Forundersøkelse | Partneravtale | Samarbeidsavtale
Dette er veien fram til at selve utvekslingen kan ta sted:
- Identifisere partner
- Foreta forundersøkelse
- Inngåelse av partneravtale
- Søknad om samarbeidsavtale med Fredskorpset
- Fredskorpset behandler søknaden
- Samarbeidsavtale signeres, hvis innvilget
- Deltakere rekrutteres
- Partnerkurs
- Forberedelseskurs for deltakere
- Deltakerne utveksles
Forundersøkelse
Formålet med forundersøkelsen er å klargjøre om det er grunnlag for et fredskorpsprosjekt, samt å bidra til utvikling og fullføring av en god partneravtale som i neste omgang utgjør søknad om samarbeidsavtale. Potensielle partnere søker gjennom forundersøkelsen om tilskudd til reise, opphold og eventuelle kostnader til utredning.
Innvilgelse av midler til forundersøkelse betyr ikke det at en samarbeidsavtale er sikret. Alle søknader om samarbeidsavtale blir behandlet individuelt. Resultatene av forundersøkelsen inngår som en del av grunnlagsmaterialet for vurdering av søknad om samarbeidsavtale.
Idé og målsettinger
Avklar hva partnerskapet ønsker med et samarbeid, målsettingene med fredskorpsprosjektet må være helt klare. Fokuser i første omgang på idé og målsettinger, og ikke på rekruttering av deltakere og økonomi. Diskusjon om hvem som skal eller kan være deltakere må komme etter at målsettinger, aktiviteter, arbeidssted o.l. er avklart. Det økonomiske tilskuddet skal først og fremst gjøre utvekslingene mulige, og budsjettarbeidet bør derfor følge etter at målsettinger og omfanget av disse er diskutert. Sjekk om partner er å regne som en juridisk enhet som kan undertegne en partneravtale.
Partnerskapet må i fellesskap gjennomgå malene til partner-, deltaker-, og samarbeidsavtalene i løpet av forundersøkelsen for å forsikre seg om at alle involverte parter har en forståelse av de muligheter og begrensninger fredskorpsprosjektet gir. Sett av god tid til planlegging av prosjektet. Erfaringsmessig tar det minst ¾ år fra planleggingen starter til deltakere utveksles.
Fredskorpset oppfordrer søkere til å ta kontakt med andre partnere innenfor samme fagområde eller land som allerede er i gang med et fredskorpsprosjekt for å hente erfaringer. Se liste over partnere og fredskorpsprosjekter.
Hvem deltar i planleggingen?
En person fra hver virksomhet har hovedansvaret for planleggingen. Vedkommende må forankre prosessen og avtalene i egen virksomhet med et mandat fra besluttende myndighet, eller ved at en person fra ledelsen /styret deltar i planleggingen. Fredskorpset fraråder at potensielle deltakere selv er med eller er ansvarlig for gjennomføringen av forundersøkelsen da fokus skal være på partnerskapet.
Rapport
Når forundersøkelsen er over må partnerskapet ha utarbeidet en kort rapport med en regnskapsoppstilling over hvordan tilsagnet er brukt undertegnet av daglig leder.
Prosjektregnskapet skal leveres innen 15. mars det påfølgende året. Prosjektregnskapet skal senest 31. august i det påfølgende året være bekreftet av norsk autorisert revisor. Fredskorpset skal også motta rapport i de tilfeller hvor forundersøkelsen ikke fører fram til partner- og samarbeidsavtale.
Partneravtale
Partneravtalen signeres av partnerne i Norge og i sør, og beskriver partnerskapets rollefordeling og forpliktelser i forbindelse med fredskorpsprosjektet. Partneravtalen med vedlegg og rapport fra forundersøkelse utgjør søknad om samarbeidsavtale med Fredskorpset.
Vedlegg til partneravtalen er:
Vedlegg 1. Prosjektbeskrivelse
Vedlegg 2. Beregningsgrunnlag for rammetilskudd
Vedlegg 3. Kontaktinformasjon
Vedlegg 4. Kontaktinformasjon vedrørende regnskap
Vedlegg 5. Krisehåndteringsplan
Vedlegg 6. Vedtekter
Partnerskapets ansvarsområder
- Utnevne og ha jevnlig kontakt med kontaktpersonen hos hver involverte partner i prosjektet.
- Følge opp deltakerne og prosjektet som helhet.
- Sørge for at forholdene ligger best mulig til rette for deltakerne.
- Følge opp sine forpliktelser ihht. partneravtalen.
- Sørge for at prosjektet drives i henhold til de planer som er blitt nedfelt i partneravtalen og deltakeravtalen, og at eventuelle justeringer i forhold til disse planene avklares umiddelbart med de berørte deltakerne.
- Legge til rette for at det gjennomføres tilsynsreise(r) dersom dette er aktuelt.
- Ha minst månedlig kontakt med alle deltakerne i alle prosjektets faser.
- Sørge for at forholdene ligger best mulig til rette for at deltakere blir sosialt integrert hos vertspartner og i samfunnet ellers.
- Sørge for at deltakere tas imot på forsvarlig og egnet måte, og kontrollere at deltakerne har forsvarlige og egnede forhold bl.a. når det gjelder bosted, arbeidsforhold, kosthold, sikkerhet etc.
- Være informert om deltakernes adresse og om hvordan partner kan komme i kontakt med deltakerne. Kontaktpersonene skal også holde deltakerne og partnerne informert om kontaktpersonens oppholdssted og hvordan de kan komme i kontakt med ham/henne.
- Legge til rette for og kontrollere at deltakerne har et ordnet forhold til visum, billetter, vaksiner, forsikring, folketrygd, skatt etc. Partnerskapet bør forsikre seg om at prosessene omkring dette settes i gang i tilstrekkelig tid før utvekslingen tar til. Den praktiske gjennomføringen av dette bør imidlertid være deltakernes eget ansvar.
Fredskorpset behandling av søknad
Fredskorpset har løpende søknadsbehandling. Søkere får beskjed om innvilgelse eller avslag på søknad om samarbeidsavtale til Fredskorpset.
Hvis søknaden innvilges:
- Samarbeidsavtale og budsjett blir ferdigstilt av Fredskorpset i samarbeid med partnerskapet, innenfor de økonomiske rammer som er gitt.
- Det blir avklart hvilket forberedelseskurs deltakerne skal gå på.
- Utbetaling av tilskudd skjer i henhold til overføringsplan.
Vedlegg 1. Prosjektbeskrivelse
Prosjektbeskrivelsen redegjør for målet for fredskorpsprosjektet for partnerskapet og deltaker. Prosjektbeskrivelse inneholder:
Mål
Målene for prosjektet skal være klare og godt definert av partnerskapet.
Partnerskapet må definere:
- Overordnede mål for prosjektet.
- Partnernes egeninteresse i utvekslingen.
- Forventede målbare og konkrete resultater.
- Rekrutteringsprosess av deltakere.
- Deltakers oppgaver og ansvar i løpet av uteoppholdet.
- Deltakers rolle hos verts- og avsenderpartner.
- Deltakers forhold til avsenderpartner etter avsluttet kontraktsperiode.
Monitorering
Hensikten med monitorering er at partnerskapet regelmessig sjekker at utvekslingsprosjektet løper i henhold til planen for å sikre målsetningene som er satt i partneravtalen. Partnerskapet må klargjøre hvordan de vil utveksle informasjon seg i mellom om framdriften av prosjektet, hvor ofte denne kommunikasjonen skal finne sted, samt hvilke tiltak som settes i verk for å følge opp deltakerne under utvekslingen.
Etterarbeid
For å forsterke læringseffekten av utvekslingen hos partnerne og i miljøene rundt dem er det viktig at kunnskap og erfaringer blir videreformidlet til flere enn deltakerne som utveksles. Partnerskapet skal sammen med deltakerne legge til rette for videreformidling av det deltakerne har lært og erfart. Etterarbeidet er den siste formelle fasen i et fredskorpsprosjekt.
Etterarbeidet vil for de fleste partnerskap ha fokus på videreformidling av kunnskap og kompetanse på det mer faglige plan, men også mer generelle forhold i vertslandet som kultur og politiske forhold kan være interessant og formidle.
Etterarbeidsplanen utformes av partnerskapet, men den kan justeres etter rekruttering av deltakere i samarbeid med, og ut i fra deltakers ønsker og evner. På forberedelseskurset går deltakerne gjennom sine respektive etterarbeidsplaner, det er derfor viktig at avsenderpartner har satt deltakerne sine inn i etterarbeidsplanene før kursstart.
Partnerskapet må i etterarbeidsplanen klargjøre:
Hvilke målgrupper partnerskapet ønsker å rette seg mot: Konkrete målgrupper for etterarbeidet skal identifiseres. Hvem ønsker partnerskapet å formidle kunnskapen og erfaringen til internt hos avsenderpartner og i det faglige nettverket rundt denne, og eventuelt også andre relevante målgrupper? Valg av målgrupper henger sammen med målsetningene for etterarbeidet og de aktivitetene man planlegger å gjennomføre.
Aktiviteter: Hvilke aktiviteter planlegges gjennomført av deltaker for å videreformidle kunnskap, kompetanse og erfaringer? Hovedtyngden av aktiviteter bør planlegges gjennomført etter deltakers hjemkomst, men noen aktiviteter kan også ta sted i løpet av uteoppholdet.
Eksempler på aktiviteter:
- innlegg på seminarer og konferanser
- arrangere workshops på egen arbeidsplass eller andre steder
- reiser med besøk hos lokallag/samarbeidende bedrifter
- skrive artikler til intra- og internett, fagtidsskrifter eller lokalavis
Et budsjett for det planlagte etterarbeidet må utvikles på grunnlag av de planlagte aktivitetene. Et tilskudd til deltakergodtgjøring for etterarbeidsperioden (normalt en måned) er lagt inn i rammetilskuddet. Partnerskapet kan søke om midler i rammetilskuddet til å gjennomføre aktivitetene (reiser, lage materiell for presentasjon etc.)
Vedlegg 2. Beregningsgrunnlag for rammetilskudd
Finansieringen av fredskorpsprosjektet gis gjennom tildeling av et fast rammebeløp. Det er utarbeidet en separat veiledning som viser hvordan rammetilskuddet beregnes.
Vedlegg 3. Kontaktinformasjon
Partnerskapet skal utarbeide og kontinuerlig oppdatere listen over kontaktpersoner for fredskorpsprosjektet. Endringer skal øyeblikkelig meldes til alle partnere og Fredskorpset. Listen skal inneholde navn, telefonnummer, faks, e-post og postadresse til alle kontaktpersoner.
Vedlegg 4. Kontaktinformasjon vedrørende regnskap
Partnerskapet skal utarbeide og kontinuerlig oppdatere kontaktinformasjon for regnskapsfører, revisor og bank for partnerskapet. Listen skal inneholde navn, telefonnummer, faks, e-post og postadresse samt partnernes kontonummer. Partnerskapet er gjensidig ansvarlig for å umiddelbart orientere hverandre og Fredskorpset om endringer angående dette.
Vedlegg 5. Krisehåndteringsplan
Partnerskapet er operativt ansvarlige for deltakerne, og har det overordnede ansvaret dersom det oppstår en nøds- eller krisesituasjon for deltaker. Derfor må partnerskapet utarbeide en krisehåndteringsplan som drøfter ulike situasjoner som kan oppstå (for eksempel ulykker, alvorlige sykdommer, dødsfall, kriminalitet, naturkatastrofer, krig), og hvordan disse skal håndteres. I krisehåndteringsplanen skal det presiseres hvem som har ansvar for hva i en krisesituasjon, og partnerskapet utpeker en krisehåndteringsansvarlig og pressekontakt. Fredskorpset forutsetter at partnerne håndterer kriser, men bistår dersom omfanget krever dette. Fredskorpset har utarbeidet en mal for krisehåndteringsplan som partnerne kan ta utgangspunkt i.
Partnerskapet må fylle ut og oppdatere et registreringsskjema for fredskorpsdeltakere som oversendes samarbeidspartner og den gjeldende ambassade / konsulat i deltakers vertsland.
Vedlegg 6. Vedtekter
Vedtektene til Fredskorpset må gjennomgås av partnerskapet og vedlegges partneravtalen.
Samarbeidsavtale
Samarbeidsavtalen signeres av Fredskorpset og primær-partner (på vegne av partnerskapet), og beskriver Fredskorpsets og partnerskapets rollefordeling og forpliktelser i forbindelse med gjennomføring av fredskorpsprosjektet. Partneravtale med vedlegg utgjør søknad om samarbeidsavtale. Malen til samarbeidsavtalen foreligger på nettsiden slik at partnerskapet har muligheter til å gjennomgå den, men det er Fredskorpset som fyller ut den endelige samarbeidsavtalen.
Vedlegg til samarbeidsavtalen er:
Vedlegg 1. Beregningsgrunnlag for rammetilskudd (revidert)
Vedlegg 2. Partneravtale med vedlegg
Vedlegg 3. Deltakeravtale (som tilkommer)
Deltakeravtale (vedlegg 3 til samarbeidsavtalen)
Deltakeravtalen er en arbeidskontrakt mellom partner og deltaker som skal utveksles.
Deltakeravtaler skal være basert på standard arbeidskontrakt for partnerinstitusjonen, være i samsvar med lokal arbeidslovgiving, og inneholde de relevante plikter og rettigheter som er felles for alle arbeidstakere ved stedet. Alle deltakeravtaler skal inngås i etterkant av godkjenning av samarbeidsavtale, undertegnes av partner og deltaker, og skal presenteres for Fredskorpset senest ved påmelding av deltakere til forberedelseskurs. Kopi av deltakeravtalene skal sendes til saksbehandler i Fredskorpset.
Rekruttering av deltakere
Det er partnerskapet selv som rekrutterer deltakerne. Rekruttering av deltakere kan først starte når partnerne har signert en samarbeidsavtale med Fredskorpset.
Generelle prinsipper
- Rekrutteringsprosessene og kriteriene for utvelgelse må være åpne for innsyn fra involverte partnere og Fredskorpset.
- Utvelgelsen skal skje i samarbeid og tett dialog mellom partnerne.
- Utvelgelsen skal skje til stillinger og arbeidsbeskrivelser definert av partnerskapet.
- Partnerskapet bør ha diskutert i hvilken grad vertspartner kan tilrettelegge for deltakere med familie, dersom dette er ønskelig.
Kriterier
Partnerskapet setter sine egne kriterier for utvelgelsen av deltakere. Det er rimelig at det er vertspartner som legger de viktigste føringene for kriteriene, men partnerskapet må være enige om kriteriene for rekruttering.
- Kriteriene må være åpne for partnerne og Fredskorpset, og være formulert skriftlig.
- Krav til språkkunnskap må være tydelig.
- Kriteriene skal ikke virke diskriminerende på bakgrunn av kjønn, religion, etnisk tilhørighet, hudfarge eller seksuell legning.
- Kriteriene bør klargjøre hvilke personlige egenskaper som er vesentlige i arbeidet,
samt hvilke krav som stilles til tidligere erfaring mht. utdanning, uteopphold og lignende.
- Kriteriene bør klargjøre eventuelle krav til å arbeide under spesielt krevende fysiske forhold som temperatur, spesielle bo- og transportmessige forhold og lignende.
Sjekkliste for fredskorpsprosjekt
Primær-partner skal sende en utfylt sjekkliste for fredskorpsprosjektet senest fire uker før deltakere skal på utveksling. Sjekklisten sendes til Fredskorpset på program@fredskorpset.no.
I sjekklisten underskriver partner på at alle formaliteter og praktiske forhold vedrørende fredskorpsprosjektet er på plass. Fredskorpset kan trekke tilbake de bestilte kursplassene og forskyve utbetalingsplanen for tilskuddet dersom vesentlige forhold ikke er i orden.
Partnerkurs
Fredskorpsets forberedelseskurs
Fordeling av arbeidsoppgaver ved fredskorpsprosjektet:
Dette skjemaet er ment å være et hjelpemiddel i planleggingen av et fredskorpsprosjekt. Skjemaet inkluderer ikke en fullstendig liste over samtlige arbeidsoppgaver, men kan være nyttig i nettverksorienterte partnerskap der de ulike partnerne i hvert land kan ha ulike roller og arbeidsoppgaver.