Saksutredning om gjennomgang av administrasjonsordningen ved Høgskolen i Bodø

Høgskolen i Bodø
Personaladministrasjonen
Rune Madland

Gjennomgang av administrasjonsordningen/ fellestjenestene ved Høgskolen i Bodø - 2003


A.  HOVEDUTFORDRINGER -       Høgskolen i Bodø underveis til Universitetet i Bodø

B.  VIRKEMIDLER

 
Innhold

1.0 Prosjektorganisering, mandat, medbestemmelse, informasjon og milepælsplan 
2.0 Bakgrunn, begrunnelse og prinsipper for prosjektet 
2.1 Endrede rammevilkår 
2.2 Frihet og selvstyre 
2.3 ”Nullstilling” av organisasjonen 
2.4 Nye og større krav 
2.5 Spesielle forhold 
2.6 Vedtak om gjennomgang av administrasjonsordningen 
2.7 Forrige gjennomgang i 1992-1994 

3.0 Prinsipper for fremtidig organisering av tekniske og administrative tjenester (administrasjonsordningen) 
3.1 Primæroppgavene i sentrum og stor grad av delegering 
3.2 Styrking av enhetlig, faglig ledelse 
3.3 Prinsippet om fullført saksbehandling 
3.4 Linje og stab 
3.5 Helhetlig, profesjonell administrasjon 
3.6 Fellesadministrasjonen/fellestjenestene 
3.7 Administrativ organisering og oppgavefordeling 
3.8 Strategiprosesser 
3.9 Informasjon 
3.10 Organisasjonsutvikling 
3.11 Informasjonsteknologi 
3.12 Bruk av eksisterende kompetanse 
3.13 Oppsigelsesvern 
3.14 Fristilling av stillinger 
 
1.0 Prosjektorganisering, mandat, medbestemmelse, informasjon og milepælsplan

Gjennomgangen av administrasjonsordningen organiseres som et prosjekt med følgende enheter:

Styringsgruppe
Mona Liss Paulsen, økonomidirektør
Magne Rasch, studiedirektør
Rune Madland, personaldirektør (koordinator)
Peter N Glanfield, kontorsjef
Jarle Jørgensen, kontorsjef
Geir Mikkelsen, kontorsjef
Steinar Stene-Sørensen, kontorsjef
Arild Vik, kontorsjef

Arbeidsutvalg
Steinar Stene-Sørensen
Arild Vik
Rune Madland

Styringsgruppen rapporterer og innstiller til høgskoledirektøren.

Mandat
Styringsgruppen og arbeidsutvalget har følgende mandat:

  1. Styringsgruppen skal foreta en grunnleggende gjennomgang av den eksisterende administrasjonsordningen ved Høgskolen i Bodø med sikte på å fremme konkrete forslag om en bedre organisering og utnyttelse av ressursene og kompetansen for å nå de mål styret har satt.
  2. Styringsgruppen skal beskrive forholdene knyttet til en bedre administrasjonsordning, og konkret beskrive virkemidler for å nå målsettingene.
  3. Arbeidsutvalget skal utarbeide skriftlig dokumentasjon som på en hensiktsmessig måte beskriver og vurderer dagens administrasjonsordning og legge frem innstilling om en bedre modell til drøfting i styringsgruppen. Personaldirektøren koordinerer arbeidet og innkaller styringsgruppen til møte.

Medbestemmelse
Personaldirektøren har ansvar for at det etter drøftinger med de tillitsvalgte blir utarbeidet omforent enighet om og plan for ivaretakelse av medbestemmelsesordningen.

Informasjon
Personaldirektøren har ansvar for at bestemmelsene om informasjon til tilsatte blir ivaretatt ihht. Hovedavtalen og lokal tilpasningsavtale til denne.

Milepælsplan
Høgskoledirektøren fastsetter milepælsplan etter samråd med bl.a. styrings- og arbeidsgruppen.

Innen 01.05.03 skal arbeidsgruppen legge frem for styringsgruppen/høgskoledirektøren forslag til endringer som må være implementert innen 01.08.03. Innen 01.08.03 skal styrings- og arbeidsgruppen legge frem en rapport om endringer som må være på plass innen 01.01.04.

2.0 Bakgrunn, begrunnelse og prinsipper for prosjektet

Det er gode grunner til å foreta en helhetlig gjennomgang av administrasjonsordningen ved Høgskolen i Bodø. Det er lenge siden siste det ble foretatt en gjennomgang (1993-1994). Høgskolen har ambisjoner om å bli universitet, og de tekniske/administrative funksjonene må være godt tilpasset og organisert for å støtte opp under dagens og morgendagens virksomhet.  Det er grunner til å hevde at de tekniske/administrative funksjonene er relativt godt tilpasset og organisert i forhold til dagens situasjon. Det er allikevel grunn til å anta at ”godt” kan bli ”bedre”. En gjennomgang vil skje på grunnlag av omforente prinsipper og med fokus på hensiktsmessige løsninger i forhold til fremtidige behov og forventninger.

Gjennomgangen av administrasjonsordningen må sees i sammenheng med høgskolens generelle oppgaver og funksjoner, slik disse er gitt på grunnlag av lov og forskrift. I tillegg må de administrative og tekniske funksjonene fungere best mulig i forhold til høgskolens spesielle oppgaver knyttet til universitetsambisjonen. I tilknytning til dette må gjennomgangen av administrasjonsordningen ta hensyn til styrets behandling av saken om organisering av høgskolens faglige virksomhet og styrings- og ledelsesstruktur samt vedtak om satsingsområder (spesielt forskningsorganisering, internasjonalisering og kvalitetssikring).

2.1 Endrede rammevilkår
Rammevilkårene for virksomheten ved Høgskolen i Bodø er endret i løpet av de siste årene, dette som følge av blant annet:

2.2 Frihet og selvstyre
I den nye loven blir institusjonene gitt stor grad av frihet og selvstyre, bl.a. frihet til selv å fastsette ledelses- og styringsform under styrenivå. I følge den nye lovens § 4 nr. 4 gjelder at ”Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de tilsatte blir hørt.”

2.3 ”Nullstilling” av organisasjonen
I Ot. prp. nr. 40 (2001-2002) tilrådde departementet at ”Styret på den enkelte institusjon bør foreta en ”nullstilling” av organisasjonen ved ikrafttredelse av lovendringene, og realitetsbehandle den samlede organisasjonens endringsbehov” (jf pkt. 4.3.4 i proposisjonen).

2.4 Nye og større krav
Kvalitet, omstillingsbehov og omstillingsevne er gjennomgående begreper i reformarbeidet som nå skjer. For å møte de utfordringer som er trukket opp i Kvalitetsreformen forventes det at institusjonene tar nye grep i styring og ledelse for å utvikle både samfunns-, student- og arbeidsgiverperspektivet. For ytterligere å understreke det grunnleggende i reformen har Utdannings- og forskningsdepartementet (UFD) sendt ut rundskriv og presisert i styringsdialog at institusjonene skal foreta en reell ”nullstilling” av intern organisering, styringsordning og ledelsesstruktur, og i denne sammenheng finne frem til bedre løsninger på et så fritt grunnlag som mulig. Kvalitetsreformen har allerede og vil fortsatt forsterke denne utviklingen. Større delegasjon av ansvar til institusjonene stiller større krav til økonomiforvaltning, personalforvaltning, m.v. Større forpliktelser i forhold til studentene, herunder mer fokus på kvalitetssikring og læringsmiljø, krever bedre og mer komplekse veilednings- og studentadministrative funksjoner. Internasjonalisering og større regional samvirke/engasjement stiller nye krav til administrative funksjoner.

2.5 Spesielle forhold
I tillegg til generelle endringer, kan følgende spesielle forhold nevnes som bakgrunn for prosjektet:

Styret gjorde i sak 06/03 Organisering  og ledelses og styringsstruktur (02/1884/010) følgende vedtak:

  1. Styret vedtar at Høgskolen i Bodø skal følge lovens normalordning når det gjelder styrets mandat og sammensetning og rekruttering av rektor og prorektor ved interne valg.
  2. Til hver avdeling skal det opprettes et avdelingsstyre som på vegne av styret for høgskolen, har det overordnede ansvar for avdelingen. Avdelingsstyret består normalt av dekanus, to medlemmer valgt blant avdelingens personale (hvorav èn av disse velges som prodekanus), to student-representanter og to eksterne medlemmer oppnevnt av høgskolens styre.  Som en unntaksordning kan avdelingsstyret bestå av 9 medlemmer, med en økning på en representant for ansatte (der administrativt ansatte er sikret representasjon) og en student.
  3. Hver avdeling skal ledes av en dekanus. Dekanus har ansvar for avdelingens virksomhet og skal legge til rette for at avdelingen med de tilsatte når sine mål innenfor rammene som gis fra styret og institusjonens ledelse. Dekanus velges for fire år om gangen. Valgbare som dekanus er alle høgskolens tilsatte i undervisnings- og forskerstilling og interne/-eksterne kandidater som med begrunnelse er foreslått av kollegiale organer og/eller tilsatte ved høgskolen. Ved hver avdeling opprettes det en valgkomite som består av en representant fra undervisnings- og forskerpersonalet og en student, som begge oppnevnes av avdelingsstyret, og en representant oppnevnt av rektor. Valgkomiteen skal administrere valget ved avdelingen, sørge for forberedelsene til dette og tilstrebe at 2-3 kandidater stiller til valg. 
  4. Høgskoledirektøren bes legge frem innstilling om avdelingsstyrets mandat og nærmere regler om valg av medlemmer og varamedlemmer til avdelingsstyret, og mandat og regler for valg når det gjelder dekanus.  
  5. Det skal som hovedregel ikke opprettes selvstendige styringsorganer (grunnenheter) under avdelingsnivå. Avdelingsstyret kan fremme forslag overfor styret selv om intern organisering. 
  6. Styret vedtar at Avdeling for lærerutdanning, Avdeling for helsefag og Senter for profesjonsstudier fra og med 01.08.03 slås sammen til èn avdeling med èn felles dekanus og ett felles avdelingsstyre. Ved denne avdelingen opprettes det et nytt styringsnivå under avdelingsstyret med Institutt for lærerutdanning og Institutt for sykepleie og helsefag.  Senter for profesjonskunnskap skal organiseres som en egen enhet innen avdelingen.  Styret ber høgskoledirektøren legges frem innstilling om instituttstyrenes størrelse og sammensetning samt mandat for avdelings-styret og instituttstyrene. Avdelingen betjenes av èn felles avdelings-administrasjon.  Det tas hensyn til avdelingens spesielle oppbygning i budsjettarbeidet.  Det legges til rette for bred medvirkning fra ansatte og studenter i prosessen videre, fram til ny avdeling er etablert.  Styret ber om at det tilrettelegges for en temaøkt på et styremøte der avdelingen får møte styret og legge fram sine utfordringer.
  7. Senter for journalistikk samorganiseres med Avdeling for samfunnsfag fra og med 01.08.03.
  8. Statens Kunnskaps- og Utviklingssenter for helhetlig Rehabilitering (SKUR) samorganiseres med Avdeling for samfunnsfag fra og med 01.08.03. Samorganiseringen må skje på en slik måte at en ikke kommer i konflikt med senterets særstilling og rammevilkårene som er gitt inntil prøveperiodens utløp i 2005. 

Dette vedtaket må følges opp for administrasjonsordningen.

2.6 Vedtak om gjennomgang av administrasjonsordningen
Styret for Høgskolen i Bodø gjorde i sak 58/02 vedtak om at det skal foretas en gjennomgang av de tekniske/administrative funksjonene (administrasjonsordningen) ved institusjonen. Det forusettes at en med denne gjennomgangen fokuserer på å finne løsninger som bidrar til at beslutninger og oppgaveløsning løpende tilpasses endringer i interne behov og prioriteringer og til endrede krav og forventninger fra eksterne hold. De administrative og tekniske funksjonene må organiseres, ledes, dimensjoneres og sees i sammenheng slik at en utnytter de tilsattes kompetanse og ressursene på en best mulig måte.

I tillegg til styrets vedtak, bebudes også en gjennomgang av administrasjonsordningen i Budsjettdokumentet 2001-2003, der det skrives slik i pkt 5.7:

Høgskolen i Bodø vil i løpet av 2003 fortsette arbeidet med å effektivisere og kvalitetssikre administrative rutiner. Høgskolen vil også i 2002/2003 foreta en gjennomgang av administrasjonsordningen med sikte på å forbedre de tekniske/administrative støtte- og servicefunksjonene og å hente inn en best mulig rasjonaliseringsgevinst av samlokaliseringen som skal finne sted når ALU flytter fra Rønvik til Mørkved.
 
Arbeidet med å utvikle en mer hensiktsmessig administrativ ivaretakelse av IKT-området vil ha høy prioritet også i 2003, og arbeidet med å planlegge og etablere et læringssenter og en felles helhetlig informasjonstjeneste vil gis betydelig oppmerksomhet. Videre må det også i 2003 arbeides med utviklingen av nettbaserte selvbetjeningssystemer i forhold til søkere, studenter, faglige- og administrativt tilsatte m.fl.
 
Arbeidet med å utvikle Universitetet i Bodø forventes å få stor oppmerksomhet i 2003, noe som bl.a. vil medføre en gjennomgang av den administrative og driftsmessige organiseringen av høgskolen.

2.7 Forrige gjennomgang i 1992-1994
Sist gang det ble gjennomført en grundig og helhetlig gjennomgang av administrasjonsordningen var i perioden 1992-1994. Dette skjedde i forbindelse med samorganiseringen av høgskolene i Bodø pr. 01.08.94. Den gangen ble det nedsatt ei overordnet styringsgruppe og 6 arbeidsgrupper for tekniske/administrative delfunksjoner. Gruppene arbeidet etter en fastsatt prosjektplan og fikk som mandat å legge frem forslag til administrasjonsordning ved å:

3.0 Prinsipper for fremtidig organisering av tekniske og administrative tjenester (administrasjonsordningen)

Hvilke premisser skal vi legger til grunn for gjennomgangen av administrasjonsordningen? Vi vil nevne følgende:

3.1 Primæroppgavene i sentrum og stor grad av delegering
Målsettingen er at de tekniske og administrative tjenestene innen administrasjonsordningen er tilpasset styringsorganenes, fagmiljøenes og studentenes behov for kompetanse, støtte og service. Administrasjonen skal ha kapasitet og kompetanse til å forberede saker og iverksette vedtak på begge styringsnivå. For at ledelsen skal kunne konsentrere seg om strategi og faglig utvikling, må administrasjonen ha forvaltningsmessig høy kompetanse og tilstrekkelig kapasitet til å håndtere sakene som initieres på aktuelle ledelses- og styringsnivå. For tydelig å få frem og følge opp fagmiljøenes behov, er det viktig å tydeliggjøre og styrke linjen mellom institusjonens øverste ledelse (styret, rektor og høgskoledirektør) og avdelingsledelsen (ved dekanus og medarbeidende kontorsjef).

Det er i den nye ordningen lagt opp til at de administrative lederne ved avdelingene skal inngå i dekanus’ myndighetsområde. Imidlertid er det lagt opp til at dekanus i størst mulig grad skal delegere ansvaret for administrative/tekniske arbeidsoppgaver til administrasjonen med administrativ leder som saksansvarlig. Dette skjer for at dekanus og andre faglige ledere skal kunne konsentrere seg om de faglig relaterte ledelses- og styringsoppgavene. En slik endring krever drøfting av styringslinjen mellom høgskoledirektør og administrative ledere ved avdelingene (jf § 4 i universitets- og høgskoleloven).

3.2 Styrking av enhetlig, faglig ledelse
Det er behov for å fortsette arbeidet med å styrke den faglige ledelsen på institusjonens ledelses- og styringsnivåer, med rektor og dekanene i sentrum (jf ovenfor om delegering).

3.3 Prinsippet om fullført saksbehandling 
Avdelingene skal ha stort ansvar for sin virksomhet og medansvar for helheten. Avdelingene skal derfor konkretisere, koordinere og følge opp strategiske vedtak av tverrfaglig karakter innenfor forskning, kunstnerisk utviklingsarbeid, veiledning og formidling. Sakene skal initieres, saksbehandles og løses på lavest mulige nivå i organisasjonen, og prinsippet om fullført saksbehandling legges til grunn og gjennomføres i størst mulig grad. Dette innebærer konkret at saksansvarlig administrativ leder ved avdeling ber en saksbehandler i ”sin” administrasjon om å fullføre behandlingen av en sak ved å behandle den og fremstille den for gjennomgående behandling i de ulike kollegiale organ den må innom til om med vedtak og implementering. Saksbehandleren må sørge for å rådføre seg med relevante stabsfunksjoner i fellesadministrasjonen.

3.4 Linje og stab
Den faglige virksomheten skal stå i sentrum. Den administrative linjen i organisasjonen går derfor i hovedsak fra høgskoledirektør til dekanus. Denne linjen setter dagsorden for de øvrige administrative enheter slik at fellesadministrasjonen/fellestjenestene representerer stabsfunksjoner i forhold til linjen. Ny løsninger når det gjelder administrasjonsordningen, skal klargjøre forholdet mellom linje og stab.

3.5 Helhetlig, profesjonell administrasjon
Høgskoledirektøren har ansvar for institusjonens administrasjonsordning, og de tekniske og administrative tjenestene må sees i sammenheng og støtte opp under institusjonens felles satsing med henblikk kvalitetssikring og akkreditering som universitet. Dette innebærer at det må være felles grensesnitt mellom fellesadministrative og tekniske funksjoner og tilsvarende funksjoner lagt til avdelingene.

Enten styret ved høgskolen velger en enhetlig styringsstruktur eller om en i større eller mindre grad skiller mellom styring og ledelse av faglige og økonomisk/administrative forhold, trenger høgskolen en profesjonell og velfungerende ledelse og administrasjon. Høgskolen er en til dels stor og kompleks institusjon som stiller store krav til innsikt i administrative, personalpolitiske og økonomiske forhold. Ledelsen vil være avhengig av å ha en profesjonell stab med kompetanse innenfor organisasjonsutvikling, økonomistyring, regnskap, personalsaker og forsknings- og utdanningspolitikk.

Ved dimensjonering og fordeling av administrativ kapasitet og -kompetanse skal en ta hensyn til ansvars- og oppgavefordelingen mellom enhetene, normer for og kvalitetskrav til saksbehandling og administrative tjenester, brukernærhet og tilgjengeligheten av administrative systemer og hjelpemidler.

Vi bør unngå flere trinns organbehandling der dette er mulig uten å svekke rettssikkerheten. I saker av faglig karakter innebærer dette at beslutningene bør legges nærmest mulig primærvirksomheten.

3.6 Fellesadministrasjonen/fellestjenestene
Denne delen av administrasjonsordningen kal ha ansvar for gjennomgående systemer og rutiner, for kompetansekartlegging og –utvikling, og skal dessuten ha  spesialkompetanse som det ikke er rasjonelt å spre på flere nivå eller enheter i organisasjonen. Repeterende oppgaver av stort omfang og der faglige premisser spiller liten rolle løses i felles driftsenheter. Dette gjelder organisering av undervisning, timeplanlegging, romfordeling, eksamensavvikling, håndtering av lønn ol.

3.7 Administrativ organisering og oppgavefordeling
Følgende generelle administrative arbeidsdeling mellom nivåene legges til grunn:

Avdelingene
Avdelingene skal ha administrativ kapasitet og kompetanse til å løse de fleste administrative oppgaver og forvaltningsoppgaver knyttet til studier og studenter, ansatte og økonomi. Administrasjonen skal være et støtteapparat for eget nivå, herunder spesielt for dekanus. Innenfor sitt område skal avdelingene i hovedsak håndtere eksternt kontaktskapende arbeid, inklusive oppdragsvikrsomhet.

Institusjonsnivået
har et overordnet strategisk ansvar, skal behandle/vedta studieplaner, budsjett og hovedfordeling for og koordinere og kvalitetssikre virksomheten ved de faglige enheter. Øverste ledelse skal dessuten organisere og lede de tekniske-administrative tjenester som det er hensiktsmessig å legge til dette nivået. Styret har overordnet ansvar for den samlede virksomheten - både faglig og administrativt -, og skal føre tilsyn med at virksomheten drives rasjonelt og effektivt innenfor vedtatte budsjettrammer og lov- og avtaleverk og fastsette hvilke studieprogram institusjonen skal tilby. Ledelsen skal koordinere virksomheten og følge opp styrets beslutninger. I tillegg til å ha ansvar for å iverksette styrets vedtak, skal fellesadministrasjonen være den sentrale ressurs i saksforberedelsen for styret og rektor. Dessuten skal den yte tjenester til hele institusjonen, samt i forhold til eksterne kontakter, relasjonsbygging, og lignende.

3.8 Strategiprosesser
Administrativ støtte til strategi- og planarbeid skilles ut som en egen funksjon knyttet tett til rektor og høgskoledirektør. Funksjonen skal ivaretas av en liten gruppe, og ha prioriterte arbeidsfelt (jf universitetsbyggingen).

3.9 Informasjon
Virksomheten knyttet til institusjonell formidling, informasjon og samfunnskontakt skal tillegges større vekt og samordnes.

3.10 Organisasjonsutvikling
Det er behov for en organisatorisk tydeliggjøring av hvem som kontinuerlig har ansvar for organisasjonsutvikling kombinert med sterkere satsing på kompetanse- og personalutvikling.

3.11 Informasjonsteknologi
Det innføres et organisatorisk skille mellom de elementene av IT som er knyttet til infrastruktur og service rettet mot studenter og tilsatte, de strategiske elementene i IT knyttet til forskning, undervisning og organisasjon.

3.12 Bruk av eksisterende kompetanse
Høgskolen vil benytte og utvikle kompetansen til de tilsatte i tekniske og administrative stillinger, herunder kompetansen knyttet til de administrative ledere.

3.13 Oppsigelsesvern
Det legges til grunn at høgskolen som følge av administrasjonsordningen, ikke vil gå til oppsigelse av tilsatte i tekniske og administrative stillinger. Det gis imidlertid ingen garanti mot intern omstilling/omplassering, selv om dette i størst mulig grad skal bygge på frivillighet.

3.14 Fristilling av stillinger
Det legges opp til en prosess der stillingene skal vurderes i henhold til ordinære arbeidsrettslige prinsipper; nye stillinger eller stillinger der arbeidsinnholdet blir vesentlig endret, lyses ut; og der arbeidsoppgavene i hovedsak videreføres, fortsetter vedkommende i stillingen.

Skriv ut - Sideoversikt - Standardversjon

Oppdatert av Odd Magne Johnsen 03.04.2003
Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø, tlf. 75517200 , faks 75517457, e-post: postmottak@hibo.no
Web-ansvarlig Personaladministrasjonen: Rune Madland
Publisert med NetEd : Publish publiseringsløsning