Epostlisteadministrasjon i Mailman

Mailman er et system for administrasjon av epostlister. Brukere kan enkelt melde seg på og av, og en eller flere administratorer kan enkelt vedlikeholde medlemslisten og andre deler av lista.

Hver epostliste har sin egen listeinfoside, som kan finnes fra http://list.stud.ntnu.no/listinfo.cgi/. På denne siden finner man kun lister som har valgt å være synlige for alle, men ved å legge på listenavn til slutt i adressen kan en se listeinfo for alle lister. Fra listeinfosiden kan hvem som helst melde seg på og av listen. Påmelding skjer enten automatisk eller etter at administrator har godkjent påmeldingen. (Se under 'Privacy Options').

Hvis en ønsker en påmeldingsmulighet lik denne fra en eventuell hjemmeside er det mulig å bare lage et lignende skjema som på listeinfosiden, som sender informasjon til samme plass på samme måte.

Hver eposliste har i tillegg en egen administrasjonsside. For å komme til denne er en nødt til å bruke kundesenteret. Ved å logge inn der, og klikke på 'Personal mailing list' vil en få opp alle epostlister som hører til grupper en er medlem av. Ved å så klikke på knappen med navnet til epostlisten kommer en til administrasjonssiden.Alle som er medlem av en gruppe har mulighet til å administrere epostlistene til gruppa.

I grensesnittet for epostlisteadministrasjon er det veldig mange alternativer for å sette opp epostlistene slik at de fungerer slik en ønsker. Da det er forskjellige behov for hvordan listene skal fungere, er det vanskelig å sette standardverdier som passer for alle. Derfor har alle mulighet til å gå inn og endre på alternativer slik at de passer til den spesifikke lista. Jeg vil her gå gjennom et par av de alternativene som det kan være ønskelig å endre på.

General Options

The public name of this list

Her kan du gjøre om på kapitaliseringen i listenavnet. Ikke gjør om på navnet på andre måter, ettersom dette også brukes et par plasser for å vise epostadressen til isten.

The list admin's email address

Eventuelle administrative forespørsler vil bli sendt til mailadressen(e) som står i denne boksen. Det er viktig å her ha en eller flere mailadresser som sjekkes jevnlig.

Prefix for subject line of list postings

Dette er prefiks for emne-feltet. Sett dette til [Min liste] og emnet til en epost som går gjennom listen blir f.eks "[Min liste] Tralalala". Gjerne sett denne til noe fornuftig, da det blir lettere for abonnenter å skille ut epost til lista ifra andre eposter.

Where are replies to list messages directed?

Her settes hva som skal være standard svar-adresse for meldinger. Du kan her sette om alle svar skal sendes til personen som sendte den originale meldinga, direkte til lista, eller til en spesifikk adresse. En diskusjonsliste kan av og til ha alternativ 2, mens en informasjonsliste kan ha alternativ 3. Det beste og vanligste er forsåvidt å ha alternativ 1, og la folk sette 'Reply-to'-adressen selv i epostklienten sin.

Explicit Reply-to: Header

Hvis alternativ 3 velges i forrige valg, skriv inn adresse her.

Send welcome message when people subscribe?

Hvis denne står på 'Yes', vil nye medlemmer få en velkomstepost.

Maximum length in KB of a message body

Sett her hva som er maksimal størrelse for meldinger. Standardverdi er 40KB. Settes denne til 0 fjernes grensen helt. Vanlige eposter rammes sjelden av dette, men hvis det er snakk om større vedlegg vil de som regel bli stoppet. Denne bør egentlig ikke fjernes helt, da det fort kan bli bråk om noen f.eks sender en stor filmsnutt til epostlista. Det er bedre å ha den rimelig lavt, og heller få administrator til å godkjenne store meldinger hvis det er noe viktig.

Host name this list prefers

Hvis maskinen med epostlistene har flere navn, kan det foretrukne navnet settes her. For de fleste epostlister på NTNU bør denne bare stå slik den er. Studentorganisasjoner kan sette org.ntnu.no. Dette, sammen med første alternativ 'The public name of this list' utgjør epostadressen det blir informert om i bunnteksten av epostene og på listeinfosida.

Base URL for Mailman web interface

Adressen til administrasjonsgrensesnittet. Denne er referert til fra listeinfo-siden. Ikke endre denne.

Membership options

Denne siden er for administrasjon av medlemmene på lista. Du kan enkelt se en oversikt over alle medlemmene, gjør om på alternativer for de forskjellige medlemmene, og skrive opp nye folk på lista. Husk, etter at du gjør endringer på noen innstillinger, klikk 'Submit Your Changes' for at de skal lagres.

Alternativer for hvert medlem

Hvert medlem har et par alternativer som kan settes:

subsrc

Om medlemmet er abonnent. Fjern haken her og epostadressen fjernes fra lista.

hide

En hake her gjør at epostadressen til medlemmet ikke vises på listen over abonnenter.

nomail

En hake her gjør at medlemmet ikke får noe epost. Bruk denne hvis du noen skal fjernes fra listen midlertidig.

ack

En hake her gjør at det blir sendt en bekreftelse hver gang en melding har blitt sendt fra dem til lista.

not metoo

En hake her gjør at medlemmet ikke ser sine egne eposter til lista

digest

En hake her gjør at medlemmet får en oppsamling av eposter sendt til lista (mer om dette under 'Digest-member Options').

plain

En hake her gjør at oppsamlingsepostene er i klartekst.

Påmelding av nye medlemmer

Først velg om de du skriver på nå skal få velkomstepost (med tekst bestemt i 'General Options'). Deretter skriv inn en liste med epostadresser (en pr linje).

Privacy Options

Advertise this list when people ask what lists are on this machine?.

Ved å velge 'Yes' her vises listen på den generelle listeinfo-siden.

What steps are required for subscription?

Velg her hvordan folk skal kunne melde seg på listen. Om det skal være fritt frem for hvem som helst å melde seg på, eller om de trenger godkjenning av administrator.

Who can view subscription list?

Denne sier noe om hvem som har tilgang til listen over folk som abonnerer på epostlisten. Denne bør så på 'List admin only', da folk som regel ikke ønsker at hvem som helst skal kunne få tak i epostadressen deres. Denne listen er å finne på listeinfo-sida.

Show member addrs so they're not directly recognizable as email addrs?

Hvis den forrige er valgt slik at alle kan se lista, vil en 'Yes' her gjør at epostadressene ikke ser ut som epostaddresser, men som 'bruker at stud.ntnu.no'.

Must posts be approved by an administrator?

Dette er et valg om meldinger til lista alltid må godkjennes av en administrator. Hvis det for eksempel er snakk om en ren informasjonsliste, er det ofte uønsket at folk kan sende all mulig reklame og søppel-epost til lista. En 'Yes' her forhindrer at hvem som helst kan sende epost til alle medlemmene.

Restrict posting privilege to list members?

En 'Yes' her gjør at det kun er medlemmer som kan sende epost til lista. Og da med epostadressen en er registrert med på lista. Dette vil også forhindre (omtrent) all søppelepost. All epost som er fra ikke-medlemmer blir lagt til for godkjenning av administrator.

Addresses of members accepted for posting

Her er det mulig å legge inn en liste med folk som kan sende epost til lista. I en informasjonsliste vil dette typisk være de som har fått jobben med å sende ut informasjon. Hvis 'Restrict posting privileges to list members' er satt til 'Yes', er adressene til lista i tillegg til medlemmene. Hvis ikke er det bare disse som for lov til å sende uten at administrator må godkjenne

Must posts have list named in destination field?

Hvis denne er satt til 'Yes' er det et krav at listenavnet står som til-adresse på epostene som kommer til den. Alle eposter som sendes direkte til lista vil gå rett igjennom, men det meste av søppelpost skjuler mottakeradressene og vil da bli stoppet. I tillegg, hvis epost videresendes til lista (for eksempel hvis lista er del av et listehierarki) vil den også stoppes. Dette kan unngås vha neste valg.

Alias names

Her kan en sette opp hvilke andre til-adresser lista skal godta, hvis forrige valg er satt til 'Yes'. Hvis en for eksempel har et par lister med navnene 'medlemmer', 'sjefer' og 'ryddehjelper' .. kan en ha en generell infoliste som heter 'alle', som videresender all eposten til de andre tre listene. Alle disse epostene vil da ha 'alle' i til-feltet, og de andre tre listene da må ha lagt til 'alle' i feltet 'Alias names..' for at de skal gå gjennom.

Ceiling on acceptable number of recipients for a posting

Dette er for å sette en grense på maks antall personer i til-feltet på epost som sendes til lista. Ofte, hvis det er velding mange i til-feltet til en epost, er det snakk om reklame eller kjedebrev av forskjellige svar. En verdi på f.eks 10, eller lavere, fungerer bra å ha her.

Hold posts with header value matching a specified regexp

Her er det mulig å skrive inn regler for å stoppe/holde igjen meldinger med spesielle ting i meldingshodet. Eksempler:

X-Spam-Level: \*\*.*

Stopper all epost som er merket med 2 eller flere stjerner av spamfilteret

from: .*@online.no

Stopper all epost som er fra en bruker med epostadresse ettellerannet@online.no

Bounce Options

Denne siden har å gjøre med konfigurasjon av hva som skal skje når meldinger ikke kommer frem til mottaker.

Minimum number of days an address has been non-fatally bad..

Sett denne til minimum antall dager en epostadresse skal være ute av drift før systemet gjør noe med den.

Minimum number of posts to the list since members first bounce..

Sett denne til minimum antall eposter til en epostadresse som skal returneres før systemet gjør noe med den.

Maximum number of messages your list gets in an hour

Sett denne til maksantallet med eposter listen får i løpet av en time. Dette begrenser ikke antallet eposter til listen på noen måte, men brukes for å beregne hvorvidt adresser skal fjernes eller ikke. Hvis en bruker ikke mottar en epost er det som regel mer kritisk om det er en liste med én epost i uke, enn om det er en liste med 5 i timen.

Action when critical or excessive bounces are detected

Velg her hva som skal gjøres med epostadresser som kommer under kravene satt i de to valgene 'Minimum number of days..' og 'Minimum number of posts'. Dette bestemmes på følgende måte:

Hvis de to valgene står på hhv 5 og 3 betyr det at en handling tas hvis en epostadresse i løpet av 5 dager har returnert 3 eposter. Hvis den i løpet av 4 dager har returnert 20 eposter skjer ingenting før neste dag. Det skjer heller ingenting hvis den har returnert 3 eposter i løpet av 10 dager, forutsatt at ikke de epostene kom i løpet av 5 dager.

Do nothing

Ikke gjør noe med epostadressen. La den stå på lista fortsatt.

Disable and notify me

Deaktiver epostadressen og send varsel til listeadministrator. Epostadressen kan så aktiveres igjen fra 'Membership Management' ved å fjerne haken på 'nomail'.

Disable and DON'T notify me

Samme som den forrige, bare at listeadministrator ikke får beskjed om at eposten til abonnenten er stoppet.

Remove and notify me

Fjerner bare epostadressen direkte, og sender så en epost til listeadministrator.

Standardvalgene her er som regel greie nok. Hvis du vil ha varsel så snart som mulig om at epostadresser ikke fungerer kan du sette 'Minimum number of days..' til en lavere verdi. Men det betyr at du kan få falske varsler hvis en eposttjener midlertidig er nede.