Kunngjøring av ledige stillinger ved UiO

Nytt oppsett for kunngjøringer og annonseutforming:

OPA har laget en ny grafisk profil for annonser i samarbeid med informasjonsavdelingen, samt en ny mal for kunngjøringer.
Hensikten er å ”modernisere” både annonseutformingen så vel som selve kunngjøringene.

Hvorfor:
•    UiO trenger å modernisere sine kunngjøringer for å kunne konkurrere om de beste søkerne
•    Annonsene må fremstille UiO, fagmiljøet og stillingene på en positiv og attraktiv måte
•    Annonsene skal gjøre at man får lyst til å søke stillingen

Tidligere:
•    Liten forskjell mellom kunngjøring og annonse
•    Mye fokus på hva søker må gjøre for i det hele tatt søke stillingen
•    Lange tekster med beskrivelse av arbeidssted, kontaktpersoner, ofte lite om selve jobben.
•    Mye administrativ informasjon (kontakt person, e-post adresser etc.)
•    Hvordan søke jobben, ikke hvorfor søke jobben
•    Trist og livløs

Annonseutforming:
•    Annonsering er dyrt! Hver bokstav koster penger, ikke bruk pengene på informasjon som er av ”administrativ karakter”, den legger vi på Web’en som er gratis.
•    Tenk på hva er det som vil gjøre at potensielle søkere vil søke!
•    Noen korte setninger om stillingen,
•    Administrativ informasjon begrenses til: søknadsfrist og ref. nr.
•    Mer informasjon legger vi på nett under: www.uio.no

Ulike type annonser:
Vi operer med to hovedtyper annonser i Aftenposten:

Samleannonse:
Her samler vi flere annonser i en fellesramme for UiO. Annonsen er ofte begrenset i størrelse, og vil typisk stå sammen med flere andre utlysninger fra UiO.
For både å få økt profilering, og/eller fordi man ønsker mer tekst i annonsen kan man velge en større annonse med mer tekst. Den vil da få større plass i selve samleannonsen, men vil fortsatt være en del av samleannonsen

Enkeltannonser:
Enkelte ganger har man behov for å profilere en eller flere stillinger ekstra, og da kan man velge å kjøre en enkelt annonse utenom fellesannonsen. Vi ber dere tenke ekstra igjennom når dere trenger de. Grunnen er at vi ønsker å samle all annonsering fra UiO i størst mulig i en annonse slik at vi i sum gir en best mulig profilering av ledige stillinger ved UiO. Vi har tidligere opplevd at vi har hatt to enkelt annonser og en fellesannonse som har stått på hver sin side i Aftenposten, som til sammen hvis vi hadde samlet alle innen samleannonsen, hadde gitt en ½ side og dermed en tydeligere profilering.

Kunngjøring:
Kunngjøringen er den informasjonen som blir lagt på WEB og sendt til NAV. Også her er det viktig at man beskriver stillingen på en positiv og attraktiv måte. Vi har laget en mal for kunngjøringstekst hvor minimumskravene for hvilken informasjon som skal med er satt opp.

Her kan vi ha mer informasjon om arbeidsoppgaver, krav til søker, opplysninger om kontaktpersoner med kontakt informasjon, lønnstrinn m.m.
For vitenskapelige stillinger er det utarbeidet en veiledende disposisjon for utarbeidelse av stillingsbeskrivelse (stillingsomtale, betenkning).
Dere kan selv bestemme om kunngjøringen og betenkningen skal være to separate dokumenter eller et dokument.

Både beskrivelse av eksempel arbeidsstedet og dets faglige profil eller ”beskrivelse av plikter” kan jo med fordel utarbeides med tanke på at det skal virke attraktivt på søkere. Ofte vil for eksempel fagmiljøet være både de største og det beste i landet, og ”undervisningsplikten” kan med fordel omtales ikke bare som en plikt men for eksempel også som en mulighet til både å være i kontakt med studenter så vel som å utforme sin egen undervisning.

Noen råd til slutt:

Tenk over:
•    Stillingsannonses og kunngjøringen bør være utformet slik at bidrar til nysgjerrighet hos den jobbsøkende, og at den bidrar til å gi forutsetningene for å søke stillingen.
•    Hva er det som skiller dere ut fra andre arbeidsplasser?
•    Hva er det beste argumentet for at noen skal begynne akkurat hos dere? Unngå detaljer og spesifikasjoner som målgruppen ikke skjønner eller bryr seg om.
•    Bruk det unike, det som er spesielt med denne jobben og ditt arbeidssted
•    Tenk nøye igjennom hvilke må krav og bør krav dere sette opp, de binder dere senere i prosessen.

OPA vil ikke bedrive sensur, men vi håper at dere vil følge disse anbefalingene, og vi tar gjerne i mot forslag.

Her er noen eksempler til inspirasjon (den nyeste øverst):

Her legger vi ut eksempler på fellesannonser (den nyeste øverest):

Skjema og tjenestemannsorganisasjonene

I henhold til hovedtariffavtalen i staten, pkt. 2.3.8, kan tillitsvalgte kreve å få drøfte lønnsplasseringen før stillingen kunngjøres. Tjenestemannsorganisasjonene har i slike tilfeller 3 dagers frist til å kreve drøftinger. For å ivareta dette må kunngjørende enhet sende kopi av kunngjøringsteksten med angivelse av lønnsalternativer til tjenestemannsorganisasjonene før utlysing. Krever organisasjonene drøfting, skal dette gjennomføres på fakultetsnivå. Er det fortsatt uenighet mellom partene etter drøfting på fakultetsnivå, skal saken oversendes universitetsdirektøren/rektor v/Organisasjons- og personalavdelingen, som fastsetter kunngjøringens lønnsalternativ. Se: Rammevilkår og rutinebeskrivelser for personalforvaltning ved UiO<

Framgangsmåte ved bruk av skjema for oversendelse til tjenestemannsorganisasjonene (Skjema for oversendelse til tjenestemannsorganisasjonene) ;

Klikk på linken over (Skjema for oversendelse til tjenestemannsorganisasjonene)
Fyll ut de aktuelle feltene som er oppgitt i skjemaet.
Skjemaet sendes sammen med kunngjøringsteksten til tjenestemannsorganisasjonene. (Mailadressene står øverst i skjemaet).

Kunngjøringer av ledige stillinger

Fremgangsmåte ved bruk av Kunngjøringsskjema i rtf-format;

1. Velg enten:
Kunngjøringsskjema (for annonsetekst) i rtf-format - bokmål
Kunngjøringsskjema (for annonsetekst) i rtf-format - nynorsk
2. Skriv inn ønsket tekst på siden for selve kunngjøringsteksten.
2a. Fyll ut skjema for oversendelse til tjenestemannsorganisasjonene, før teksten sendes til tjenestemannsorganisasjonene.
3. Fyll ut på side 2 at teksten har vært hos organisasjonene og hvor kunngjøringsteksten skal lyses ut. (Kryss av). Evt kommentarer som eks ønsket søknadsfrist, skrives i feltet "Merknad til OPA".
4. Lagre det ferdige dokumentet som rtf-fil og send til opa-annonser@admin.uio.no

Det er viktig å understreke at når kunngjøringsskjemaet er sendt til opa-annonser, er det enhetens ansvar at tjenestemannsorganisasjonene har hatt kunngjøringen, at teksten ikke har skrivefeil, og at det er fylt ut journalnummer (= REF NR). Det er bare selve kunngjøringsskjemaet som skal sendes til OPA (Kunngjøringsskjema i rtf-format).

Det er teksten i første rubrikk i kunngjøringsskjemaet som kommer i en evt henvisningsannonse i dagspressen.

OPA administrerer kunngjøringsteksten etter følgende rutiner;

setter på søknadsfrist, og skriver evt melding til byrået (dersom kunngjøringsteksten skal i Aftenposten eller andre tidsskrifter)
sender kunngjøringen på mail til Nav og evt til byrået. (Norsk Lysingsblad har sluttet å publisere stillingsannonser med virkning fra 1.10.2005. Kunngjøring av ledige stillinger er flyttet til Aetat)
legger teksten ut på UiOs hjemmesider
returnerer kunngjøringsteksten til enheten, slik at enheten kan se at den er administrert.

Nærmere om rutiner ved kunngjøring av stillinger ved UiO

Kunngjøringene blir i utgangspunktet behandlet på tirsdager. Det betyr at i perioder med stor pågang blir kunngjøringer som kommer inn etter mandag, liggende til neste tirsdag. Er det svært mange kunngjøringer som kommer inn kan det i verste fall også ta opp til en uke fra behandlingen starter til de er lagt ut på nettet.

Dersom man ønsker at kunngjøringene skal være garantert å komme med i Aftenposten påfølgende tirsdag, bør den sendes til opa-annonser@admin.uio.no innen kl. 12:00 på mandag.

Dersom annonsen skal i andre tidsskrifter enn Aftenposten trenger vi å få dem senest 4 virkedager før materialfristen dersom vi skal være garantert å få dem med innen fristen. Det kan også være lurt å opplyse om dette i e-posten, særlig hvis stillingen sendes oss etter mandag. (Hvis ikke annet er opplyst i e-posten kan de da risikere å bli liggende til neste tirsdag og dermed miste materialfristen)
Det er fint om dere ikke bruker gamle malene dere har liggende fra før av.
Når dere oppgir bestillerkode på hvor fakturaen skal belastes er det også veldig viktig at dere skriver inn navn på bestiller. Mediebyrået sender nå faktura direkte til Regnskapsseksjonen - sentralt fakturamottak. Bestillerkode og navn på bestiller identifiserer hvor fakturaen skal videre.
I perioder med stor pågang kan det dessverre gå opp til en uke før kunngjøringene blir ferdigbehandlet og lagt ut på nettet. Det seneste de blir lagt ut er dagen før de kommer på trykk.
Når stillingene er lagt ut vil dere motta kvitterings e-post på hvor dere kan finne dem på nettet, eventuell søknadsfrist og når stillingen eventuelt kommer på trykk.
Dersom ikke annet er oppgitt får kunngjøringen standard søknadsfrist. Søknadsfristen regnes fra publiseringsdato i Aftenposten/evt annet tidsskrift, eller fra publisering på UiOs hjemmesider (hvis den kun skal på nett og til Nav). Standard søknadsfrist er som følger:
- Teknisk/administrative stillinger: 2 uker

Vitenskapelige stillinger:
- Stipendiat, etc.: 3 uker
- Professor og førsteamanuensis: 4 uker.

Redaksjon: OPA, opa-annonser@admin.uio.no
Dokument opprettet: 02.11.2001, endret: 07.06.2007


Studier Studentliv Forskning For ansatte IT-tjenester Oppslagstavla Bibliotek

OM UIO