Generelt om filbehandling

Filbehandling

Filbehandling omfatter alt det du gjør med filer og mapper, for eksempel når du lagrer, sletter, kopierer, flytter eller gir filer og mapper nye navn. Du kan administrere filer direkte gjennom operativsystemet, men for mange vil det nok være greiere å bruke et filbehandlingsprogram. Filbehandlingsprogrammer gir deg oversikten over filer og mapper og muligheten til å administrere dem enkelt og effektivt. Denne veiledningen tar for seg filbehandling ved hjelp av programmet Windows Utforsker (eng: Explorer). Mange av handlingene som vises i denne veiledningen kan også utføres fra Min datamaskin (ikonet finner du på skrivebordet på pc-en din), men dette blir ikke gjennomgått her.

Fil

En fil er en samling lagrede elektroniske data. En fil kan for eksempel være et tekstdokument, et regneark, et bilde, en database, et program eller en videosnutt. Navnet fil og dokument brukes om hverandre. Noen filer, for eksempel et tekstdokument skrevet i Word, inneholder bare data som kan leses og skrives. Andre filer er programmer, de kan utføre handlinger. Begge typene kalles filer, men for å skille dem kan vi kalle førstnevnte for datafiler og sistnevnte for programfiler eller eksekverbare filer.
Når vi skal lagre flere filer er det en fordel å plassere dem etter en logisk struktur, slik at de er lette å finne igjen. Det kan være greit å samle alle programfiler på ett sted og alle dokumenter som hører til et bestemt prosjekt et annet sted. Det har også noe å si hvor du lagrer dokumentet - på harddisken, en nettverksstasjon eller på hjemmeområdet ditt. Dette kommer vi nærmere tilbake til senere (se nedenfor).

Mappe

For å holde oversikten over filene organiserer vi dem i mapper og undermapper (også kalt kataloger og underkataloger eller directory), på samme måte som vi bruker mapper og permer i arkivskap til lagring av papirdokumenter. Filer som hører naturlig sammen legges i samme mappe (eller i samme skuff i arkivskapet). En mappe er altså en samling med filer og/eller undermapper. Mappene er ordnet i en hierarkisk trestruktur. Jo bedre de er organisert, jo lettere er det å utføre vedlikeholdsarbeid.
Her er et eksempel på en mappe med logisk struktur:

I eksempelet har vi tegnet strukturen på et tenkt hjemmeområde som et tre. Roten står på toppen og grenene vokser nedover. Roten representerer katalogen, mappene representerer grenene og filene representerer bladene. Vi har samlet alt som har med skolen å gjøre i en mappe og det som skal på websiden vår i en annen. Under WEB-mappen har vi en undermappe som heter KRL. Her er det naturlig å samle alle dokumenter vi kan tenke oss at brukes i og på KRL siden vår. Er det mange dokumenter bør man også dele KRL inn i undermapper.

Stasjon

Stasjoner er enheter for henting og lagring av data – du har diskettstasjon, harddisk(er) og nettverksstasjon(er).

Harddisken

Disken er stedet hvor program, operativsystem og data blir lagret lokalt. Når du starter et program, går operativsystemet ut på disken din og henter inn programmet. Derfor er det slik at når du skal installere et nytt program skal du lagre det på harddisken (C:\) (evt. en av de andre, hvis du har flere disker).
Ved Høgskolen i Vestfold er det slik at enhver person som logger seg inn på en lab-maskin får tilgang til data som ligger på harddisken. Det lønner seg derfor å ikke lagre dokumenter du arbeider med på harddisken. Lagre heller på hjemmeområdet eller på en nettverksstasjon (der adgangen er begrenset).
Studenter som lagrer filer på harddiskene til maskiner i pc-stuer(laber  ved Høgskolen i Vestfold mister dokumentene, da alt som lagres på C:\ slettes med jevne mellomrom.

Hjemmeområdet

Som databruker ved HIVE skal du ha opprettet en mix konto. når du logger på med mix-login så vil du få tilgang til ditt hjemmeområde montert som M:\. Her kan du lagre e-post du har lest og personlige dokumenter (hjemmeområdet kalles også hjemmekatalog eller home directory). Du bør lagre dokumentene dine på M:\ av flere grunner;

1. Sikkerhetskopi (backup). Dersom disken din krasjer, det er strømbrudd el. l, kan det du har liggende på harddisken gå tapt for alltid. Lagrer du det på hjemmeområdet er det gode muligheter for at filene kan gjenfinnes, da det tas sikkerhetskopier hver natt av innholdet på UiOs filservere, og dermed ditt hjemmeområde.

2. Dokumentene følger deg. Dersom du lagrer dokumentene på harddisken er du avhengig av den bestemte maskinen for å få tilgang til dokumentene. Lagrer du på M:\ får du tilgang til filene på hjemmeområdet ditt på enhver maskin i datanettverket til HIVE, samt hjemme ifra hvis du bruker VPN og MIX login (Se annen veiviser for dette).

3. Ingen andre kan lese dine dokumenter. Hvis du lagrer på C:\. kan neste bruker lese innholdet i filer/mapper.

Nettverksstasjon

1. er tilknyttet det bestemte nettverket og

2. har rettigheter til å logge seg på.

Når du skal legge ut informasjon på web på vegne av enheten du jobber for eller lage privat hjemmeside ved HIVE skal du legge filene på en nettverksstasjon. Deres Share for webside er W:\ eller M:\WEB\. De grå ikonene i utforsker er shares. Det er monterte snarveier til områder på en annen maskin, en nettverksmaskin eller server.
Vær oppmerksom på at alt du lagrer her er åpent for innsyn for alle andre som har tilgang til samme nettverksstasjon.
Hjemmeområdet ditt på HIVE sitt datanettverk ligger forøvrig også på en nettverksstasjon, men den blir automatisk koblet til så snart du har logget deg inn via MIX-login.

Starte utforsker

Du kan starte Utforsker ved å gå til Startmenyen > Alle Programmer > Tilbehør > Windows Utforsker. Hvis du har en engelsk versjon av Windows går den under navnet 'Explorer'.
I Utforsker er det flere måter å utføre handlinger på. Du kan bruke menylinjen, bruke menyer ved høyreklikk med musetasten eller hurtigtaster på tastaturet. Denne veiledningen tar hovedsaklig for seg bruk av menylinjen.
Når programmet har startet ser du et todelt skjermbilde. Til venstre ser du mappene, til høyre ser du filene i den mappen som er markert i venstre halvdel.

Tilpasning av Utforsker

Vis detaljer

Du kan til en viss grad selv bestemme hvordan Utforsker skal se ut. Du kan velge om du vil se filene med eller uten detaljert informasjon, med ikoner, som en liste el. l. (men hvordan det ser ut varierer noe avhengig av om maskinen du sitter ved bruker operativsystem Windows 95, 98, 2000, NT osv). Vi anbefaler at du stiller inn slik at den viser Detaljer. Slik får du alltid se hele filnavnet, størrelsen på filen, hva slags filtype det er og når den sist ble endret. Slik stiller du inn dette:
Fra filmenyen velger du Vis > Detaljer

Ser du fortsatt ikke alle detaljer? Det er mulig du i tillegg må gå inn i Mappealternativer fra samme nedtrekksmeny som på bildet over og velge Vis > Mappevisning. Sørg for at det ikke står et kryss ved boksen Skjul filetternavn for kjente filtyper. Dersom du er fornøyd med dette utseendet kan du la alle mapper få samme innstillinger slik at de vises likt.

1. Velg Verktøy > Mappealternativer..

2. Velg deretter skillearket Vis> Mappevisning

3. Trykk på knappen Som gjeldende mappe og OK.