9. Møteordning
1. Møtene holdes vanligvis en fast ukedag til en fast tid.
2. Varighet: Ca. 2-3 timer.
3. Hyppighet: 2-5 ganger pr. semester.
4. Avdelingsstyrets møter skal som hovedregel holdes for åpne dører, jf. universitets- og høgskoleloven § 21 pkt. 5, med unntak av saker unntatt offentlighet. Administrativ leder tilrår for øvrig hvilke saker som bør unntas fra offentlighet, og avdelingsstyret fatter beslutning ved konstituering av møtet. Se for øvrig pkt. 15.
Selv om avdelingsstyremøtet holdes for lukkede dører, kan avdelingsstyret innkalle personer for å redegjøre for saken og svare på spørsmål fra avdelingsstyrets medlemmer, før saken sluttbehandles av avdelingsstyret for lukkede dører. Vanlig taushetsplikt gjelder, jfr. Forvaltningslovens § 13.
Administrativ leder har ansvar for saksforberedelsen og bidrar i møtet med saksopplysninger, klargjøring av argumenter og konsekvenser av ulike alternativer. Han/hun har ellers en mer tilbaketrukket rolle enn styrets medlemmer i diskusjonen.
Den som administrativ leder har utpekt som referent, og eventuelt andre som deltar sammen med administrativ leder, deltar ikke i debatten, men kan besvare spørsmål eller gi konkrete opplysninger av betydning for saken dersom avdelingsstyret eller administrativ leder ber om det, jfr. punkt 9.6. De som er innkalt til å belyse saken skal være tilgjengelig helt til saken er sluttbehandlet i møtet.
Dekan, i samråd med administrativ leder, avgjør før hvert møte om observatører (f.eks. studieledere) skal møte ved behandling av en enkelt sak.
Observatører deltar ikke i debatten, men kan besvare spørsmål eller gi konkrete opplysninger dersom avdelingsstyret eller administrativ leder ber om det, jf. punkt 9.6.
Rektor, og i dennes sted prorektor, har rett til å delta i møter i alle institusjonens styrer, råd og utvalg. (Lovens § 9.1).
5. Møtene starter presis. Et avdelingsstyremedlem må være til stede fra det tidspunkt en sak er tatt opp til behandling for å kunne stemme, og må delta i hele stemmegivningen.
6. Dekan leder møtene. Innlegg rettes til møteleder. Spørsmål rettes til dekan som gir ordet til administrativ leder når det gjelder saksopplysninger.
7. Saker fra administrasjonen kan behandles selv om de ikke står på sakslisten når administrativ leder har meldt disse skriftlig ved møtets begynnelse og mer enn halvparten av representantene er enig i at saken behandles.
Saker som ikke står på sakslisten kan i spesielle tilfeller også behandles når avdelingsstyrets medlemmer har meldt disse skriftlig ved møtets begynnelse. Forutsetningen er at administrativ leder, i samråd med dekan, finner at saken kan behandles uten forutgående forberedelse og tilråding og at dette ikke strider mot tjenestemannsorganisasjonenes medbestemmelsesrett. Det kreves i tillegg at mer enn halvparten av representantene er enig i at saken behandles.
8. Avdelingsstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme (Lovens § 21.4), eventuelt varamedlem i deres sted.
9. Forslag til vedtak må foreligge skriftlig før saken tas opp til avstemning.
10. Det føres protokoll fra møtet. Kfr. pkt. 11. Møtebok
11. I spesielle tilfeller kan det leveres en protokolltilførsel for å forklare en stemmegivning.
Eventuell protokolltilførsel må varsles i møtet før behandling av neste sak på dagsorden og leveres skriftlig før møtet heves. Den leses opp, slik at andre som måtte ønske det, kan slutte seg til den. En protokolltilførsel skal ha en nøktern og forklarende form. Protokolltilførsel vil normalt bli akseptert. I tvilstilfelle kan dekan be avdelingsstyret stemme over om protokolltilførsel skal aksepteres.
Administrativ leder kan også fremme protokolltilførsel.
12. Styret avgjør klage over vedtak som er delegert avdelingsstyret, i den utstrekning dette ikke er delegert til styrets klagenemnd. (Lovens § 5.4)