Kapittel 1: Sykefravær (generelt)

Nærmeste leder Leder som etter linjen har personalansvar for avdelingas/enhetens medarbeidere.

Lokalt arbeidssted Den avdeling/enhet som arbeidstakeren tilhører. Uttrykket benyttes bl.a. i forbindelse med varsel om fravær. Det forutsettes at det på lokalt nivå utarbeides rutiner om hvem arbeidstakeren skal varsle ved fravær.

Sykefravær Med sykefravær menes all fravær fra arbeid på grunn av sykdom. Dette gjelder både fravær som er dokumentert med egenmelding og med legeerklæring.

Fravær, syke barn Med fravær, syke barn, menes fravær for:

• nødvendig tilsyn med og pleie av sykt/syke barn i hjemmet eller i helseinstitusjon.
• nødvendig tilsyn med barn fordi den som har det daglige tilsynet med barnet/barna er syk.
• nødvendig tilsyn med barnet/barna fordi den som har det daglige tilsynet er forhindret fra å ha tilsyn med barnet/barna fordi vedkommende følger et annet barn til utredning eller til innleggelse i helseinstitusjon.

Rehabiliteringspenger Rehabiliteringspenger kan tilstås etter at arbeidstakeren har vært sykemeldt i 52 uker. Det forutsettes at arbeidstaker fortsatt er under medisinsk behandling og at det er gode muligheter for at vedkommende kan komme tilbake til arbeidet. Det er trygdekontoret som avgjør søknaden om rehabiliteringspenger. NB! Statens pensjonskasse benytter begrepet uførepensjon i stedet for rehabiliteringspenger.

Delvis rehabiliteringspenger Arbeidstaker kombinerer rehabilitering og arbeid. Rehabiliteringen kan f. eks utgjøre 50 % mens vedkommende arbeider i 50 % stilling.

Attføring Attføring er hjelp til å komme tilbake til nytt arbeid. Arbeidstaker kan få tilbud om opplæring eller utdanning, arbeidstrening eller utplassering på en arbeidsplass. Det er trygdekontoret som vurderer om en fyller de medisinske vilkårene for attføring.

Delvis attføring Arbeidstaker kombinerer attføring og arbeid. Attføringen kan f. eks utgjøre 50 % mens vedkommende arbeider i 50 % stilling.

Attføringspenger Stønad som ytes under attføringsperioden. NB! Statens pensjonskasse benytter begrepet uførepensjon i stedet for attføring.

Uførepensjon Uførepensjonen skal erstatte arbeidsinntekten for personer som har fått evnen til å skaffe seg arbeidsinntekt varig nedsatt på grunn av sykdom, skade eller lyte.

Funksjonsevne Det en person faktisk kan gjøre eller utføre - og de ressurser den enkelte har til tross for plager eller medisinsk diagnose. I denne sammenheng snakker vi om den enkeltes ressurser og funksjonsevne i forhold til arbeidslivet og den enkeltes arbeidssituasjon.

Funksjonsvurdering Drøfting og vurdering av en persons psykiske, fysiske og sosiale ressurser i forhold til de oppgavene vedkommende skal utføre, i denne sammenheng i forhold til arbeidslivet og den enkeltes arbeidssituasjon. Dette innebærer også en vurdering av hva som skal til for at arbeidstakeren kan være eller komme tilbake til arbeid.

Sykefraværsgarantien Arbeidsgiver skal i samarbeid med myndighetene bidra til omskolering, etter- og videreutdanning slik at den sykemeldte kan bli kvalifisert til nytt arbeid/stilling ved UiTø.

1.1.2 Retningslinjer for oppfølging av sykemeldte

En av hovedmålsettingene i strateginotatet (ref: 199602265) er at Universitetet skal være en arbeidsplass som tilbyr studenter og ansatte så gode arbeidsforhold og så godt miljø som mulig. Et viktig bidrag i denne sammenhengen er å ha retningslinjer og rutiner som sikrer en god og forutsigbar oppfølging av sykemeldte arbeidstakere. Retningslinjene skal bidra til å legge noen grunnleggende føringer for oppfølgingsarbeidet. Det sentrale i arbeidet med oppfølging av sykemeldte arbeidstakere ved UiTø er en god dialog mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Nærmeste leder tar initiativ til dialogen, og arbeidstakeren bidrar til dialogen. Grunnlaget for dialogen er åpenhet og tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Alle opplysninger som fremkommer er underlagt taushetsplikt og skal bare benyttes i forbindelse med oppfølgingen av den sykemeldte. 

I tillegg til rutine for oppfølging av sykemeldte arbeidstakere ved UiTø er det utarbeidet et skjema for individuell oppfølgingsplan ved sykefravær. Skjemaet skal være tatt i bruk senest ved 8 ukers sykefravær men det anbefales at skjemaet tas i bruk så tidlig som mulig. Arbeidstaker er pålagt å bidra i utarbeidelse av oppfølgingsplanen. Det må likevel ikke medføre utilbørlig press overfor arbeidstakeren om å utlevere forhold av privat eller medisinsk art. Dersom sykefraværet skyldes forhold på arbeidsplassen, er det av avgjørende betydning at nærmeste leder/arbeidsgiver blir gjort kjent med dette slik at en kan få til forbedringer på arbeidsplassen. Det kan imidlertid være situasjoner der det er vanskelig for arbeidstakere å ta opp slike problemer med nærmeste leder. I slike tilfeller kan arbeidstakeren henvende seg til faginstans som for eksempel personalkonsulent, verne- eller helsepersonell (se HMS-håndboka pkt. 7.4.1.)

Med virkning fra 1. juli 2004 er sykepengeretten utover åtte uker betinget av at den sykemeldte er i en form for aktivitet. Kravet til arbeidsrelatert aktivitet anses imøtekommet når arbeidstaker mottar gradert sykepenger, har aktiv sykemelding, gjennomgår yrkesrettet attføring eller mottar reisetilskott. Kravet til aktivitet er uavhengig av diagnose. Det avgjørende er hvordan sykdommen eller skaden påvirker evnen til å utføre arbeidsoppgaver. Det er åpnet for unntak til aktivitetskravet når arbeidstaker av klare medisinske årsaker ikke kan være i aktivitet eller når arbeidsrelatert aktivitet ikke kan gjennomføres på arbeidsplassen. Det er presisert at unntaket vil gjelde små bedrifter med sterkt begrensede muligheter for tilrettelegging. Denne lovendringen skjerper de krav som stilles til arbeidsgiver i forhold til å vise kreativitet for å tilrettelegge arbeidet i samsvar med tilsattes funksjonsevne. Dersom den sykemeldte ikke er i arbeidsrelatert aktivitet og det ikke foreligger unntaksgrunner, vil sykepengeutbetalingen utover åtte uker bli stanset automatisk. Trygdekontoret vil varsle den sykemeldte og arbeidsgiver.

1.1.3 Rutine for oppfølging av sykemeldte

• Utskriftsvennlig oversikt over rutine for oppfølging av sykemledte med logg (wordfil)

Oppfølging av sykemeldte er en kontinuerlig prosess hvor en tilrettelegger, iverksetter og evaluerer tiltak fortløpende. En systematisk oppfølging av sykemeldte arbeidstakere vil kunne bidra til at det enkelte sykefravær ikke blir lengre enn nødvendig. Rutiner for oppfølging av sykemeldte kan også forebygge framtidig sykefravær. I tillegg til å være en kontinuerlig prosess er oppfølging av sykemeldte også en individuell prosess. Hvordan oppfølgingsarbeidet legges opp må derfor vurderes i hvert enkelt tilfelle. Forhold som vil påvirke oppfølgingsarbeidet vil for eksempel den være den sykemeldte selv, årsaken til sykefraværet, kollegaer, situasjonen som helhet etc. Med dette som utgangspunkt er rutinen tenkt som et hjelpemiddel hvor en kan finne forslag til ulike tiltak, nyttige råd og tips avhengig av hvor på tidsaksen en befinner seg i oppfølgingsarbeidet. Selve rutinen er laget i stikkordsform. Bak noen av stikkordene er det oppgitt en tallreferanse. Dette er en henvisning til det aktuelle området i håndboka hvor en vil finne mer utfyllende opplysninger om det aktuelle tema.

Oppgaver som ivaretas av sykemeldt arbeidstaker:

• Gir melding til nærmeste leder eller den som enheten har bestemt om sykefraværet første sykefraværsdag. Retten til sykelønn forutsetter at slik melding blir gitt.
• Gir opplysninger om forventet varighet
• Fyller ut og leverer egenmeldingsskjema første arbeidsdag etter sykefraværet
• Ved legeerklæring (2.4) fyller ut feltene
  • fra 7-8 på sykemeldingens del D (grønn del)
  • legeerklæringen (både den gule delen, del C og den grønne delen, del D) sendes arbeidsgiver samme dag som lege er oppsøkt
• Opplyser om fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen
• Bidrar med opplysninger om egen funksjonsevne. Med funksjonsevne menes det en sykemeldt arbeidstaker kan gjøre eller utføre - og de ressurser den enkelte har til tross for plager eller medisinsk diagnose. Det snakkes her om den enkeltes ressurser og funksjonsevne i forhold til arbeidslivet og den enkeltes arbeidssituasjon.
• Bidrar i arbeidet med individuell oppfølgingsplan (1.1.5)

Oppgaver som ivaretas av arbeidsgiver:

Fortløpende:

• Registrerer sykefraværet
• Skyldes fraværet yrkesskade eller yrkessykdom?
  • hvis ja, er blanketten Intern melding av skader, nestenulykker og yrkessykdommer fylt ut?
• Vurdere om det er behov for vikar
  • dersom det ikke ansettes vikar - fordele arbeidsoppgaver og gi en prioritering av disse
• Aktuelle momenter ved egenmelding
  • Påføre mottaksdato
  • Har arbeidstakeren min. 2 måneders tilsetting? (2.3.1)
  • Kontrollere forbruk siste 12 måneder/maks. 24 egenmeldingsdager (2.3.2)
  • Skyldes sykefraværet forhold på arbeidsplassen?
  • vurdere tilrettelegging/tiltak
  • Gi melding om trekk i lønn dersom fraværet ikke kan dokumenteres
  • Overordnede attesterer egenmeldingen
• Aktuelle momenter ved legeerklæring
  • Påse at feltene fra 7-8 på sykemeldingens del D (grønn del) er utfylt
  • Påse at korrekt arbeidsgiver er påført (2.6.1)
  • Ferieavvikling? Husk å korrigere ferielista (2.6.2)
  • Utenlandsreiser? (2.6.3)
  • Dersom hyppige korttidsfravær
    • ta forholdet opp med den sykemeldte - arbeidstakeren kan ha med seg en støtteperson f. eks. verneombud eller tillitsvalgt.
    • vurdere tilrettelegging dersom sykefraværet er arbeidsmiljørelatert
    • vurdere søknad om fritak for arbeidsgiverperiode (1.2.1)
  • Videresende sykemeldingene ( både del C og del D) til personalseksjonen i personal- og økonomiavdelinga. Refusjonen fra trygdekontoret blir inntekstført på samme sted/tiltak som arbeidstakeren er oppført i lønnssystemet på det tidspunkt refusjonskravet sendes til trygdekontoret. Eventuelle endringer må meldes personalavdelinga. (Omposteringer foretas av fakultetene/enhetene).

Etter 14 dagers sykefravær:

• Nærmeste leder henvender seg til den sykemeldte for å opprettholde kontakt
• Kan UiTø gjøre noe?
  • Hva mener den sykemeldte selv om situasjonen?
• Skyldes sykefraværet forhold på arbeidsplassen?
  • ved mistanke om at sykefraværet skyldes yrkessykdom, er blanketten Intern melding av skader, nestenulykker og yrkessykdommer fylt ut?
  • tilrettelegge det fysiske arbeidsmiljøet (Bord, stol, tekniske hjelpemidler?)
  • tilrettelegge det organisatoriske arbeidsmiljøet (arbeidsoppgaver)
• Mulige tiltak
  • gradert sykemelding (2.5.1)
  • aktiv sykemelding (2.5.2)
  • reisetilskudd (2.5.3)
• Forventet varighet?
• Inviter den sykemeldte til eventuelle arrangementer, velferdstiltak, markering av bursdager el.
• Sende en blomsterhilsen
• Arbeidstaker oppmuntres til å opprettholde kontakten med arbeidsstedet
• Avtale kontakt om 2 uker

Etter 4 ukers sykefravær:

• Nærmeste leder henvender seg til den sykemeldte for å opprettholde kontakt
• Kan UiTø gjøre noe?
  • hva mener den sykemeldte selv om situasjonen?
• Skyldes sykefraværet forhold på arbeidsplassen?
  • ved mistanke om at sykefraværet skyldes yrkessykdom, er blanketten Intern melding av skader, nestenulykker og yrkessykdommer fylt ut?
  • tilrettelegge det fysiske arbeidsmiljøet (Bord, stol, tekniske hjelpemidler?)
  • tilrettelegge det organisatoriske arbeidsmiljøet (arbeidsoppgaver)
• Evaluere iverksatte tiltak
• Avklare muligheter for nye tiltak
  • gradert sykemelding (2.5.1)
  • aktiv sykemelding (2.5.2)
  • reisetilskudd (2.5.3)
• Forventet varighet
  • raskere behandling av sykdommen/skaden? (2.5.5)
  • kjøp av helsetjenester i utlandet (2.5.6)
• Sykefraværsgarantien (1.1.1)
• Inviter den sykemeldte til eventuelle arrangementer, velferdstiltak, markeringer av bursdager el.
• Skriftlig oppfølgingsplan (1.1.5).
• Avtale ny kontakt om 4 uker

Etter 8 ukers sykefravær:

• Nærmeste leder henvender seg til den sykemeldte for å opprettholde kontakt
• Kan UiTø gjøre noe?
  • hva mener den sykemeldte selv om situasjonen?
• Evaluere iverksatte tiltak
• Sykefraværsgarantien (1.1.1)
• Avklare muligheter for nye tiltak
  • gradert sykemelding (2.5.1)
  • aktiv sykemelding (2.5.2)
  • reisetilskudd (2.5.3)
• Forventet varighet
  • raskere behandling av sykdommen/skaden? (2.5.5)
  • kjøp av helsetjenester i utlandet (2.5.6)
• Basismøte med trygdekontoret
  • relevant dersom arbeidstakeren vurderer attføring/omskolering
  • arbeidsgiver deltar dersom arbeidstaker ønsker det
• Siste frist for å sette opp en skriftlig oppfølgingsplan (1.1.5).
• Inviter den sykemeldte til eventuelle arrangementer, velferdstiltak, markeringer av bursdager el.
• Avtale ny kontakt om 4 uker

Etter 12 ukers sykefravær:

• Nærmeste leder henvender seg til den sykemeldte for å opprettholde kontakt
• Kan UiTø gjøre noe?
• Evaluere iverksatte tiltak
• Sykefraværsgarantien (1.1.1)
• Avklare muligheter for nye tiltak
  • gradert sykemelding (2.5.1)
  • aktiv sykemelding (2.5.2)
  • reisetilskudd (2.5.3)
• Avklare fraværstid
  • raskere behandling av sykdommen/skaden? (2.5.5)
  • kjøp av helsetjenester i utlandet (2.5.6)
• Basismøte med trygdekontoret
  • relevant dersom arbeidstakeren vurderer attføring/omskolering
  • arbeidsgiver deltar dersom arbeidstaker ønsker det
• Inviter den sykemeldte til eventuelle arrangementer, velferdstiltak, markeringer av bursdager el.
• Avtale ny kontakt

Oppfølgingsprosessen videre Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere er som nevnt innledningsvis en kontinuerlig prosess hvor iverksatte tiltak evalueres fortløpende. Dialogen mellom nærmeste leder og den sykemeldte arbeidstakeren skal danne grunnlaget for det videre oppfølgingsarbeidet. Når kontakten etter 12 uker er gjennomført avtales ny kontakt osv. Bruk gjerne momentlista foran når en skal avtale nye tiltak i oppfølgingsprosessen

Etter 8 måneder:

• Personalavdelinga informerer arbeidstakeren og tilhørende fakultet/enhet om:
• opphør av sykelønnsrettighetene (2.7)
• mulighetene for å søke om permisjon. (2.8)
• mulighetene om å søke om hel eller delvis rehabilitering, attføring eller uførepensjon. (2.7.1)
• Nærmeste leder innkaller til møte for å avklare videre tiltak og om det er mulig å komme tilbake i arbeid innen utløp av sykelønnsåret (før maksdato). Personalseksjonen må få melding om utfallet av møte for evt å iverksette lønnsstopp/-endring, og sende arbeidsgiversskjema til Statens pensjonskasse slik at utbetaling av uførepensjon og trygdeytelse kan iverksettes.
• Dersom det ikke er mulig for den sykemeldte å komme tilbake i fullt arbeid må vedkommende søke om hel eller delvis ulønnet permisjon. Den ansatte må også søke om trygdeytelse fra trygdekontoret og uførepensjon fra Statens pensjonskasse.

Etter 12 måneder:

• Retten til sykelønn opphører (2.7). Dersom man ikke gjennopptar arbeidet må personalseksjonen ha melding for å iverksette lønnstans/-endring.
• Den syke har;
• mulighetene for å søke om hel eller delvis ulønnet permisjon. (2.8)
• mulighetene om å søke om hel eller delvis rehabilitering, attføring og/eller uførepensjon. (2.7.1)
• mulighet til å si opp stillingen helt eller delvis.

1.1.4 Blankett for egenmelding

Ny blankett som skal brukes ved egenmelding ved arbeidstakers egen sykdom eller ved fravær på grunn av syke barn eller syk barnepasser, finner du her.

• Sykefravær skal meldes så snart som mulig første dag til nærmeste leder/enhet
• Gi opplysninger om forventet varighet.

Om egenmelding ved egen sykdom

• Egenmelding kan først benyttes når arbeidstaker har vært tilsatt i 2 måneder
• Inntil 24 egenmeldingsdager kan benyttes i løpet av 12 måneder (følger ikke kalenderåret).
  • Etter endringer fra 1. juli 2004 skal egenmeldte fraværsdager forut for sykemelding fra lege, regnes som brukte egenmeldingsdager
• Egenmelding kan benyttes for inntil 8 kalenderdager sammenhengende regnet f.o.m. første hele fraværsdag.
• Arbeidstaker som har benyttet egenmelding i 8 kalenderdager, kan ikke benytte ny egenmelding før det er gått 16 kalenderdager.
• Benyttes egenmelding både dagen før og dagen etter arbeidsfrie dager, regnes de arbeidsfrie dagene med når en beregner antall benyttede egenmeldingsdager. Dvs: bruk av egenmelding fredag betyr at en har benyttet 4 egenmeldingsdager dersom arbeidstakeren fortsatt må være borte fra jobb på grunn av sykdom påfølgende mandag.
• Egenmelding kan ikke benyttes i kombinasjon med delvis sykemelding
• Egenmelding kan ikke benyttes under ferien
• Egenmelding kan ikke benyttes umiddelbart etter en sykemelding.
• Egenmelding kan ikke benyttes av arbeidstakere som arbeider redusert stilling i kombinasjon med rehabiliteringspenger eller attføringspenger.

Om egenmelding ved barns- eller barnepassers sykdom

• En arbeidstaker som har omsorg for barn, har rett til inntil 10 dager permisjon med lønn ved barns- eller barnepassers sykdom (følger kalenderåret). Retten utvides til 15 dager dersom vedkommende har omsorg for 3 eller flere barn. Er arbeidstakeren alene om omsorgen, utvides permisjonsretten til henholdsvis 20 eller 30 dager. Retten gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år.
• Egenmelding ved barns- eller barnepasser sykdom kan først benyttes etter at arbeidstakeren har vært ansatt i 2 uker.
• Egenmelding kan benyttes for inntil tre kalenderdager regnet fra fraværets begynnelse.
• Benyttes egenmelding både dagen før og dagen etter arbeidsfrie dager, regnes de arbeidsfrie dagene med når en beregner lengden på fraværet. Dvs: egenmelding fredag innebærer legeerklæring mandag dersom arbeidstakeren fortsatt må være borte fra jobb på grunn av barns- eller barnepassers sykdom.
• Arbeidstaker som har benyttet egenmelding ved barns- eller barnepassers sykdom i 3 kalenderdager, kan ikke benytte ny egenmelding før vedkommende har vært på jobb en dag.
• Fravær utover 3 kalenderdager må dokumenteres med legeerklæring

For ytterligere informasjon om egenmelding se kapittel 2 og kapittel 3 i håndboka om sykefravær.

1.1.5 Individuell oppfølgingsplan

1.1.6 Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv

Intensjonsavtalen som er inngått mellom partene i arbeidslivet og regjeringen for en prøveperiode på vel fire år skal bidra til:

• at en får et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og for samfunnet
• reduksjon i bruken av uføretrygd og i sykefraværet
• å ta bedre i bruk eldre arbeidstakeres ressurser og arbeidskraft i arbeidslivet (jf. Nasjonalt krafttak for eldre i arbeidslivet for å motvirke tidlig avgang blant eldre i arbeidslivet).

De operative mål er:

1. å redusere sykefraværet med minst 20% for hele avtaleperioden ift. sykefraværsnivået for 2. kvartal 2001 iht. RTVs/SSBs nye statistikk
2. få tilsatt langt flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne (yrkeshemmede arbeidstakere, arbeidstakere på attføringstiltak, reaktivviserte uførepensjonister) enn i dag. Partene i denne avtalen fastsetter etter nærmere drøftinger måltall.
3. øke den reelle pensjoneringsalder (dvs. den gjennomsnittlige avgangsalderen fra arbeidslivet)

For mer informasjon om Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv vises til Trygdeetatens arbeidslivssenter.

1.1.7 Samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv - UiTøs målsettinger

UiTø støtter opp om Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv og har inngått samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv med Trygdeetatens arbeidslivssenter. Avtalen gjøres gjeldende f.o.m. 1. september 2002.

Avtalen ble evaluert og revidert med virkning fra 01. juli 2005. Avhengig av videreføring av den sentrale avtalen skal den lokale avtalen gjennomgåes en gang i året med sikte på fremdrift i forhold til de operative delmål og i forhold til nødvendige endringer av målsettinger.

Det er enighet om at UiTø skal bidra med tiltak innenfor alle operative målsettinger på denne måten:

Operativ målsetting nr. 1 - å redusere sykefraværet

Det totale sykefraværet ved UiTø er pr 4. kvartal 2004 på 4,6%. Dette er 1,8% under landsgjennomsnittet og 3% under fylkesgjennomsnittet. For næringsgruppen undervisning ligger landsgjennomsnittet på 6.3%.

Det er imidlertid grunn til å tro at vi har noe underrapportering på sykefravær og at dette særlig gjelder for korttidsfravær. Dette innebærer at de reelle fraværstallene ved UiTø er litt høyere.
 
UiTø ønsker ikke å forplikte seg til noe måltall med hensyn til hvor mye sykefraværet skal reduseres. Som nevnt innledningsvis er det totale sykefraværet ved UiTø er i utgangspunktet lavt. En ser heller ikke bort fra at videre arbeid med bedre oppfølgingsrutiner vil bidra til å redusere underrapporteringen av korttidssykefraværet, noe som vil bidra til at fraværstallene vil øke.

Det er enighet om at UiTø skal bidra til målsettingene om å redusere sykefraværet gjennom følgende tiltak:

• Forebyggende arbeid
• Synliggjøring av ledelsesstruktur og lederansvar
• Rutiner for oppfølging av sykemeldte

1. Forebyggende arbeid

Fakultetene, NFH, avdelingene i sentraladministrasjonen og enhetene under styret må arbeide aktivt for å forebygge sykefravær. Dette betyr at en legger til rette den enkeltes arbeidssituasjon med tanke på arbeidsbelastning og arbeidspress. HMS-arbeid, lederutvikling og medarbeidersamtalen og IA-arbeid er viktige arbeidsmiljøfaktorer  for å fange opp og forebygge uønsket sykefravær.

Direktøren følger opp gjennomføringen av medarbeidersamtaler.

Det skal avholdes møter mellom ledelse, tillitsvalgte og verneombud en gang i semestret ved fakultetene/enhetene for å evaluere iverksatte tiltak og diskutere nye tiltak som kan bidra til å forebygge sykefravær.

I forebygging av sykefravær er det viktig å også fokusere på nærværsfaktorer som trivsel og helsefremmende tiltak. Tiltak må iverksettes ut fra enhetens behov, ulike kulturer og faser. Særlig i omstillingsfaser er det viktig og uttrykke personalomsorg med fokus på nærværsfaktorer. Gode positive tiltak bør holdes frem og synliggjøres for alle.

Dyktige verneombud er et viktig bidrag i forbygging av sykefravær. Ut fra de ulike fakultet/enheters behov og størrelse gis hovedverneombudene fastsatt tid på eksempelvis mellom 10-20% til vernearbeid.

2. Synliggjøring av ledelsesstruktur og lederansvar

En viktig forutsetning for å kunne nå målsettingene i IA-avtalen er å ha en klar ledelsesstruktur og at ledere har myndighet og tilstrekkelig kompetanse.  IA- og HMS-arbeid har bidratt til dette, men fakultetene, NFH, avdelingene i sentraladministrasjonen og enhetene under styret må fortsatt arbeide systematisk for å synliggjøre ledelsesstrukturen og lederansvaret.

Det utarbeides instrukser for ledere på ulike nivå. Instruksene vil bidra til å tydeliggjøre ansvar og oppgaver.

 3. Rutiner for oppfølging av sykemeldte

Det har vært utarbeidet rutiner for oppfølging av sykemeldte arbeidstakere ved UiTø, og det er iverksatt tiltak for å forenkle oppfølgingsarbeidet (punkt 5) og synliggjøre utviklingen av sykefraværet (punkt 6) ved de ulike enhetene.

1. Retningslinjer for oppfølging av sykemeldte (1.1.2)
2. Rutine for oppfølging av sykemeldte (1.1.3)
3. Oppfølgingsskjema for sykefravær (1.1.5)
4. Blankett for egenmeldt sykefravær (1.1.4)
5. Tilgang til fraværsmodulen i SLP4 (Statens lønns- og personalsystem) på fakultetsnivå
6. Halvårig statistikk over sykefraværet til fakultetene og enhetene

Oppfølgingsrutinene og skjema for individuell oppfølgingsplan skal gjøres tydeligere og bedre tilgjengelig på UiTø sine nettsider og bli en del av lederopplæringen.

Tidlig oppfølging av det enkelte sykefraværstilfelle og utfylling av individuell oppfølgingsplan, vil kunne bidra til å forebygge langtidssykefravær.

Operativ målsetting nr. 2 - å tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne

Delmål 2 er hovedsatsningsområde for den sentrale IA-avtalen for 2005. Regjeringen har satt som mål at 5% av alle nytilsatte i staten skal være personer med nedsatt funksjonsevne. Målgruppen er personer som er registrert som yrkeshemmede i Aetats register, uførepensjonister under reaktivisering og personer som er ferdig med et attføringsløp.

UiTø ønsker ikke å sette konkrete måltall for prosentandel nytilsatte med nedsatt funksjonsevne. I forbindelse med søknad på stillinger er det svært sjelden noen oppgir å være i målgruppen.

Vårt hovedsatsingsområde innenfor denne målsettingen blir å følge opp sykefraværsgarantien - å ta vare på og hindre utstøtning av arbeidstakere som på grunn av sykdom, skade eller lyte, krever spesiell tilrettelegging, eller ikke kan fortsette i den stilling de innehar. Sykefraværsgarantien innebærer at UiTø i samarbeid med myndighetene bidrar til omskolering-, etter- og videreutdanning slik at den sykemeldte kan bli kvalifisert til nytt arbeid/stilling ved UiTø. Her ligger det en sterk forpliktelse for UiTø å få avklart så snart som mulig om og i så fall på hvilken måte den sykemeldte kan bli kvalifisert til nytt arbeid/stilling ved UiTø.  Troms fylke er med i Rikstrygdeverkets prøveprosjekt for uførepensjonister med lønnstilskudd. Det innebærer at uførepensjonister kan tilsettes fast eller midlertidig og uførepensjonen overføres arbeidsgiver som lønnstilskudd for inntil 3 år. Lønnstilskuddet vil dekke mellom 70-90% av lønnsutgifter ekskl. sosiale utgifter. Trygdekontoret oppretter en database med oversikt over uførepensjonister som ønsker å utprøve arbeidsevne. Universitetet i Tromsø er positive til prosjektet og universitetsdirektøren vurderer tilsettinger.

Av Statens personalhåndbok kap. 4.5.3.2 fremkommer at dersom det blant kvalifiserte søkere til ledig stilling er noen som oppgir å være funksjonshemmet/yrkeshemmet og er eller kommer til å bli uten arbeid, skal søkeren innkalles til konferanse før innstilling gis. Arbeidsgiver kan også fravike kvalifikasjonskravet for funksjonshemmet/yrkeshemmet søker dersom søkeren oppfyller et minimumskrav av kvalifikasjoner for stillingen.

Det er enighet om at UiTø skal bidra til å tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne gjennom følgende tiltak:

• Tilrettelagte arbeidsforhold
• Tilrettelagt arbeidsorganisering
• Holdninger
• Omplassering
• Permisjon

1. Tilrettelagte arbeidsforhold

Ledere har ansvar for å kartlegge den enkeltes arbeidssituasjon og tilrettelegge arbeidsforholdene med tanke på å holde medarbeiderne friske.
Det vurderes å igangsette et prosjekt som undersøker årsakene til avgang ved uførepensjon.

2. Tilrettelagt arbeidsorganisering

Tilrettelegge arbeidsorganiseringen for personer med funksjonshemming slik at de kan beholde arbeidet.

3. Holdninger

Utstøtning og utfrysning kan komme som resultat av dårlig arbeidsorganisering og utydelig ledelse, men også som resultat av stigmatiserende og negative holdninger. Ledere og hver enkelt arbeidstaker har ansvar for å forhindre utstøtning.

4. Omplassering

Ledere har ansvar for å ha dialog og gjøre avtaler om omplassering for medarbeidere, dersom dette kan bidra til funksjonsdyktighet. Primært bør omplasseringen foregå internt på avdelingene/institusjonen, men dersom det ikke lar seg gjøre kan man søke løsninger på andre avdelinger eller andre fakultet. Sosialrådgiveren i sentraladministrasjonen bistår arbeidet med å vurdere behov for omplassering og å finne annet arbeid.

Medarbeidersamtaler er et verktøy i kartlegging av behov for omplassering.  

5. Permisjon

Det innvilges permisjon til attføring dersom arbeidsevne ikke kan gjenvinnes ved tilrettelegging av arbeidsplassen eller omplassering, eller til rehabilitering dersom det er nødvendig for å gjenvinne funksjonsdyktighet.

Personalseksjonen skal revidere og oppdaterer permisjonsreglementet i løpet av 2005.

Operativ målsetting nr. 3 - å øke den reelle pensjonsalderen

Tidspunktet for når arbeidstakere velger gå av med pensjon er situasjonsavhengig. For enkelte arbeidstakere vil tidlig avgang være en god løsning. For andre kan det være ønskelig å fortsette i arbeid dersom forholdene legges til rette for dette. Det finnes i dag ingen opplysninger om den gjennomsnittelige avgangsalder ved UiTø. Vi ser imidlertid en tendens i alderssammensetningen som tilsier at vi i løpet av de nærmeste årene vil ha flere arbeidstakere som slutter på grunn av alder enn tidligere.

Generelt har rekrutteringen til ledige stillinger ved UiTø god. På bakgrunn av dette har behovet for å kunne rekruttere og beholde eldre arbeidstakere ikke vært av et omfang som har gjort tiltak nødvendige. Utviklingen i samfunnet går imidlertid i retning av mangel på arbeidskraft.

For å sikre at UiTø også i framtiden har tilstrekkelig arbeidskraft og kompetanse må vi legge til rette for å kunne rekruttere og beholde eldre arbeidstakere. Dette innebærer at UiTø har en personalpolitikk som fokuserer på alle fasene av yrkeskarrieren; også seniorene. Hvordan den enkelte medarbeider avslutter sin yrkeskarriere er i stor grad et resultat av hva som skjer underveis. Grunnlaget for seniorpolitikken ved UiTø bør være en holdning om at godt voksne arbeidstakere representerer verdifulle ressurser som UiTø trenger.

Det er viktig at en arbeider med å bevisstgjøre hva som er UiTøs seniorpolitikk som en del av livsfasebasert personalpolitikk og systematisk følger med alderssammensetninger for å hindre utvikling av kompetansegap. Dette gjelder både på organisasjonsnivå og på individnivå. På organisasjonsnivå kan aktuelle tiltak være lederutvikling, kartlegging av alderssammensetning, arbeidsmiljøundersøkelse med vekt på seniorspørsmål, kompetansekartlegging, kompetanseutvikling, mentorordninger, sluttintervju, etc. På individnivå kan bevisstgjøring skje gjennom medarbeidersamtaler med særlig vekt på milepælrelaterte tema, seniorseminar, kurs i forberedelse til pensjonsalder etc.

UiTø ønsker ikke å gi et måltall for økning i den reelle pensjonsalderen. Det er enighet om at UiTø skal bidra til målsettingene om å øke den reelle pensjonsalderen gjennom følgende tiltak:

• Kartlegging av alderssammensetning
• Opplæring i medarbeidersamtaler/milepælsamtaler
• Medarbeidersamtaler med milepælfokus
• Tilrettelegging

1. Kartlegging av alderssammensetning

Det er laget oversikt over aldersgruppene ved UiTø pr februar 2005. Den viser samtidig fremskyvning til 2010 men uten at det er laget prognoser for alderssammensetningen ved nyrekruttering og avgang. For de vitenskapelig tilsatte er det laget instituttsvise oversikter for aldersgruppen 60 og oppover.

Det skal lages oversikt over gjennomsnittlig avgangsalder for uføre og alderspensjon i løpet av 2005. Alderssammensetning og gjennomsnittlig avgangsalder må følges opp systematisk.

2. Opplæring i medarbeidersamtaler/milepælsamtaler

I 2003 deltok 31 personer på kurs i medarbeidersamtaler. I 2004 deltok 70 personer i regi av PEK. Det er også tilbud om kurs i 2005.

Medarbeidersamtaler bør bli en del av lederopplæringen.

3. Medarbeidersamtaler med milepælfokus

Medarbeidersamtalen er en viktig arena for arbeidsgiver og arbeidstaker for å snakke sammen om problemstillinger og tilrettelegging knyttet til karriereplanlegging, livsfasebehov og avgang.

En milepælsamtale er en medarbeidersamtale som har fokus på et lengre tidsperspektiv med muligheter for ny læring, kompetanse- og karriereutvikling og individuelt tilpassede tiltak for å gjøre den enkelte i stand til å ivareta helse, trivsel og overskudd.

Innføring av medarbeidersamtaler på UiTø har vært vanskelig, men det er et mål at det gis tilbud om medarbeidersamtale  med milepælperspektiv for alle ansatte over 55 år i løpet av studieåret 2005/2006.

Innføring av medarbeidersamtaler med milepælfokus gjelder også for den faglige linjen (vitenskapelig tilsatte).  Veileder til medarbeidersamtale må redigeres/oppdateres med hensyn til dette.

4. Tilrettelegging

Universitetet i Tromsø skal ha en livsfasetilpasset personalpolitikk. Dette innebærer tilrettelegging ut fra de ulike livsfaser tilsatte er i, herunder hensiktsmessig tilrettelegging for personer som nærmer seg pensjonsalderen.

Gjennomgående temaer:

Kompetanseutvikling er et sentralt tema for alle de tre hovedmålsettingene i IA. For reduksjon av sykefravær er opplæring og følelsen av mestring et viktig grunnlag for å unngå stress og for å skape trygghet i arbeidssituasjonen. Både som forebygging av sykefravær og for å ivareta arbeidstakere med redusert funksjonsevne, vil en del av tilretteleggingen kunne bestå i å endre arbeidsoppgaver. Omplasseringer og jobbrotasjon er tiltak som gir økt fleksibilitet og ny kompetanse. For seniorer vil behov for ny læring være sentralt. For å skape motivasjon og felles forståelse av nødvendige kompetansetiltak, bør tilsatte på ulike nivå involveres i virksomhetens planarbeid. Opplæring av ledere i arbeid med ulike kompetanseelementer blir dermed sentralt for å få et godt forankret kompetansearbeid.

I omstillingsfaser er det særlig viktig å kartlegge behov for, å gi tilbud om kompetanseoppdatering, og gjennom det bidra til å gjøre omstillingen mindre utrygg og belastende.

Medarbeidersamtaler er viktig for å kartlegge arbeidsbelastning og tilrettelegge arbeid i omstillingsfaser, men også på generelt grunnlag.  Medarbeidersamtaler kan ha fokus på kompetansebehov, karriereplanlegging,  milepæler, arbeidsmestring og stress.  Det viktige er å tilpasse fokuset i samtalene etter virksomhetens faser og tilsattes individuelle behov og livsfaser.
 

Til innholdsfortegnelsen

1.2 Nærmere om arbeidsgiverperioden retten til lønn under sykefravær

1.2.1 Retten til lønn under sykefravær

Hovedregel:

• Hovedregelen er at arbeidstaker, herunder midlertidige tilsatte, har rett til lønn under sykdom i inntil 52 uker. Det skilles ikke mellom hele eller delvise sykemeldinger i denne sammenhengen.

Unntakene:

• Sykefravær utover 16 kalenderdager i løpet av de siste seks månedene regnes med når en beregner antall dager med rett til sykelønn. For arbeidstakere som har gjentatte sykefravær utover 16 kalenderdager og det er gått mindre enn 6 måneder mellom hver av disse, tar en med tidligere fravær utover 16 kalenderdager i løpet av de siste tre årene når en beregner perioden med rett til sykelønn.
• Retten til lønn under sykdom opphører ved utløpet av eventuell oppsigelsesfrist. For en arbeidstaker som er ansatt i et tidsbegrenset arbeidsforhold, utløper retten når tilsettingsforholdet opphører. Eventuelle forpliktelser går fra dette tidspunkt over på folketrygden.

1.2.2 Sykelønnsrettighetene i forhold til folketrygdloven

Sykelønnsbestemmelsene i staten (statlig tariffområde) er i stor utstrekning tilpasset reglene i folketrygdloven. Dersom folketrygdloven gir høyere ytelser enn det som utbetales etter fellesbestemmelsene § 18, jf. § 11, må arbeidstakeren henvende seg til trygdekontoret for å få utbetalt differansen, såfremt ikke loven pålegger arbeidsgiver å utbetale ytelsene.

1.2.3 Opptjening av nye sykelønnsrettigheter

En arbeidstaker som har vært helt arbeidsfør i 6 måneder (opptjeningsperioden) siden vedkommende sist fikk lønn under sykdom, har på nytt rett til lønn under sykdom i 52 uker. I disse 6 månedene medregnes permisjoner med eller uten lønn og ferieavvikling. Eventuelle sykefravær innenfor arbeidsgiverperioden (16 kalenderdager) avbryter heller ikke opptjeningen. Sykefravær utover arbeidsgiverperioden virker imidlertid avbrytende, og ny 6-månedersperiode må opptjenes. Sykefravær utover arbeidsgiverperioden under opptjeningsperioden gir ikke rett til lønn under sykdom. Slikt fravær medfører trekk i lønn. Arbeidsgiver sender melding om trekk til lønningskontoret på fastsatt blankett. Den sykemeldte arbeidstakeren må i slike tilfeller rette krav om rehabiliteringspenger til trygdekontoret. Til innholdsfortegnelsen

1.3 Arbeidsgiverperioden, Ftrl. §§ 8-19 - et sentralt begrep Hovedregel:

• Arbeidsgiverperioden utgjør 16. kalenderdager og regnes fra første hele sykefraværsdag. Også fravær som er lovlig dokumentert ved egenmelding tas med ved beregningen av arbeidsgiverperioden.

Det er UiTø som betaler lønn under sykdom i arbeidsgiverperioden. Trygdekontoret overtar sykepengeansvaret fra og med 17. kalenderdag. I praksis skjer dette ved at arbeidstakere mottar lønn fra UiTø i 52 uker. UiTø får refundert sykepengene fra trygdekontoret.

Unntakene:

• Som hovedregel begynner en ny arbeidsgiverperiode å løpe ved hvert sykefravær. Dette gjelder ikke i de tilfeller der arbeidstakeren blir syk på nytt før det er gått 16 kalenderdager siden forrige sykefravær. I slike tilfeller legges summen av sykefraværsdagene sammen. Når det til sammen er gått 16 kalenderdager er lønnsplikten til UiTø oppfylt og trygdekontoret overtar sykepengeansvaret f.o.m. 17 kalenderdag. Bestemmelsen er gitt for at arbeidsgiveren ikke skal bli påført økonomisk risiko ved at arbeidstakeren etter et sykefravær prøver seg i arbeid igjen. Det er uten betydning om det nye fraværet skyldes samme eller ny sykdom.
• Dersom sykefraværet skyldes behandlingsdager (se nedenfor) og behandlingen gis med mindre enn 16 kalenderdagers mellomrom, legges fraværsdagene sammen til én arbeidsgiverperiode. Arbeidsgiverperioden utgjør i slike tilfeller 12 enkeltdager (ved full stilling). Disse tilsvarer det antall arbeidsdager arbeidstakeren vanligvis arbeider i løpet av 16 kalenderdager.

1.3.1 Risiko for høyt sykefravær - fritak for arbeidsgiverperiode

Dersom en arbeidstaker har langvarig eller kronisk sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær, kan arbeidstakeren selv eller arbeidsgiveren søke om at trygdekontoret dekker utgiftene til sykepenger i arbeidsgiverperioden. Det samme gjelder for en arbeidstaker som har en sykdom som medfører risiko for gjentatte sykefravær i en begrenset periode. UiTø utbetaler sykepengene i arbeidsgiverperioden og får refusjon fra trygdekontoret. Vær oppmerksom på vilkårene langvarig eller kronisk sykdom eller lyte som medfører særlig stor risiko for sykefravær må foreligge. At arbeidstakeren har en langvarig eller kronisk sykdom, er ikke alene tilstrekkelig for å gjøre unntak fra arbeidsgiveransvar. Sykdommen må i tillegg medføre risiko for særlig stort sykefravær. Trygdekontoret har i praksis lagt til grunn at sykefraværet må ligge omkring 35 dager i året for at vilkåret skal anses å være oppfylt. Ved særlig hyppige og kortvarige sykefravær som bare faller innenfor arbeidsgiverperioden, anses vilkåret oppfylt, selv om antallet fraværsdager per år er under 35 dager. Sykefraværet i arbeidsgiverperioder bør likevel være på minst 25 dager, fordelt på minst fem fraværstilfeller. Søknad om fritak fra arbeidsgiverperiode skal sendes trygdekontoret. Søknadsblankett kan fåes ved henvendelse til Personalavdelinga eller til trygdekontoret.

1.3.2 Sykefravær på grunn av svangerskap - fritak for arbeidsgiverperiode

Dersom en arbeidstaker blir sykemeldt på grunn av svangerskapsrelatert sykdom, og tilrettelegging eller omplassering til et annet arbeid i virksomheten ikke er mulig, kan arbeidstakeren selv eller arbeidsgiveren søke om at trygdekontoret dekker utgiftene til sykepenger i arbeidsgiverperioden. Blir søknaden innvilget vil fritaket gjelde hele svangeskapsperioden. Vær imidlertid oppmerksom på at arbeidsgiver må sette fram krav om refusjon av sykepenger innen tre måneder. Søknad om fritak fra arbeidsgiverperiode på grunn av svangerskap skal sendes trygdekontoret. Søknadsblankett finner du her.

1.3.3 Ny arbeidsgiverperiode - krav om gjenopptakelse av arbeidet

Det er to vilkår som må være oppfylt for at UiTø skal være pliktig til å utbetale en ny arbeidsgiverperiode:

• arbeidstakeren må rent faktisk ha gjenopptatt arbeidet
• arbeidstakeren må deretter ha vært helt arbeidsfør i minst 16 dager

Det kreves ikke at arbeidstakeren skal ha vært i arbeid i samtlige av de 16 dagene. Vilkåret om at arbeidet må være gjenopptatt kan i visse tilfelle medføre at det ikke inntrer en ny arbeidsgiverperiode selv om det har gått lang tid etter at arbeidstakeren ble friskmeldt. Dette kan f.eks. være aktuelt dersom en arbeidstaker har vært sykmeldt før ferien, og blir friskmeldt for deretter å gå ut i 3-4 ukers ferie. I et slikt tilfelle vil opptjeningstiden for ny arbeidsgiverperiode ikke begynne å løpe før første arbeidsdag etter ferien. I slike tilfeller vil trygdekontoret dekke et eventuelt sykefravær i løpet av de første 16 kalenderdagene. Det er denne bestemmelsen som er årsaken til at arbeidstakere som går over på f. eks delvis rehabilitering etter utløpet av sykelønnsperioden ikke kan benytte egenmelding. Arbeidet er ikke gjenopptatt sett i forhold til stillingsandelen vedkommende hadde før sykefraværet startet. I slike tilfeller overtar trygdekontoret sykelønnsansvaret fra første fraværsdag. Se nærmere under avsnittet om egenmelding (pkt. 2.3.4).

Til innholdsfortegnelsen

Til neste kapittel