Datatilsynet har gitt varsel om pålegg til Kongsvinger og Hamar kommuner i forbindelse med utlegging av saksdokumenter på Internett.

Den ene kommunen hadde publisert stillingssøknader med vedlegg. Dokumentene inneholdt bl.a. fødselsnummer, helseopplysninger og opplysninger om etnisk bakgrunn. Den andre kommunen publisere opplysninger om navngitte personers dårlige privatøkonomi i forbindelse med søknad om redusert betaling i barnehage.

Forvaltningsorganer kan publisere postlistene på Internett. Pressen og andre interesserte kan kreve å få innsyn etter offentlighetsloven i dokumenter som ikke er taushetsbelagte. Om mulig skal det også legges til rette for innsyn i unntatte dokumenter, ved sladding eller liknende. Forvaltningsorganer kan imidlertid ikke på eget initiativ publisere alle dokumenter, selv om dokumentene ikke er taushetsbelagte.

Personvernhensyn må tas
Datatilsynet ba i 2003 Justisdepartementets lovavdeling om en tolkning av personopplysningsloven i forhold til offentlighetsloven. Årsaken var at Datatilsynet så at mange kommuner publiserte alt som ikke var unntatt offentlighet. Lovavdelingen kom i sitt svar til at forvaltningens internett-publisering av dokumenter også omfattes av personopplysningsloven. Dette vil si at personvernhensyn må veies mot forhold som taler for publisering.

Dette er lov
Det som kan publiseres om enkeltpersoner er:

• Dokumenter som kun inneholder personopplysninger som kan fremgå av postlisten.
• Postliste med opplysninger om at en bestemt person har henvendt seg i en bestemt sak etter bestemmelsene i forskrift om offentlege arkiv.

Andre opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, for eksempel opplysninger om utdanning og arbeidserfaring, økonomiske forhold etc. kan bare publiseres når dette skjer i tråd med personopplysningslovens krav. (Se avsnittet under)
Se hvilke opplysninger som kan fremgå av postlisten i forskrift om offentlege arkiv, § 2-7

Krav om samtykke
Personopplysninger utover dem som kan fremgå av postlisten kan bare publiseres med samtykke fra den opplysningene gjelder.

Internkontroll
Virksomhetene er pålagt å ha et internkontrollsystem. Internkontrollen skal presisere hvilke regler som gjelder for behandling av personopplysninger, inneholde håndterbare rutiner for de ansatte, og følge opp med nødvendige endringer når rutinene glipper.

Blant annet må forvaltningsorganer ha en kvalitetskontroll i forbindelse med publisering av saksdokumenter og postlister, slik at man i rimelig grad er sikker på at feilpublisering unngås.

Må slette opplysninger
Datatilsynet varsler om at de to kommunene kan bli pålagt å slette eller utelate personopplysninger fra saksdokumentene som er lagt ut på Internett. Kun de personopplysningene som kan fremgå av postlistene skal fortsatt kunne være publisert på nett. For å kunne publisere opplysninger utover dette, må kommunene ha samtykke fra den opplysningene gjelder.

Kommunene har tre ukers frist til å komme med sine kommentarer til varselet.

Les varslene om pålegg til Kongsvinger og Hamar kommuner