Innledning
Reisepolitikk for HBO er en overordnet felles politikk for reiser, overnattinger og leie av bil for hele virksomheten. Evt. avvik fra denne politikk skal begrunnes og må forhåndsgodkjennes av overordnede.

Hensikt
Reisepolitikken skal samordne virksomhetens kjøp av reiserelaterte tjenester og påvirke alle som reiser i virksomhetens tjeneste til økt kostnadsbevissthet.

Leverandøravtaler
For å oppnå en best mulig økonomisk utnyttelse av de midler som brukes til reiser, er det viktig at den enkelte planlegger og bestiller sin reise i så god tid som mulig. HBO har inngått reiseavtaler for å sikre lavest mulig kostnad. Reisetjenester som skal dekkes av HBO må være kjøpt  fortrinnsvis hos de leverandører HBO har avtale med.

Reisebyrå
HBO har avtale med VIA Flyspesialisten. All bestilling av reiser skal foretas fortrinnsvis hos VIA Flyspesialisten, som har forpliktet seg til å gi veiledning og tilby gunstigste reiserute og pris.

Bestillingsrutiner
Alle bestillinger skal foretas av den enkelte selv, fra høgskolens reiseportal eller ved direkte henvendelse til reisekonsulenter hos VIA Flyspesialisten.
• Høgskolens reiseportal

• Tlf.: 75 54 17 00.
• E-post: bodo@viatravel.no

For å oppnå rabatterte billetter skal den reisende alltid bestille sine reiser tidligst mulig, senest 10 dager før avreise. Avvik fra dette skal godkjennes av overordnet.

Flyreiser
Ansatte ved HBO skal alltid benytte rimeligste alternativ ved flyreiser. VIA Travel har oversikt over hvilke priser som til en hver tid er rimeligst. Rabatterte billetter skal brukes der dette er mulig.

Fly utland
Fly utenfor skandinavia skal også bestilles hos reisekonsulent hos VIA Flyspesialisten.

Fly innland
I den utstrekning det er praktisk mulig skal alle reiser bestilles minst 10 dager før avreise. Reiser som går fra A til B midt i uken kan ved godkjenning fra overordnet bestilles som TPC- reise. Disse billettene kan også bestilles fra VIA Direct. I VIA Direct skal ”best buy” velges, ved spesielt godkjente behov kan TPC velges. HBO vil da spare 20-30 % på billettprisen..

Dersom du skal reise videre til annen destinasjon, eller vet at du skal gjenta reisen innen 1 mnd, skal billetten alltid bestilles fra reisekonsulent, som vil veilede til beste alternativ. Da kan HBO spare inntil 70% på billettprisen!

Hotell
HBO har egne hotellavtaler gjennom fylkesavtalen. Hotell skal bestilles i mellomklassestandard, og iht. de hotell VIA Flyspesialisten til enhver tid har det beste tilbudet fra. Ved selvreservasjon skal avtale-hotell alltid velges. Hotellopphold gjøres opp av den enkelte ved avreise fra hotellet, ved bruk av kredittkort.

Leiebil
HBO har avtale med Hertz. Men der VIA finner bedre priser fra andre leverandører skal disse benyttes. Ved selvreservasjon skal Hertz alltid velges. Finnes ikke dette alternativet kontaktes VIA. Som for hotell betales leiebil med kreditkort. (Rabattkode Hertz: CDP 831955)

Tog-/båtreiser
Tog-/båt kan benyttes som transportmiddel. VIA veileder ift. beste reiserute og pris.

Kredittkort/ Betalingsmåte
HBO har avtale med Diners kortselskap om kredittkort med personlig ansvar. Alle reisetjenester gjøres opp av den ansatte med kredittkort. Eventuelle unntak skal belastes på en felles reisekonto som er etablert hos VIA Flyspesialisten. Har du ikke fått kredittkort, se her.

Privatreiser
Ved bestilling av privatreiser hos VIA skal disse gjøres opp kontant eller ved bruk av kredittkort. Betaling skjer til betingelsene i den enkeltes kort. HBO har fremforhandlet gunstige priser for private reiser hos VIA Flyspesialisten. Legitimasjon for  ansatteforhold må påregnes dokumentert.

Mer informasjon
For ytterligere info. kontakt:
1. Mona Liss Paulsen, HBO, tlf.: 75 51 73 87
2. Vigdis Andreassen, VIA, tlf.: 75 54 17 14
3. Børge Berg, VIA, tlf.: 75 54 17 25
Sjekk også: www.via.no

Ved uforutsette problemer/avvik ifm. reisen kan VIA`s 24-timers service kontaktes på tlf.: 815 44 014.
HBO belastes med et tilleggshonorar for denne service-tjenesten hvis det bestilles en ny reise. Endring av en reise som opprinnelig er bestilt hos VIA i Bodø er gratis for HBO, også hvis endringen skyldes en feil hos VIA.

Dersom du er misfornøyd eller finner avvik fra den service og tjeneste som leveres fra VIA, oppfordrer vi deg til å ta kontaket med økonomiavdelingen v/Mona Liss Paulsen, eller ta saken opp direkte med VIA v/Børge Berg.