Behandling av personopplysninger ved HiO i forbindelse med Fronter
For å fungere etter Kvalitetsreformens pedagogiske intensjoner og på en administrativt god måte, omfatter Fronter opplysninger om deg som bruker, om emnet du går på, og om hva du gjør i Fronter. Dette er personopplysninger. En del av disse opplysningene er importert fra administrative systemer for å kunne populere "klasserommene" med undervisere og studenter. Andre opplysninger er et resultat av dine egne aktiviteter i et rom.
I dette dokumentet finner du en oversikt over hvilke typer personopplysninger som er tilgjengelig i Fronter og hvor de ulike opplysningene finnes. Det er også gjort rede for hvem som kan se hvilke opplysninger avhengig av om man har lærerstatus eller studentstatus i rommet.
Behandlingsansvarlig
Høgskoledirektøren er overordnet behandlingsansvarlig for Fronter ved Høgskolen i Oslo. j.f. Lov om behandling av personopplysninger, §2.4. Det daglige ansvar ivaretas av Hovedkoordinator. (Dette er kontaktperson ved alle spørsmål.)
Hva er Fronter
Fronter er et Learning Management System (LMS, også kjent som "VLE", Virtual Learning Environment). Bruk av dette er et ledd i å imøtekomme Strategiplanens mål om studiekvalitet og læringsmiljø ( http://www.hio.no/content/view/full/21197 ).
Fronter fungerer både som kommunikasjons- og fildelingsverktøy med muligheter for å opprette (skrive) dokumenter rett i programmet.
Fronter brukes på lisens fra Fronter AS som er ansvarlig for drift.
Hvilke opplysninger som behandles
Opplysningene er systematiske, men ikke sensitive.
Opplysningene om studenter hentes fra Felles Studentsystem (FS).
Opplysningene om tilsatte henter fra HiOBAS.
Opplysninger som hentes:
- Navn
- E-postadresse (kun HiO-adresse).
- Brukernavn ved HiO
- Telefonnummer (kun tilsatte).
- Tilknytning til grupper. (Grupper = arbeidssted, klasse og/ eller eksamensmelding.)
- Passord ved HiO.
Bare de to første opplysningene er generelt tilgjengelige. Alle tilsatte kan se de to første opplysningene om andre tilsatte og om studenter ved eget fakultet. Studenter kan se de to første opplysningene kun for studenter som tilhører samme gruppe (dvs. samme klasse eller meldt opp til samme eksamen) eller er deltakere i samme "rom" i Fronter. Studenter kan normalt se slike opplysninger om tilsatte som er deltakere i samme rom.
Telefonnummer (kun for tilsatte) er synlig for dem som har rett til å se tilsatte. (Altså først og fremst andre tilsatte, men studenter kan normalt se telefonnummer for tilsatte som er i samme rom som dem selv.)
Merk at de fire første opplysningene er tilgjengelige for alle ved søk på www.hio.no .
Tilknytning til grupper (deriblant altså eksamensmelding) er synlig kun for dem som er gitt en eller annen form for administrative rettigheter. I og med at denne muligheten er bygget inn i selv den laveste rettighet, har et større antall tilsatte denne rettigheten, men ingen studenter.
Passord er ikke synlig for noen bruker av Fronter, selv ikke Hovedkoordinator.
Sekundære opplysninger, opplysninger som følge av aktivitet
Fronter inneholder en rekke opplysninger som ikke er importert fra de administrative systemer, men som dokumenterer enkeltpersoners aktivitet ved bruk av Fronter. Dels er dette opplysninger som knytter en person til de dokument personen har produsert eller lastet opp. Dels er det opplysninger om hvem som har lest hvilke dokumenter. Videre registreres når personer sist var i et rom. Dersom personer bruker Fronter Instant Messenger (FIM), er det også synlig om de er pålogget systemet.
En liste med eksempler:
-
Filer tilgjengeliggjort (produsert, lastet opp) av deltakere i
ulike mapper har attributtene deltakerens navn og siste
endringstidspunkt. Innlegg i diskusjonsforum har de samme
opplysninger, men også hvor mange svar meldingen har. Det er med
andre ord tydelig for alle i rommet, både studenter og lærere,
hvem som har bidratt med hva i rommet. -
Eier av en fil, dvs. den som har produsert eller lastet opp filen,
kan se hvem som har lest (åpnet) filen og når dette skjedde sist.
(Man benytter ei grå pil ved siden av filen, velger "Statistikk".)
Studenter kan altså se hvilke medstudenter eller lærer(e) som har
lest deres filer og når de sist har gjort dette. Lærere kan
dessuten se dette for studentenes filer i tillegg for sine egne. -
Statistikk: Lærer kan for alle deltakere i verktøyet "Portefølje"
se bl.a. hvor mange ganger de har vært i rommet, når de sist var i
rommet, hvor mange filer, diskusjonsforummeldinger og linker de
henholdsvis har bidratt med og lest, samt informasjon om
innleveringer og prøver. Derimot fremgår ikke hvor lenge
vedkommende har vært i rommet eller brukt på å lese en fil, hva
som er gjort, osv. Statistikk for alle i rommet er kun
tilgjengelig for lærer, mens studenten ser statistikk for sin egen
aktivitet. -
Prat (chat): Prat er et sanntids kommunikasjonsverktøy hvor en kan
kommunisere med personer som er logget på samtidig som en selv og
som er medlem i samme rom som en selv. Kommunikasjonen logges, og
alle i det aktuelle rommet kan se loggen. Loggen kan kun
slettes av lærerrettighet (eller høyere). -
Øyeblikksmeldinger / Instant messaging: I Fronter Instant
Messenger (FIM) kan man se hvem som er logget på Fronter
innen samme emner som en selv tilhører, dvs. som er medlemmer av
samme rom (ett eller flere) som en selv er. Man kan bruke FIM for
å sende meldinger i sanntid til påloggede enkeltpersoner. Brukere
som har organisert en egen venneliste vil se denne listen øverst i
sin FIM og således få raskt overblikk over påloggede venner.
Samtaler i FIM blir tatt vare på. Kun de to som førte samtalen har
tilgang til å se og slette loggen.
Hvorfor disse opplysningene må være her/ hvorfor et LMS brukes ved HiO
Erfaringer fra tidligere tilsier at den eneste funksjonelle måten å opprette brukere på i et LMS er å importere opplysninger fra eksisterende, strukturerte og vedlikeholdte systemer. Derfor importeres brukernavn, e-postadresse og telefonnummer (for tilsatte) fra FS og HiOBAS. Merk at disse opplysningene allerede er offentlige på www.hio.no .
For å oppfylle intensjonen om kommunikasjon (i.h.t. kvalitetsreformens krav om oppfølging og veiledning) må alle være oppført med en e-postadresse og være gjenkjennbare med navn. Det vil derfor ikke være mulig å anonymisere noen eller utelate e-postadresser i Fronter. (Men anonymiseringer i FS vil også ta effekt her.) Videre stiller vi som krav at e-postadresse skal være adresse ved HiO for på den måten å forhindre uønsket e-post inn i Fronter (spam), virus og generelt e-postkontoer som ikke fungerer av ulike grunner.
Læringsadministrasjonssystemet Fronter er et gruppevaresystem for pedagogisk aktivitet. Begrunnelsene for bruk av personopplysninger er derfor primært av pedagogisk art, knyttet til Kvalitetsreformens pedagogiske mål og til kjent læringsteori som reformen bygger på.
IKT i pedagogisk bruk, slik som Fronter, skal ikke kun speile rådende pedagogisk praksis ved HiO, men være et aktivt ledd i utviklingen av ny pedagogisk praksis som nettopp øker studietilbudenes kvalitet, relevans og inntjeningspotensial. En slik ny pedagogisk praksis etterlyses i Kvalitetsreformen, som forplikter alle høyere utdanningsinstitusjoner. Her heter det: "For å styrke læringsutbyttet og progresjonen skal det legges vekt på studentaktive undervisningsformer i kombinasjon med evalueringer som fremmer læring gjennom jevnlige tilbakemeldinger" (kapittel 5).
For mer om HiO og Kvalitetsreformen, se HiOs sider eller departementets informasjon .
Da Fronter slik det i dag brukes - med de opplysninger som der er registrert - er nødvendig for at høgskolen skal ivareta sine plikter overfor studentene, vil registrering i Fronter være obligatorisk og regnes som en del av deltakelse som student eller tilsatt ved HiO.
Ingen muligheter for å velge dette bort eksisterer per dags dato for studenter eller tilsatte.
Kontaktperson: Hovedkoordinator Tengel Aas Sandtrø per LMS brukerstøtte epost: lms@hio.no .