|
Presse- og medietjenester
Presse- og mediekontakt ved Universitetet i Tromsø
Prinsippet om delegert ansvar gjelder også for universitetets mediekontakt. Det er riktig og ønskelig at fagpersonellet eller den som har mest kunnskap om temaet har direkte kontakt med pressen.
Kommunikasjonsavdelinga er en tjenesteytende enhet som bidrar med hjelp til og kompetanse om:- Mediehåndtering
- Formidle kontakt med presse/media
- Media kontaktlister/fakslister/e-postlister
Pressemeldinger
- Å sende ut pressemeldinger
- Maler for skriving av pressemeldinger
Pressekonferanser
Nyhetsspredning og mediekontakt
Redaksjonell omtale er ofte den beste synliggjøringen av et budskap og er en troverdig form som også bidrar til å skape forståelse for Universitetet som en viktig samfunnsaktør. Mediedekning er derfor å oppfatte som en god måte å formidle et budskap til allmennheten på.
Budskapet formidles best i direkte dialog mellom den eller de som kjenner saken godt og media.
Kommunikasjonsavdelinga kan bidra med informasjonsfaglige råd, tips og praktisk hjelp både med hensyn på budskap, vinkling, spissing, kanalvalg, produksjon og gjennomføring av medieopplegg. For å yte god ekstern service fra Universitetet er det også viktig at Kommunikasjonsavdelinga er orientert om presse-/medietiltak på fakultetene/enhetene/instituttene.
Noen generelle råd
Hvorfor?
Vurder nøye hvorfor du vil ha et nyhetsoppslag. Hva er hensikten? Fins det kanskje andre og bedre måter å nå målgruppa på. Det er ikke alle saker som er av interesse eller som egner seg for presentasjon via media. Vurder nyheten fra mottakerens (allmennhetens) ståsted. Det er ikke alltid samsvar mellom dine interesser og mottakerens.
Hva?
Hva vil du formidle gjennom nyhetsoppslaget? Et vellykket medieoppslag stiller store krav til prioritering av ett eller et fåtall budskap og konkretisering og spissing av innholdet. Det er vel anvendt tid å tenke grundig gjennom budskapet med basis i den aktuelle målgruppen.
Hvem og hvor?
Hvem har interesse av saken og hvordan kan du nå fram ? Dette bør bety mye for hvor du tar kontakt. Det er viktig å skille mellom nasjonale, regionale og lokale medier. De fleste nyhetsmedier vil ha stoff eksklusivt og dette kan være en effektiv måte å nå fram på i konkurranse med mange andre saker, men husk at du bør velge ut fra en vurdering om du når fram til din målgruppe. Valg av kanal – radio, TV, presse – er utslagsgivende for både hvem du når, hvor mange og når.
Når?
Vurder hensikten med nyhetsformidlingen opp mot tidspunktet og finn ut hva som er strategisk rett i forhold til saken. Ønsker man stor mediedekning bør alle få nyheten samtidig. En presentasjon i radio eller TV på direkten vil ofte føre til at pressen uteblir fordi saken neste dag er ”gammel og oppbrukt”. Ikke ”selg saken” for tidlig for eksempel i forkant av pressekonferanser da alle medier ønsker å være først ute. Planlegg når på dagen du slipper nyheten avhengig av om du vil ha ”den på” samme dag eller neste dag.
Hvordan?
Nyhetsmedier prioriterer saker som har nyhetens interesse. De journalistiske nyhetskriteriene fokuserer på om saken er ny, uventet, dagsaktuell, i tiden, er knyttet til følelser, er personrelatert eller har et nasjonalt/lokalt tilsnitt. Vurder hvordan ditt budskap bør vinkles for å nå fram til din målgruppe, uten at du gir avkall på innhold, kvalitet og troverdighet. Husk at oppfinnsomhet og ”personlig framføring” er viktig for pressen.
Pressemeldinger
Vurder om ditt budskap virkelig er aktuelt for pressen og om pressemelding er løsningen før du sender ut noe. Universitetet i Tromsø skal fremstå som en seriøs aktør i media og vi arbeider for et godt forhold til pressen. Da må vi også respektere og forholde oss til journalistens hverdag. I mange tilfeller er personlig kontakt med journalister vel så effektivt som utsendelse av pressemelding.
Formålet med pressemeldingen er primært å fange journalistens interesse for saken. Denne fanges ofte med en god og beskrivende overskrift og en sammenfatning av saken allerede i ingressen. Sekundært kan målet være at deler av pressemeldingen trykkes direkte og budskapet bør derfor være poengtert og med det viktigste først i teksten.
Pressemeldinger bør ellers som hovedregel være kortfattet (maks. 1 side), poengtert, opplysende, nysgjerrighetsskapende og gjerne personrelatert. Vurder hvordan du skriver teksten avhengig av om meldingen skal være et tips til pressen som du vil skal følges opp med direkte kontakt, en invitasjon til et spesielt arrangement/pressekonferanse eller om dette er den eneste informasjonen du har tenkt å gi. Gjengivelse av uttalelser fra personer gjør ofte meldingen mer levende og interessant og vil kunne resultere i direkte sitering i radio. Angi gjerne hvor ytterligere informasjon om saken kan finnes.
Husk kontaktpersoner og telefonnummer/e-postadresse. Det er viktig å være tilgjengelig.
Pressemeldinger som sendes ut om ettermiddagen fordeles gjerne i redaksjonsmøtet morgenen etter.
Kommunikasjonsavdelinga har faksnummer/e-postadresser til alle medier nasjonalt, regionalt og lokalt. Vi kan også bistå med hjelp til utforming og utsendelse. Universitetets mal for pressemeldinger skal benyttes. I noen tilfeller kan det være lurt at pressemeldingen sendes ut fra Universitetsdirektøren av Kommunikasjonsavdelinga.
Pressekonferansen/pressebriefing
Pressekonferanser bør kun benyttes hvis man har større, viktige nyhetssaker og det er et poeng at flere personer uttaler seg. Det er viktig at også pressekonferansen har et gjennomtenkt budskap - her skal resultater/nyheter presenteres.
Formen skal gi rom for spørsmål fra og dialog med journalistene. Antall deltakere fra universitetet bør begrenses mest mulig og budskapet må formuleres klart og kortfattet (maks. 1 times varighet). Supplerende opplysninger, fakta etc. kan deles ut som bakgrunnsstoff.
Tenk tidspunkt på dagen i forhold til når du vil saken skal ”ut” og generelt bør det ikke være for tidlig på dagen.
Husk tid, sted og kontaktpersoner ved innkalling til konferansen og tenk gjennom muligheten for å få tatt beskrivende og spennende foto og filmopptak. Kombiner gjerne pressekonferansen med aktiviteter eller demonstrasjoner og kanskje kan selve pressekonferansen avholdes andre steder enn på et møterom.
|
