Last ned Beredskapsplanen
 
Ansvar, organisering, informasjon og omsorg i krisesituasjoner

1.0 VARSLING 

1.1. Ved ulykker innenlands 

Først må du ....
Dersom du er vitne til en alvorlig ulykke, må du aller først varsle en av de offisielle krisetelefonene. Det er nok å ringe ett av disse numrene:  

Brann                                    110
Politi                                      112
Medisinsk nødhjelp              113

Deretter ber vi deg ...
Deretter bes du varsle høgskolens kriseberedskapsteam. Det kan du normalt gjøre ved å kontakte høgskolens sentralbord:

Høgskolens sentralbord        75 51 72 00

Dersom du ikke får kontakt med sentralbordet, ber vi deg ...
Dersom sentralbordet ikke er tilgjengelig, kontakter du en av dem som er nevnt i oversikten nedenfor:

Kriseberedskapsteamet

Hvem	Mobil
Rektor Pål A Pedersen, leder evt. Prorektor Berit Skorstad	41 47 56 25 48 21 69 33
Høgskoledirektør Stig Fossum evt. Økonomidirektør Anita Eriksen	90 54 35 70 95 70 77 33
Personaldirektør  Rune Madland evt. Studiedirektør Jan Atle Toska	99 25 41 29 90 16 61 25
Direktør Studentsamskipnaden Bente Larsen evt. Bente Pettersen	95 74 53 40 95 83 80 48
Studentleder Robert Lund	90 86 40 53
Informasjonsråsdgiver Kari Vassbotn evt. Webmaster Lena Ramsvik	45 02 44 05 48 13 06 96

Kriseberedskapsteamet har beredskap hele døgnet.

HMS-systemansvarlig er sekretær for teamet. HMS-systemansvarlig: Lill Tone Klæboe  mobil 92 22 16 33.

1.2 Ved ulykker utenlands

I utlandet er det vedkommende lands politi og hjelpeapparat som har det direkte ansvar for norske borgere som involveres i en ulykke. Norsk utenrikstjeneste og Kriminalpolitisentralen i Oslo har kontakt med de utenlandske myndigheter, og kontakt med disse igjen etableres gjennom lokalt politi hjemme.

Utenriksdepartementet                   22243600
Kriminalpolitisentralen                  22077000

Ved ulykker i utlandet stilles det særlig store krav til høgskolens egen kriseberedskap - både når det gjelder organisering, informasjon og omsorg. Det kan også være avgjørende hvorvidt det er blitt gjort et tilfredsstillende forarbeid.
 

2.0 KRISEINFORMASJONSPLAN

Denne kriseinformasjonsplanen er delt i to. Første del tar for seg fokus, roller, ansvar og forankring. Del to er praktisk rettet med skjematisk aksjonsplan og skjema for spørsmål og svar, samt medielogg.

2.1 Informasjonsfokus under en krise

Fokus: De fire M-er (i prioritert rekkefølge):

• Mennesker
• Miljø/omgivelser
• Materielle verdier
• Marked/økonomi

Når en krise oppstår, skal informasjonen fra Høgskolen i Bodø sørge for:

• Sikre at fakta i nyhetsbildet er korrekt og oppdatert.
• Sikre at informasjonen er enkelt og raskt tilgjengelig
• Sikre at informasjonen koordineres med samarbeidspartnere i krisen (politi, brannvesen, sykehus, andre berørte virksomheter)
• Sikre at media og andre interessenter får riktig informasjon fra rett instans til rett tid.

2.1.1 Ansvar, roller og funksjoner

Overordnet ansvar og talsperson
Det er rektor som til enhver tid har det overordnede ansvaret for informasjon i en krisesituasjon som rammer Høgskolen i Bodø. Rektor har også rollen som talsperson for høgskolen i en krisesituasjon. Rektor kan delegere denne rollen der det er nødvendig.

Kriseinformasjonsberedskap:
Kommunikasjonsrådgiver Kari Vassbotn er en del av beredskapsteamet. Når en krise inntrer, er det kommunikasjonsrådgivers oppgave å danne en kriseinformasjonsgruppe. Denne skal tilpasses hvor stor og alvorlig krisen er, men skal alltid bestå av minimum tre personer:

• Kommunikasjonsrådgiver
  • Skal skaffe en oversikt over
    • Hva krisen består av
    • Hvilke andre instanser er involvert i krisen
    • Hvem eier krisen (har hovedansvaret for informasjon)
    • Hvem skal informere om hva
    • Hvor omfattende er krisen, og dermed: hvor omfattende skal informasjonen være.
  • Skal ha løpende kontakt med resten av beredskapsteamet
  • Skal sørge for at talsperson (rektor) til enhver tid har all relevant informasjon.
  • Skal planlegge og iverksette presseframstøt (pressekonferanser, pressemeldinger etc.). i samråd med rektor.
    
• Nettansvarlig
  • Skal, dersom krisen defineres som alvorlig nok, opprette kriseinformasjonsside på http://www.hibo.no/ samt intranettet. 
    • Kriseinformasjonssiden skal ligge klar til bruk og opprettes på minutter.
    • Skal – i samråd med kommunikasjonsrådgiver – legge ut fortløpende informasjon om krisen, samt sikre at annen kontaktinformasjon er tilgjengelig.
      
• Overvåker (rekrutteringsansvarlig?)
  • Skal
    • overvåke media (nettsider, radio og tv) og samarbeidspartneres nettsider 
    • varsle nettansvarlig og kommunikasjonsrådgiver om viktig informasjon/desinformasjon

Servicesenteret

1. Servicesenteret har en viktig informasjonsfaglig oppgave i enhver krise. Ansvarlig for servicesenteret har ansvar for bemanning og opplæring av ansatte. Servicesenteret skal aldri gi fakta- eller personopplysninger i og om krisesituasjonen over telefon. Alle forespørsler om situasjonen skal ekspederes videre til den eller de som er bemyndiget til å svare.
   

2.1.2 Tilbake til normalsituasjonen

Når krisen er over, skal informasjonen ved Høgskolen i Bodø raskt tilbake til normalsituasjonen. Ekstraordinære tiltak avvikles – som krisenettsiden både på web og intranett tas ned, og viktig informasjon fra disse sidene legges på http://www.hibo.no/ samt intranett. Det vurderes hvilke informasjonstiltak som er viktige for følge opp konsekvensene av krisen.

Evaluer informasjonsarbeidet som foregikk under krisen. Hva kan forbedres? Oppdater kriseinformasjonsplanen.

2.1.3 Øvelser

Kriseinformasjonsplanen skal tas i bruk ved de årvisse kriseøvelsene ved Høgskolen i Bodø. Evaluering og oppdatering av planen skal rutinemessig følge etter slike øvelser.
 

2.2 Aksjonsplan for kriseinformasjon

Hva	Hvordan	Ansvar
Kriseinformasjons-teamet sammenkalles til beredskapsrommet	Nettansvarlig: Lena Ramsvik, mobil: Rekrutteringsansvaring: Marie Olea Løvseth, mobil:	Kommunikasjons-rådgiver
Kort informasjon om krisen	-omfang -samarbeidspartnere -vårt eierskap til krisen	Kommunikasjons-rådgiver
Krisenettside og intranettside opprettes	Forhåndslaget mal aktiveres All informasjon som går ut, går ut her først!	Nettansvarlig
Avklare eierskap	Den som har ansvaret for et område til vanlig, vil naturlig ha hovedansvaret for informasjon i en krisesituasjon. Kontakt med samarbeidspartnere. Koordiner informasjonsstrømmen.	Rektor/øverste leder Kommunikasjons-rådgiver
Definere målgrupper for denne krisen	- Studenter, ansatte, pårørende, media	Kommunikasjons-rådgiver
Definere budskap	Fokus: Menneske, miljø, materiell, marked Fokus: Hvordan løses krisen – hva gjør vi aktivt!	Rektor Beredskapsteam Kommunikasjons-rådgiver
Overvåk media og loggfør	Sjekk nettsider, radio og tv. Loggfør all kontakt med media.	Rekrutterings-ansvarlig
Møt media	Legg til rette for mediekontakt avhengig av størrelsen på krisen. Aktuelle tiltak: Krisenettsiden til enhver tid oppdatert! Pressemelding (hastemelding) Pressekonferanse Kontakte aktuelle media direkte Håndtere media på stedet Vurder behov for pressesenter (katastrofer)	Rektor Kommunikasjons-rådgiver
Møt ansatte/studenter	Intranetts kriseside holdes til enhver tid oppdatert. Informer ansatte/studenter om hvem de kan snakke med Informer om eventuelle allmøter for direkte informasjon og mulighet til toveis kommunikasjon.	Rektor Kommunikasjons-rådgiver Nettansvarlig
Løpende evaluering	Er informasjonen god nok? Er det andre målgrupper som bør nås Er informasjonen aktiv nok? Rapporterer media en annen versjon enn den versjonen vi forstår som korrekt? Er interninformasjonen tilstrekkelig?
Etter krisen	Vurder hvordan planen ble fulgt – revider planen om nødvendig	Beredskapsgruppen

2.2.1 Spørsmål som forventes svar på

Spørsmål	Svar	Ansvar for å svare
Skadeomfang, mennesker	Henvis til rett instans	Skadestedsleder Politi Brannvesen Sykehus
Skadeomfang, miljø, materiell		Den instans som har ansvaret for skadet miljø/materiell utenom krisen.
Hva har skjedd?
Hva er gjort?
Hvorfor?
Hva er konsekvensene?
Hvem har ansvaret?
Hva skjer nå for å løse problemet?

Policy for svar:

• Vi gir kun svar på spørsmål som omfatter Høgskolen i Bodøs ansvarsområde.
• Det er rektor/prorektor som er talsmann, dersom ikke annet er bestemt i hver enkel krisesituasjon.
• Gi svarene så fort som mulig – gjerne før media begynner å spørre.
• Svar direkte til aktører i situasjonen. Vær klar på hvem som er talsperson, og hvem som kan gi bakgrunnsinformasjon.

All informasjon skal være:

• Verifiserbar
• Forståelig
• Kort
• Presis
• Besvare aktuelle spørsmål.

Man skal IKKE:

• Spekulere eller komme med egne synspunkter
• Diskutere skyldspørsmål
• Holde tilbake informasjon
• Lyve

2.2.2 Hvem svarer på hva?

Type henvendelse	Ekspederes til	Telefon
Forespørsler fra offentlige myndigheter eller fra HBO ansatte som er involvert i aksjonen	Kriseberedskaps-teamet
Forespørsler fra pårørende til studenter eller ansatte som antas å være omfattet eller rammet av krisesituasjonen	Pårørendetelefon	Politi, sykehus
Forespørsler fra media	Informasjonssenter
Generelle interne eller eksterne henvendelser om krisesituasjonen, eller når sentralbordet er usikre på hvem som ringer	Informasjonssenter

2.2.3 Loggbok for informasjonstiltak i krisesituasjon

Tiltak	Ansvarlig	Tidspunkt	Utført
Iverksette krisenettside på nett og intranett

 

3.0 OM KRISEPLANEN

Denne planen er ment å være en veiledning om hvordan Høgskolen i Bodø takler situasjoner der studenter eller ansatte er berørt/rammet av en krisesituasjon som krever en eller annen form for ansvarlig, profesjonell oppfølging fra høgskolens side.

Veiledningen er knyttet til fire sentrale aspekter ved all krisehåndtering:

• organisering
• varsling
• informasjon
• omsorg

Hvert år skal planen for kriseberedskap gjennomgås med de tilsatte og studentene, herunder især med dem som vil få konkret ansvar i forbindelse med krisesituasjoner. Normalt deltar høgskolen årlig i en større kriseberedskapsøvelse.

4.0 HVA ER EN KRISE?

Krise er et ord som benyttes om en rekke forhold. Ordet krise kommer fra det greske crisis, som betyr en avgjørende forandring, et vendepunkt.

I denne sammenheng benytter vi ordet for å dekke ulike former for uforutsette, kaospregede situasjoner studenter og tilsatte ved høgskolen kan komme opp i, herunder situasjoner som krever en eller annen form for ansvarlig, profesjonell handling og omsorg.

Noen kjennetegn er felles for mange typer kriser:

• krisen kommer overraskende
• mangel på kontroll
• vitale interesser står på spill
• mange aktører
• tidspress
• sammenbrudd i den vanlige beslutningsprosessen
• fokus på kortsiktige løsninger
• bruk av skjønn
• usikkerhe
• desinformasjon og mangel på informasjon
• intens interesse fra utenforstående
• mediadekning

Hva som egentlig er en krise kan vi nok i hvert enkelt tilfelle oppleve noe forskjellig. Men en aktuell krise vil som regel være annerledes enn det vi tidligere har opplevd. Og selv om mye er likt, vil vi aldri kunne forutse alle eventualiteter.

Alle kriser er "spesielle".
Derfor er det også begrenset hva vi konkret kan forberede oss på.

I krisesituasjoner må man ofte anvende et sunt skjønn.

Som en del av forberedelsen på kriser som kan oppstå, har Høgskolen i Bodø utarbeidet denne planen med varslingsrutine og sjekkliste for hva som må gjennomtenkes eller gjennomføres.
 

5.0 ORGANISERING OG ANSVAR

Formelt har rektor/høgskoledirektøren, det øverste ansvar for høgskolens håndtering av alvorlige kriser.

Personaldirektøren har i praksis et operativt ansvar i forbindelse med kriser ved Høgskolen i Bodø. Personaldirektøren koordinerer kriseberedskapsteamets arbeid og samordner innsats fra kriseberedskapsteamet og eventuelt kriseteam.

5.1 Fast krisebredskapsteam

Ved Høgskolen i Bodø er det oppnevnt et fast kriseberedskapsteam som alltid skal varsles og tre i aksjon ved ulykker, kriser og dødsfall blant studenter og ansatte.

Teamet skal vurdere og iverksette nødvendige tiltak mht. videre varsling (internt og eksternt), støtte/omsorg, debriefing mv., samt ivareta hensynet til studenter, ansatte og pårørende, offentlig forvaltning, media mv.

Personaldirektøren koordinerer teamets arbeid, og HMS-systemansvarlig er dets sekretær.

Personaldirektøren har ansvar for at studentprest og sosialrådgiver blir varslet dersom studenter kommer i alvorlig krisesituasjon.

5.2 Ad hoc kriseteam

Kriseberedskapsteamet kan opprette et eget kriseteam for den enkelte situasjon, og gi dette fullmakt til å følge opp oppgavene. Kriseteamets leder rapporterer til rektor/høgskoledirektør. Normalt skjer dette ved personaldirektør, som har til oppgave å formidle informasjon mellom det faste kriseberedskapsteamet og kriseteamet for den enkelte situasjon.

Rektor/høgskoledirektør eller deres delegerte har hovedansvar for informasjon til media.

6.0 SJEKKLISTE

En ulykke eller krise kan oppstå både innenfor og utenfor høgskolens område - og også utenlands. Hva som vil kunne skje, hvem som befinner seg på ulykkesstedet eller hvor dette er, er det umulig å forutsi.

Men det er mulig å forberede seg på hva som under alle omstendigheter bør skje!

6.1 På ulykkesstedet

Den eller de som er der - og som er i stand til det - må bidra til å:

• redde liv og begrense skade
• varsle politi / brannvesen / helsepersonell
• varsle høgskolens ledelse
• hjelpe involverte til å kontakte sine nærmeste
• være kontakt på ulykkesstedet og tilgjengelig på telefon

Vær nøye med:

• at all informasjon du gir, er korrekt
• at du vet hvem du gir informasjon til og hvorfo
• at du om mulig fører en form for logg (konkrete observasjoner, tidspunkt, o.l.)

6.2 På høgskolen

Kriseberedskapsteamet eller den/de som er koplet inn i situasjonen, må raskest mulig skaffe klarhet i den aktuelle situasjon og om nødvendig legge til rette for følgende tiltak:

• Varsle høgskolens ledere og andre i henhold til varslingsliste.
  
  NB:
  Pårørende til forulykkede og skadede varsles av politi, sykehus eller prest - ingen navn oppgis av høgskolen!
  
• Innkalle andre nødvendige grupper - f.eks. driftstjenesten eller IT-tjenesten
• Bemanne sentralbordet eller viderekoble telefonen til krisebredskapsteamet (gjerne samlet på styrerommet i Mørkvedgården)
• Intern informasjon til tilsatte og studenter via e-post eller på annen måte
• Opplegg for pressekonferanse i samråd med politi / redningstjeneste
• Samlingssted for aktuelle tilsatte, studenter og pårørende - f.eks. i en kantine og med mulighet for forfriskninger og servering
• Informasjonssamling for aktuelle tilsatte, studenter og pårørende - eventuelt med bistand fra politi, prest eller andre - f.eks. i et auditorium
• Ved dødsfall vurdere flagging på halv stang på ett eller flere virksomhetssteder

Kriseberedskapsteamet koordinerer tiltakene som settes i verk.

Ledelsen ved avdelinger og enheter må se til at også administrative tiltak vurderes og settes i verk, dette enten det er studenter eller tilsatte som er rammet.

7.0 OMSORG

Rektor/høgskoledirektør har ansvar for de særlige omsorgstiltak som både i selve krisesituasjonen og i løpet av de påfølgende dager skal settes i verk på høgskolens vegne. I deres fravær trer prorektor og økonomidirektør inn.

Det er viktig at studenter og tilsatte som rammes eller berøres av ulykke eller krise kan oppleve nærhet, interesse og omsorg.

Særlig viktig er det at medstudenter og kolleger viser innlevelse og tar ansvar. Her vil studentenes leder spille en sentral rolle.

I en akutt krisesituasjon vil ofte flere eksterne aktører være med (bl.a. politi, redningsapparat og helsevesen). Disse har overordnet myndighet til å håndtere ulike sider ved akutte kriser. De kan også være gode medspillere i høgskolens oppfølging. Det siste gjelder også andre hjelpegrupper, som f.eks. kirkens folk.

8.0 UTFYLLENDE

8.1 Mer om organisering

Overordnet ansvar: rektor/høgskoledirektøren

8.1.1 Høgskolen i Bodø har et fast, stående kriseberedskapsteam.

Dette teamet kan for det enkelte tilfellet oppnevne et ad hoc kriseteam for håndtering av bestemte, konkrete kriser. Kriseberedskapsteamet bestemmer hvem som skal inngå i slike team. Sammensetningen vil variere i forhold til krisens karakter. Følgende sammensetninger av kriseteam er veiledende:

8.1.2 Kriseteam når student er rammet av krise

1. Faglig leder (dekanus) ved avdelingen/enheten 
2. Administrativ leder
3. Faglærer/studieleder/koordinator for studiet 
4. Tillitsvalgt for klassen/medstudent 
5. Studentprest
6. Sosialrådgiver

Administrativ leder koordinerer kriseteamets arbeid i samråd med personaldirektør.

Ved dødsfall blant studenter sørger kriseteamet for at relevante tiltak blir utført (jf listen nedenfor; dog kan andre tiltak være aktuelle):

• Gruppen finner fram nødvendige opplysninger som går til rektor, som skriver kondolansehilsen til familien.
• Gruppen vurderer på hvilken måte medstudenter skal informeres og er ansvarlig for at dette blir gjort.
• Gruppen har ansvar for at administrasjonen ved høgskolen, Studentsamskipnaden og Studentorganisasjonen blir kjent med dødsfallet og får strøket studenten fra nødvendige lister.
• Gruppen organiserer flagging i forbindelse med begravelse.
• Som hovedregel skal det arrangeres en minnestund. Teamet vurderer dette og eventuelt form og innhold i en slik minnestund. Tid og sted bestemmes. Minnestunden bekjentgjøres muntlig på forelesninger ut fra ansvarsteamets vurderinger.
• Studentene må gjøres oppmerksomme på at de i ettertid kan samtale med rådgivningstjeneste/studentprest.
• Gruppen tar stilling til om det skal ordnes med kondolanseprotokoll/minnebok og sørger i tilfelle for at denne blir sendt til nærmeste pårørende.

8.1.2 Kriseteam når tilsatt er rammet av krise

1. Nærmeste faglige leder ved avdelingen/enheten
2. Nærmeste administrative leder ved avdelingen/enheten

Administrativ leder koordinerer kriseteamets arbeid i samråd med personaldirektør.
Når en krisesituasjon er et faktum, bør følgende tiltak situasjonsavhengig vurderes:

• Samling for kolleger og studenter som ønsker å snakke om det som har hendt og som har behov for særlig god informasjon.
• Informasjon om de faktiske forhold og hva som videre vil skje til alle høgskolens tilsatte og studenter.
• Eventuelle tiltak for de som kanskje kan ha unngått fysisk skade, men likevel kjenner seg sterkt involvert i eller berørt av det som har skjedd, og andre aktuelle tiltak ut over hva det ordinære hjelpeapparatet vil kunne tilby.
• Minnestund.
• Blomsterhilsen (ved dødsfall: til hjemmet og ved båren).
• Avklaring av riktige og tilstrekkelig mange kontaktpersoner for de pårørende.
• Avklaring av hvordan høgskolen skal være representert ved eventuell begravelse.
• Ajourføring av ulike registre og adresselister for avdøde tilsatte og / eller studenter.
• Løpende tilbakemelding på utført arbeid fra høgskolens ledelse til dem som har et særlig ansvar i forbindelse med høgskolens krisehåndtering.
• Debriefing etter at den mest intense fasen er over, for de som sterkest har vært involvert i selve ulykken og / eller håndteringen av den - disse må få anledning til å snakke om sine personlige opplevelser, eventuelt med profesjonell bistand.
• Evaluering når det hele er kommet på avstand - dvs. at de sterkest involverte sammen med sentrale eksterne aktører går nøye gjennom høgskolens generelle håndtering og praktiske tiltak. Siktepunktet må være å lære med tanke på senere krisesituasjoner og ajourføre høgskolens kriseberedskapsplan.

8.2 Mer om informasjon

INTERNT:    Rektor eller den han/hun bemyndiger:

De sentrale spørsmål når det gjelder informasjon om en ulykke eller krisesituasjon er følgende:

• Hva informerer vi om?
• Hva informerer vi ikke om?
• Hvem gjør hva?

Det er ikke høgskolens oppgave å informere utad om at en ulykke har skjedd.

Rektor eller andre i hans/hennes sted må holde seg orientert om at politiet gjør det. I samråd med politiet vurderer rektor når og hvordan informasjon skal gis internt. Bortsett fra umiddelbare kommentarer om bekymring eller sorg over det som har skjedd, bør rektor i første omgang overlate til politiet å informere media.

Ingen tilsatte eller studenter bør oppgi navn på kolleger eller medstudenter til dem som er forulykket - heller ikke formidle opplysninger om eller fotografier av de forulykkede.

Kolleger og medstudenter som uttaler seg til pressen, må regne med sterkt påtrykk, og vil som regel være for dårlig orientert om de faktiske forhold.

Rektor kan på høgskolens vegne etter hvert uttale seg om:

• I hvilken sammenheng ulykken skjedde
• Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan tenkes å få for høgskolen

Om ikke annet er uttrykkelig avtalt, skal media henvises til rektor.

Det er taushetsplikt når det gjelder personlige forhold en får kjennskap til, både når det gjelder  studenter og ansatte.

EKSTERNT:           

Politiet:
Politiet uttaler seg om:

• Eventuelle omkomne
• Tilstanden til eventuelle skadde - eller henviser til vedkommende
• Sykehus
• Navn på omkomne eller skadde
• Omstendighetene rundt selve ulykken
• Årsaken til ulykken
• Redningsarbeidet

8.3 Mer om omsorg

Overordnet ansvar: rektor/høgskoledirektør
I tiden umiddelbart etter dødsfallet er det viktig for de nærmeste at institusjonen og kolleger viser oppmerksomhet, og at det blir tatt hensyn til det som eventuelt har vært ønsket på forhånd.

Med uformell oppmerksomhet mener vi den nærhet som kolleger og andre ansatte yter til de nærmeste i tiden før og etter dødsfallet.  Denne oppmerksomheten kan være basert på samtaler, men også praktisk hjelp og støtte.

Ofte kan det være behov for praktisk hjelp og støtte, både i forbindelse med lengre tids sykeleie og i forbindelse med selve dødsfallet og tiden etterpå.  Praktisk hjelp kan vise mer enn ord i en vanskelig tid og er en god hjelp i sorgarbeidet.  Det er viktig at de etterlatte får spørsmål om og tilbud om slik hjelp fra institusjonens ledelse og tidligere kolleger.

Eksempler på praktiske støttetiltak kan være:

• hjelp til avlastning med barn
• hjelp til husarbeid
• hjelp til vedlikehold av hus og hage, for eksempel ved å arrangere en kollega-dugnad.
  

8.4. Markeringer

8.4.1 Om bruk av flagg

Ved dødsfall blant studenter/tilsatte flagges det på halv stang. Ved gravferd følger høgskolen skikken med å flagge på halv stang inntil jordfestelsen eller bisettelsen har funnet sted, for så å heise flagget på hel stang. Når flagget skal være på halv stang, skal det heises helt opp før det senkes ned til halv stang.

8.4.2 Bruk av kondolanseprotokoll

Ved dødsfall blant studenter/tilsatte kan det på et egnet, tilgjengelig sted legges frem en kondolanseprotokoll. Protokollen legges gjerne frem på et enkelt bord med hvit duk, en  bukett blomster, levende lys og eventuelt et fotografi av den avdøde. Normalt legges kondolanseprotokollen frem umiddelbart etter dødsfallet og tas inn samme dag eller dagen etter gravferden. Det bør overveies å overrekke kondolanseprotokollen til den avdødes nærmeste pårørende.

8.4.3 Minnestund

Så snart som mulig etter at dødsfall blant studenter/ansatte er blitt kjent, bør det arrangeres en enkel minnestund. Minnestunden må gjøres godt kjent blant ansatte og studenter.

Minnestunden bør være enkel og verdig. Det enkleste er ofte det mest verdige. Minnestunden kan inneholde følgende momenter:

• musikk av passende karakter idet deltakerne samles og til åpning
• åpningsord ved den som leder minnestunden
• enkle minneord om den som er død
• en passende sang/salme
• et passende kunstnerisk innslag (musikk, dikt, eller lignende)
• eventuelle beskjeder (om gravferd, undervisningen , og lignende
• avslutningsord

Rommet der minnestunden finner sted bør være pyntet på en enkel og verdig måte ved hjelp av levende lys, blomster og eventuelt fotografi av den avdøde.

Vårt såkalte ”stille rom” kan benyttes til slike anledninger.
 

9. VIKTIGE KONTAKTER

Eksternt

Internt
Nedenfor følger en oversikt over aktuelle kontaktpersoner knyttet til lederverv og lederstillinger ved Høgskolen i Bodø-

Kriseberedskapsteamet

Kriseberedskapsteamet har beredskap hele døgnet.

HMS-systemansvarlig er sekretær for teamet. HMS-systemansvarlig Lill Tone Klæboe  mobil 92 22 16 33

Beredskapsteam ved tekniske eller materielle skader

Andre interne
Også disse kan treffes over høgskolens sentralbord - 75 51 72 00.

Etterord

Hva gjør vi ved Høgskolen i Bodø når det skjer uforutsette kriser av større eller mindre omfang? *

Høgskolen i Bodø setter menneskene foran organisasjonen. "Studenten i sentrum" heter det i vår målsetting. Vi kan utvide denne i vår sammenheng og si: "Mennesket i sentrum". Måten vi møter medmennesker på i ufortsette kriser, sier det meste om vår evne til god, profesjonell ivaretakelse.

Høgskolen er en stor organisasjon med ca 5000 studenter og ca 500 tilsatte som har sin arbeidsdag ved høgskolen. På Mørkved er høgskolen del av et større miljø der bl.a. Studentsamskipnaden i Bodø, Nordlandsforskning, Arkiv i Nordland og Politihøgskolen er med i fellesskapet. Ved studiestedene i Mo i Rana og Stokmarknes er forholdene tilsvarende. Studenter og tilsatte er del av et stort miljø.

Vi har alle et stort ansvar for å forebygge kriser, og for å handle på en god måte når kriser oppstår.

Med hilsen

Rune Madland                                                                                  Lill Tone Klæboe
Personaldirektør                                                                                HMS-systemansvarlig

Famlende omsorg bedre enn unngåelse
Hvilke behov har den som er i krise?
Hva kan jeg bidra med?
Når jeg møter ei som sørger,
kan jeg føle meg rådvill.
Kanskje fører dette til
at jeg unngår å stille opp
for et medmenneske som
er i en krisesituasjon.

Erfaring tilsier imidlertid at
det verste jeg kan gjøre er å
ikke gjøre noe,
eller å gå utenom den som er i krise.

Som oftest er det
ikke nødvendig med mange ord.
Kanskje er det aller viktigste at vi tar oss
tid til å lytte.

Kanskje er det nok med
et håndtrykk.

Alle former for
omsorg gjør godt,
enten du famler med
ord eller tilbyr hjelp til
praktiske gjøremål.

VEDLEGG

Prinsipper for krisehåndtering
De overordnede prinsippene om ansvar, nærhet og likhet ligger til grunn for sikkerhets- og beredskapsarbeid.

Ansvarsprinsippet innebærer at ledelsen som har ansvar for et (fag-) område i en normalsituasjon, også har ansvaret for å håndtere ekstraordinære hendelser på området.

Likhetsprinsippet betyr at den organisasjon man opererer med til daglig skal være mest mulig lik den organisasjon man har under kriser.

Nærhetsprinsippet innebærer at kriser organisatorisk skal håndteres på et lavest mulig nivå.

Det vil kunne oppstå kriser som den enkelte enhet ikke kan håndtere alene, og hvor ulike enheter og interesser må ses i sammenheng. Behovet for en helhetlig og samordnet krisehåndtering går imidlertid ikke på tvers av nevnte prinsipper for krisehåndtering. Høgskolens stående kriseberedskapsteam under ledelse av rektor/direktør har det helhetlige og overordnede ansvar for krisehåndtering.

Krisehåndtering – aktuelle aktører

Politiet
Politiet har generelle og omfattende fullmakter for å avhjelpe en krisesituasjon, blant annet gitt i politiloven §§ 7 og 27. Alle politidistriktene har døgnbemannede operasjonssentraler.

I henhold til politiinstruksen har politiet ansvar for å koordinere og lede redningsinnsats av enhver art, på et skadested innenfor politidistriktet.

Politiet er i politiloven § 27 tredje ledd også gitt en klar hjemmel for, og en plikt til å iverksette nødvendige tiltak for å avverge fare og begrense skade i forbindelse med ulykkes- og katastrofesituasjoner. Bestemmelsen innebærer at politiet er gitt et akutt sektorovergripende operativt ansvar ved ulykker og katastrofer i fred innenfor alle samfunnsområder. Vedkommende politimester er således i en akuttfase gitt myndighet til å fatte beslutninger som også berører andre myndigheters ansvarsområde, inntil ansvaret overtas av ansvarlig myndighet i henhold til sektoransvar. Politimestrene er formann i redningsledelsen både ved hovedredningssentralene (HRS) og lokale redningssentraler (LRS).

For øvrig er politiet blant annet ansvarlig for evakuering, generell bistand til befolkningen, vakthold og sikring, samt iverksettelse og gjennomføring av etterforsking i forbindelse med ulykker og katastrofer. Politiet har et ansvar for varsling av pårørende til savnede eller omkomne, og er i tillegg gitt et særskilt ansvar for å lede og iverksette søk etter omkomne, samt å ta hånd om lik.

Alle politidistrikt har planverk for opprettelse og drift av pårørendesenter. Senteret skal være et oppholdssted for pårørende som har behov for hjelp, omsorg, samtaletjeneste og informasjon. I pårørendesenteret inngår fagpersoner fra politiet, helse- og omsorgstjenestene, kirken, frivillige organisasjoner, mv.

Helse- og sosialtjenesten
Helse- og sosialsektoren utgjør en omfattende beredskapsorganisasjon gjennom kommunenes primærtjenester, regionale helseforetak og helseforetaks spesialisthelsetjenester. Kommunene og de regionale helseforetakene har etter lov om helsemessig og sosial beredskap plikt til å utarbeide beredskapsplaner for de helse- og sosialtjenestene de har ansvar for. Planplikten gjelder kriser og katastrofer i fred og krig. For å sikre god sammenheng i tjenestene har hvert ledd ansvar for å koordinere sine beredskapsforberedelser med samarbeidsparter. De regionale helseforetakene har et særskilt ansvar for å koordinere sitt beredskapsarbeid, i forhold til kommunene i helseregionen og i forhold til andre helseregioner, samt ansvar for at helsetjenestens beredskapsarbeid er koordinert med andre etater – som blant annet politi, brannvesen, Forsvaret og Sivilforsvaret.

Brannvesenet
Brannvesenet er en vesentlig ressurs på samfunnssikkerhetsområdet. Et velfungerende brannvesen er av grunnleggende betydning for samfunnets evne til å kunne håndtere også ekstraordinære hendelser. I henhold til lov 14. juni 2002 nr. 20 om brann- og eksplosjonsvern skal kommunen sørge for etablering og drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven på en effektiv og sikker måte. Brannvesenet har lokal tilhørighet, utøver hurtig effektiv teknisk innsats, og er den viktigste tekniske førstelinjeinnsatsen i redningstjenesten. Brannvesenets oppgaver følger av loven og av lokale eller regionale risiko- og sårbarhetsanalyser. Innsats kan eksempelvis være rettet mot brannslokking, redningsdykking, utslipp av kjemikalier, frigjøring av omkomne eller skadde, livreddende førstehjelp, tauredning og sikring av et ulykkessted. Brannvesenet øver regelmessig på de situasjoner det kan bli stilt overfor.

Redningstjenesten mv.
Den grunnleggende ide innen redningstjenesten er at alle ressurser i vårt land – statlige, fylkeskommunale, kommunale, private og frivillige – som er egnet for akuttinnsats for å redde liv, skal kunne mobiliseres for innsats i redningstjenesten. Den offentlig organiserte redningstjenesten er således organisert som et samvirke mellom en rekke offentlige etater, private og frivillige organisasjoner med egnede ressurser for redningsinnsats. Selv om de fleste offentlige etater er etablert med tanke på andre primæroppgaver enn redningstjeneste, vil likevel mange av dem kunne yte en viktig innsats i redningstjenesten. Redningstjenesten er således ikke en organisasjon, men en funksjon. I tillegg til offentlige etater og virksomheter utgjør de frivillige organisasjonene en av grunnpilarene i redningstjenesten.

Den offentlige organiserte redningstjenestens ansvarsområde omfatter øyeblikkelig innsats for å redde mennesker fra død eller skade som følge av en akutt ulykkes- eller faresituasjon. Tjenesten er operativt organisert gjennom to hovedredningssentraler og 28 lokale redningssentraler. Hovedredningssentralene har fast tilsatt personell som sørger for sentralenes daglige drift og døgnbemanning. Lokale redningssentraler er lagt til politidistriktene. Hvert politidistrikt har en redningsledelse med politimesteren som formann. De lokale redningssentraler bruker politiets personale underlagt politimesteren.

Operativ styring og koordinering av redningsaksjoner foregår på tre nivåer:

• operativ styring og koordinering på skadested. Skadestedsledelsen ivaretas av politiet når det gjelder redningsoperasjoner på land
• operativ koordinering av innsatsen gjennom lokal redningssentral
• overordnet operativ koordinering av innsatsen gjennom hovedredningssentral

De fleste landredningsaksjoner blir koordinert av lokal redningssentral. Sjøredningsaksjoner, flyredningsaksjoner og ulykker i forbindelse med offshore-virksomheten, blir normalt koordinert direkte fra en av hovedredningssentralene.

Ved større ulykker er det forberedt systemer ved hovedredningssentralene for informasjon til blant annet pårørende og media. Det opprettes krisetelefoner bemannet av politiet hvor pårørende kan henvende seg, og det blir også lagt stor vekt på støtte til overlevende og redningsmannskaper. Det er et avklart grensesnitt mellom hovedredningssentralenes redningsoppgaver og Kriseutvalget ved atomulykkers mandat.

Fiskeri- og kystdepartementet har ansvaret for den statlige beredskapen mot akutt forurensing, og det operative ansvaret på nasjonalt nivå er lagt til Kystdirektoratet. Lokalt administreres beredskapen av interkommunale utvalgt mot akutt forurensing, jf. St.meld. nr. 14 (2004 -2005) På den sikre siden – sjøsikkerhet og oljevernberedskap.

Forsvaret og dets ressurser er av stor betydning både ved redningsaksjoner og statlige aksjoner mot akutt forurensning til sjøs. KYBAL er etablert for at Forsvaret skal kunne gripe inn for å hindre at ulykker inntreffer, og sikre at tiltak kan iverksettes. Aksjonen ledes inntil ansvarlig etat er klar til å overta. Hovedkvarterene (Forsvarets operative hovedkvarter og Landsdelskommando Nord-Norge) skal i disse situasjonene utøve aksjonsledelse etter de samme prinsippene som gjelder for hovedredningssentralene. Derved oppnås det best mulig utnyttelse av offentlige og kommersielle ressurser. I samsvar med ovennevnte, er det etablert grensesnitt for situasjoner som sorterer under henholdsvis Kystverket og hovedredningssentralene. Dette er ivaretatt ved gjensidig forståelse av ansvarsområdene, gjennom samarbeidsavtaler og ved at Forsvaret har faste representanter i de to etatenes aksjons­ledelser.

Kommunene
I forbindelse med behandlingen av St.meld. nr. 17 (2001-2002) Samfunnssikkerhet, jf. Innst. S. nr. 9 (2002-2003), sluttet Stortinget seg til Regjeringens forslag om å lovfeste kommunenes beredskapsplikt. En god kommunal beredskap er en grunnleggende forutsetning for en god nasjonal beredskap, og en undersøkelse fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap i 2004 viser at de aller fleste kommunene har gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser og at man har utarbeidet planer for kriseledelse og informasjonsberedskap. I tillegg er det gjennomført kommunale krisehåndteringsøvelser. Lovfesting av kommunal beredskapsplikt vil bli sett i sammenheng med arbeidet med ny lov om sivilforsvaret mv.

Kommunene er innenfor flere områder underlagt en rekke lovpålagte krav om sikkerhet og beredskap. Lov 23. juni nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap pålegger blant annet kommunene å utarbeide beredskapsplaner, og lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker (brann- og eksplosjonsvernloven) regulerer det lokale brannvernarbeidet, forebyggende brannverntiltak, innsats ved brann, og bistand ved andre ulykkessituasjoner.

De fleste kommunene har etablert egne beredskapsråd, som et samarbeidsorgan under ledelse av ordføreren og med deltagelse fra kommunale fagorganer, politiet, Forsvaret, Sivilforsvaret og frivillige organisasjoner.

Instruks for ansatte ved sentralbordet

1. Den som først registrerer ringing på intern varslingstelefon, skal umiddelbart avslutte annet arbeid og svare telefonen
2. Ved innkommende samtaler skal det fylles ut loggskjema med eventuelle opplysninger om:    
   • hvem som ringer
   • hva som har skjedd
   • hvor det har skjedd
   • telefonnummer hvor en kan nå vedkommende
   • Spør om brannvesen, politi eller ambulanse er varslet.
3. Hvis brannvesen, politi eller ambulanse ikke er varslet, gjøres dette av sentralbordet.
4. Deretter skal kriseberedskapteamet varsles.

Loggskjema for sentralbordet (75 51 72 00) og andre som mottar melding

Føres når det telefonisk eller på annen måte meldes om en ellern annnen form for krise der ansatte/studenter er involvert – rammet.

Kontakt Kriseteamet!

Loggskjema for Kriseberedskapsteam (kriseteam)

Krise:

Dato:

Ark nr:

Prinsipper for god krisekommunikasjon ved HBO

Innledning:
En krisesituasjon vil alltid være todelt; den egentlige krisen og kommunikasjonskrisen. Når situasjonen oppstår, kan effektiv krisekommunikasjon både begrense det akutte omfanget og redusere skadevirkninger på sikt. En krise kan skyldes ulykke eller en situasjon som fører til tap av omdømme. Her følger prinsipper som tar sikte på god og effektiv kommunikasjon med media og andre viktige interessentgrupper ”stakeholders”.

Fase 1
I den første fasen etter at krisen har inntrådt, snakker vi om ”the golden hour”. I denne fasen er prinsippet å gi begrenset men riktig informasjon, samt tilgjengelighet. Det vil være typisk faktaorientert informasjon. Ved ulykke og personskade er det politiet/skadestedsleder  som gir personopplysninger. I denne fasen er pågangen stor og intensiteten høy.

Fase II
I fase to følger spørsmålene om årsak, skyld og konsekvenser. HBO svarer for det som angår vårt ansvar.  

Forankret i ledelsen
Informasjonen må være forankret i ledelsen som vurderer situasjonen fortløpende.
Spesielt i fase 1 er det viktig at høgskolen taler med en stemme. I fase II vil det være naturlig at hovedansvaret kan delegeres til andre i ledergruppen med dybdekunnskap innen sine områder hvis rektor finner det naturlig.
  
Fordeling av arbeidsoppgaver
Rektor/prorektor eller den han bemyndiger vil ha hovedansvar for å gi informasjon til media under krise.

Informasjonsrådgiver innkaller til pressekonferanse, som ledes av rektor/prorektor, med andre nødvendige kilder til stede. Informasjonsrådgiver formidler informasjon via mail og HBO`s nettsider. Produserer pressemeldinger med rektor/prorektor som høgskolens primære kilder.

Informasjonstelefon opprettes og kommuniseres til media, over hjemmesiden og via e-mail til ansatte og  studenter.

Kontakt med pårørende/ansatte og studenter
Ved en større ulykke enten på campus eller utenfor skolen der ansatte/studenter er involvert, vil sentralbordet bli ringt. Det er viktig at sentralbordet videreformidler henvendelser fra pårørende til høgskolens offisiell talsperson, rektor eller prorektor, og oppgir nr. til krisetelefon.

Ansatte og studenter som ønsker det vil kunne henvises til Det stille rom, der det er prest, sosialrådgiver og andre egnede personer til å snakke med.

Beredskapsøvelse – noen merknader

Øvelse gjør mester
En beredskap som ikke øves, er verdiløs.
Få takler kriser på sparket.
Øvelse styrker vår beredskap.

Hva er målet med øvelsen?
Hvem skal øves?
Hvilke problemstillinger skal det øves på?

Øvingsleder
Scenario – tenke worst case
Observatør
Evaluering - læring

Hvorfor øve?

• Bevisstgjøre alle som har ansvar.
• Bevisstgjøre oss på suksesskriteriene for krisehåndtering.
• Bevisstgjøre oss på krisekommunikasjon.
  • 70 % av alle krisehåndtering handler om kommunikasjon i en eller annen form.
  • kommunikasjon er her all utveksling av informasjon som skjer internt og eksternt med andre virksomheter, media, organisasjoner eller publikum
    
• Det handler om å ha:
  • et kjapt hode
  • et varmt hjerte
  • handlingsdyktighet

Hvor ofte skal vi øve?
Høgskolen vil minimum annet hvert år gjennomføre en beredskapsøvelse. I øvelsen skal inngå institusjonens øverste Kriseberedskapsteam og teamets støtteapparat. Normalt skal også en eller flere avdelinger med deres ad hoc kriseteam inngå i øvelsene.

Normalt vil høgskolens øvelse være del av en større øvelse (jf gjennomføring av slike øvelser de siste årene), der flere parter deltar: HBOs Kriseberedskapsteam med støtteapparat, avdelinger med deres kriseteam, sykepelierutdanningene, journalistutdanningen, Politihøgskolen, Studentsamskipnaden, Brannvesen, Politi, m.fl.

Revisjon av beredskapslanen
Normalt revideres planen i forbindelse med de jevnlinge øvelsene (før og etter øvelse), dette bl.a. på bakgrunn av de erfaringene en får.

Hva er en krise?
En krise er en situasjon sm truer eller kan true vår kjernevirksomhet og/eller troverdighet.

Når krisen er et faktum, må vi håndtere krisen etter tre prinsipper:

• Ansvarsprinsippet – den som har det daglige ansvar, skal ha det også i kriser
• Likhetsprinsipppet – organiseringen i kriser skal være mest mulig lik organiseringen til daglig
• Nærhetsprinsippet – kriser skal håndteres på lavest mulige nivå

Suksesskriteriene for krisehåndtering

1. Lederrollen
2. Få kriseledelsen til å fungere som team som tar riktige beslutninger
3. Ansvarsroller
4. At alle er seg sitt ansvar bevisst (jf hvem eier krisen til enhver tid?)
5. Informasjonsstrategi
6. Hva er budskapet, hvem er målgruppen og hvordan skal vi nå disse med vårt budskap?
7. Varslingsrutiner
8. Teamet og andre ansvarlige må alltid kunne nås pr telefon. Varslingslista i lommeformat.
9. Omsorg for rammede og berørte
10. Koordinering
11. Fullmakter og budsjett
12. Overgang til normalsituasjon (sette av tid nok til oppfølging)
13. Evaluering etterpå

Evaluering av øvelse

• Hvordan oppfattet teamet rollen som kriseleder?
• Fungerte kriseledelsen som et team?
• Klarte teamet å få oversikt over situasjonen?
• Klarte vi å se potensialet i situasjonen (worst case)?
• Måtte vi prioritere underveis?
• Hvordan gikk fordelingen av oppgaver oss imellom?
• Hadde vi en klar oppfatning av ansvar og roller i kriseledelsen?
• Lykkes vi å tenke kortsiktig og langsiktig?
• Lykkes vi med å kommunisere budskapet vårt?
• Evalueringsrapport

Kontrollspørsmål for ledelsen

• Hva har skjedd?
• Hvordan kan hendelsen utvikle seg?
• Hvilen tid har vi til rådighet?
• Hvordan skal vi løse situasjonen?
• Hvilke tiltak skal vi iverksette?

Lederrollen i en krisesituasjon

• Være i forkant – hva er worst case
• Iverksette tiltak – for mange er bedre enn for få
• Omdømme/tillit – tenke på kortsiktige og langsiktige konsekvenser
• Være i stand til å ta raske beslutninger
• Opptre tydelig, myndig og være god til å kommunisere
• Empati – vise medfølelse med dem som er berørt

Ansvar og roller

• Internt i organisasjonen vår
  • Avklaring av roller internt
  • Hvem er stedfortreder?
  • Informasjonsflyt i egen organisasjon
    
• I forhold til andre
  • Samordning av egne/andre ressurser
  • Hvem uttaler seg om hva til pressen
  • Samarbeid med andre (politi, helsepersnell, m. fl.)

Informasjonsstrategi

Informasjonsarbeidet må være avklart i forhold til:

• egne ansatte
• studenter
• publikum
• media

Varslingsrutiner

• Intern varsling:
  • ansvar og rutiner for oppdatering
  • organisering, hvem skal ha hvilket budskap og hvorfor
    
• Ekstern varsling:
  • organisering (som sentralbord)
  • egne telefonnummer må være kjent av samarbeidspartnere

Omsorg for rammede og berørte

• Direkte berørte:
  • levende: skadde/uskadde
  • døde
    
• Indirekte berørte:
  • pårørende: personer som den direkte berørte oppgir
  • familie: finnes ingen klar oppfatning av hvem det er, eller hvor mange som er nærmeste familie
  • innsatspersonell
  • hjelpepersonell

Koordinering

Mellom organisasjoner:

• lokaler
• informasjon
• ressurser

Fullmakter/budsjett

• Finnes det fullmakter?
• Hvem har fullmakter?
• Er fullmaktene tilstrekkelige?
• Er det satt av budsjett?
   

Utstyr m.m. til kriseteamets rom:

Følgende utstyr må normalt være på plass på kriseberedskapets operasjonsrom:

• 2 telefoner med høyttalerfunksjon
• tv
• radio
• projector
• pc
• flippover med penner
• telefon-/navneliste ansatte med ansvar
• tilgang til studentoversikt (med angivelse av pårørende)
• whiteboard – loggføring
• skrivesaker
  
• servering
• observatører (1 eller 2)