Tips til registrering av eksamensdata i regneark
Tips til utfylling i regneark er en forenklet versjon av Brukerveiledning til regneark, og er ment som et supplement til denne veiledningen.
Definisjon av eksamensdata
Lånekassens definisjon av ”Eksamensdata” = eksamen, fullført utdanning og kurs bestått/ikke bestått.
Lånekassen har laget et regneark for registrering av eksamensdata. Lærestedene skal bruke regnearket for å registrere de resultatene som skal rapporteres til Lånekassen. Det er viktig at regnearket er korrekt utfylt fordi det er disse resultatene som danner grunnlaget for elevenes/studentenes omgjøring av lån til stipend.
NB! Fag som rapporteres for elevene og studentene fra andre læresteder eller fylkeskommunen, skal ikke registreres i regnearket. Det er skolens ansvar å undersøke om fagene rapporteres fra andre læresteder ev. fylkeskommunen.
Slik går du fram
For å kunne registrere eksamensdata, må du laste ned regnearket og lagre dette lokalt på din maskin. Merk deg hvor du har lagret regnearket.
Dersom du rapporterer for flere læresteder, må du bruke et regneark for hvert lærested slik at avsenderskole (lærestednr = Skolekode) for dataene blir korrekt. Lånekassen anbefaler at du bruker samme regneark (for samme skole) hver gang du skal registrere eksamensresultater. Dette for å sikre at løpenummeret blir riktig ved hver innsending.
Når du åpner regnearket vil du få melding om at det er makroer i regnearket. Velg ”AKTIVER MAKROER”.
Nedenfor beskriver vi hvordan du skal gå fram i arbeidet med regnearket:
1. Lag en mappe/katalog på ditt område
2. Åpne regnearket (ikke velg regnearket for offentlig videregående skole)
3. Velg ”aktiver makroer”
4. Skriv inn lærestedsnummer (skolekoden tildelt av Lånekassen) i den grå boksen du får fram
5. Lagre regnearket i mappen/katalogen du har laget
6. Åpne regnearket på nytt i mappen/katalogen du har laget
7. Registrer alle kurs/fag (Emnekoder) i Emnearket (ark 2)
8. Registrer deretter opplysningene om elevene/studentene i Eksamensarket (ark 3)
9. Gå til forsiden i regnearket
10. Velg ”Bla gjennom - knappen” og finn mappen du har laget tidligere, trykk deretter OK
11. Ta en sjekk ved bruk av ”Sjekk-knappen”
12. Lag fil (Lag fil - knappen)
Har du behov for å endre filnummer, gå inn på ”Adminknappen” før du lager filen.
Regnearket består av tre ark
Regnearket består av en forside (ark 1), et Emneark (ark 2) og et Eksamensark (ark 3).
Ark 1: Forside
Arket inneholder data om hvilken skole som rapporterer (lærestedsnummer = skolekode tildelt av Lånekassen), hvilken katalog regnearket ligger i, og hvilket løpenummer for fil du sendte til Lånekassen ved forrige rapportering. Katalogen du har laget, finner du ved å søke i ”bla gjennom - knappen” i regnearket.
Ark 2: Emne
I Emnearket skal alle fag/kurs/årstrinn registreres. Emnekodene du registrerer i Emnearket, skal brukes i Eksamensarket når du skal registrere hvilke eksamensresultater/kurs/årstrinn som er bestått for hver enkelt elev/student. Det er viktig at alle fag/kurs/årstrinn har en unik Emnekode og et unikt Emnenavn. Bruk gjerne behandlingskoden for fag/kurs fra Lånekassen som utgangspunkt for Emnekoden, men det er viktig at årskursene i et flerårig opplegg kan skilles fra hverandre.
Eks: 3-årig lærerutdanning med tildelt behandlingskode 550000
Emnekode 1. årstrinn = 550001, Emnenavn = 1. klasse Lærer
Emnekode 2. årstrinn = 550002, Emnenavn = 2. klasse Lærer
Emnekode 3. årstrinn = 550003, Emnenavn = 3. klasse Lærer
I tillegg til Emnekode og Emnenavn må kolonnene for Vektingstype, Vektingsantall, Varighet og Godkjent fylles ut.
Eksempel på utfylling av en Emnekode i Emnearket
I dette eksempelet er PR (prosent) brukt som vektingstype. Kurset er definert som ett fulltidskurs (100 prosent).
| EMNEKODE |
Emnenavn |
Vektingtype |
Vekting ant. |
Varighet |
Godkjent |
| 447000 |
Film og tv-produksjon, ett-årig |
PR |
100 |
2 |
1 |
Kurset Film og tv-produksjon er et kurs som går over to semestre (varighet = 2).
Vektingstype som brukes er prosent (PR). Vektingsantallet for kurset er 100 (fulltid). Ved utdanningsopplegg på for eksempel 50 prosent, må 50 brukes som vektingsantall. Varigheten av kurset er 2 semestre (ett undervisningsår).
Godkjent = 1 betyr at kurset er godkjent.
Ark 3: Eksamen
I Eksamensarket skal du registrere utdanningen som elevene/studentene har bestått/ikke bestått. Det er kun Emnekoder registrert i Emnearket som kan registreres på elevene i Eksamensarket. Kolonner som må fylles ut er:
• Fødselsnummer
• Emnekode (som du finner i Emnearket)
• Undervisningsår
• Semester (periode) eksamen er avlagt
• Res.kode (eksamen bestått/ikke bestått)
Dersom eleven har bestått bare deler av et kurs, må det angis hvor stor andel (prosent) som er bestått i forhold til det som er oppgitt i Emnearket for dette kurset. Kolonnene under Vekting må da fylles ut (kolonne V, W og X). Se eksempel elev B under.
Eksempel på utfylling i Eksamensarket:
Elevene A og B følger samme Emnekode (undervisningsopplegg) - kurset Film og tv-produksjon.
Eksempel elev A:
Eleven har bestått hele kurset (100 prosent) av kurset Film og tv-produksjon (447000). Følgende kolonner skal fylles ut i Eksamensarket:
| Fødselsnr |
EMNEKODE |
Underv.år |
Periode |
Res.kode |
Type |
Ant |
Varighet |
| xxxxxxxxxxx |
447000 |
20042005 |
2 |
B |
|
|
|
Emnekode: Emnekoden som er registrert i Emnearket
Undervisningsår: 2004-2005
Periode: bestått utdanning våren 2005 = 2
Ved bestått utdanning i høsthalvåret brukes periode = 1
Eksempel elev B:
Eleven har bestått 80 prosent av kurset Film og tv-produksjon som er normert til full tid (100 prosent).
| Fødselsnr |
EMNEKODE |
Underv.år |
Periode |
Res.kode |
Type |
Ant |
Varighet |
| xxxxxxxxxxx |
447000 |
20042005 |
2 |
B |
PR |
080,00 |
2 |
Se flere eksempler i Brukerveiledning til regneark.
Sjekk registreringene dine
Når du har registrert alle opplysninger i Emnearket og Eksamensarket, går du tilbake til forsiden for å sjekke dine registreringer. Ved å trykke på knappen ”Sjekk”, foretas det en forhåndsdefinert kontroll av innlagte data (logiske feil), for eksempel en sjekk på at det er brukt Emnekoder i Eksamensarket som er registrert i Emnearket. Du får tilbakemelding på evt. feil som er oppdaget. Når du får melding om at sjekk er gjennomført uten feil, kan du lage en fil.
Lag fil på forsiden - overfør til Lånekassen
Etter at du har rettet evt. feil, skal resultatene være klare. Trykk deretter på knappen ”Lag fil”. Du lager nå en tekstfil av de registrerte resultatene som legger seg i den samme katalogen du har lagret regnearket i, og løpenummeret øker automatisk med en (1). Det er denne tekstfilen som skal overføres til Lånekassen. Har du sendt en fil med feil løpenummer til Lånekassen, får du melding om dette på kvitteringen du mottar.
Feil filnummer?
Dersom du i kvitteringen (mottatt på e-post) får melding om at filen som er overført til Lånekassen har feil filnummer, må du endre løpenummer for filen i regnearket. Deretter må filen sendes på nytt til Lånekassen.
For å endre løpenummer for fil gjør du følgende:
Gå inn på Admin-knappen på forsiden i regnearket (ark 1): her kan du velge:
- Øke løpenummer for fil
- Tilbakestill siste fil – reduser løpenummer.
Overføring av filer til Lånekassen
For å overføre fil, må du ha ett passord. Ta kontakt med Kompetansesenter læresteder dersom du ikke har passord.