Innkjøpshåndbok

Høgskolen har utarbeidet en innkjøpshåndboken for innføring og bruk.

INNKJØPSHÅNDBOK for høgskolen i oslo

DEL 1: INNKJØPSPOLITIKK

1. Hjemmel

2. Mål for innkjøpsarbeidet

3. Leverandører, leverandørutvikling

4. Organisering av innkjøpsvirksomheten

DEL 2: INNKJØPSPROSESSEN – Fra behovsidentifisering til kontrakt/Bestilling

1. Definisjoner/avgrensninger

2. Behovsidentifisering og kravspesifikasjon

3. Innkjøpsprosedyre

4. Anbud

5. Kjøp etter forhandling (Tilbud)

6. EØS-anbud

7. Vurderingskriterier ved anbuds-/tilbudskonkurranse

8. Krav til leverandørene

9. Føring av innkjøpsprotokoll

10. Kontrakt, kontraktsvilkår og kontraktsadministrasjon

DEL 3: bestilling, varemottak og betaling

1. Bestillingsfullmakt

2. Bestillingsrutiner

3. Bestillingens innhold

4. Varemottak

5. Reskontro og behandling av inngående faktura

6. Internfakturering/Intern fordeling av kostnader

7. Attestasjon og anvisning

8. Prosjektregnskap for store anskaffelser

9. Listeføring av driftsmidler med varig verdi

10. Kontantkjøp

11. Kjøp av konsulenttjenester

12. Generelt ved kjøp fra selvstendig næringsdrivende/eget firma

13. Kredittkort

14. Kjøp fra utlandet

1. Toll

2.Valuta

Vedlegg

1. Etiske prinsipper for innkjøpsarbeid ved Høgskolen i Oslo

2. Anbudsgrunnlag

3. Trinn i en anbuds-/tilbudskonkurranse

4. HiOs rammeavtaler

5. Statsavtaler som er bindende for HiO

6. Statens rammeavtaler og forvaltningsnettavtalene

7. Innkjøpsprotokoll

8.Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen I Oslo (SI-HIO-96)

9. Sjekkliste for kontrakter

INNKJØPSHÅNDBOK for høgskolen i oslo

DEL 1: INNKJØPSPOLITIKK

1. Hjemmel

Retningslinjene er utarbeidet i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (nr 69), Forskrift om offentlig anskaffelser m.v (kgl.res). 15.juni 2001), EØS-regelverket og ”Intern økonomiinstruks for Høgskolen i Oslo”.

2. Mål for innkjøpsarbeidet

Mål for innkjøpsarbeidet er optimal tilgang på varer og tjenester som høgskolen har behov for gjennom en best mulig utnyttelse av høgskolens samlede økonomiske ressurser.

Dette skal oppnås ved effektive, innkjøpsfaglige rutiner og retningslinjer i samsvar med regelverket.

Høgskolen som kunde skal være krevende, profesjonell og opptre på en ryddig og tillitvekkende måte.

Alle anskaffelser skal, uansett innkjøpsprosedyre, baseres på konkurranse, likebehandling og ikke-diskrimering av leverandørene. Innkjøpsprossessene skal i tillegg være gjennomsiktige og etterprøvbare. Innkjøpene skal gjøres på den måten som etter en samlet vurdering er økonomisk mest fordelaktig for staten.

Kontakten med leverandørene skal være åpen, saklig og ærlig.

Ressurs- og miljøhensyn skal vektlegges. Det skal påsees at egenerklæring om at regler for helse, miljø og sikkerhet (HMS) er overholdt samt at skatteattest er framlagt i alle tilfeller dette kreves i henhold til regelverket.

Høgskolens etiske prinsipper for innkjøpsarbeid skal følges (se vedlegg 1).

3. Leverandører, leverandørutvikling

For å få effektiv og best mulig tilgang på varer og tjenester er høgskolen avhengig av å handle med leverandører som leverer til riktig tid, på rett sted, til rett pris og til riktig kvalitet. I hovedsak skal alle kjøp av varer og tjenester ved høgskolen skje etter konkurranse der alle disse punktene vektlegges. Leverandørene skal gis mulighet til å konkurrere på like vilkår.

Informasjon og tilbakemelding til leverandører er et viktig bidrag til utviklingen av næringslivet. Dette forutsetter at høgskolen gir tilstrekkelig konkret informasjon til at leverandørene kan forbedre virksomhetens konkurranseevne både med hensyn til egenskaper ved virksomheten og ved virksomhetens produkter. Dette vil på sikt også bidra til at høgskolen kan få stadig bedre tilbud.

Det er viktig å samordne innkjøpene på så mange områder/vareslag som mulig i høgskolen for derved å oppnå gode betingelser.

Det er viktig at høgskolen opptrer enhetlig overfor leverandørene og at leverandørene vet hvem de skal henvende seg til.

Varighet

Konkurranseutsettingen må avpasses i tid og omfang og i forhold til den varen/tjenesten som skal anskaffes. F.eks. er det ikke hensiktsmessig å legge alt renhold av høgskolens arealer ut på anbud hvert år.

Særlig i forbindelse med tjenester, men også ved større vareleveranser er en avhengig av å ha et samarbeid over noe tid, nettopp for å få effektive og gode løsninger for både høgskolen som kunde og leverandøren(e). Leverandøren(e) skal bli kjent med høgskolen (lokaliteter og tilsatte). Leverandørene er i utgangspunktet, vanligvis interessert i et forholdsvis langvarig og stabilt ”forhold”. Blir tidsperspektivet for kort blir leveransen ikke så interessant for leverandøren. På den annen side bør ikke kontraktsforholdet gå over lang tid. I rettledning til forskriftene om anskaffelser sies at lange kontraktsperioder må begrunnes svært godt og at som en hovedregel bør rammeavtaler ikke ha lenger varighet enn 3-4 år.

Det må foretas evaluering og oppfølging av leveransen med jevne mellomrom, både mht interne forhold og markedsutvikling.

Begrenset antall leverandører

Det er ikke hensiktsmessig eller rasjonelt å ha mange leverandører innenfor ulike varespekter/tjenesteområder. Jo flere leverandører jo mer tid/ressurser vil medgå til kontakt/informasjon/produkter med/fra de ulike leverandørene. Antallet leverandører høgskolen skal forholde seg til vil variere innenfor ulike tjenesteområder/varespekter.

Kontakt og henvendelser

Det forutsettes at dersom det gjelder tjenester/varer til flere evt alle enhetene ved høgskolen skal kontakt med leverandørene skje ved Økonomiseksjonen. Gjelder tjenester/varer som skal dekke behov ved en avdeling/enhet er det naturlig at den enkelte avdeling/enhet har kontakt med leverandørene.

Henvendelser fra leverandører som ønsker generell informasjon om innkjøp mv henvises til Økonomiseksjonen.

Fakturamengde

Rutiner mht fakturering av leveransene bør kontraktfestes. Det bør ikke aksepteres flere fakturaer enn absolutt nødvendig. På noe sikt antas at elektronisk bestilling og fakturering vil være aktuelt og det bør søkes klarlagt om dette er mulig evt når med den aktuelle leverandør.

Forhold til forvaltningsloven

Det er verdt å merke seg at forvaltningslovens regler om habilitet også gjelder ved offentlige anskaffelser. Kravet til habilitet retter seg både mot de som planlegger og forbereder konkurransegrunnlaget og de som treffer avgjørelse under prosessen.

Leverandørene skal kunne ha tillit til at det ikke tas utenforliggende hensyn ved kvalifikasjon av leverandør eller ved tildeling av kontrakt. Utenforliggende hensyn kan f.eks. være at det legges vekt på andre krav enn objektive kriterier som er gjort kjent for leverandørene. Eksempelvis kan dette være personlig kjennskap til en leverandør.

En bør også være oppmerksom på at leverandører ikke har rett til innsyn i andre leverandørers tilbud og heller ikke i anbudsprotokollen.

Informasjon og tilbakemeldinger

Tilbakemelding til tilbyderene er et viktig bidrag til forbedringer i den enkelte bedrift. I tillegg kan det gi tilbyderene tillit til at tildelingen av kontrakt har skjedd i samsvar med regelverket. Tilbakemelding til deltakerene i konkurransen om hvilke tilbud som er valgt skal skje skriftlig og i rimelig tid før kontrakt undertegnes. På denne måten gis også høgskolen en mulighet til å unngå at kontrakt tildeles på feil grunnlag og dermed unngå en risiko for framtidig erstatningskrav. I vurderingen av fristens lengde skal derfor oppdragsgiveren fastsette fristen slik at deltakerene får tilstrekkelig med tid til å vurdere kontraktstildelingen.

Det kan gis innsyn i anbudsprotokollen, så fremt det ikke dreier seg om forhold som er underlagt lovbestemt taushetsplikt jfr. Offl. § 5a 1.ledd. F.eks. opplysninger om drifts- og næringsforhold for en virksomhet. Leverandørene må kunne stole på at opplysninger som angår deres virksomhet eller produkt ikke gjøres kjent dersom dette kan føre til at enkelte andre leverandører får et konkurransefortrinn.

Avvising

Dersom en forespørsel om å få delta i en konkurranse eller et tilbud avvises skal vedkommende leverandør gis skriftlig melding med en kort begrunnelse. Leverandørene får da anledning til å imøtegå avgjørelsen dersom de mener at beslutningen var uriktig. Leverandørene gis også anledning til å "lære av sine feil", og dermed unngå å bli avvist ved senere konkurranser. Meldingen til leverandøren skal gis snarest mulig etter at beslutningen er tatt. Leverandørene slipper da å binde opp ressurser unødig i påvente av utfallet av konkurransen. Også beslutningen om å tildele kontrakt skal meddeles leverandørene.

Ved skriftlig anmodning fra en leverandør skal oppdragsgiver gi en begrunnelse for beslutningen om avvisning, avlysning av konkurransen eller tildeling av kontrakt. Forutsetningen er at denne begrunnelsen skal være mer detaljert enn den uoppfordrede begrunnelsen. Det innebærer at oppdragsgiver må være mer konkret med hensyn til å begrunne sitt valg slik at leverandøren er i stand til å vurdere oppdragsgivers beslutning i forhold til de kravene som er stilt for konkurransen.

Oppdragsgiver kan unnlate å gi bestemte opplysninger om kontraktstildelingen. Begrensningen gjelder ikke ved opplysninger vedrørende avlysning eller avvisning av leverandører eller tilbud. Derimot vil bestemmelsen om oppdragsgivers taushetsplikt i §3-3

komme til anvendelse i disse situasjonene.

4. Organisering av innkjøpsvirksomheten

Det overordnete ansvaret for innkjøpsvirksomheten er tillagt økonomiseksjonen. Økonomiseksjonen har ansvaret for å inngå rammeavtaler for HiO og samkjøpsavtaler mellom ulike enheter og evt. andre virksomheter, foreta evaluering og nødvendig tilpasning/reforhandling av disse avtalene. Økonomiseksjonen har ansvar for at kjøp som omfattes av EØS-regelverket (over 1,3 mill. kr ekskl. mva. for varer og tjenester) skjer i hht korrekte prosedyrer. Dette skal skje i samarbeid med innkjøpende enhet. Økonomiseksjonen skal til enhver tid ha kompetanse på gjeldende innkjøpsregelverk for staten og EØS-området, kontraktsskriving, kjøps- og avtalerett, og HiOs interne rutiner og avtaler. Økonomiseksjonen skal sørge for informasjon om regelverk, avtaler og rutiner, og gi opplæring innen fagfeltet og denne innkjøpshåndboka.

For å ivareta regelverk og effektivisere innkjøpsvirksomheten er det opprettet innkjøpskoordinatorer i hver avdeling. For seksjonene i administrasjonen fungerer økonomiseksjonen som innkjøpskoordinator. Innkjøpskoordinator skal koordinere innkjøp på avdelingen og være kontaktledd mellom økonomiseksjonen og de som har bestillingsfullmakt på avdelingen. Dette innebærer å kontakte økonomiseksjonen ved kjøp som kan samordnes eller som omfattes av EØS-regelverket, og å videreformidle informasjon om regelverk, rutiner og avtaler fra økonomiseksjonen til de som har bestillingsfullmakt. Innkjøpskoordinator må ha kunnskaper om innholdet i denne innkjøpshåndboka og HiOs interne rutiner og avtaler på innkjøpsområdet.

Tilsatte med bestillingsfullmakt har rett til å bestille varer og tjenester for høgskolens regning innenfor de budsjettrammer og på de poster som fullmakten er gitt. For rutiner for bestilling, varemottak og betaling vises det til innkjøpshåndbokas del 3. Tilsatte med bestillingsfullmakt må kjenne innholdet i denne innkjøpshåndboka og rutiner som gjelder for evt. avtaler de bestiller på.

DEL 2: INNKJØPSPROSESSEN – Fra behovsidentifisering til kontrakt/Bestilling

1. Definisjoner/avgrensninger

Direkte anskaffelse: Benyttes hovedsakelig ved kjøp av varer og tjenester for under

kr 200 000 ekskl.mva. Det skal være konkurranse også ved slike anskaffelser. Dette kan f.eks. skje ved prisforespørsler. Kunngjøres i DOFFIN-databasen (nasjonal kunngjøringsdatabase).

Anbud: Bindende skriftlig tilbud fra leverandør avgitt på grunnlag av anbudsinnbydelse fra HiO med tilhørende anbudsgrunnlag.

Anbudsgrunnlag: Anbudsinnbydelse og de dokumenter mv. som angir leveransens omfang og spesifikasjoner, vilkår for anbudskonkurransen og kontraktsvilkår. For liste over hva et anbudsgrunnlag skal inneholde, se vedlegg 2.

Kjøp etter forhandling: Kjøp som foretas etter innhenting av tilbud fra en eller flere leverandører, og der vilkårene for kjøpet, herunder også spesifikasjonene for varen eller tjenesten, kan være gjenstand for drøftelser eller forhandlinger. Under terskelverdien ( 1,3 mill.kr ekskl.mva) er det valgfrihet mht kjøp med forhandling eller ikke.

EØS-anbud: Anskaffelser som faller inn under EØS-regelverket (jf. WTO-avtalen).

Ved anbudskonkurranser er det et absolutt forbud mot å føre forhandlinger med leverandørene. Det beste tilbudet "slik det er" må velges. Det er imidlertid adgang til å foreta mindre avklaringer rundt forhold som er uklare eller å rette åpenbare feil dersom det er klart hva feilen skal rettes til. Avklaringer og presiseringer må imidlertid ikke endre grunnleggende sider ved tilbudene.

Når et behov for en vare eller tjeneste oppstår må en først få klarhet i følgende forhold:

1. Hva trenger en? Spesifikasjon av varen/tjenesten og dens egenskaper.

2. Hvor mye trenger en? Kvantumsangivelse.

3. Når trenger en varen? Angivelse av tidspunkt eller tidsperiode med fordeling over perioden.

4. Hvor trenger en varen? Stedsangivelse hvor behovet finnes.

5. Leveringssted skal angis

6. Det er viktig at korrekt faktura-adresse og evt kontaktperson oppgis.

Spesifikasjonene for varen/tjenesten skal ikke stille strengere krav til kvantum, kvalitet, utføring, yteevne el. enn det som er nødvendig for formålet. Når kravene utformes, skal det også legges vekt på kostnader ved bruk, vedlikehold oa, og på miljømessige konsekvenser. Kravene skal utformes på en slik måte at flest mulig kan konkurrere om leveransen.

Varen/tjenesten skal helst spesifiseres ved at det opplyses om funksjonelle krav. Dersom vi krever at tekniske spesifikasjoner skal være oppfylt, skal det skrives ned i anbuds-/ tilbudsgrunnlaget. Det skal helst vises til relevante norske standarder som stemmer overens med europeiske standarder eller europeiske tekniske godkjenninger eller felles tekniske spesifikasjoner.

Det skal ikke brukes tekniske spesifikasjoner som omtaler varer av et visst fabrikat eller av et visst opphav eller særlige produksjonsmetoder dersom dette favoriserer eller utestenger visse bedrifter eller varer/tjenester, med mindre kontraktsemnet gjør det rimelig med slike spesifikasjoner. Det er ikke anledning til å føre opp varemerke, patent eller typer, eller å føre opp et visst opphav eller fabrikat. En slik oppføring etterfulgt av ordene "eller tilsvarende" er likevel tillatt når det ikke kan gjøres tilfredsstillende rede for kontrakten på annen måte.

Hvilken innkjøpsprosedyre som skal benyttes avhenger av om det eksisterer en rammeavtale for varen/tjenesten, tidsperspektivet (hasteprosedyre), av antatt anskaffelseskostnad samt hvilken art anskaffelsen er av.

På de områder der høgskolen har inngått egne rammeavtaler eller der staten har inngått avtaler som er bindende for HiO, skal disse benyttes uansett beløpsstørrelse. Rammeavtalene sikrer alle innkjøpere de samme betingelser og priser. Her vil også høgskolens/statens kontraktsvilkår være ivaretatt.

Dersom det foreligger en bindende rammeavtale er det kjøpsplikt dvs. en skal handle hos den/de leverandørene det er inngått rammeavtale med.

For rammeavtaler som ikke er bindende foreligger kjøpsrett (men ikke plikt). Statens rammeavtaler mht datarekvisita er en slik avtale. Høgskolen kan velge annen/andre leverandører enn de som omfattes av denne rammeavtalen. Det forutsettes at kjøp foretas der pris og/eller andre vilkår er gunstigere og at korrekt anskaffelsesmetode benyttes.

En oversikt over høgskolens egne rammeavtaler og statsavtaler som er bindende for HiO er gitt i vedlegg 4.

Dersom det ikke finnes en slik rammeavtale, må man velge innkjøpsmetode ut fra anskaffelsesverdien til varen/tjenesten.

Følgende retningslinjer for beregning av verdien av en anskaffelse i forhold til beløpsgrensene (terskelverdiene) nedenfor skal benyttes:

Vurderingen av anskaffelsens verdi (terskelverdi) er et vesentlig punkt, og er i mange tilfeller svært skjønnsmessig. Dersom man er i tvil om hvordan anskaffelsesverdien skal beregnes, bør det utarbeides et notat hvor forutsetningene som er lagt til grunn ved beregningen av anskaffelsesverdien kommer fram. Notatet som bør følge saksmappen, kan være viktig å ha i beredskap i tilfelle en leverandør klager. Dersom man er i tvil om verdien av anskaffelsen overskrider terskelverdiene eller ikke, er det å anbefale at man legger til grunn at anskaffelsen overskrider terskelverdiene.

Det er viktig å minne om at det i forskriften finnes et generelt forbud mot å dele opp planlagte innkjøp i den hensikt å komme under terskelverdiene. I mange tilfeller vil det imidlertid være nødvendig å inngå flere kontrakter i tilknytning til samme anskaffelse/prosjekt. Kontrakter som hører til samme anskaffelse (f.eks. komponenter til en vare eller tilhørende samme vareparti eller varer og delentrepriser til samme bygg- eller anleggsprosjekt) summeres når man avgjør om anskaffelsen overstiger terskelverdien i forskriften

Et stikkord i vurderingen av hva som hører til samme anskaffelse, er uttrykket ensartede varer. Ved beregning av anskaffelsens verdi skal anskaffelsesverdien for ensartede varer legges sammen. Vurderingen av hva som er ensartede varer er vanskelig, og må gjøres i hvert enkelt tilfelle.

· Verdien av anskaffelsen, kontraktsverdien, inklusive mulige opsjoner for hele kontraktsperioden. Er tvil anbefales at det legges til grunn at terskelverdien overskrides.

· Det er et generelt forbud mot å dele opp planlagte innkjøp i den hensikt å komme under terskelverdiene

· Leasing, leie eller avbetaling, anslått kontraktsverdi for hele løpetiden. Er kontraktens løpetid usikker eller tidsubegrenset skal kontraktens verdi settes lik den månedlige raten multiplisert med 48.

· Den samlede verdien av flere ensartede anskaffelser av varer eller tjenester i foregående år eller i den kommende avtaleperioden.

· Den samlede verdien av flere samtidige enkeltkontrakter vedrørende ensartede varer.

· Den samlede verdien av flere delarbeider/delkontrakter.

· Regelmessige anskaffelser (eller som fornyes regelmessig) skal settes lik den totale kostnad ved forrige budsjettår, eller i løpet av siste 12 mndr. (Dersom løpetiden er på mer enn 12 mndr legges hele kontraktens løpetid til grunn).

Beløpsgrense

(NOK ekskl. mva)

Anskaffelsesmetode
under 200 000
Direkte kjøp

200 000 – 1 300 000
Statens rammeavtaler/Forvaltningsnettavtalene
eller anbud/tilbud

over 1 300 000
EØS-anbud. Forhandlinger andre forhold ihht. Rammeavtalene er ikke tillatt. Bestilling går til den leverandør som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud.

a) Under kr 200 000 ekskl. mva.: Direkte kjøp

Det forutsettes konkurranse også ved direkte kjøp. Dette kan for eksempel skje ved å rette prisforespørsel til noen få (minst 2) aktuelle leverandører for sammenligning av priser og innhold. Er det snakk om kjøp av varer og tjenester for over kr 30 000 forutsettes anskaffelsen meldt DOFFIN-databasen ved en kunngjøring. Kunngjøringen i Doffindatabasen kan foretas av innkjøpskoordinator ved avdeling/enhet evt økonomiseksjonen. Dersom det er tvil om anskaffelsen skal meldes DOFFIN ta kontakt med Økonomiseksjonen. Fristen må settes slik (minimum 6 dager) at aktuelle leverandører kan henvende seg til kjøper for nærmere opplysninger/evt levere tilbud. Økonomiseksjonen er behjelpelig med dette. (Beløpsgrensen kr 30 000 er fastsatt av HIO).

b) Fra kr 200 000 til 1 300 000: Statens rammeavtaler eller anbud/tilbud

Varer fra leverandører på Statens rammeavtaler eller Forvaltningsnettavtalene kan bestilles direkte hos leverandøren opp til kr 1 300 000 ekskl. mva. En oversikt over leverandører på statsavtalen/forvaltningsnettavtalen for varegrupper der høgskolen ikke har egne rammeavtaler er gitt i vedlegg 5. Det henvises for øvrig til informasjon på www.ft.dep.no.

Dersom statens rammeavtaler/forvaltningsnettavtalene ikke kan eller ønskes benyttet må det brukes anbuds-/tilbudskonkurranse, se pkt. 6. Dette gjelder ikke dersom bare én leverandør kan levere, og vedkommende vare eller tjeneste er av en slik art at forhandling av kjøpevilkårene ikke anses nødvendig, eller det gjelder mindre etterbestillinger for å dekke uforutsette behov, eller anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes. I disse tilfellene kan direkte kjøp benyttes. Skatteattest må likevel innhentes, se pkt. 8.

c) Over kr 1 300 000: Leverandørene på statsavtalen eller EØS-anbud

Statens rammeavtaler/forvaltningsnettavtalene kan fremdeles benyttet, men det må bes om tilbud fra alle leverandørene på rammeavtalen som fører varen.

Dersom man ikke kan eller ønsker å benytte statens rammeavtaler/forvaltningsnettavtalene, må man ut med EØS-anbud, se pkt. 6.

Unntaket er bygge- og anleggsarbeider der anbuds-/tilbudskonkurranse kan benyttes for kontrakter med verdi opp til 41 750 000 kr ekskl. mva. Se nærmere bestemmelser i pkt. 4.

Ved inngåelse av kontrakter som omfattes av reglene i del III (kontrakter under terskelverdiene og uprioriterte tjenester), kan oppdragsgiver selv velge fritt om det skal benyttes anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling. Når det gjelder anbudskonkurranse gjelder de samme reglene som ved EØS-anbud, med unntak om krav utlysning i hele EØS-området. (Nasjonal kunngjøring (DOFFIN) er mao tilstrekkelig ved kjøp under terskelverdiene.)

Ved kjøp etter anbudskonkurranse kreves bl.a. at valg av leverandør skjer på grunnlag av de mottatte tilbud, uten at det forhandles med noen tilbyder om tilbudet. Det kan innhentes opplysninger for å få klarlagt innholdet i tilbudet, dersom uklarhetene ikke er så vesentlige at tilbudet skal avvises. Samme informasjon skal bekjentgjøres for alle deltakere i konkurransen.

Anbudene er endelige, dvs. de skal ikke være gjenstand for forhandlinger, men det er selvsagt anledning til avklaringer slik at leverandøren kan presentere sitt anbud og sin forståelse av anbudsgrunnlaget.

Etter at anbudsfristen er gått ut, kan anbyderen ikke gjøre endringer i anbudet eller kalle det tilbake. Dersom vi blir gjort oppmerksom på/oppdager åpenbare feil i anbudet, skal vi imidlertid rette feilen dersom det ikke er tvil om hvordan det skal rettes.

Kjøp etter forhandling kan benyttes fritt under terskelverdiene (kr 1 300 000). Unntaksvis kan kjøp etter forhandling benyttes også over terskelverdien(e). Unntakssituasjonene er:

-Når tjenestenes art eller bygge- og anleggsarbeidets karakter eller tjenestens/arbeidets tilknyttede risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd. Det er neppe tilstrekkelig at det er vanskelig å gjøre et prisoverslag på forhånd. Bestemmelsen gjelder bare i "særlige tilfeller", og betegnelsen "ikke tillater" tilsier at en prisfastsettelse vil være så usikker at det ikke er mulig for leverandørene å levere inn et tilbud i en anbudskonkurranse.

-Når tjenesten er av en slik art at det ikke kan fastsettes nøyaktige spesifikasjoner på forhånd

-Ved varekontrakter eller bygge- og anleggskontrakter hvor arbeidene skal utføres, eller varene produseres, utelukkende til forsknings- forsøks- eller utviklingsformål.

-Dersom ytelsen bare kan presteres av en leverandør av tekniske eller kunstneriske årsaker.

-Når fristene ved en anbudskonkurranse er umulig å overholde.

-Ved tilleggsleveranser eller tilleggsarbeider, og arbeid eller tjenestekjøp som er en gjentagelse av tidligere kontrakter.

-Ved tjenestekontrakter som inngås etter en plan- og designkonkurranse. (Det forutsettes her en forutgående designkonkurranse. Spesielle regler - kontakt Økonomiseksjonen ved spørsmål.)

-Etter en forutgående mislykket anbudskonkurranse. (Hvis alle tilbud er ukorrekte/uakseptable, ikke kommet inn egnede tilbud/tilbud i det hele tatt)

For konsulenttjenester benyttes ofte kjøp etter forhandling som prosedyre. Statskonsult har utarbeidet en veileder som anbefales brukt.

For større forhandlede vare-/tjenestekjøp (over 1 mill. kr ekskl. mva) bør det foretas kostnadsinnsyn dersom konkurransen er utilstrekkelig eller det foreligger stor usikkerhet mht. kostnadene. "Regler for kostnadskontroll m.v. ved statlige innkjøp" skal følges.

For anskaffelser som berøres av EØS-regelverket skal Økonomiseksjonen underrettes i god tid før varen/tjenesten skal tas i bruk (minimum 3 måneder). Økonomiseksjonen står for saksbehandlingen i slike saker i samarbeid med innkjøpende enhet.

EØS-anbud innebærer en plikt til å kunngjøre konkurransen og utfallet av denne i Official Journal og databasen TED foruten Norsk Lysningsblad, samt overholdelse av regler og tidsfrister gitt av EØS-forskriftene.

EØS-regelverket opererer med to former for anskaffelser:

1. Åpen anbudskonkurranse = Vurdering av alle innkomne anbud.

2. Begrenset anbudskonkurranse = Prekvalifisering av interesserte leverandører. Ber deretter om anbud kun fra de som blir prekvalifisert.

Det er viktig å være klar over tidsfristene som gjelder ved EØS-kunngjøringer. Ved åpen anbudskonkurranse skal det gå minst 52 dager fra kunngjøringsblankettene oversendes via Internett til Norsk Lysningsblad til leverandørenes frist for innlevering av anbud. Ved begrenset anbudskonkurranse skal det gå minst 37 dager, men dette er kun en prekvalifisering. Selve anbudskonkurransen kommer etterpå blant de utvalgte anbydere.

Ved anbuds- og tilbudskonkurranser skal det ved invitasjon til konkurransen, dvs. i anbuds-/tilbudsgrunnlaget, opplyse om hvilke punkter anbudet/tilbudet vil bli vurdert etter slik at leverandørene kan gi relevant informasjon til hvert punkt.

I de aller fleste tilfeller bør ”det økonomisk mest fordelaktige” anbud/tilbud velges. Det innebærer at man vurderer etter flere kriterier enn laveste pris, for eksempel leverings- eller ferdigstillelsesdato, leveringssikkerhet, tilgjengelighet av reservedeler, service og teknisk bistand etter levering, driftskostnader, lønnsomhet, teknisk verdi, estetisk og funksjonell verdi, kvalitet, miljøhensyn etc. Det må legges vekt på både innkjøpskostnadene og på andre kostnader som henger sammen med bruk, drift og vedlikehold av den varen eller tjenesten innkjøpet gjelder (livssykluskostnader). Hvilke kriterier man ellers bør vurdere etter avhenger av type anskaffelse.

Det er anledning til å holde møter eller befaringer med anbyderne/tilbyderne for å gi nærmere opplysninger og for å klarlegge forhold som måtte være uklare. Et slikt møte/befaring skal i tilfelle holdes etter at det er sendt ut innkalling til alle som har fått utlevert anbuds-/tilbudsgrunnlaget, og i god tid før anbuds-/tilbudsfristen er ute. Dersom det i møtet/befaringen blir gitt opplysninger/avklaringer som vil ha innvirkning på vurderingen av anbudene/tilbudene og som ikke står i anbudsgrunnlaget, skal det gis skriftlig informasjon om dette til alle som har mottatt anbuds-/tilbudsgrunnlaget.

Det er tillatt med alternative anbud dersom det ikke er sagt annet i anbudsgrunnlaget og de alternative anbudene oppfyller de minstekravene som er oppført i anbudsgrunnlaget. Alternative anbud må være av en slik art at kontrakten kan tildeles uten forhandlinger.

En opplisting av trinnene i en anbuds- eller tilbudskonkurranse er gitt i vedlegg 3. En oversikt over hva et anbuds-/tilbudsgrunnlag bør inneholde er gitt i vedlegg 2.

Dersom konkurransen kan omfatte leverandører som ikke er på Statens rammeavtaler eller Forvaltningsnettavtalene, og den samlede anskaffelse overskrider kr 200 000 ekskl. mva. (pr. år) skal leverandøren levere skatteattester. Attestene utstedes av skattefogden og kemner/kommunekasserer på egen blankett RF 1244 (én fra hver) og skal bekrefte at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder.

Det er også et krav at leverandørene skal levere HMS-attest. NHD har utarbeidet et standard formular skal benyttes. Formularet finnes i vedlegg X. I likhet med skatteattesten gjelder kravet om HMS-attest ved anskaffelser over kr 200 000.

Disse attestene er et absolutt-krav i regelverket. Leverandører som ikke har levert disse senest ved tilbudsfristens utløp skal i utgangspunktet avvises. Det er imidlertid åpnet for at det kan gis en kort tilleggsfrist til tilbyderne som ikke har levert korrekte attester. Vurdering av tilbud kan ikke ta til før denne fristen er utløpt.

Dersom anskaffelsen er av en viss størrelse eller varighet bør man også kreve at årsregnskap og referanser vedlegges anbudet/tilbudet.

Det skal føres innkjøpsprotokoll for alle anskaffelser over kr 200 000 ekskl. mva, se vedlegg 6.

Det skal avholdes anbuds-/tilbudsåpning der minst 2 personer fra kjøperen skal være tilstede, herav minst én fra vedkommende administrasjon. Innkjøpsprotokollens side 1 føres ved anbudsåpningen og undertegnes av minst 2 av de tilstedeværende representanter for kjøperen.

Dersom flere kriterier enn pris teller i vurderingen trenger ikke anbudsåpningen å være offentlig. Årsaken er at det kun er prisen som er offentlig, og anbyderne vil ikke få den samme pekepinn på hvordan de ligger an når det er flere vurderingskriterier. Samme resonnement gjelder ved rammeavtaler.

Anbud som kommer inn etter fristen skal returneres uåpnet til anbyderen etter anbudsåpningen med forklaring. Dersom det er åpenbart at anbyder ikke har skyld i at anbudet er kommet inn for sent kan det likevel tas med.

Dersom offentlig kunngjøring av konkurransen ikke er benyttet, skal grunnen til det anføres i innkjøpsprotokollen.

Beslutning om direkte kjøp eller kjøp etter forhandling skal føres inn i innkjøpsprotokollen med begrunnelse for at denne anskaffelsesmåte er valgt. Ved kjøp etter forhandling skal det også skrives referat av forhandlingsmøter der begge parter må undertegne. Referatet vedlegges protokollen.

Innkjøpsprotokollens side 2 føres etter at anbudene/tilbudene er vurdert, og valg av leverandør(er) er foretatt. Protokollen sluttføres ved dato og signatur av anvisende myndighet og saksbehandler. Innkjøpsprotokoller skal oppbevares samlet på hver avdeling. For seksjonene i administrasjonen oppbevares disse i Økonomiseksjonen.

Anbudene/tilbudene og innkjøpsprotokollen med vedlegg kan unntas offentlighet (Off.l. §11). Prisene er imidlertid offentlige slik at anbyderne ved henvendelse kan få vite hvordan de ligger an mht. pris. Navnet på de som har gitt inn anbud er ikke offentlig, og skal ikke oppgis. Alle anbydere må få beskjed om utfallet av konkurransen, og har rett til en begrunnelse dersom de ber om det.

EØS-anbud som ikke er valgt skal oppbevares i minst 3 mnd. etter kunngjøring av kontraktstildeling før de sikkerhetsmakuleres.

Leveranser av varer og tjenester innebærer rettigheter og plikter for både kjøper og leverandør. Det er til fordel for begge parter at det som er avtalt/avtales nedtegnes i en kontrakt.

Ved alle kjøp av varer og tjenester av en viss størrelse som foretas på vegne av høgskolen i Oslo, skal det inngås skriftlig kontrakt, der de viktigste avtalevilkårene nedtegnes. Kontrakten skal utstedes i to eksemplar, dateres og undertegnes av begge parter. Hver av partene beholder ett eksemplar hver.

For Høgskolen i Oslo skal avtalen undertegnes av person som har anvisningsmyndighet. Dersom kontrakten er omfattende skal høgskoledirektøren undertegne på vegne av Høgskolen. Alle kontrakter om leie av lokaler skal undertegnes av høgskoledirektør.

Kontraktene skal oppbevares samlet på hver avdeling. Kopi sendes Økonomiseksjonen. For seksjonene i administrasjonen oppbevares disse i Økonomiseksjonen. Original skal alltid sendes arkiv for journalføring og oppbevaring.

Det skal utpekes en ansvarlig for oppfølging av kontrakten. Dette innebærer bl.a. påse kontrakten og kontraktsvilkårene oppfylles, at frister etc overholdes mv. Vedkommende er ansvarlig for å informere andre som vil bli berørt av avtalen, sørge for evt oppfølgingsmøter internt og med leverandør.

Dersom det skjer endringer av eksisterende kontrakt skal det legges ved hvilke endringer som er gjort. Det skal dokumenteres hvilke endringer som er gjort og hvem som har godkjent endringene. Alle endringer som har økonomiske konsekvenser skal undertegnes av begge parteres ansvarlige representanter.

Standard innkjøpsvilkår for Høgskolen i Oslo (SI-HIO-96) skal gjelde for alle anskaffelser (se vedlegg 7). For EDB-anskaffelser må man i tillegg benytte statens fellesblanketter for EDB-anskaffelser (X-0141B og X-0145B) eller skrive kontrakt med tilsvarende innhold.

For øvrig må leveringsomfang, tilleggsytelser, krav til utførelse, kvalitetskrav, leveringsvilkår, sted og tid, emballasje ol. reguleres i kontrakten. Når det gjelder betalingsvilkår bør man vurdere om det er hensiktsmessig med samlefakturaer pr. mnd. for å redusere fakturamengden. Se egen sjekkliste for kontrakter i vedlegg 8.

En kontrakt har ikke opphørt å være gyldig og bindende for partene, før alle rettigheter og forpliktelser er oppfylt eller kontraktsforholdet er avsluttet på annen måte. Opphør kan skje ved at kontrakten utløper eller ved oppsigelse.

Selv om (hoved)leveransen er foretatt i hht kontrakten, så kan følgende forhold gjenstå: garantiansvar, bankgarantier, prisreduksjon, omlevering, reservedelshold, serviceberedskap, reparasjons- og vedlikeholdsberedskap, oppdateringsberedskap, opsjonsrett etc.

DEL 3: bestilling, varemottak og betaling

1. Bestillingsfullmakt

Bestillinger skal kun foretas av tjenestemenn med bestillingsfullmakt. Slik fullmakt skal være skriftlig og gitt av overordnet med budsjettdisponeringsmyndighet. Unntak fra bestillingsfullmakten er reiser. For retningslinjer for bestilling av reiser vises det til kap. VI i Reisepolitikk for Høgskolen i Oslo.

Før bestillingen skjer skal tjenestemann med bestillingsfullmakt

- kontrollere at det er budsjettmidler (ev. hjemmel) for å utføre bestillingen

- undersøke om HiO har egne innkjøpsavtaler på området eller kontakte innkjøpskoordinator dersom det kan være hensiktsmessig å samordne bestillingen med andre

- kontrollere at reglene for kjøp av varer og tjenester i staten er overholdt

- gjennomgå og kontrollere eventuelle avtaleutkast med henblikk på pris, kvalitet, leveringsbetingelser, at Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen i Oslo (SI-HIO-96) er gjort gjeldende.

- underskrive eventuelt avtaledokument innenfor bestillingsfullmakten. Dersom avtalen går utover bestillingsfullmakten skal avtalen undertegnes av den som innehar budsjettdisponeringsmyndighet. Høgskoledirektør og økonomidirektør skal underskrive avtaler som gjelder hele høgskolen.

Bestillinger som omfattes av EØS-regelverket (over 1,3 mill. kr) skal foretas i samarbeid med Økonomiseksjonen. Også ved kjøp over kr 200 000 anmodes Økonomiseksjonen kontaktet.

Bestillinger skal foretas skriftlig via brev eller telefaks. E-post eller Internett kan benyttes dersom dette er vanlig bestillingsrutine hos leverandøren.

Det er utarbeidet oversikt over tjenestemenn med bestillingsrett i avdelinger/seksjoner/enheter. Ajourført oversikt skal foreligge i den enkelte avdeling/seksjon/enhet.

Det er avtalt egne bestillingsrutiner på de avtaler høgskolen har inngått.

Rammeavtaler der avdelingene bestiller selv:

Kontorrekvisita, papir, reiser, konvolutter

Spesielt for konvolutter: Avdelingene bestiller selv fra høgskolens lager hos leverandøren. Samlet opptrykk bestilles fra Økonomiseksjonen.

Kjøp som koordineres av Økonomiseksjonen:

Brevark, kopimaskiner, eksamenspapir, konvolutter (se merknad over).

Økonomiseksjonen samler inn behovet fra avdelingene og bestiller samlet for høgskolen, max to ganger i året.

Avtaler tilknyttet bygningers drift:

Renhold og renholdsartikler, toalettartikler, vakthold, avfallshåndtering.

Driftsseksjonen bestiller for Bislet-området, Wergelandsveien og Welhavensgt. Avd. IU, EST (unntatt W29) og SU bestiller selv.

Driftsseksjonen inngår rammeavtaler for IT og telefoni i samarbeid med Økonomiseksjonen.

Seksjon for læringsmiljø og pedagogisk utvikling inngår rammeavtaler for bibliotek- og AV-området i samarbeid med Økonomiseksjonen.

Det kan i enkelte tilfeller være hensiktsmessig, praktisk og behov for at kjøp av faglitteratur o.l. foretas av den enkelte tjenestemann. Det kan skje ved at vedkommende tjenestemann legger ut og får utgiftene refundert ved å fylle ut refusjonsskjema. Det forutsettes at den som attesterer for utlegget og som betraktes som bestiller, har akseptert denne ordningen. Det forutsettes at dette ikke gjøres i større utstrekning enn absolutt nødvendig.

En bestilling skal minimum inneholde:

· Vare/tjeneste som bestilles

· Mengde

· Pris i henhold til tilbud/anbud

· Leveringssted

· Kontaktperson

· At betaling skal skje pr. 30 dager og at fakturagebyr ikke aksepteres

· At fakturaen skal merkes med kontaktperson og avdeling

· At Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen i Oslo gjøres gjeldende

Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen i Oslo (SI-HIO-96) skal vedlegges bestillingen (gjelder ikke ved bestilling på HiOs rammeavtaler). Dersom standardbetingelser fra leverandøren og høgskolens standardbetingelser inneholder motstridende punkter skal det skriftlig avtales hva som skal gjelde.

Dersom ordrebekreftelsen fra leverandøren har med vedlegg (sjekk baksiden) av leverandørens standardbetingelser som er motstridende til høgskolens standardbetingelser, må dette regnes som en uren aksept av vår bestilling, og kjøper må normalt reagere for at disse betingelsene ikke skal bli gjeldende.

Bestillinger etter en anbudsprosess skal henvise til anbudsgrunnlaget og innlevert anbud. Andre bestillinger skal henvise til skriftlig tilbud fra leverandør eller til rammeavtale.

Tjenestemann med bestillingsfullmakt skal holde oversikt over de totale bestillinger for sitt ansvarsområde. Dokumentasjon av bestilling skal oppbevares for kontroll av leveranse og faktura.

Ved mottak av varer skal det kontrolleres at kvantum, kvalitet og leveringsbetingelser er i henhold til eventuell bestillingsdokumentasjon, kontrakt eller rammeavtale.

Kontroll av leveranse skal utføres av den som mottar varen/tjenesten og dokumenteres for senere oppfølging mot faktura fra leverandøren. Dersom varemottak foretas av annen tjenestemann enn den som har bestillingsfullmakt skal pakkseddel eller annen dokumentasjon for varemottak oversendes.

Ved kjøp av konsulenttjenester på timebasis skal det minst en gang i måneden innhentes oppsett over medgåtte timer pr. dag eller uke, spesifisert på avtalte oppgaver.

Alle inngående fakturaer skal mottaksregistreres. Fakturadato, beløp og forfallsdato skal registreres umiddelbart etter mottak av faktura. Leverandørregisteret vedlikeholdes av Økonomiseksjonen. Dersom en ny leverandør må opprettes, skal Økonomiseksjonen kontaktes. Viser for øvrig til økonomiinstruksens kap. 4.

For avtaler på HiO-trykkeriet betaler høgskolen ved økonomiseksjonen en samlet faktura til leverandøren, mens kostnaden fordeles på ulike avdelinger og enheter etter uttak/bruk ved internfakturering.

For avtaler på brevark og eksamenspapir får høgskolen en faktura fra leverandør, som økonomiseksjonen fordeler på avdelinger og enheter i henhold til bestillingen.

Reisebyråets servicecharge kommer på hver enkelt faktura. Bonus fra flyselskap fordeles årlig på hver enkelt avdeling av økonomiseksjonen.

For It-utstyr er det en spesiell bestillingsrutine. Avdelinger/enheter melder inn behov til IT-tjenesten. Behov må meldes av en person som har attestasjonsrett. På dette grunnlag foretar IT-tjenesten bestilling og belastes ”foreløpig” for kjøpet. I ettertid belastes imidlertid behovsmelder (innkjøpende enhet) ved internbelastning/internfakturering og IT-tjenesten godskrives for utlegget. Denne internbelastningen/faktureringen attesteres og anvises sentralt.

Attestasjon innebærer at fakturaen kontrolleres mot følgende dokumenter (der det er krav om at de skal foreligge), og eventuelt henvises til eller stiftes til fakturaen:

- bestillingsdokumentasjon, eventuelt kontrakt eller rammeavtale med henblikk på pris og betalingsbetingelser

- pakkseddel

I tillegg skal forhåndsregistrert kontering sjekkes, eventuelt riktig kontering påføres.

Viser for øvrig til økonomiinstruksens kap. 4.3.

Ved leveranser av store anskaffelser som går over lengre tid skal det utarbeides prosjektregnskap. Økonomiseksjonen skal kontaktes for tildeling av prosjektnummer.

Driftsmidler av varig verdi skal listeføres. Se egne retningslinjer for forvaltning av eiendeler i økonomiinstruksens pkt 7.2.

Høgskolen i Oslo foretar ikke innkjøp ved bruk av kontanter.

Ved mindre innkjøp (direkte kjøp av lav verdi) fra nye leverandører og ved engangsinnkjøp, kan bestillingsfullmaktshaver få utstedt en rekvisisjon i høgskolens navn på den aktuelle vare og med en øvre beløpsgrense lik/tilnærmet lik varens pris. Ved bruk av rekvisisjon vil høgskolen få tilsendt en faktura.

Alternativt kan bestillingsfullmaktshaver velge å legge ut for høgskolen for å gjøre innkjøpet. Dette kan gjøres ved kontant betaling eller ved bruk av fullmaktshavers eget personlige kredittkort. I slike tilfeller vil beløpet raskt bli refundert ved at fullmaktshaver sender inn "Skjema for refusjon av utlegg" med kvittering for innkjøpet.

Det skal være kun en rekvisisjonsblokk pr. avdeling, dog slik at alle geografisk atskilte studiesteder har egne rekvisisjonsblokker.

Bestillingsfullmaktshaver innhenter pris og forespør samtidig leverandøren om en rekvisisjon aksepteres dersom ikke faktura kan utstedes uten videre. Dette vil normalt leverandøren akseptere.

Rekvisisjonen påføres høgskolens navn som kjøper, fakturaadresse, leverandørens navn og adresse, rekvisisjonsnummer (nummereres fortløpende), dagens dato, høgskolens vilkår om 30 dagers betalingsfrist uten fakturagebyr, spesifikasjon av varen og varens pris (hvis mulig) eller øvre beløpsgrense. Rekvisisjonen stemples og undertegnes av attestasjons-fullmaktshaver. Kopien av rekvisisjonen oppbevares av bestillingsfullmaktshaver for dokumentasjon av bestillingen og kontroll av fakturaen.

For detaljerte rutiner vises til rutinebeskrivelsen om ”Kjøp ved bruk av rekvisisjoner”.

Det er tre hovedformer for konsulenthjelp:

Konsulentoppdrag vil si at konsulenten engasjeres til å utføre et konkret stykke arbeid, og skal levere et definert sluttprodukt.

Konsulentbistand vil si at konsulenten engasjeres som ressursperson for å delta i en intern prosess sammen med oppdragsgiver (for eksempel organisasjonsutviklingsprosjekt, systemutvikling).

Samtalepart vil si at konsulenten engasjeres for å gi råd til ledelsen eller organisasjonen i en konkret situasjon.

Det kan være behov for konsulenthjelp allerede til å analysere problemet, dvs. før man tar fatt på å løse det. Det er da viktig å sette klare rammer for konsulentoppdraget slik at et slikt avgrenset engasjement ikke gir konsulenten spesielle fortrinn i konkurransen om oppdraget videre. Man kan ikke bruke konsulenten til å lage oppdragsbeskrivelsen, dersom konsulenten ønsker å være med i konkurransen om oppdraget.

Anskaffelsesprosedyre: Reglene for varekjøp gjelder. Kjøp etter forhandlinger brukes ofte

I den grad det er sannsynlig at flere konsulenter eller konsulentfirmaer kan levere tjenesten, skal et representativt utvalg av dem ha anledning til å komme med tilbud.

Forespørselen bør inneholde problembeskrivelse og målet, mandatet, tidsramme og oppdragsbeskrivelsen (avgrensning av oppgaven), evt. kravspesifikasjon (for eksempel ved edb-program). Man bør også beskrive hvordan prosjektet skal organiseres og styres (delprosjekter, milepæler, rapportering av fremdrift og delresultater), evt. prosjektstyringsmodell.

Konsulentens kompetanse og personlige fremtreden er viktig for at oppdraget skal lykkes. Husk derfor å be om referanser og hold møter med de mest aktuelle tilbyderne før forhandlinger innledes.

Kontrakt

Det skal inngås en skriftlig kontrakt som dokumenterer partenes krav til oppdraget, forutsetningene for å utføre det, ansvars- og risikofordeling, resultatet av oppdraget og tidsplaner. Se eksempler på kontrakter for konsulentbistand og konsulentoppdrag i vedlegg x og y.

Prisen fastsettes som timepris pr. medgåtte konsulenttime og/eller som fastpriskontrakt. Det kan være hensiktsmessig å kombinere disse, dvs. en fast timesats men et tak på kostnader eller på antall timer. Det må også avtales hvilke kostnader den angitte prisen dekker, for eksempel reiseutgifter, kostgodtgjørelse, kontorplass, antall rapporter. Hvis avtalt timepris ikke dekker slike ting, må det avtales i hvert tilfelle hva oppdragsgiveren skal dekke og etter hvilke satser.

Konsulentbistand skal faktureres månedlig. Ved konsulentoppdrag skal betalingsplan inngå i kontrakten. Betaling skal skje i henhold til faktura pr. 30 dager. Fakturert beløp skal gjelde den tid som er medgått til gjennomføring av oppdraget til dette tidspunkt.

Gjennomføring

Ethvert prosjekt må ha et organ (styringsgruppe) eller en person som er ansvarlig for å fatte beslutninger om kvalitet og fremdrift. Det må utarbeides en plan for hvordan arbeidet skal gjennomføres. Dette gjøres gjerne i samarbeid med konsulenten og inngår som en del av kontrakten.