|
RETNINGSLINJER FOR KRISEHÅNDTERING VED UITØ
Godkjent av: Universitetsdirektør Arne Benjaminsen
Dato: 12.08.2002
Oppdatert: 27.10.2004
2.1 Formål
2.2 Ansvarsforhold
2.3 Definisjoner
2.4 Generell varslingsplan ved kriser
2.5 Når iverksette sentral/lokal beredskapsplan
2.6 Aksjonsplan for sentral beredskapsgruppe
2.7 Informasjonshåndtering
2.8 Oppfølgingsarbeid
2.9 Vedlegg:
- Instruks for sentral kriseledelse
- Instruks for overordnet vakt på Teknisk avdeling
- Instruks for sentralbordet
- Loggskjema for sentral beredskapsgruppe
2.1 Formål
Retningslinjer for håndtering av kriser skal sikre at UiTø er i stand til å håndtere større ulykker eller andre uforutsette hendelser, herunder sikre liv og materiell, sørge for en effektiv problemløsning og sørge for en samlet respons i forhold til media. Hensikten med varslingsrutinene er å begrense skadeomfanget og å starte krisehåndteringen så snart som mulig.
2.2 Ansvarsforhold
- Alle har plikt til å varsle slik disse retningslinjene beskriver.
- Universitetsdirektøren har ansvaret for at organisasjonen har kompetanse til å håndtere de krisesituasjoner som virksomheten kan bli stilt overfor.
- Sentral beredskapsgruppe har myndighet til å iverksette beredskap og beordre nødvendig bemanning i henhold til retningslinjene for håndtering av kriser ved UiTø.
- Fakultetsdirektør, høgskoledirektør og underdirektør/administrativ leder av enhetene under styret har myndighet til å iverksette beredskap og beordre nødvendig bemanning i henhold til lokal beredskapsplan. Disse ledere har ansvar for egen lokal beredskapsplan og at den gjøres kjent for enhetens studenter og tilsatte.
- Beredskapsplanene skal bygge på risikovurderinger.
- Leder av enheter som har tilfluktsrom har ansvar for å lage plan for rydding av tilfluktsrommet innen 72 timer.
- Sentralbordet og vaktselskapet loggfører rutinemessig alle henvendelser og varsling videre for senere å kunne dokumentere et hendelsesforløp.
- Dersom det er behov for pårørenderom, så etableres dette i nærhet til det berørte miljø.
2.3 Definisjoner
- Krise: ulykke og andre påkjenninger som i art eller omfang går ut over det som regnes som normalrisiko og normalbelastning.
- Krisehåndtering: summen av den aktivitet og de tiltak som virksomheten gjennomfører på grunn av krisen for å sikre liv, helse, viktige funksjoner og materielle verdier, begrense skadeomfang og normalisere situasjonen.
2.4 Generell varslingsplan ved kriser
Studenter eller tilsatte som oppdager en krisesituasjon er ansvarlig for varsling både til nødnummer og UiTøs interne varslingsnummer.
Følgende varslingsplan gjelder:
- Eksterne nødnummer
| Brannvesen: |
tlf 0 - 110 |
| Politi: |
tlf 0 - 112 |
| Ambulanse: |
tlf 0 - 113 |
- Internt varslingsnummer, som gjelder hele døgnet: 199
Interne varslingsrutiner i normal arbeidstid:
- Ring sentralbordet ved UiTø via internt varslingsnummer.
- Sentralbordet sjekker med den som ringer inn om brann, politi eller sykebil er varslet. Dersom disse ikke er varslet, kontakter sentralbordet enten brann, politi eller sykebil.
- Sentralbordet varsler sentral beredskapsgruppe etter prioritert liste.
- Sentral beredskapsgruppe vurderer videre intern varsling, og videre ekstern kontakt.
Interne varslingsrutiner utenom normal arbeidstid:
- Utenom normal arbeidstiden viderekobles varslingsnummer fra sentralbordet til Vaktselskapet ved UiTø. Vaktselskapet varsler "overordnet vakt" på teknisk avdeling. Overordnet vakt kontakter sentral beredskapsgruppe, som vurderer videre varsling.
- Ledelsen ved UiTø kan også varsles via politistasjonen i Tromsø, da det er lagt ut en oppdatert varslingsliste for sentral beredskapsgruppe i vaktsentralen.
2.5 Når iverksette sentral/lokal beredskapsplan
2.5.1 Sentral beredskapsplan iverksettes ved
- Større ulykke (f eks dødsfall etter ulykke, personskader, leteaksjon hvor tilsatte, studenter eller besøkende er involvert)
- Brann eller eksplosjon (med personskade, større materiell skade)
- Alvorlig epidemisk sykdom (som har rammet tilsatte, studenter eller besøkende)
- Andre uventede hendelser (som kan få konsekvenser for mange tilsatte/studenter/besøkende, som dreier seg om alvorlig strafferettslige forhold og hvor politiet er koplet inn, eller som kan medføre stor pågang fra media)
2.5.2 Lokal beredskapsplan iverksettes
Ved hendelser av mindre omfang
- Mindre ulykke
- Dødsfall (plutselig og uventet dødsfall, dødsfall etter sykdom)
- Andre hendelser der det normalt ikke vil være stor interesse fra presse og andre media
2.6 Aksjonsplan for sentral beredskapsgruppe
2.6.1 Varslingsoppgaver
I og utenom normal arbeidstid vurderer sentral beredskapsgruppe videre varsling.
- Ved alvorlig personskade eller dødsulykke skal politi og Arbeidstilsynet varsles.
- Akutt forurensning varsles brannvesenet 0 - 110, som igjen varsler Kystverket.
- Ved akutt forurensning skal SFT varsles.
- Ved ulykker og uhell som har ført til, eller kan føre til radioaktiv eksponering av personer skal Statens strålevern varsles.
2.6.2 Arbeidsoppgaver
Den som først blir ringt opp, er leder for gruppa til den samles. Dersom universitetsdirektøren ikke er tilstede, avklares da hvem som skal lede gruppa videre.
Sjekkliste for fordeling av oppgaver:
- Kontakt og samordning med eksternt hjelpeapparat (brannvesen, politi, ambulanse, Arbeidstilsynet, SFT, Statens strålevern). Dersom hendelsen er av en slik karakter at politiet oppretter lokal redningssentral (LRS), bør UiTø avgi en person til LRS
- Samordning internt, i forhold til lokale enheter, teknisk apparat og universitetssamfunnet
- Innhente eventuell intern fagekspertise
- Føre logg over alle avgjørelser som tas mens beredskapsgruppen er operativ
- Overordnede informasjonsansvar
- Framskaffe personaloversikt og studentoversikt
- Bistå med pårørendeoversikt
- Opprette kontakttelefon for pårørende
- Bistand ved ulykkesgranskning
- Løpende vurdering av juridiske forhold
- Iverksette debrifing av de personer som har deltatt under kriseaksjonen, innhente fagekspertise etter behov
- Ved debrifing av tilsatte på sentralbordet, ønsker leder for telefoni å være tilstede
- Eventuelt arrangere minnesamvær
2.7 Informasjonshåndtering
2.7.1 Formål
Ekstern og intern informasjon om hendelser som omfattes av denne beredskapsplanen skal skje på basis av en egen informasjonsplan.
Informasjonsplanen skal sikre at informasjonsarbeidet skjer profesjonelt og effektivt og bidra til å begrense omfanget av krisen. Planen skal sikre at korrekt informasjon er lett tilgjengelig og gis av de rette personer til rett tid.
Informasjonsplanen består av ansvarsdefinering presentert her og en mer detaljert Kriseinformasjonsplan (kapittel 4.1 i beredskapshåndboka).
2.7.2 Definisjon av ansvar
Universitetsdirektøren har det overordnede informasjonsansvar i krisesituasjoner som omfattes av denne beredskapsplan. Universitetsdirektøren er således også Universitetets eneste pressetalsmann. I praksis vil dette samordnes med rektoratet og utøves av den Universitetsdirektøren bemyndiger.
Kommunikasjonsdirektøren skal i en krisesituasjon:
- etablere informasjons- og pressesenter i henhold til Kriseinformasjonsplanen og bemanne dette etter behov
- innkalle kriseinformasjonsstab i henhold til Kriseinformasjonsplanen
- delta i sentral beredskapsgruppe
Ved iverksettelse av lokal beredskapsplan har den lokale kriseledelse informasjonsansvaret.
Lokal kriseledelse plikter å holde sentral informasjonsledelse ved Kommunikasjonsdirektøren løpende orientert og kan tilkalle informasjonsassistanse om nødvendig.
2.8 Oppfølgingsarbeid
Etter en hendelse/ulykke leverer leder for sentral beredskapsgruppe logg (elektronisk) og rapport eller notater til Personalavdelingen ved vernesjefen. Sentralbordet og vaktselskapet leverer også rapport/utdrag av vaktrapport til Personalavdelingen.
Personskader varsles iht. "Retningslinjer for oppfølging av skader, nestenulykker og yrkessykdommer" (kapittel 4.6 i beredskapshåndboka). Oppfølging av dødsfall håndteres iht. "Retningslinjer for oppfølging av dødsfall" (kapittel 4.2 i beredskapshåndboka).
2.8.1 Evaluering
Etter at sentral beredskapsgruppe har vært i aksjon skal det avholdes et oppsummeringsmøte for gjennomgang av hendelsen og evaluering av beredskapsgruppens og de berørtes innsats. Fungerte rutinene slik de skulle? Virket alt utstyret? Lykkes en i å ta kontroll over situasjonen? Fungerte ansvarsfordelingen - gjorde alle jobben sin?
Universitetsdirektøren innkaller til oppsummeringsmøte.
2.8.2 Oppdatering
Personalavdelingen ved vernesjefen har ansvar for å oppdatere den sentrale beredskapshåndboka, herunder varslingslistene og retningslinjer for håndtering av kriser ved UiTø. Varslingslistene oppdateres hvert år i januar, mai og september. Retningslinjene revideres og oppdateres en gang i året. Resten av beredskapshåndboka oppdateres etter behov.
2.8.3 Øvelse
Universitetsdirektøren innkaller den sentrale beredskapsgruppa til gjennomgang av beredskapsplanen en gang i året med teoretisk øvelse. Det bør legges vekt på informasjon internt og eksternt, samt takling av pågående presse.
Hvert 3. år avholdes det en realistisk øvelse i full skala ved UiTø hvor politi, brannvesen og ambulanse deltar.
Teknisk avdeling har ansvar for å gjennomføre beredskapsøvelser og må avsette særskilte midler på sitt budsjett til dette formål.
|
