Dokumentmaler i Word 2002/XP

Et hvert dokument skrevet i word er basert på en mal. Malen definerer grunnstrukturen for dokumentet, og inneholder ting som stiler, autotekst definisjoner, fonter, hurtigtaster, makroer, menyinnstillinger og sideoppsett. En mal kan også inneholde tekst. Tanken er at man ved å bruke en mal kan tilpasse word til akkurat det dokumentet du har tenkt å skrive, det være seg en jobbsøknad, CV, labrapport, faks eller brev. Man kan også sikre at alle dokumentene man har tenkt å bruke i et hoveddokument vil ha det samme sideoppsettet.

Standardmaler

Word levers med en rekke maler. Disse inneholder ofte forhåndsdefinerte felter hvor du fyller inn din peronlige informasjon. Dette kan være avsenderadresse, telefonnummer, firmanavn m.m. Den kan også inneholde skrift som standard hilsninger og avsnittsoverskrifter. Under sees et bilde av en CV-mal.

Enkelte av standardmalene er utformet som veivisere, d.v.s. man starter opp et program hvor man blir bedt om å fyll ut en del informasjon. På grunnlag av denne informasjonen vil veiviseren lage et dokument. Dette kan være CV, fax, dagsorden, kalender o.s.v. Under sees et eksempel på en slik veiviser.

For å bruke en standardmal, holder det å velge "fil->ny" i menylinja. Det vil da komme opp en oppgaverute hvor du kan velge hvilken mal du vil at den nye fila skal baseres på. For å få tilgang til standardmalene må du velge "generelle maler..." i oppgaveruta "Nytt dokument".

I vinduet som kommer opp har du en rekke maler å velge mellom. Legg merke til at det er ulikt ikon for malene og veiviserne. Ved å velge en mal, vil et nytt dokument basert på den valgte malen åpne seg. Velger man en veiviser, starter veiviserprogrammet og man må fullføre dette før dokumentet åpner seg.

Egne maler

Hvis man skal skrive flere dokumenter med samme utseende, f.eks. labjournaler/øvinger eller kapitler i hovedoppgave, bør man starte arbeidet med å opprette en mal. I denne malen kan man lagre alle de egendefinerte stilene man ønsker å bruke i de fremtidige dokumentene. En grei måte å starte arbeidet med malen, er å legge til en egendefinert normalstil samt en rekke overskriftsstiler. Her bør man tenke godt gjennom hvilke stiler man tror man får bruk for. Kanskje man trenger en egen stil for sitater, eller kanskje en stil for avsnitt i andre språk? Dette er viktig da senere endringer av malen medfører en del problemer ( se under "Endringer i mal underveis" ).

Standard lagringssted for maler i WordXP er i folderen "..\Microsoft Office\Templates". Dette er stedet Word sjekker for å finne malene som vises i oppgaveruta "Nytt dokument". Når man lager egne maler på en privat maskin, kan disse godt lagres i denne folderen. Men ved NTNUs datasaler er det ikke anledning til å lagre noe i denne folderen ( og er det tilgang, vil det uansett forsvinne til neste gang du logger deg på). Så for å kunne ta vare på maler man lager, må man lagre dem på hjemmeområdet sitt. Ved pålogging kobles hjemmeområdet "\\sambaad\burkernavn\" opp til drevet "M:". En god ide er derfor å lage en katalog "M:\Maler" hvor man alltid lagrer sine private maler. Man kan også lage underkataloger som "M:\maler\fag" og "M:\maler\privat". Når dette er gjort kan man åpne WordXP og endre innstillinger slik at programmet også leter etter maler i din private mal-katalog:

1. Velg "Verktøy->Alternativer...", og velg arkfanen ("flippene" øverst i det nye vinduet) "Filplassering"
2. Velg linjen "arbeidsgruppemaler" og trykk på knappen "Endre..."
3. I det nye vinduet som kommer opp leter du deg fram til din mal-katalog, f.eks. "M:\maler", og velger denne. Trykk "Ok".
4. Du kommer da tilbake til viduet "arbeidsgruppemaler". Her skal nå den katalogen du valgte være angitt som plassering av arbeidsgruppemalen. Trykk "Ok".

En ny mal kan opprettes på to måter; på grunnlag av eksisterende dokument og på grunnlag av eksisterende mal.

Opprett på grunnlag av eksisterende dokument:

1. Velg "fil->åpne", og velg den filen du vil basere malen din på. Trykk "Ok"

Opprett på grunnlag av eksisterende mal:

1. velg "fil->ny".
2. I oppgaveruta "Nytt dokument", under "Ny fra mal", velg "Generelle maler..."
3. Velg en mal som er lik den du vil lage, velg "Mal" under "Opprett ny". Klikk "Ok".

Videre er fremgangsmåten lik for de to metodene:

1. velg "fil->lagre som..."
2. I "Lagre som" velges "Dokumentmal".
3. I "Filnavn" skriver du inn det navnet du vil malen skal ha.
4. Vær bevisst på hvilken folder du lagrer i; Jobber du med din private maskin kan du lagre i "..\Microsoft Office\Templates". Er det en maskin ved en av NTNUs datasaler, bør du lagre i den katalogen du har angitt som plassering av arbeidsgruppemalene (se over).
5. Trykk "lagre".

Malen er nå opprettet. Du kan nå legge til bilder og tekst man vil skal være en del av malen, og slette deler du ikke vil beholde fra "grunnlagsdokumentet". Du kan endre stiler, marger, sideorientering, sidestørrelse og mange andre formateringer. Når du er fornøyd med malen, velger du "Fil->Lagre"

Endringer i mal underveis.

Ved skriving av større dokumenter i Word, er det ofte nødvendig i skrive dokumentet som flere underdokumenter. Dette er fordi Word fungerer dårlig med dokumenter over en viss størrelse (ca 40-50 sider, avhengig av mengden grafikk). I slike tilfeller er det alltid lurt å skrive de ulike deldokumentene med samme mal som grunnlag. Men, hvis man f.eks. skriver 3 deldokumenter basert på den samme malen, for så å endre malen underveis i skrivingen av det 4. dokumentet, kan man støte på problemer Man gjør f.eks. endringer i en stil, og krysser av for "legg til i mal". Endringen blir lagt til i malen, men endringen vil ikke påvirke de dokumentene som tidligere er skrevet med denne malen. D.v.s. hvis du endre skriftstørrelsen i normalstil i malen din fra 10 pkt. til 12 pkt. under skrivingen av kapittel 4, vil ikke dette automatisk endre skriftstørrelsen i kapittel 1-3, til tross for at de er basert på den malen du nettopp har endret.

Det finnes, så vidt vi vet, ingen gode løsninger på dette problemet (tips mottas med takk!). MÅ man gjøre endringer på deldokumentenes maler, må disse gjøres lokalt i hvert enkelt deldokument. Den enkleste løsningen blir derfor, som tidligere nevnt, å tenke nøye gjennom hvordan malen er utformet, før man starter med skrivingen. Hvis man skal skriv en rekke deldokumenter med samme mal, bør malen ha fått sin endelige form før man er ferdig med det første deldokumentet.