Formelle forhold og frister ved avslutningen av studiet skal sikre at utdanningen ved NTNU holder annerkjent internasjonal kvalitet. De skal også bidra til at hvert enkelt doktorgradsarbeid blir kjent i allmennheten og i det internasjonale fagmiljø på feltet. Rutinene for avslutningen følger det nye PhD reglementet.

Minimum 3 mnd før disputas sender doktorgradsstudenten søknad om å få avhandlingen bedømt til sitt institutt. Søknaden vedlegges brev til fakultetet med forslag til bedømmelseskomite. En foreløpig utgave av arbeidet som skal bedømmes, sendes fakultetet. Administrator sender materiale til komiteen når den er oppnevnt.

Oppnevning av bedømmelseskomite skal gjøres minst 3 mnd. før planlagt disputas. Se malbrev for oppnevning av bedømmelseskomite. Instituttet sender forslag til komite til fakultetet som oppnevner denne. Følgende punkter må oppfylles:

• Det bør være et medlem fra utenlandsk universitet.
• Medlemmene av komiteen skal være forespurt.
• Medlemmene av komiteen skal ikke ha felles publikasjoner med kandidaten.
• Det skal være en kvinne i komiteen. Avvik må begrunnes.

Se for øvrig Forskrift for graden PhD ved NTNU og det reglement som gjaldt da doktorgradsstudiene ble påbegynt.

Avhandlingen skal sendes Fakultetet (2 eks.) 5 uker før disputas. Samtidig sender administrator/institutt avhandlingen direkte til bedømmelseskomiteens medlemmer. Fakultetet sender 1 eks. til UBIT.

Trykking skal gjøres senest 1 mnd. før disputas. Antall eksemplarer, distribusjon og økonomiske betingelser bestemmes av institutt eller veileder/faggruppe. Avhandlingen skal være allment tilgjengelig. Vi anbefaler NTNU-trykk til trykkingen. Tapir trykkeri er et alternativ. Den trykte avhandlingen skal ha et ISBN-nummer. Det henter kandidaten selv via nettet: Tildeling av ISBN

Universitetsbiblioteket i Trondheim (UBiT) tilbyr alle doktorander fra NTNU å publisere doktoravhandlingen i fulltekst på NTNUs internettsider. Fakultetet oppfordrer alle til å benytte tilbudet.

FRIDA er et system for registrering av forskningsdokumentasjon. Fakultetet anbefaler at du registrerer avhandlingen din i Frida.

Tidlige praktiske forberedelser ivaretas av administrator og instituttene. Tidspunkt bør avtales tidlig med komiteen. Rom for disputasen (Totalrommet i Hovedbygget eller i Realfagsbygget), hotell for tilreisende, o.l. reserveres samtidig.

Innstillingen fra bedømmelseskomiteen og tittel på prøveforelesning skal sendes fakultetet 5 uker før disputas på eget skjema. Fakultetet informerer kandidaten om prøveforelesningens tittel 14 kalenderdager før disputas. Kandidaten kan fremme merknader til innstillingen innen 5 dager før disputas. Dersom det foreligger dissens fra komiteen kan det medføre at disputasen må utsettes.

Pressemelding om disputasen sendes ut av kandidaten senest 4 uker før disputasen. Se veiledningen som inneholder egnet skjema.

Oppslag og annonsering bl.a. i Nettopp ivaretas av fakultetet ut fra praktisk informasjon om disputasen fra instituttene. Gjennomføring av av disputasen (lokaler, blomster, lunsj, mm) ivaretas av instituttene.

Etter disputasen skal administrator sende sensurskjema og et eksemplar av avhandlingen i underskrevet stand til fakultetet. Kandidaten eller instituttet sender 5 eks. til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. (2 eks. sendes av trykkeriet til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana.) Biblioteket ønsker ikke trykte eksemplarer av avhandlingen.

Dr.philos, PhD, Dr. ing. og Dr.scient. har nå felles rutiner for utsendelse av avhandlingen:

NTNU anbefaler kandidater å registrere sin avhandling i UMIs internasjonale database. Et eget Agreement Form må fylles ut, signeres og sendes til IME-fakultetet. Skjema sendes sammen med skjema for pressemelding eller fåes ved henvendelse til Solfrid Bergsmyr eller Anne Eide. UMI Dissertation Services har også andre tjenester som kan være av interesse, for eksempel tips for skriving av avhandlinger.