Innledning
Reisepolitikk for HBO er en overordnet felles politikk for reiser, overnattinger og leie av bil for hele virksomheten. Evt. avvik fra denne politikk skal begrunnes og må forhåndsgodkjennes av overordnede.

Hensikt
Reisepolitikken skal samordne virksomhetens kjøp av reiserelaterte tjenester og påvirke alle som reiser i virksomhetens tjeneste til økt kostnadsbevissthet.

Leverandøravtaler
For å oppnå en best mulig økonomisk utnyttelse av de midler som brukes til reiser, er det viktig at den enkelte planlegger og bestiller sin reise i så god tid som mulig. HBO har inngått reiseavtaler for å sikre lavest mulig kostnad. Reisetjenester som skal dekkes av HBO må være kjøpt  fortrinnsvis hos de leverandører HBO har avtale med.

Reisebyrå
HBO har avtale med VIA Flyspesialisten. All bestilling av reiser skal foretas fortrinnsvis hos VIA Flyspesialisten, som har forpliktet seg til å gi veiledning og tilby gunstigste reiserute og pris.

Bestillingsrutiner
Alle bestillinger skal foretas av den enkelte selv, fortrinnsvis fra høgskolens reiseportal eller ved direkte henvendelse til reisekonsulenter hos VIA Flyspesialisten. Det bør bestilles billigst mulig billetter. For å oppnå rabatterte billetter skal den reisende alltid bestille sine reiser tidligst mulig, senest 10 dager før avreise. Avvik fra dette skal godkjennes av overordnet.
Imidlertid må det tas hensyn til de totale kostnadene for selve reisen, herunder evt ekstra kostgodtgjørelse og evt. kompensasjon for reisetid (gjelder teknisk administrativt tilsatte), HBO godkjenner følgelig at det ved kanselleringer, omberamminger og lignende, må bestille nye billetter evt ekstrakostnader som følge av endringer.

• Høgskolens reiseportal

• Tlf.: 75 54 17 00.
• E-post: bodo@viatravel.no


Nye brukere må henvende seg direkte til VIA for å få brukernavn og passord. Ved første gangs registrering vil det bli opprettet en profil, slik at man ved senere henvendelse kan gjenbruke faste opplysninger. Dette er med på å effektivisere bestillingsprosessen.

Fly utland
Fly utenfor skandinavia skal også bestilles hos reisekonsulent hos VIA Flyspesialisten.

Fly innland - TPC
I den utstrekning det er praktisk mulig skal alle reiser bestilles minst 10 dager før avreise. Reiser som går fra A til B midt i uken kan ved godkjenning fra overordnet bestilles som TPC- reise. Disse billettene kan også bestilles fra VIA Direct. I VIA Direct skal ”best buy” velges, ved spesielt godkjente behov kan TPC velges. HBO vil da spare 20-30 % på billettprisen..

Dersom du skal reise videre til annen destinasjon, eller vet at du skal gjenta reisen innen 1 mnd, skal billetten alltid bestilles fra reisekonsulent, som vil veilede til beste alternativ. Da kan HBO spare inntil 70% på billettprisen!

Hotell
HBO har egne hotellavtaler gjennom fylkesavtalen. Hotell skal bestilles i mellomklassestandard, og iht. de hotell VIA Flyspesialisten til enhver tid har det beste tilbudet fra. Ved selvreservasjon skal avtale-hotell alltid velges. Hotellopphold gjøres opp av den enkelte ved avreise fra hotellet, ved bruk av kredittkort.

Dersom det ikke er ledige hotell, ta kontakt med Innkjøpsavdelingen ved Nordland Fylkeskommune tlf 75 65 01 95 eller        75 65 01 92. De kan i enkelte tilfeller bistå med å fremskaffe rom på avtalehotell (Allotment).

Leiebil
HBO har avtale med Hertz. Men der VIA finner bedre priser fra andre leverandører skal disse benyttes. Ved selvreservasjon skal Hertz alltid velges. Finnes ikke dette alternativet kontaktes VIA. Som for hotell betales leiebil med kreditkort. (Rabattkode Hertz: CDP 831955)

Tog-/båtreiser
Tog-/båt kan benyttes som transportmiddel. VIA veileder ift. beste reiserute og pris.

Kredittkort/ Betalingsmåte
HBO har avtale med Diners kortselskap om kredittkort med personlig ansvar. Alle reisetjenester gjøres opp av den ansatte med kredittkort. Eventuelle unntak skal belastes på en felles reisekonto som er etablert hos VIA Flyspesialisten. Alle ansatte oppfordres på det sterkeste til å anskaffe seg et slikt kort, da bruken av disse er med på å effektivisere saksbehandlingen av reiser og reiseoppgjør betydelig.

Dersom man mottar regning fra Diners før selve reisen er gjennomført, gjør man følgende.
Man oppretter en reiseregning i ESS. Det er viktig at man benytter datoen i dag og ikke når reisen faktisk skal foretas.
Man legger inn kravet fra Diners i feltet for refusjon av utlegg, og fremsender reiseregningen for videre behandling på vanlig måte.

Når reisen er gjennomført (i fremtiden), henter man opp tidligere reiseregning i ESS og foretar nødvendige rettelser og tilføyelser som; dato, klokkeslett, refusjon av kost, refusjon av andre utlegg osv. Når man er ferdig. fremsender man reiseregningen på vanlig måte. ESS vil huske at det på denne reisen er refundert utgifter til FLY og følgelig kun utbetale de resterende utlegg man har hatt.

Reiseregninger (Oppgjør)
Alle ansatte som er gitt brukernavn og passord til ESS, skal benytte dette systemet for å få refundert sin reiseutgifter.
Alle andre benytter manuelt reiseoppgjørsskjema som finnes via link på foregående side.

Privatreiser
Ved bestilling av privatreiser hos VIA skal disse gjøres opp kontant eller ved bruk av kredittkort. Betaling skjer til betingelsene i den enkeltes kort. HBO har fremforhandlet gunstige priser for private reiser hos VIA Flyspesialisten. Legitimasjon for  ansatteforhold må påregnes dokumentert.

Mer informasjon
For ytterligere info. kontakt:
1. Jacob Andersen, HBO, tlf.: 75 51 73 82 mail: jacob.andersen@hibo.no
2. Eli Nordkil, HBO, tlf.: 755 17017 mail: eli.nordkil@hibo.no
3. Vigdis Andreassen, VIA, tlf.: 75 54 17 14
4. Børge Berg, VIA, tlf.: 75 54 17 25
Sjekk også: www.via.no

Ved uforutsette problemer/avvik ifm. reisen kan VIA`s 24-timers service kontaktes på tlf.: 815 44 014.
HBO belastes med et tilleggshonorar for denne service-tjenesten hvis det bestilles en ny reise. Endring av en reise som opprinnelig er bestilt hos VIA i Bodø er gratis for HBO, også hvis endringen skyldes en feil hos VIA.

Dersom du er misfornøyd eller finner avvik fra den service og tjeneste som leveres fra VIA, oppfordrer vi deg til å ta kontaket med økonomiavdelingen v/Jacob Andersen, eller ta saken opp direkte med VIA v/Børge Berg.