Nytt e-postsystem for studenter

Bakgrunn for endringen

For å bedre ytelsen til e-postlagringen for studenter, vil det bli innført en ny e-posttjener, og ny Webmail. Overføringen av brukere til det nye systemet vil starte 4. september 2006, og vil pågå i noen uker deretter.

Før du blir overført til det nye systemet vil du få varsling per e-post.

Overgangsperioden

I perioden mens brukerne overføres, vil det finnes to ulike IMAP/Webmail systemer. De som blir overført må velge den nye Webmailen, og hvis man bruker et eget e-postprogram må dette sannsynligvis omkonfigureres. All informasjon om det nye systemet vil ligge i denne artikkelen inntil alle brukere er overført. De øvrige infoweb-artiklene om e-post vil dermed omhandle det gamle systemet.

Tekniske endringer

Hittil har e-postlagring for studenter foregått på filtjenerne. Det vil si at katalogen mail i hjemmekatalogen har inneholdt e-postbokser. Mailen kunne så leses enten via direkte filaksess (Pine, Mutt o.l. på login.stud), eller via POP/IMAP (Webmail eller egen klient).

I den nye løsningen skilles e-post ut som et helt eget system. Det vil si at man ikke lenger får tilgang til e-postfilene, og at man dermed må bruke IMAP for å lese posten i et e-postprogram, eventuelt bruke webmail.

Konvertering av gammel e-post

Overføringen av brukere vil foregå i puljer. Det vil si at på et bestemt tidspunkt flyttes levering av ny e-post og IMAP-innlogging for en pulje over til det nye systemet. Deretter startes konvertering av e-post fra det gamle systemet over til det nye. Når konverteringen er ferdig, vil hver enkelt få en e-post om dette.

I perioden konverteringen foregår, vil gammel e-post ligge på det gamle systemet, mens ny e-post blir levert til det nye systemet. Dersom du etter å ha fått beskjed om at e-posten er konvertert fremdeles mangler e-post, ta kontakt med Orakeltjenesten. Hvis man vil sjekke at alt er overført, så kan man logge inn i det gamle e-postsystemet ved å velge "gammel webmail" fra Webmail, og logge inn med "old-brukernavn" (skriv old- foran brukernavnet). Dette kan man også gjøre dersom man har behov for å lese gammel e-post mens konverteringen pågår.

Videresending (.forward)

En god del brukere har satt opp videresending av e-posten sin til en annen adresse. Dette kan være gjort via webgrensesnittet til brukerdatabasen eller ved hjelp av en .forward-fil i hjemmekatalogen. Videresending vil slutte å fungere etter overgang til det nye systemet. Re-aktivering av videresendingen kan man gjøre under filter i den nye webmailen.

Automatisk svar på e-post (vacation)

Automatisk svar på e-post vil som automatisk videresending slutte å fungere, men man kan sette opp nytt autosvar under filter i den nye webmailen.

Kvoter

I det gamle systemet var det kvoter på hjemmekatalogene. Det vil si at e-post og fillagring spiste av samme kvoten. I det nye systemet er det en egen kvote for e-post. Denne er nå i starten satt til 1GB. Når man har brukt 90% av kvoten sin, så vil Webmailen gi en advarsel. De fleste andre IMAP-klienter skal også støtte IMAP-kvoter, og bør også gi en advarsel om kvotebruken.

Hvis man overskrider kvoten sin, vil det ikke bli levert ny e-post. Dersom noen prøver å sende e-post til deg når du har nådd kvoten din, vil de få en feilmelding i retur etter 5 dager. Dette er fordi e-postsystemer er laget for å fortsette å prøve å levere e-post såpass lenge før de gir opp.

Delte e-postbokser (ACL)

Det nye systemet støtter IMAP ACL'er. Dette gjør det mulig å gi andre brukere rettigheter til å åpne egne e-postbokser. Dette bør man være forsiktig med.

Serverside filtrering (.procmailrc)

I det gamle systemet var det mulig å sette opp serverside filtrering ved å lage en fil kalt .procmailrc i hjemmekatalogen. I denne filen kunne man sette opp avanserte filtre. Procmail vil ikke fungere i det nye systemet.

Til erstatning har vi nå SIEVE, som er et standardisert språk for serverside filtrering. Mer informasjon om SIEVE finnes på sieve.info. Under filter i Webmailen kan man sette opp SIEVE-filter. Fordelen med serverside filter er at disse kjører uavhengig av om e-postklienten er startet. Det er også uavhengig av hva slags klient man kjører, og om man flytter mellom flere klienter.

Klientoppsett

Sending av e-post er som før mot adresse smtp.stud.ntnu.no, eller mot din nettleverandør sin server for utgående e-post dersom du ikke er på NTNUs nett.

Ny IMAP-server finnes på samme adresse som tidligere (imap.stud.ntnu.no), både for de som er konverterte og de som ikke er konverterte til nytt system. Vi anbefaler at man bruker sikker IMAP mot det nye systemet, siden muligheten for å bruke vanlig IMAP etter hvert vil bli avviklet av sikkerhetshensyn. Oppsett av klient med IMAPS beskrives her.

Alle e-postbokser vil nå ligge under INBOX, og skilletegn mellom nivåer vil være punktum. I en e-postboks kan det nå ligge både e-poster og andre e-postbokser, i motsetning til tidligere, når en e-postboks bare kunne inneholde e-poster. Alle brukere får automatisk opprettet 4 standardbokser i tillegg til INBOX. Disse er: Drafts, Spam, Sent og Trash. Navnene er valgt for å passe flest mulig klienter, og man bør sette opp klienten sin til å bruke disse. Siden boks-strukturen er endret, så vil eventuelle klientfiltre man har satt opp feile (finner ikke boksen på samme sted som før).

POP vil ikke være tilgjengelig lenger.

Webmail

Webmail vil finnes på samme adresse som før https://webmail.ntnu.no. Inntil alle brukerne er konvertert vil man måtte velge mellom ny og gammel versjon. Eventuelle egne tilpasninger, filtre o.l. vil ikke bli overført til ny versjon. Den største forskjellen i forhold til gammel versjon vil være støtten for serverside filtrering.

Pine og Mutt

På login.stud.ntnu.no er e-postprogrammene Pine og Mutt satt opp til å bruke filaksess. Disse må nå konfigureres om til å bruke IMAP. Når alle brukere er konvertert, så vil det bli laget en global IMAP-konfigurasjon for Pine/Mutt, men inntil da må hver enkelt sette opp dette. Når alle er konvertert, vil Kerberos bli tilgjengelig, men inntil da må man skrive inn passord.

I Pine må man redigere filen ~/.pinerc, og legge inn følgende linjer:

inbox-path={imap.stud.ntnu.no:993/ssl/user=${USER}}INBOX
default-fcc={imap.stud.ntnu.no:993/ssl}INBOX.Sent
postponed-folder={imap.stud.ntnu.no:993/ssl}INBOX.Drafts
folder-collections={imap.stud.ntnu.no:993/ssl}INBOX.[]

I Mutt må man redigere filen ~/.muttrc, og legge inn følgende linjer:

set imap_user="$USER"
set imap_passive=no
set spoolfile=imaps://imap.stud.ntnu.no/INBOX
set folder=imaps://imap.stud.ntnu.no/INBOX  

Thunderbird

Thunderbird kan få problemer når den skal kopiere e-post til Sent-mappen etter den har sendt en e-post. Du vil merke dette ved at Thunderbird står veldig lenge i et forsøk på å legge e-posten i Sent-mappen før den gir opp. En guide til hvordan du kan løse dette problemet ligger her.