|
Fastsatt av: |
Universitetsdirektøren |
|
Fastsatt dato: |
Mars 2005 |
|
Endret: |
Mai 2006 |
|
Hjemmel: |
Retningslinjer for møte- og utvalgsdokumenter godkjent av universitetsdirektøren i 1999 |
|
Gjelder for: |
Universitetet i Tromsø |
| Gjelder fra: |
1. april 2005 |
1. Generelt
Saker som fremmes for universitetets styrer og utvalg med vedtakskompetanse er viktig som dokumentasjon av virksomheten og den løpende saksbehandlingen, og skal derfor være registrert og arkivert i DocuLive.
Bestemmelsene i dette dokumentet gjelder i første rekke for universitetsstyret, fakultetsstyrene og tilsvarende, men kan også benyttes for saker til instituttstyrer, forskningsutvalg, programstyrer o.l. For disse stilles det imidlertid ikke krav til saksfremlegg, og sakene kan derfor legges frem på en mindre formalisert måte. Det er imidlertid et minimumskrav at de vedtak som fattes her skal dokumenteres i form av referat fra møtene.
2. Registrering/produksjon av saksfremlegg
Et saksfremlegg skal registreres i DocuLive på den konkrete saken som den omhandler. Der slik sak ikke finnes fra før, lages ny sak med saksfremlegg som første dokument.
Følgende gjelder for registrering av saksfremlegg i DocuLive:
- dokumenttype: MD (møtedokument)
- i feltet Beskrivelse: f.eks. Sak Fs 9-05 + beskrivelse av dokumentet (NB: viktige søkeord)
- i feltet Til: Fakultetsstyret, Instituttstyret, Programstyret osv. (denne teksten overføres til dokumentet)
- dokumentmal: Møtedokument
Ut over dette gjelder samme rutiner som for andre dokumenter som produseres i systemet.
2.1. Vedlegg
For å lette fremfinningen av en komplett utvalgssak i ettertid, er det av betydning at det tydelig fremgår opplysninger om vedlegg til en sak. Vedleggene bør derfor nummereres og spesifiseres til slutt i saksfremlegget, ev. på en egen vedleggsside. For vedlegg som er registrert i andre saker i DocuLive, skal saks- og dokumentnummer oppgis.
Saksbehandler skal sørge for at vedlegg som ikke allerede ligger elektronisk i DocuLive blir knyttet til saksfremlegget eller at disse blir skannet av arkivet.
2.2. Godkjenning via Saksgang i DL = underskrift
Etter overgang til elektronisk arkiv fra 1.4.2005 skal funksjonen Saksgang i DocuLive benyttes for å logge at et dokument er godkjent av andre enn saksbehandler. Saksgangloggen vil da erstatte underskrift av leder eller annen medunderskriver.
I spesielle tilfeller hvor godkjenning ikke lar seg logge via saksgang i DocuLive, skal saksbehandler sørge for at opplysninger om godkjenning av dokumentet fremgår på annen måte, f.eks. i vedlagt e-post eller notert i kommentarfeltet.
Saksfremlegg m/vedlegg vil i hovedsak fortsatt skrives ut/underskrives og sendes styre- eller utvalgsmedlemmene på papir.
2.3. Vedtaksføring
I tillegg til at det skrives referat fra møtet som registreres i egen sak for møtebok, skal det endelige vedtaket være tilgjengelig på den aktuelle saken i DocuLive. Dette gjøres ved at vedtaket redigeres inn i saksfremlegget av saksbehandler eller utvalgssekretær. Dette betyr at saksfremlegg ikke kan ferdigstilles, Til arkiv, før etter at vedtak er påført.
Alternativt kan vedtak knyttes til dokumentet som en tilleggsfil eller registreres som et eget dokument.
2.4. ”Arkivkopi” av saksfremlegg på papir
Som en overgangsordning skal ett eksemplar av saksfremlegget med vedtak på papir leveres arkivet som en ”sikkerhetskopi” (fortrinnsvis med original underskrift).
For 2005 vil dette eksemplaret inngå i den papirbaserte kronologiske møteboka som beholdes også på papir for 2005.
For 2006 blir "sikkerhetskopi" videreført for universitetsstyret. Den enhelte enhet bestemmer om man vil gjøre tilsvarende for det øverste organet (fakultetsstyre el. tilsvarende). For andre styrer/utvalg blir saksfremlegg m/vedtak kun arkivert elektronisk på sak i DocuLive.
Innen utgangen av 2006 skal det vurderes om ordningen med ”sikkerhetskopi” på papir skal fortsette.
3. Elektronisk møtebok
For de mest sentrale styrer og utvalg kan det opprettes "elektronisk møtebok". Det skjer ved at det opprettes én sak per styre/utvalg per år hvor innkalling/dagsorden og møtereferat registreres. Dette danner grunnlaget for elektronisk møtebok.
Følgende gjelder for oppretting av sak/dokument for elektronisk møtebok:
- Tittel: ”Møtebok åååå – Navn på styret/utvalget”
- Arkivkode: Møtebok
- Dokumenttype: X
- Maler: Møteinnkalling eller Møtereferat
Arkivene oppdaterer den elektroniske møteboka ved å lenke alle saksfremlegg som har vært behandlet i et bestemt møte til den aktuelle møteinnkallingen, ev. referatet der innkalling ikke finnes. Saksfremleggene vil da fremstå som nye filer i fanekortet El.dok i bildet Dokumentdetaljer i dette dokumentet.
Hvilke styrer og utvalg som skal ha elektronisk møtebok bestemmes av den enkelte enhet, jamfør punkt 1, andre avsnitt.
Gamle retningslinjer gjeldende frem til 1.4.05
