi og utseende er viktig). For å sende et Word-dokument som plain text, kan du gjøre slik: Klipp og lim teksten fra Word inn i en melding i epostklienten (dette er nok den beste metoden). En annen mulighet er å lagre dokumentet som .txt (da må du først velge plain text i menyen for format når du skal lagre filen, og deretter må du gi filen et navn som slutter med de 4 tegnene mellom anførselstegnene: ".txt". På denne måten er du klar til å sende en ren tekstmelding. Jeg vil med dette på det sterkeste oppfordre om å ikke sende Word-vedlegg i epost. Dette dreier seg ikke om hva dere bruker til tekstbehandling, det dreier seg om hva dere sender i epost. Bruk av Word-vedlegg i epost er dysfunksjonelt, risikabelt og uprofesjonelt. Dokumenter i Word-format bør unngås i epost av mange grunner: Word-vedlegg fungerer -- hvis du er heldig, unngår virus etc. -- innbyrdes mellom dem som bruker Word, men hvis du sender Word attachments til noen som bruker noe annet, f.eks. Mac, Linux, Unix osv., så blir det problemer. Problemene skyldes at Word legger igjen en masse koder i filene. Word er proprietær programkode, dvs. at kildekoden er vanskelig tilgjengelig/ikke tillatt å modifisere, og dermed er det problematisk å konvertere Word-filer til andre plattformer. Word er dermed begrenset til Microsoft-brukere. Sending av Word-vedlegg i epost bidrar til å godkjenne og opprettholde den forbrukerfiendtlige programvare-politikken til et amerikansk monopolistdømt stormonopol. Foruten bryderi med dekoding utgjør Word-dokumenter store og svulstige meldinger som er en belastning både for diskplass og nettverk. Enda et betydelig problem ved Word-formatet er at det kan være bærer av virus, og dermed innebærer høy risiko for ødeleggelser og tap og mye ekstraarbeid. Nok et problem ved Word er at flere og flere nettsteder etterhvert opererer med brannmurer som ikke tillater åpning av Word-vedlegg, for å øke sin datasikkerhet. Klippe-og-lime-metoden fungerer derimot for alle mottakere, uansett plattform/maskintype. Generelt bør Word-vedlegg unngås i alle situasjoner der du ikke vet om mottakeren har Word, f.eks. når du skal poste til en større gruppe mennesker. Da bør man basere seg på et åpent og plattform-uavhengig dokumentformat, gjerne ren tekst/plain ASCII, eller HTML etc. Fordelen ved dette er at da kan alle lese dokumentet umiddelbart uten problemer og bryderi, og uten virus-trusler osv. Rent bortsett fra den praktiske siden med å gjøre dokumenter lett tilgjengelige for alle, har saken også en prinsipiell side. Internett er basert på kongstanken om at informasjon skal være lett tilgjengelig uavhengig av plattform. Microsoft derimot har som policy å fungere stikk motsatt av dette, ved å tilstrebe "lukking" av teknologier og dokumentformater og gjøre alle avhengige av en bestemt plattform og oppnå monopol. Hvis man som avsender sitter med et dokument som er skrevet i Word, så er det enkelt å omgjøre dette til et åpent tekstformat. For å få en plain text-versjon av Word-dokumentet, kan man klippe og lime teksten fra Word-vinduet inn i en melding i mail-klienten i et annet vindu. Dermed er man klar til å sende en ren tekstmelding. Det er også mulig å lagre et Word-dokument som HTML og f.eks. legge det ut på en web-side. Ved spesielle behov, f.eks. når man har tabeller, formler o.l., så kan man bruke HTML- (og snart XML) og PDF-formatene. HTML bør helst ikke sendes som e-post, men heller legges ut på Web, så i slike tilfeller bør man heller sende URL'en til websiden i epost, istedenfor å sende hele dokumentet. PDF kan være et bedre alternativ enn HTML. Også her bør man vurdere om det ikke er bedre å legge ut PDF-dokumentet på web og poste adressen til dokumentet, heller enn å sende selve dokumentet i epost. Dette gjelder altså spesielle dokumenter. Hvis det dreier seg om et dokument som ikke inneholder tabeller eller stiller lignende spesielle krav -- hvis det er et vanlig tekst-dokument -- da synes jeg faktisk at plain text er å foretrekke i e-post fordi det tar mindre plass og ressurser. Overskrifter, understrekning o.l. kan man jo lett få til i plain text, man trenger ikke PDF eller HTML for det. Se evt. mer bakgrunnsinfo om dette emnet på http://folk.uio.no/thomas/bestem-selv.html http://folk.uio.no/thomas/lister/brukerfiende.html . Se også USITs anbefalinger for skikk og bruk ved epost: http://www.usit.uio.no/it/avis/nr3-2000/skikkogbruk.html . Siden det både er arbeidskrevende, risikabelt og dysfunksjonelt å aksessere Word-dokumenter, i tillegg til at de undergraver Internett som et fellesgode for alle, har jeg som policy at jeg ikke påtar meg bryderiet med å motta, kopiere over, virussjekke, åpne og lese dem. Du må altså sende meg dokumenter i et åpent dokumentformat dersom du ønsker at jeg skal lese eller videreformidle dem. Med vennlig hilsen,