MEDARBEIDERSAMTALER

Disposisjon for medarbeidersamtaler.

Hva er en medarbeidersamtale? En medarbeidersamtale er en planlagt, foreberedt og personlig samtale. Den omhandler forhold vedrørende samtalepartnernes arbeidssituasjon, og kan brukes som et verktøy i forhold til planlegging og utvikling. Samtalen bygger på gjensidighet og likeverdighet med mulighet for begge parter til å kanalisere ønsker og behov. Den har til hensikt å fremme gjensidig tillit og åpenhet, god kommunikasjon og godt samarbeid så den enkelte kan bli i best mulig stand til å løse sine oppgaver.

En medarbeidersamtale kan være vanskelig, og krever derfor mot og åpenhet fra begge parter. Medarbeidersamtalen erstatter ikke løpende kontakt, men er et supplement, og en mulighet til mer planlagt og systematisk meningsutveksling omkring ens arbeidssituasjon. 

Hvem som er naturlige samtalepartnere vil avhenge av arbeids- og ansvarforhold. For administrativt tilsatte vil det være en samtale mellom en medarbeider og dennes nærmeste overordnede. For en vitenskapelig tilsatt vil en instituttbestyrer eller en annen faglig leder eller koordinator være en naturlig samtalepartner. For teknisk personale, tett knyttet opp mot forskning, vil det være naturlig å snakke med den vitenskapelige ansatte vedkommende er knyttet opp mot f eks leder av forskningsgruppen.

Innhold i medarbeidersamtalen

Oppfølging og konklusjonene etter forrige samtale
Hvis dere har hatt medarbeidersamtaler med hverandre tidligere, er det naturlig å se på hva som er skjedd i perioden med utgangspunkt i de konklusjoner dere da ble enige om.

Klargjøring av instituttets/fakultetets/avdelingens mål
Her skal samtalen komme inn på instituttets/fakultetets/avdelingens mål og dine oppgaver sett i forhold til disse.

Arbeidsoppgaver
Dere diskuterer de oppgaver du har i dag og prioriteringen av disse, samt eventuelle ønsker om nye eller andre oppgaver. Forståelsen av eget arbeid, hva som er viktige/mindre viktige arbeidsoppgaver, og hvordan du kan få utført arbeidet ditt på en best mulig måte, bør også klargjøres. For vitenskapelige tilsatte kan fordeling av arbeidsplikt i henhold til særavtalen tas opp.

Arbeidsmiljøet
Ulike sider ved arbeidsmiljøet tas opp, både det psykososiale og fysiske miljø. Her er det viktig at begge parter får komme med sine synspunkter. Hvordan du trives, og hvordan samarbeidet med kolleger og annet personale fungerer, bør diskuteres. Ved behov må dere diskutere hva som eventuelt kan gjøres for å bedre dette. Konkrete ønskemål/klager i forbindelse med det fysiske arbeidsmiljøet kan også diskuteres.

Ledelse
Her skal du gi tilbakemelding til lederen om hvordan du opplever ham/henne som leder, og hvordan han/hun oppfyller sin ledelsesfunksjon.

Faglig og personlig utvikling
Denne delen handler om hvordan du fungerer i stillingen din i dag, som f eks forsker, pedagog, formidler, administrator. Du vil her kunne komme med ditt syn på egne utviklingsbehov og framtidsplaner og samtidig få tilbakemelding på om behov og planer er realistiske.

Planer og mål
Dere diskuterer de planer og mål dere mener det er viktig å prioritere for neste periode, dvs til este medarbeidersamtale. Eventuelle mål dere setter bør være realistiske og tidfestet, og ligge innenfor deres ansvars- og myndighetsområde.

Oppfølging av samtalen
For at samtalen skal få konsekvenser, er det viktig å konkludere og sikre at det er enighet om hva som skal følges opp. Det bør gå klart frem hva som skal gjøres når, hvem som er ansvarlig, og hva som er tilfredsstillende resultater. Begge har ansvar for oppfølging av det dere ble enige om i medarbeidersamtalen. Medarbeidersamtaler bør gjennomføres regelmessig, en gang pr år kan være en målsetting.

Forberedelser til samtalen
For at medarbeidersamtalen skal oppleves som meningsfylt, er det viktig at den forberedes. For å legge til rette for gjensidighet og likeverdighet, er det en hjelp at begge er forberedt på hva samtalen skal inneholde. Vedlagt følger et skjema, som er ment å være til hjelp i forberedelsen. Det er ikke nødvendig å følge skjemaet slavisk, men det kan være et nyttig hjelpemiddel for gjennomføringen av samtalen, og gjøre det lettere å følge opp det dere blir enige om. Samtalen må avtales i god tid, og den bør vare minst 1 time.

---

DISPOSISJON FOR MEDARBEIDERSAMTALEN

Disposisjonen finnes også som et ferdig oppsatt papirskjema.

Oppfølging av forrige samtale
(Kun aktuelt for de som har hatt medarbeidersamtaler tidligere)
a) Hvilke forventninger/resultater som ble satt i forrige periode er oppnådd?

b) Hvilke forventninger/resultater er ikke oppnådd? Hvorfor?

Planer, mål og arbeidsoppgaver
a) Hvordan er dine prioriteringer - og dine arbeidsoppgaver sett i forhold til instituttets/fakultetets/avdelingens mål?

• innen forskning
• undervisning
• formidling
• administrasjon

b) Har du ønsker om en annen vektlegging av de ulike oppgavene?
Nye oppgaver?
c) Hvilke muligheter/ønsker har du med hensyn til kurs, romsligere forskningstermin, drift og reiser?
d) Får du nok tid til å drøfte dine arbeidsoppgaver med evt leder aller andre kolleger på insituttet/fakultetet/avdelingen? Blir du hørt, og får du den tilbakemelding du ønsker når du drøfter dine problemer?
e) Hvordan er arbeidsbelastningen? Hvordan er forholdet mellom de ulike oppgaver og hvordan samsvarer dette med den tid som er satt til disposisjon for å løse dem?
f) Hvilke forbedringer kan gjøres mht oppgavefordelingen eller arbeidsrutinene innen insituttet/fakultetet/avdelingen?

Arbeidsmiljø og samarbeid
a) Hvordan trives du på insituttet/fakultetet/avdelingen?
b) Hvordan går samarbeidet med fakultets-, institutt-, avdelingsledelsen, kolleger og andre fagmiljøer? Hva kan eventuelt gjøres for å bedre samarbeidet?
c) Er arbeidslokalene hensiktsmessige?
d) Er ressursene/arbeidsutstyr tilstrekkelig?

Ledelse
a) Hvordan fungerer din leder i forhold til deg og din arbeidssituasjon?
b) Har du en innflytelse du ønsker i ditt miljø? Hvordan kan du eventuelt oppnå den?
c) Er det i forbindelse med styring av fakultetet/ insituttet/avdelingen andre forhold du ønsker å ta opp? Faglig og personlig utvikling a) Har du spesielle behov med hensyn til faglig utvikling? Eventuelt når/hvordan?
b) Har du spesielle behov når det gjelder egen utvikling/forbedringspunkter?

Planer og mål for neste periode
a) Hvilke planer og mål er viktig å sette for neste periode?
b) Hvordan er dine planer og mål sett i relasjon til insituttets/fakultetets/avdelingens prioriteringer?

Eventuelle andre samtaleemner

Oppsummering og konklusjoner etter samtalen

Når skal vi holde neste samtale:_________________________________

---

Enhet: OPA, webmaster@uio.no
Dokument opprettet: 15.01.1999