Tips til utfylling av regneark for offentlige videregående skoler
Tips til utfylling i regneark er en forenklet versjon av Brukerveiledning til regneark og er ment som et supplement til denne veiledningen.
Definisjon av eksamensdata
Lånekassens definisjon av ”Eksamensdata” = eksamen, fullført utdanning/kurs og standpunktkarakter.
Lånekassen har laget et regneark for registrering av eksamensdata. Lærestedene skal bruke regnearket for å registrere de resultatene som skal rapporteres til Lånekassen. Det er viktig at regnearket er korrekt utfylt fordi det er disse resultatene som danner grunnlaget for elevenes/studentenes omgjøring av lån til stipend.
NB! Fag som rapporteres for elevene via fylkeskommunen, skal ikke registreres i regnearket. Det er skolens ansvar å undersøke om fagene rapporteres via VIGO (fylkeskommunen).
Slik går du fram
For å kunne registrere eksamensresultater/standpunktkarakterer/kurs, må du laste ned regnearket du skal bruke, og lagre dette på ditt eget område på din PC. Merk deg hvor du har lagret regnearket. Det anbefales at du lager en egen mappe/katalog som du kan lagre regnearket i.
Lånekassen anbefaler at du bruker samme regneark (for samme skole) hver gang du skal registrere eksamensresultater. Dette for å sikre at filnummeret blir riktig ved hver innsending.
Nedenfor beskriver vi hvordan du skal gå fram i arbeidet med regnearket:
1. Lag en mappe/katalog på ditt område
2. Åpne deretter regnearket for offentlig videregående skole
3. Velg ”aktiver makroer”
4. Lagre regnearket i mappen/katalogen du har laget
5. Åpne regnearket på nytt i mappen/katalogen du har laget
6. Du starter med å skrive inn lærestedsnummer (skolekoden tildelt av Lånekassen) på forsiden i regnearket
7. Registrer alle kurs/fag (Emnekoder) som ikke er forhåndsutfylt i Emnearket (ark 2)
8. Registrer deretter opplysningene i Eksamensarket (ark 3)
9. Gå til forsiden i regnearket
10. Velg ”Bla gjennom-knappen” og finn mappen du har laget tidligere, trykk deretter OK
11. Ta en sjekk ved bruk av ”Sjekk-knappen”
12. Lag fil
Har du behov for å endre filnummer, gå inn på ”Adminknappen” før du lager filen.
Regnearket består av tre ark
Regnearket består av en forside (ark 1), et Emneark (ark 2) og et Eksamensark (ark 3).
Ark 1: Forside
Arket inneholder data om hvilken skole som rapporterer (lærestedsnummer = skolekode tildelt av Lånekassen), hvilken katalog regnearket ligger i, og hvilket løpenummer for fil du sendte til Lånekassen ved forrige rapportering. Katalogen du har laget, finner du ved å søke i ”bla gjennom” i regnearket.
Ark 2: Emnearket
I Emnearket finner du en rekke forhåndsutfylte koder som samsvarer med kodene som VIGO bruker. For de fleste fag finnes det en fagkode og de fleste fag er vektet med årstimer. Disse forhåndsutfylte dataene kan du ikke redigere.
Skal du rapportere eksamensdata for fag som ikke har en forhåndsutfylt kode, må du lage en fagkode/kurskode i Emnearket. Du må fylle ut følgende felt i Emnearket: Emnekode, Emnenavn, Vektingstype, Vektingsantall, Varighet og Godkjent. Se eksempelet under.
Eksempel på registrering i Emnearket - faget norsk tatt som privatist
Elev A har tatt norsk som privatist (grunnkurs, VKI og VKII) på ett undervisningsår.
Eksemplet viser et fag med emnekode NORSKPRIVAT og emnenavn NORSK PRIVATIST, vektingstype er årstimer (AT) og vektingsantall er 524. I dette eksempelet er faget norsk grunnkurs, norsk videregående kurs I og norsk videregående kurs II registrert som ett emne (fag). Totalt antall årstimer for disse fagene er til sammen 524 timer. Det kan være hensiktsmessig å rapportere på denne måten for privatister.
NORSKPRIVAT må du også bruke som Emnekode i Eksamensarket når du skal registrere dette faget som bestått på eleven.
| Emnekode |
Emnenavn |
Vektingstype |
Vekting ant. |
Varighet |
Godkjent |
| NORSKPRIVAT |
Norsk Privatist |
AT |
524 |
2 |
1 |
Emnekode = NORSKPRIVAT (skal også registreres i Eksamensarket på eleven)
Emnenavn = Norsk privatist
Vektingstype = AT (årstimer)
Vekting ant. = 524
Varighet = 2 (2 halvår, ett undervisningsår)
Godkjent = 1 (godkjent for støtte i Lånekassen)
Eksempel på registrering i Emnearket - kurs med flerårig opplegg
Det er viktig at årskursene i et flerårig opplegg kan skilles fra hverandre, det må derfor lages en egen Emnekode for hvert årskurs i et flerårig opplegg. Se eksempel under. Lærestedet kan selv velge Emnekoder.
Eks: 2-årig teknisk fagskole:
Emnekode 1. årstrinn = TEKN1, Emnenavn = 1. klasse teknisk fagskole
Emnekode 2. årstrinn = TEKN2, Emnenavn = 2. klasse teknisk fagskole
Eksempel: registrering av opplegget 2-årig teknisk fagskole på full tid (100%)
| Emnekode |
Emnenavn |
Vektingstype |
Vekting ant. |
Varighet |
Godkjent |
| TEKN1 |
1. klasse teknisk fagskole |
PR |
100 |
2 |
1 |
| TEKN2 |
2. klasse teknisk fagskole |
PR |
100 |
2 |
1 |
Vektingstype som brukes er prosent (PR).
Vektingsantallet for kurset er 100 (fulltid). Ved opplegg på for eksempel 50 prosent, må 50 brukes som vekting antall.
Varigheten av kurset er 2 halvår (ett undervisningsår).
Godkjent = 1 (kurset er godkjent for støtte i Lånekassen).
Ark 3: Eksamensarket
I Eksamensarket skal du registrere fagene/kurset som elevene har bestått/ikke bestått. Det er kun Emnekoder registrert i Emnearket som kan registreres på elevene i Eksamensarket. Kolonner som må fylles ut er:
• Fødselsnummer
• Emnekode (som du finner i Emnearket)
• Undervisningsår
• Periode (semester) eksamen er avlagt
• Resultatkode (eksamen bestått/ikke bestått)
Dersom eleven har bestått bare deler av et kurs, må det angis hvor stor andel (prosent) som er bestått i forhold til det som er oppgitt i Emnearket for dette kurset. Kolonnene under Vekting må da fylles ut (kolonne V, W og X). Se siste eksempel i denne veiledningen.
Eksempel på utfylling i Eksamensarket
Eleven har bestått en 2-årig teknisk fagskole (100 prosent) i løpet av to år. 1. klasse er bestått i 2003-2004 og 2. klasse er bestått i 2004-2005. Følgende kolonner skal fylles ut i Eksamensarket:
| |
|
Semester |
Resultat |
Vekting |
| Fødselsnr |
EMNEKODE |
Underv.år |
Periode |
Res.kode |
Type |
Ant |
Varighet |
| bbbbbbbbbbb |
TEKN1 |
20032004 |
2 |
B |
|
|
|
| bbbbbbbbbbb |
TEKN2 |
20042005 |
2 |
B |
|
|
|
Begge årskursene (1. og 2. klasse), må registreres på eleven i Eksamensarket.
Emnekodene som er registrert for kursene i Emnearket skal brukes
Undervisningsår er 2003-2004 (1. klasse) og 2004-2005 (2. klasse)
Periode 2 viser at kursene er bestått i vårhalvåret.
Elever som har bestått kurset/faget i høsthalvåret, skal registreres med Periode = 1.
Eksempel på elev som har bestått deler av 2. klasse ved teknisk fagskole
Dersom denne eleven har bestått 50 prosent av 2. klasse, må eksamensresultatet registreres på følgende måte:
| |
|
Semester |
Resultat |
Vekting |
| Fødselsnr |
EMNEKODE |
Underv.år |
Periode |
Res.kode |
Type |
Ant |
Varighet |
| bbbbbbbbbbb |
TEKN1 |
20032004 |
2 |
B |
|
|
|
| bbbbbbbbbbb |
TEKN2 |
20042005 |
2 |
B |
PR |
50 |
2 |
I slike tilfeller må kolonnene TYPE, ANT OG VARIGHET fylles ut i Eksamensarket:
TYPE = prosent (PR)
ANT = antall prosent bestått av 2. klasse (=50)
Varighet = kurset har en varighet på ett undervisningsår (2 halvår).
Se flere eksempler i Brukerveiledning til regneark for offentlige videregående skoler.
Se registreringene dine
Når du har registrert alle opplysninger i Emnearket og Eksamensarket, går du tilbake til forsiden for å sjekke registreringene du har gjort. Ved å trykke på knappen ”Sjekk” foretas det en forhåndsdefinert kontroll av innlagte data (logiske feil), for eksempel en sjekk på at det er brukt Emnekoder i Eksamensarket som er registrert i Emnearket. Du får tilbakemelding på eventuelle feil som er oppdaget. Når du får melding om at sjekk er gjennomført uten feil, kan du lage en fil.
Lag fil på forsiden - overfør til Lånekassen
Etter at du har rettet eventuelle feil, skal resultatene være klare. Trykk deretter på knappen ”Lag fil”. Du lager nå en tekstfil av de registrerte resultatene, som legger seg i den samme katalogen som du har lagret regnearket i, og løpenummeret øker automatisk med en (1). Det er denne tekstfilen som skal overføres til Lånekassen. Har du sendt en fil med feil løpenummer til Lånekassen, får du melding om dette på kvitteringen du mottar.
Feil filnummer?
Dersom du i kvitteringen (mottatt på e-post) får melding om at filen som er overført til Lånekassen har feil filnummer, må du endre løpenummer for filen. Deretter må filen sendes på nytt til Lånekassen, eller fylkeskommunen hvis lærestedet selv ikke overfører filen direkte til Lånekassen.
For å endre løpenummer for fil gjør du følgende:
Gå inn på Admin-knappen på forsiden i regnearket (ark 1): her kan du velge:
- Øke løpenummer for fil
- Tilbakestill siste fil – reduser løpenummer.
Overføring av filer til Lånekassen
Normalt er det fylkeskommunen som overfører filer for lærestedene. Du må derfor sende filen til fylkeskommunen. Dersom lærestedet skal overføre filen direkte til Lånekassen, går du inn på overføring av eksamensdata til Lånekassen. For å overføre fil, må du ha ett passord. Ta kontakt med Kompetansesenter læresteder dersom du ikke har passord.