Prosjektets organisering, mandat og tidsplan

Prosjektet for en gjennomgang av organisatoriske enheter ved Universitetet må utrede hvilke konsekvenser ulike organisatoriske valg vil ha for den faglige virksomheten, og legge fram forslag til styrings-, organisasjons- og ledelsesmodeller. Prosjektet må også ha som utgangspunkt at staten både på utdannings-, økonomi- og administrasjonssiden stiller krav til kvalitetssikring og utviklingsarbeid ved institusjonene. Universitetet må derfor både bedre systemene for dokumentasjon og rapportering på alle områder og ta hensyn til skjerpede krav til virksomhetsstyring (jf. nytt økonomireglement i staten). Den framtidige organiseringen må også vektlegge interne samarbeidsstrukturer, og enhetene må dimensjoneres slik at både faglige og administrative ressurser blir brukt rasjonelt.

Universitetsstyret skal selv fungere som styringsgruppe for prosjektet. Universitetsdirektøren vil i samråd med rektor fremme prosjektgruppas rapporter og forslag til universitetsstyret på ordinær måte.

Mandat:
1. Prosjektet skal anbefale og begrunne modeller for styrings- og ledelsesstruktur.

2. Prosjektet skal med utgangspunkt i Universitetets utfordringer og de føringer som ligger i dette saksframlegget og i sak S 46-04 foreslå modeller for organiseringen av fakultets- og instituttstrukturen. En av modellene som skal utredes nærmere er diskusjonsmodellen i sak S 46-04.

3. Prosjektet skal foreslå modeller for lederrekruttering på fakultet og institutt. Det må vurderes hvorvidt det – i tillegg til intern rekruttering - også skal rekrutteres eksternt og om stillingen/vervet skal lyses ut eller det er andre måter å fremskaffe eksterne kandidater på (kallelse eller lignende). Prosjektgruppen må vurdere selve måten utvelgelsen av aktuelle kandidater skal skje på, hvem som bør involveres i denne utvelgelsen og hvordan dette kan skje.



Mål:
Prosjektets mål er å utrede Universitetets framtidige fakultets- og instituttstruktur, og sette universitetsstyret i stand til å fatte beslutning om den interne organiseringen av fakultetene og instituttene. Dessuten skal prosjektet gjøre det mulig for universitetsstyret å fatte beslutning om ny styrings- og ledelsesmodell i virksomheten. Målet er at den nye organisasjonen skal være på plass til ny lov trer i kraft 01.08.05.

Prosjektperiode:
Foreløpige modeller for styring, organisering og ledelse legges fram innen 01.03.2005. Prosjektet skal avgi en endelig innstilling til framtidig organisasjonsstruktur innen utgangen av mars 2005. Framdriften følger av fastsatt milepelsplan for prosjektet med en inndeling i to faser (vedlegg 3).

Styringsgruppe:
Universitetsstyret er styringsgruppe for prosjektet. Styringsgruppen skal i løpet av april 2005 fastsette endelig styrings-, organisasjons- og ledelsesmodell.
Styringsgruppen har det overordnede ansvaret for prosjektet, og kan i prosjektperioden gjøre de endringer i prosjektets mandat og organisering som en finner hensiktsmessig.

Prosjektleder:
Dekan Synnøve Jenssen, SV-fakultetet.
Prosjektleder har ansvaret for den daglige driften av prosjektet.

Prosjektgruppe: Prosjektgruppen inkluderer prosjektleder og består av dekanene ved fakultetene og NFH, en representant oppnevnt av studentstyret og en representant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene, til sammen 8 personer.
Prosjektgruppens medlemmer har et felles ansvar for at prosjektet leverer en begrunnet innstilling om framtidig organisasjonsstruktur til styret.

Referansegruppe:
Det opprettes en referansegruppe bestående av 2 studenter, 2 representanter fra tjenestemannsorganisasjonene, 2 fakultetsdirektører og 2 instituttledere (8 stk.)
Gruppens funksjon i prosjektet er å gi innspill til prosjektgruppen.

Sekretariat:
Prosjektet gis fullmakt til å organisere eget sekretariat.

Budsjett:
Prosjektet gis et budsjett på 300.000 kr. Beløpet kan benyttes til å frikjøpe sekretærbistand og til andre utgifter i prosjektet.