|
Arkivering av personalsaker i personalarkiv og saksarkiv
Retningslinjer for
- personalmapper på papir frem til 31.3.2005 og
- elektroniske personalmapper fra 1.4.2005.
1. Definisjoner
Med personalmapper menes en nærmere definerte samling av dokumenter som har betydning for den ansattes tilsettingsforhold (se vedlegg).
I den papirbaserte mappa er disse dokumentene knyttet til flere saksnummer i DocuLive. I den elektroniske mappa er dokumentene knyttet til ett fast saksnummer per person som benevnes ”personalmappe”. Hovedregelen er at
- personer som slutter før 1.4. 2005 har personalmapper på papir,
- personer ansatt før 1.4.2005, og som fortsatt er i stillingen etter denne dato, vil ha både en papirbasert og en elektronisk personalmappe,
- personer ansatt etter 1.4.2005 har kun elektroniske personalmapper.
Med personalsaker menes saker av generell og spesiell karakter som gjelder Universitetets ansatte, både som gruppe og som enkeltpersoner.
- Personalsaker av betydning for den ansattes tilsettingsforhold arkiveres i personalmappe.
- Personalsaker med et mer tidsavgrenset innhold, eller saker som gjelder grupper av ansatte, skal arkiveres i saksarkivet.
Med personalarkiv menes en samling av personalmapper, papirbaserte eller elektroniske, som skal forvaltes på en bestemt måte.
Med saksarkiv menes saker som klasseres etter UiTøs emnebaserte arkivnøkkel.
2. Personalmapper på papir
Personalmapper på papir finnes for alle personer som har inngått et fast eller tidsavgrenset tilsettingsforhold med UiTø med tiltredelse før 1.4.2005.
Personalarkivet skal kun være tilgjengelig for ledere, personalmedarbeidere og arkivpersonalet. Der personalarkivet oppbevares i kontorarealer skal de oppbevares i egne låsbare enheter (skap, skuffer).
2.1. Personalmappe A
Som en følge av Universitetets praksis med sentralt personalarkiv for alle ansatte, er arkivansvaret for de ”offisielle” personalmappene lagt til Universitetsdirektøren. Disse mappene benevnes personalmappe A og skal bevares.
Rutiner:
Personalarkivet utgjør en egen arkivserie og oppbevares ikke som en del av saksarkivet.
Mappene oppbevares under tilsyn av Personalseksjonen/PØA så lenge en person er ansatt ved UiTø. Når en person slutter overføres mappa til arkivet, som ordner, avslutter og overføres disse til bortsettingsarkiv og fjernarkiv etter vanlig prosedyre.
Ved overgang til elektronisk arkiv fra 1.4.2005 avsluttes alle eksisterende saker i DocuLive som skal inngå i personalmappe A på papir (saker med arkivkode 221 og saksansvar SADM).
For ansatte som har både papirbasert og elektronisk personalmappe, avsluttes ePmappe i DocuLive når personer slutter.
For personer som har hovedtyngden av dokumenter i den papirbaserte mappe A, suppleres denne med kopi av sluttmelding og pensjonsmelding fra den elektroniske mappa.
2.2. Personalmappe B
Enhetene har lokale personalmapper som inneholder kopier av dokumenter som oppbevares i mappe A eller i saksarkivet, eller originaldokumenter i saker som kan kasseres i henhold til gjeldende kassasjonsregler. Disse mappene benevnes personalmappe B og skal ikke bevares.
Ved en ev. delegering av personalansvaret til enhetene som følge av Lønnsprosjektet, vil Personalmappe A fortsatt beholdes i Sentraladministrasjonen. Den løpende personalforvaltning på enhetene etter en delegering, vil derfor være basert på innholdet i Mappe B, supplert av elektronisk lagrede dokumenter i DocuLive.
Rutiner
Mappe B oppbevares ved den respektive enheten under tilsyn av arkiv eller personalkontor.
Mappa skal ikke overføres til andre enheter. Dersom en person skifter arbeidssted til en annen enhet, skal kopier etter behov utleveres fra Personalseksjonen/PØA.
Ved overgang til elektronisk arkiv fra 1.4.2005 avsluttes alle eksisterende saker i DocuLive som inngår i personalmappe B på papir (saker med arkivkode 221 og som enheten har arkivansvaret for).
Når en person slutter skal mappa overføres til arkivbokser merket ”Personalmappe B - sluttet i perioden åååå – åååå”. Mappene beholdes så lenge enheten har behov for å ha disse tilgjengelig. Kassasjon av personalmapper skal skje ved brenning eller makulering.
3. Elektroniske personalmapper
Ved overgang til elektronisk saksbehandling og arkiv fra 1.4.2005, går Universitetet over til elektroniske personalmapper. I DocuLive skjer dette ved at det etableres én sak per ansatt, hvor dokumenter med betydning for den ansattes tilsettingsforhold registreres/lagres (se vedlegg). Elektronisk personalmappe (ePmappe) opprettes
- for personer med nye tilsettingsforhold med tiltredelse etter 1.4.2005 (ikke timeansatte)
- for personer ansatt før 1.4.2005 når nytt dokument i henhold til vedlegg 1 registreres
Saksansvar for ePmappa i DocuLive settes til den enhet hvor personene er tilsatt. Når en ansatt skifter arbeidssted internt på Universitetet, overføres saksansvaret til nytt fakultet/ny enhet.
Tilgangsgruppe for tidligere dokumenter i saken endres etter en individuell vurdering av behovet for tilgang til det enkelte dokument. Endring av tilgangsgruppe gjøres av arkivet/forrige arbeidssted eller av arkivet/Sentraladministrasjonen.
Rutiner:
Så lenge tilbudsbrev i tilsettingssaker (også direkte tilsetting) skrives sentralt, opprettes ePmappe av Arkivet/Sentraladm etter samme prosedyre som tidligere.
Det lages kryssreferanse til tilsettingssaken.
Alle søknader m/vedlegg til de som innstilles skannes inn som vedlegg til innstillingen (på tilsettingssaken).
På ePmappa opprettes det X-dokumenter for
- søknad m/CV, vitnemål og attester (med peker til allerede skannet søknad på tilsettingssaken, samt
- underskrevet arbeidsavtale
Ved nytt engasjement, videreføring av eksisterende engasjement eller andre forhold som skal være en del av personalmappa (se vedlegg) opprettes ePmappe ved den enkelte enhet.
(NB: søk først på personnavn for å se om elektronisk personalmappe allerede er opprettet).
Nødvendige grunnlagsdokumenter og vedlegg skal lagres elektronisk i saken (tilknyttes eller skannes ved enhetens arkiv).
Det lages kryssreferanse til ev. tidligere saker med arkivkode 221 for personen.
Alle ePmapper skal tilknyttes ny arkivdel PERSARK (gjøres av arkiv).
Standard registreringsopplysninger for ny sak/nytt dokument:
- Tittel: ”Personalmappe @ Fornavn Etternavn fødselsdato”. Fødselsdato skrives i formatet ddmmåå. @ skjermer navn på offentlig journal.
- Arkivkode: 221.
- Gruppe på saken: ALLE
- Gruppe og Tilgangskode på dokumentene: Alle dokumenter skal unntas fra offentlighet og personnavn skal skjermes. Gruppe skal være P-ENHET.
Vedlegg: Oversikt over personaldokumentasjon i personalmappe og i saksarkiv
|
