Retningslinjer ved irregulære forhold

Innledning
SIU inngår løpende avtaler (programavtaler) med forskjellige partnere; Utenriksdepartementet, Kunnskapsdepartementet, Norad, EU m.fl. om forvaltning av programmer som retter seg mot ulike deler av verden og mot forskjellige målgrupper. Felles element i avtalene er støtte til institusjonelt samarbeid, kapasitets- og kompetansebygging i utdanningssektoren.

Fra tid til annen dukker det opp spørsmål, mistanke eller konstatering av økonomiske uregelmessigheter knyttet til gjennomføringen av aktiviteter/prosjekter som er støttet via programavtalene som SIU administrerer. Spørsmålene rettes som oftest til SIU som har det forvaltningsmessige ansvaret for gjennomføring av programavtalene. Er det konstatert et irregulært forhold i kontraktsforholdet mellom SIU og angjeldende institusjon, vil SIU kunne heve kontrakten. Det gjelder forhold som manglende rapportering, mangelfull fremdrift i aktiviteter/prosjekter eller lignende. En situasjon hvor det irregulære forhold knyttes til misbruk eller underslag av midler stillet til rådighet av SIU vil derfor klart falle under en slik bestemmelse i kontraktsforholdet.

En felles prosedyre for all programvirksomheten i SIU, når det gjelder misbruk eller underslag av midler tildelt av SIU, er derfor utarbeidet.

Et irregulært forhold i SIUs kontrakter med mottakerinstitusjon defineres på følgende måte:

1. Definisjon av irregulært forhold

1.1. Et irregulært forhold defineres i disse retningslinjer som en uregelmessighet knyttet til økonomiske midler tildelt av SIU (kontraktøren) til norsk institusjon (kontrahenten). Et irregulært forhold oppstår som resultat av en handling /gjerning eller unnlatelse av sådan av en økonomisk operatør (kontrahenten). Handlingen/gjerningen eller unnlatelsen vil ha eller vil kunne ha den virkning at budsjettet skades, enten ved at inntekter reduseres eller mistes eller ved at det føres en uriktig disposisjon i regnskapet.

I tilfeller hvor det faktiske forholdet indikerer at det irregulære forholdet har vært begått med hensikt defineres forholdet som underslag.

1.2. Irregulært forhold som beskrevet ovenfor vil også gjelde for situasjoner hvor utbetalingen unntaksvis skjer direkte til institusjon i Sør, for eksempel ved tildeling av midler til administrasjons utgifter.

I det følgende vil definisjonen av et irregulært forhold bli brukt for å omtale begge de overfor beskrevne forhold. Et irregulært forhold vil i tillegg dekke, så vel situasjoner hvor det er mistanke om uregelmessigheter, som situasjoner hvor det allerede er konstatert uregelmessigheter i den økonomiske forvaltningen av midler tildelt av SIU.

2. SIUs rolle og ansvar

2.1. SIU skal, når SIU informeres om det irregulære forholdet, kreve at den norske institusjonen foretar nødvendige nærmere undersøkelse. Kravet skal skje skriftlig. Det stilles krav om rapportering til SIU innen en bestemt tidsfrist. SIU skal straks informere den respektive finansieringskilde (Utenriksdepartmentet, Kunnskapsdepartementet, Norad, EU m.fl.) om det irregulære forholdet og informere sistnevnte fortløpende om utviklingen i samsvar med intern prosedyre i SIU for håndtering av irregulært forhold.

2.2. SIU kan, avhengig av forholdets art, bestemme midlertidig å fryse bevilgningen mens undersøkelsen avventes eller pågår (se under). SIU kan også, i saker hvor overføring av midler er foretatt til den norske institusjonen, instruere denne om å holde tilbake de overførte midlene inntil videre. SIU skal underrette skriftlig om dette.

2.3. Basert på institusjonens undersøkelse og den endelige rapport til SIU, kan følgende foretas av SIU:
a) Hvis det ikke finnes bevis for det irregulære forholdet, skal SIU tilskrive den norske institusjonen og eventuell samarbeidsinstitusjon, bekrefte mottakelse av institusjonens rapport og informere om at SIU anser saken som avsluttet. Hvis bevilgningen har blitt midlertidig frosset, skal bevilgningen frigjøres og midler utbetales på ordinær måte.

b) Finnes det bevis for det irregulære forholdet, skal SIU fryse videre utbetalinger og bestemme den videre oppfølgning.

SIU kan bestemme at:
1) Det settes vilkår for videreføring av aktiviteten/prosjektet
2) Kontrakten oppheves

Ad. 1) Avhengig av alvorlighetsgraden av de irregulære forhold og antall involverte personer, kan SIU beslutte at prosjektet kan fortsette under forutsetninger bestemt av SIU. Et vesentlig krav fra SIU vil være at institusjonen presenterer en plan for videreføring av aktiviteten/prosjektet, en plan som skal godkjennes av SIU. SIU kan i slike tilfeller rådføre seg med det relevante programstyret i spørsmål som knytter seg til den faglige delen av prosjektet.

Ad. 2) SIU har rett til å oppheve kontrakten pga av de irregulære forhold uten å måtte gi varsel eller kompensasjon.

Tilbakebetaling av underslåtte midler skal alltid kreves uavhengig av hvilke av de to ovenfor beskrevne beslutninger SIU har tatt.

3. Håndtering av økonomisk tap

3.1. Økonomisk tap skal dekkes av den institusjonen hvor det irregulære forhold har funnet sted. Dersom inndrivingen ikke lykkes, er det finansieringskilden (Utenriksdepartementet, Kunnskapsdepartementet, Norad, EU m.fl.) som til sist må bære det økonomiske tapet.

Avskriving av tap kan ikke bli gjort av SIU uten etter eksplisitt godkjenning fra finansieringskilden.

4. Institusjonens rolle og ansvar

4.1. Institusjonen referert til i det følgende er kontrahent til SIU. Kontraktene som SIU inngår varierer fra aktivitet og prosjekt til prosjekt, men felles for kontraktene er at midler fra SIU som hovedregel vil bli utbetalt til en norsk kontraktspart. I enkelte program skjer videre utbetaling til en kontraktspart i utlandet via norsk institusjon.

Irregulære forhold skal rapporteres til SIU uavhengig av beløp og antatt mislighold, av den personen eller institusjonen som oppdager forholdet. Kravet til rapportering inntrer fra det tidspunktet hvor forholdet oppdages. Rapporten skal inneholde så mange av de følgende punkter som mulig:
• navnet på prosjektet, person(er)
• ID nummeret på prosjektet samt identifisering av andre fysiske eller juridiske personer involvert
• Dato og kilde på den første indikasjon om det irregulære forholdet og eventuell tidsperiode for når forholdet ble begått
• Beskrivelse av det irregulære forholdet
• Det antatte beløp som er involvert

Så vidt mulig, skal rapporten også inneholde:
• Institusjonens oppfølging
• Plan og tidsramme for videre undersøkelser og et antatt tidspunkt for når rapport vil foreligge for presentasjon til SIU

Informasjon om det irregulære forholdet til samarbeidsinstitusjon eller enkeltperson(ene) skal finne sted via norsk institusjon. Henvendelser vedrørende forholdet skal i denne del av prosessen likeledes rettes til og besvares av den norske institusjonen.

II: Intern prosedyre i SIU for håndtering av irregulært forhold

1. Prosedyrer når melding om irregulært forhold er mottatt i SIU

Prosedyrene kan, når det gjelder mottatt melding om irregulært forhold, inndeles i tre forskjellige kategorier:
a) første del vil omhandle mistanke om irregulært forhold
b) annen del vil omhandle tilfeller hvor institusjonsrapporten konkluderer med at det ikke foreligger irregulært forhold
c) tredje del når rapporten konkluderer med at det er funnet et irregulært forhold

Vedrørende a): Mistanke om irregulært forhold
Ved mottatt informasjon om mistanke om irregulært forhold, skal respektiv saksbehandler umiddelbart informere gruppeleder som videre håndterer saken i overensstemmelse med prosedyrer beskrevet i retningslinjene.

Gruppeleder skal informere SIUs direktør og informasjonsleder om det irregulære forholdet i et kort notat med kopi av SIUs brev i saken sendt til den norske institusjonen. Gruppeleder holder direktør løpende orientert om utvikling i saken.

Direktør orienterer styreleder og finansieringskilden (Utenriksdepartementet, Kunnskapsdepartementet, Norad, EU m.fl.) samt vurderer om Riksrevisjon skal orienteres på dette tidspunktet.

Vedrørende b): Intet irregulært forhold funnet
Dersom institusjonsrapporten konkluderer med at det ikke er funnet et irregulært forhold, skal gruppeleder tilskrive norsk institusjon og eventuell samarbeidsinstitusjon; bekrefte mottakelse av den endelige rapporten og informere om at SIU betrakter saken som avsluttet. SIUs direktør, informasjonsleder samt finansieringskilden skal informeres ved kopi av brev til norsk institusjon.

Saken skal legges frem for SIUs’ styre til orientering. Hvis riksrevisjon er kontaktet under punkt a) skal også de motta kopi av endelige institusjonsrapporten.

Vedrørende c): Irregulært forhold funnet
Dersom rapporten konkluderer med at det er funnet et irregulært forhold, skal SIUs direktør
informere finansieringskilden, SIUs styre og Riksrevisjon om forholdet ved kopi av rapport og SIUs avgjørelse i saken. Kopi av denne meldingen sendes til norsk institusjon og eventuell samarbeidsinstitusjon.

2. Programstyrets rolle

Gruppeleder forbereder, etter vurdering i SIU, saken til det programstyret som aktiviteten/prosjektet sorterer under. Programstyret skal i slike tilfeller kun vurdere den faglige delen av prosjektet sett i lys av det irregulære forholdet og skal komme med en anbefaling vedrørende prosjektets videre framtid. Anbefalingen rettes til SIUs direktør.

3. Henvendelser fra pressen

Alle henvendelser fra pressen behandles av SIUs direktør eller informasjonsleder.

III. Memorandum by the Norwegian Centre for International Cooperation in Higher Education: Counteraction corruption

Memorandum by the Norwegian Centre for International Cooperation in Higher Education (SIU): Counteraction corruption is developed as a reference for institutions taking part in programmes administered by SIU.

The aim of the memorandum is to increase awareness and knowledge on how to prevent corruption in all SIU supported cooperation and individual projects. Corruption practices are never to be encouraged in SIU programmes – whether through accepting personal services or favours, or offering these to suppliers, civil servants or other. Means allocated by SIU are to be correctly employed and misuse is not tolerated.

Corruption has to do with unethical behaviour. According to the World Bank definition, “Corruption is the abuse of public power for private benefit”.

Corruption materialises in different forms:
• Bribery – means that a person, organisation or institution improperly provide something goods or services against some form of improper remuneration. Bribery involves (at least) two parties.
• Embezzlement - is the theft of resources for own use. It may involve only one person.
• Fraud – is a criminal deception or the use of false representations to gain an unjust advantage. It covers both bribery and embezzlement.
• Extortion – is the act of obtaining something by force, threats or undue demands.
• Favouritism - is the unfair favouring of one person or a group with something at the expense of others.
• Nepotism – is favouritism shown to relatives in conferring offices or privileges.

In the event of suspicion or detected corruption, the matter, when detected, should be reported to the Norwegian university responsible for the implementation of the cooperation activities and to SIU by the detector. SIU’s guidelines, developed in order to handle irregularities, should be applied in any cases of corruption.

Good governance is a key factor in mitigating corruption. Good governance promotes accountability, transparency, participation and responsibility, in the society at large, in civil society organisation and development projects. The Norwegian Development Network (NDN) has in June 2005 developed a document entitled: “Promising Practices Fighting Corruption by Putting Good Governance to Practice in a Civil Society Organisation Partnership Context.” This document includes best practices by a number of civil society organisations in Norway. Experiences drawn and best practices developed by these organisations are highly relevant and may serve as guide to institutions and staff taking part in programmes under SIU’s umbrella.

Download the full document “Promising Practices Fighting Corruption by Putting Good Governance to Practice in a Civil Society Organisation Partnership Context” here .