Kult-sak 7/2004 Forslag til framtidig ordning for godkjenning av referater

For å få de godkjente møtereferatene fra kulturutvalget raskt ut, hadde utvalgets leder og sekretær lagt fram forslag om følgende godkjenningsordning: Utkast til referat sendes via e-post til de av medlemmene/varamedlemmene som deltok på møtet, der det settes en merknadsfrist på ca. 1 uke. Utvalgets leder får fullmakt til å avgjøre hvorvidt innkomne merknader skal tas til følge med tilsvarende justeringer i referatet. Lederen gir så endelig godkjenning av dette.

Det godkjente referatet sendes ut i papirversjon, eventuelt også via e-post, samtidig som det legges ut på utvalgets område på HiO-veven. Det sendes i tillegg ut som meldingssak/ orienteringssak i det påfølgende møtet i utvalget. Dersom leder finner at innspill i merknadsrunden er av en slik art at de vil medføre mer omfattende endringer i referatet enn språklige og/eller redaksjonelle justeringer, legges den nye versjonen fram for utvalget til godkjenning i det påfølgende møtet.

Enstemmig vedtak:
Kulturutvalget gir utvalgets leder fullmakt til å godkjenne referat fra utvalgsmøtene etter en forutgående merknadsrunde på ca. 1 uke, der utkast til referat sendes møtedeltakerne via e-post for eventuelle merknader. Det godkjente referatet legges fram som meldings-/ orienteringssak i det påfølgende møtet i utvalget.