IRIS - Aide Administrative
Guide a commencement rapide (en anglais)
 
Rubriques d’aide
Compte
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En tant qu’établissement Erasmus, vous bénéficiez automatiquement d’un compte IRIS.
Le nom d’utilisateur pour le compte est identique à votre code institutionnel Erasmus. Seul l’espace suivant le code du pays est remplacé par un tiret.
Par exemple, si votre code institutionnel Erasmus est :
F LYON01
Votre nom d’utilisateur administratif sera :
F-LYON01
(c’est à dire avec tiret au lieu d’un espace). Le nom d’utilisateur est toujours en lettres majuscules.
Mot de passe et connexion
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En tant que membre IRIS, vous devez avoir reçu votre nom d’utilisateur et votre mot de passe par votre agence nationale SOCRATES / ERASMUS.
Pour vous connecter, sélectionnez ”login” sur le menu à droite. Il vous sera demandé de saisir votre nom d’utilisateur (pensez à utiliser des majuscules, le processeur de connexion y est sensible) et votre mot de passe (en faisant également attention à la casse : il peut y avoir à la fois des majuscules, des minuscules et des caractères numériques. Vous devez taper le mot de passe exactement tel qu’il vous a été transmis). Vous accéderez alors à la page principale d’administration pour les universités, d’où vous pourrez créer, réviser et administrer des rapports pour les étudiants de votre établissement.
Changer de mot de passe
La première fois que vous utilisez le système, puis à intervalles réguliers (pour chaque série de rapports), il vous est recommandé de changer votre mot de passe administrateur. Vous avez la possibilité de le faire à partir de la page principale dans la section ’Universités’. Ceci afin de garantir la sécurité. Pensez à mémoriser votre nouveau mot de passe, ou à l’écrire dans un endroit sûr. Si vous oubliez ou perdez votre(vos) mot(s) de passe, vous pouvez contacter votre agence nationale SOCRATES / ERASMUS ou envoyer un mail à iris@siu.no (administrateur technique).
Préparer un rapport
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Depuis la page d’accueil pour les universités, sélectionnez "Préparer un rapport". Vous accéderez à la page où vous pourrez saisir les informations de base pour chaque étudiant sortant. Il s’agit des noms, prénoms et sexe de l’étudiant, de son INE (Identification Nationale Etudiante), de son adresse e-mail, du code institutionnel de l’établissement d’accueil, du domaine d’études, et des dates de la période d’échange ERASMUS. Toutes ces informations sont obligatoires sauf l’INE et l’adresse e-mail de l’étudiant. Il est cependant hautement recommandé de préciser l’adresse e-mail, dans la mesure où cela vous permettra d’envoyer automatiquement des mails aux étudiants, avec les liens vers leurs rapports.
Sauf s’il y a une erreur dans le rapport, lorsque vous faite la sauvegarde, vous accédez automatiquement à un nouveau rapport, ce qui vous permet d’enregistrer plusieurs étudiants successivement. S’il y a un problème avec les informations, vous êtes automatiquement redirigé vers le rapport en cours et recevez des détails sur les problèmes à corriger.
Statut du rapport
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Depuis la page ‘Rapports’, vous pouvez voir tous les rapports enregistrés sous le code de votre Établissement ERASMUS. Il y a quatre états de rapport :
Ouvert (e-mail non envoyé)
Ouvert (e-mail envoyé)
Complet
Publié
Un rapport a le statut ‘Ouvert (e-mail non envoyé)’ lors de sa création.
Lorsque le mail avec le lien vers le rapport a été envoyé, le rapport est labellisé ‘Ouvert (e-mail envoyé)’. Tant que le rapport est ‘ouvert’, l’étudiant peut le modifier.
Un rapport avec le statut ‘Complet’ a été validé comme terminé par l’étudiant, et il appartient alors au coordinateur Erasmus de réviser et de publier le rapport. Il est accessible au public, sauf en ce qui concerne les questions ouvertes.
Un rapport avec le statut ‘Publié’ a été approuvé par le coordinateur ERASMUS et est entièrement accessible au public, y compris les questions ouvertes.
Les données personnelles sont systématiquement rendues anonymes dans les rapports publics.
Les étapes de l’élaboration du rapport
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Le coordinateur commence par créer un rapport préliminaire, soit en saisissant l’information manuellement, soit en joignant un fichier Excel avec les données de base du /des étudiant/s (voir "Importer les données d’un rapport" ci-dessous).
Chaque rapport que vous créez a d’abord le statut ‘Ouvert (e-mail non envoyé)’. Sur la page ‘Rapports’, vous pouvez voir tous les rapports classés par statut. Les rapports ouverts ont 2 ‘Actions’ : Voir et Modifier. Vous pouvez utiliser ‘Voir’ pour voir les informations de bases saisies pour chaque étudiant, et aussi détruire les rapports erronés. Utilisez ‘Modifier’ pour corriger les informations de base.
Un rapport ouvert possède un lien qui lui est associé, et qu’il vous est recommandé d’envoyer par mail à l’étudiant concerné, avec les instructions (voir la rubrique Envoi automatique de mails" ci-dessous).
Vous pouvez voir le lien associé à un rapport en sélectionnant “ Voir ” au-dessus du nom de l’étudiant, ou sélectionner “ Liens vers les rapports ouverts ” au sommet de la page "Rapports".
"Publier" et "Autoriser la correction"
Après que l’étudiant concerné ait marqué le rapport comme “ complet ”, vous pouvez sélectionner l’action “ Réviser ” pour vérifier le rapport entier. Après vous être assuré que le rapport ne contient pas de données désobligeantes ou erronées, vous pouvez sélectionner “ Publier ”, au sommet du rapport, afin de le rendre disponible publiquement. REMARQUE : Après avoir publié un rapport, il n’est plus possible de le corriger ou le détruire. Le contenu des rapports devient public, tandis que les rapports restent anonymes.
Si vous utilisez les rapports Erasmus complets en tant que critère pour l’attribution de la dernière partie de la bourse Erasmus, ceci peut être un moyen simple de vérifier quels sont les étudiants qui ont remis un rapport validé.
Vous pouvez également sélectionner “ Autoriser la correction ” pour redonner au rapport le statut “ Ouvert ”. Ceci peut être utile si le rapport contient des données futiles ou peu recommandables, ou que le contenu est, pour quelque raison que ce soit, illégal ou inapproprié dans votre pays. Si vous choisissez de le faire, vous devez contacter l’étudiant concerné afin que celui-ci puisse faire les changements nécessaires, et marque à nouveau le rapport comme achevé.
Après qu’un rapport ait été publié, vous pouvez choisir à nouveau “ Visualiser ”, cette fois-ci afin de voir le rapport entier et non pas seulement les données de base, comme c’est le cas avec un rapport ouvert.
Seuls les rapports Publiés seront entièrement accessibles aux autres étudiants et au public, après avoir été rendus anonymes. Les rapports complets sont disponibles, mais les réponses aux questions ouvertes sont masquées jusqu’à la publication. Les rapports ouverts sont visibles seulement par l’établissement qui les a créés en premier lieu.
Envoi automatique de mails
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IRIS propose l’envoi automatique de mails avec les liens vers les rapports. Vous trouverez les instructions dans la rubrique “ Mail ” dans la barre de navigation.
Quand l’étudiant reçoit le lien vers le rapport, il peut ouvrir le lien à partir de son navigateur web. Il peut ensuite remplir le rapport, et l’enregistrer comme achevé lorsque le rapport est complet et sans fautes. Une fois que l’étudiant marque le rapport comme achevé, celui-ci apparaît avec la mention “ Complet ” sur la page “ Rapports ”.
Importer les données d’un rapport
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Si vous avez un grand nombre d’étudiants qui partent (plus de 40), il est plus intéressant de saisir les informations dans un fichier sous forme de tableau et d’envoyer le tout à IRIS, qui l’importera. Ceci permet d’économiser du temps, plutôt que de remplir les fiches en ligne, et réduit également la charge de travail sur le serveur IRIS.
Pour gérer l’importation des données de manière efficace, il faut que celles-ci soient transmises dans un format approprié. Si vous souhaitez envoyer les rapports sous forme de fichier tableau, merci de télécharger l’exemple de fichier ci-dessous (format Excel) et de vous assurer que vos données ont la même structure. Les informations obligatoires sont indiquées en rouge – l’adresse e-mail et le numéro d’identité de l’étudiant ne sont pas obligatoires, mais sont fortement recommandés si vous souhaitez utiliser la fonction d’envoi automatique de mails.
Ensuite, envoyez un e-mail à iris@siu.no et joignez le fichier tableau avec les données que vous souhaitez voir importées. Nous enregistrerons les données aussi rapidement que possible.
Nous ne pouvons pas garantir que les données seront importées, et qu’elles seront importées correctement, si vous ne les transmettez pas dans le même format que celui proposé dans l’exemple de fichier.
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