Hoveddokument i Word

Ved skriving av store dokumenter i Word oppstår det noen ganger en del problemer. Dokumentet begynner å bli tregt, det tar lang tid å åpne, lukke og gjøre endringer i dokumentet, og bilder flytter seg mellom sidene på en tilsynelatende tilfeldig måte. Alt dette er resultatet av at dokumentet ditt inneholder så mye informajon at programmet ikke klarer å håndtere det alt sammen på en gang. Dette kan være ting som bilder, tabeller, stiler, formateringer og bokmerker. Word behandler slik informasjon på en veldig minnekrevende måte, og datamaskinen vil dermed ikke klare å gjengi all informasjonen på en effektiv måte. For å forbigå disse problemene, finne det en funksjon som heter hoveddokumentsvisning i Word. Denne funksjonen lar deg behandle flere små dokumenter som om de var ett stort. Du unngår dermed de problemene som oppstår ved direkte skriving av store dokumenter, samtidig som du fortsatt kan benytte deg av alle de automatiske funksjonenen Word tilbyr ved skriving av enkeltdokumenter.

Å forstå oppbygningen av hoveddokument

Hoveddokumentsvisning er en utvidet vesjon av disposisjonsvisningen. Man har tilgang til de samme verktøyene som under disposisjonsvisning, og har dessuten tilgang til en del ekstra verktøy som lar deg slette, flytte, legge til og åpne deldokumenter m.m.

Ved bruk av hoveddokument deler man teksten sin opp i mindre deler ved å skrive disse i separate dokumenter. En naturlig oppdeling er f.eks. å skrive hvert kapittel i et eget dokument. Etter hvert som kapitlene er ferdig, legger man disse til i hoveddokumentet. Når så alle kapitlene er satt inn i hoveddokumentet, kan man sette inn kryssreferanser mellom kapitlene, innholdsfortegnelser, tabellister m.m. For å redigere hele hoveddokumentet, kan man gå inn i normalvisning og gjøre endringer der. Her kan du legge til sidetall og topp/bunntekst. Du kan lage tabeller og endre stiler helt som man gjør i et vanlig dokument. Vil du jobbe videre med et deldokument, kan dette kjapt og enkelt åpnes via hoveddokumentet ditt. Da kan du jobbe individuelt med deldokumentet, og f.eks. legge inn egen topp/bunntekst for et deldokument. Normalvisning er også den visningen man må ha for å skrive ut hoveddokumentet.

Å jobbe med Hoveddokument

Ved å sette inn et deldokument i et helt vanlig dokument, gjør du dokumentet til et hoveddokument. Dette kan gjøres som vist under:

1. Åpne et nytt dokument.
2. Velg Vis->Disposisjon (Det kan hende du må utvide menyen for å få fram valget "Disposisjon")
3. Flytt innsettingspunktet ditt til der du vil sette inn deldokumentet
4. Trykk på knappen "Sett inn deldokument" som du finner i verktøylinja for hoveddokument
   
5. I vinduet Sett inn deldokument velger du det dokumentet du vil sette inn. Trykk Ok.

Fila du valgte settes nå inn som deldokument i hoveddokumentet. Word bruker malen til hoveeddokumentet dersom denne skiller seg fra malen til deldokumentet.

Verktøylinja i hoveddokumentsvisning

Forklaring av verktøyene i hoveddokumentsvisning

• Hev/senk tekstnivå : Med denne knappen kan du heve eller senke nivået på det aktive avsnittet, samt underliggende avsnitt med lavere nivå enn det valgte.
• Nivå for aktivt avsnitt : Viser hvilket overskriftsnivå det aktive avsninttet har. Med "aktivt avsnitt" menes avsnittet innsettingspunktet er plassert i.
• Trekk sammen/utvid avsnitt : Brukes for å vise alle underliggende nivåer til den aktive overskriften.
• Velg antall viste nivåer : Med denne knappen kan man bestemme hva av tekst som skal vises avhengig av nivå. Man kan f.eks. vise kun tekst med nivå 3 eller over. Dette gjør det enklere å få oversikt over store deler av teksten samtidig, og letter omdisponeringer av teksten.
• Hoveddokumentsvisning : Må trykkes inn for at hoveddokumentsverktøyene skal bli aktive.
• Trekk sammen/utvid hele dokument : Med denne knappen kan man gå mellom å vise all tekst i alle deldokumenter, til å vise kun en link til deldokumenter
• Lag deldokument : Hvis man markerer ett eller flere avsnitt og trykker på denne knappen, vil de valgte avsnittene lagt i et eget deldokument. Kan brukes på tekst i andre deldokumenter og på tekst skrevet direkte inn i hoveddokumentet
• Slett deldokument : Det valgte deldokumentet blir slettet, og teksten blir lagt inn i hoveddokumentet.
• Legg til deldokument : Med denne knappen åpnes vinduet "Legg til deldokument", og man får muligheten til å velge et dokument man vil sette inn i hoveddokumentet.
• Lim sammen deldokument : Merk to eller flere deldokumenter og trykk på denne knappen, og de vil samles i ett deldokument.
• Splitt deldokument : Med denne knappen vil man kunne dele et deldokument der innsettingspunktet står. All tekst etter innsettingspunktet vil bli lagt i et eget deldokument.
• Lås deldokument : Trykk på denne knappen for å låse det valgte deldokumentet for redigering. Trykk på knappen enda en gang for å låse det opp igjen.

Etter at du har satt inn et deldokument, kan dette vises i sammetrekt eller utvidet form, d.v.s. man kan vise kun en link til deldokumentet eller all teksten i deldokumentet. For å gå mellom de to visningsfomene trykker man på knappen kalt Trekk sammen/utvid deldokument. Hvis du har importert en rekke deldokumenter og bestemmer deg for å endre rekkefølgen på disse, er dette fullt mulig. Den enkleste måten er å se på dokumentet i sammentrekt form, og "dra" deldokumentet dit du vil plassere det. På samme måte kan du omorganisere tekst skrevet i de enkelte deldokumentene. Dette fungerer på samme måte som med disposisjoner.

Automatiske funksjoner i deldokumentene

En viktig ting ved skriving av store dokumenter i Word, er at man bør unngå manuelle formateringer. Mange har som vane å endre utseendet på teksten i dokumentet sitt ved å merke avsnittet, for deretter å formatere teksten med Words formateringsverktøy. Dette bør unngås! All formatering skal skje via bruk av stiler. Dette er fordi det kun er ved bruk av stiler at de automatiske funksjonene vil fungere. Det er ikke mulig å generere en automatisk innholdsfortegnelse hvis ikke stiler med definerte overskriftsnivåer er brukt.

På samme måte som med avsnittsformatering, bør man også alltid sette inn tabell, figur og fotnotetekster ved hjelp av automatiske funksjoner (sett inn->referanse->). Hvis man er konsekvent ved bruken av disse funksjonene, blir arbeidet med automatiske lister og kryssreferanser mye enklere.

fot- og sluttnoter

Fotnoter er alltid bundet til deldokumentet. Sluttnoter, derimot, kan være bundet lokalt til deldokumentet og globalt til hoveddokumentet. Det vil si at de enten listes opp etter siste side i deldokumentet eller helt bakerst i hoveddokumentet.

Dersom du vil at sluttnoten skal settes lokalt i deldokumentet, må du åpne hoveddokumentet. Her gjør du som følger:

• Velg Sett inn->Referanse->Fotnote...
• I vinduet "fotnote og sluttnote" velger du sluttnote til slutt i inndelingen.
• Trykk Sett inn.
• lagre hoveddokumentet

Nå vil alle sluttnotene holdes lokalt i deldokumentet. MERK! Dersom du bruker inndelingsskift i noen av dokumentene, vil ikke dette fungere. Da vil sluttnoten komme etter hvert inndelingsskift.

Dersom du vil ha globale sluttnoter, velger du "til slutt i dokumentet" istedet for "til slutt i inndelingen" i dialogboksen "fotnote og sluttnote".

Sidetall

Har du satt inn automatiske sidetall i deldokumentene, vil disse tilpasse seg hverandre ved import i hoveddokumentet.

Innholdsfortegnelse

Du kan sette innholdsfortegnelser lokalt i deldokumentene og globalt i hoveddokumentet. En lokal innholdsfortegnelse settes inn i et åpnet deldokument. Globale innholdsfortegnelser settes inn i hoveddokumentet. Før du skriver ut hoveddokumentet, er det viktig å oppdatere innholdsfortegnelsene. Dette kan gjerne være det siste du gjør før utskrift. Innholdsfortegnelsen oppdateres ved å sette innsetingspunktet inn i lista, og høyreklikke. Velg "Oppdater felt..->oppdater hele tabell". Det er lurt å oppdatere hele tabellen og ikke bare sidetallene, da det ikke alltid er like lett å ha oversikt over hvile endringer man faktisk har gjort.

Øverst i hoveddokumentet ditt blir det laget en del tomme linjer ved import av det første deldokumentet. La disse være! Det er her du skal sette inn evt. globale tabeller og lister. Generelt er tomme linjer i Word-dokumenter en uting, men i akkurat dette tilfellet er de altså nødvendige. Hvis det ikke er noen tomme linjer der, har innholdsfortegnelsen lett for å havne inn i et deldokument. Dette fører til at den blir lokal isterdet for global. Om du har vært uheldig og slettet de tomme linjene, er det bare en ting å gjøre. Du må slå det første deldokumentet sammen med hoveddokumentet, erstatte innholdet i det som var deldokumentet med ett par tomme linjer, for så å sett inn deldokumentet på nytt under de tomme linjene. Kryssreferanser som pekte fra det gamle deldokumentet og til andre deldokumenter vil nå være borte, og må opprettes på nytt.

Kryssreferanser

Dersom du vil sette kryssreferanser mellom deldokumenter, må du gøre dette i hoveddokumentet. Referansene settes inn som du ville ha gjort i et vanlig dokument. Om du åpner et deldokument med en referanse til et annet deldokument, vil du få en feilmelding. Dette skyldes at Word ikke finner målet for referansen så lenge kun det ene deldokumentet er åpnet. Når du åpner hoveddokumentet igjen, vil referansene vises riktig.

Tips og triks

Det er ett par ting en bør være klar over når det gjelder hoveddokumenter. Her er noen triks som hjelper for å unngå problemer

Tomme linjer før hvert deldokument

Som tidligere nevnt, er de tomme linjene før det første deldokumentet viktig. På samme måte kan det være lurt å beholde en del tomme linjer mellom de andre deldokumentene også. Grunne til dette er at hoveddokumentet ditt blir mer fleksibelt med hensyn til å sette inn flere deldokumenter. Er det ingen tom linje mellom to deldokumenter, kan det bli vanskelig å sette inn et nytt deldokument. Husk å la de tomme linjene ha normalstil ( se vunder for forklaring på hvorfor).

Nummererte blanke linjer/tomme linjer i innholdsfortegnelsen

Noen ganger dukker det opp nummererte tomme linjer samt tomme linjer i innholdsfortegnelsen. Dette er fordi det er satt inn tomme linjer med en eller annen overskriftsstil i dokumentet ditt. Du løser dette problemet ved å sette innsettingspunktet inn i den tomme linja, og skifte stil til brødtekst/normalstil.

Eksterne lenker

• Mer utfyllende informasjon om store dokumenter i Word