Omrokering av areal og virksomhet på Frydenlund-området. Tilråding fra arbeidsgruppe.

notat

Til: Avdelingene, seksjoner i administrasjonen, tjenestemannsorganisasjoner, Studentparlamentet

Fra: Arbeidsgruppen for å utrede lokalsituasjonen ved HiO
Dato: 27. oktober 2004
Saksnr./arkivnr: 03/1107

Innledning

På bakgrunn av vedtak i styret for HiO 10. juni 2004 har høgskolens ledelse satt ned en arbeidsgruppe for å utrede lokalsituasjonen ved HiO.  Ett utgangspunkt er å klarlegge hvorledes  lokalene som høgskolen sommeren 2005 overtar i Pilestredet 46 (etter NKS) skal nyttes.  Et annet viktig utgangspunkt er å finne permanent lokalisering for Avd. ØKS. En side ved arbeids­gruppens mandat har vært å følge opp tilrådingene fra tidligere romutredninger om å få til en nærmere samlokalisering av virksomheten ved de tre avdelingene som er lokalisert på Frydenlund. Den tilrådingen som legges fram nå, tar for seg det siste spørsmålet.

Det forholdet at høgskolen også kan vurdere en flytting av Avd. IU nærmere opp til den øvrige del av høgskolens virksomhet, henger sammen med at det har vært et betydelig fall i leieprismarkedet.  Dette gir nye muligheter for framtidsrettede løsninger, der større grad av samlokalisering med en viss arealgevinst, kan erstatte gamle bygninger som er lite egnet for langsiktig bruk med bygninger med nybyggstandard innenfor tilnærmet samme økonomiske rammer.

Arbeidsgruppen har vært sammensatt av representanter fra ledelsen ved avdelingene, den sentrale administrasjonen, herunder Seksjon for læringsmiljø, tjenestemannsorganisasjonene og Studentparlamentet. Hovedverneombudet har deltatt som observatør.

Det er blitt lagt til grunn i arbeidet at det nå er en enestående mulighet til å få til mer framtidsrettede løsninger - i og med at en har muligheten til å nytte tilleggslokalene i Pilestredet 46 til visse fellesformål.  Videre er det mulig å bruke lokalene i Pilestredet 46 midlertidig til visse formål, mens en venter på at Patologibygget skal bli ferdigstilt om 4-5 år.

En viktig side ved den nye samlede løsningen er at studentene skal få utvidet arealene til den delen av studiene som de skal gjennomføre på egenhånd eller i selvstyrte grupper.  Økning i arealer til grupperom er her viktig, likeledes samling av arealer med dataarbeidsplasser - for stasjonært datautstyr og for egne bærbare PC-er - på færre steder og i større arealer med stedlige dataassistenter, er søkt prioritert. Det er planlagt etablert et areal med studentarbeidsplasser som kan nyttes 24 timer i døgnet hele uka i 1. etg. i P 48 (Eva Balkes hus).

Omrokeringene har som formål å samle de enkelte avdelingenes virksomhet i større grad. En viktig side ved dette er å få til god og fleksibel utnyttelse av en større del av høgskolens arealer. Der det er mulig, må en da få til reduksjon av arealer som kan defineres som spesialrom og som i dag bare benyttes av en utdanning.  Slike lokaler vil erfaringsmessig for en del bli stående avlåst og ikke i bruk over visse perioder/dager.

Overordnede tiltak som foreslås

Arbeidsgruppen har etter omfattende drøftinger og diskusjoner kommet til at det må gjennomføres en del hovedgrep for at en skal kunne oppnå de hovedformålene det er stor grad av enighet om. Disse hovedgrepene er som følger:

• Avd. HF, mensendieckutdanningen flytter ut av lokalene i P52.  Avdelingen får i stedet disponere lokalene i Fyrhuset, 2.etg og i P50 1. og 2. etg fra Avd. JBI, journalistutdanningen
• Avd. JBI, journalistutdanningen flytter ut av P50, 1. og 2. etg. mot økning i P48
• Avd. LU flytter ut av deler av P48 (alle kontor i 4. etg. og drama i 1. etg.) mot økning i P52
• JBI-biblioteket flytter fra P48 til Fellesbiblioteket i P52.  Referansesamlingene flyttes ikke.

Konsekvenser for de enkelte avdelingene

I de videre vurderinger er det lagt til grunn at avdelingene får tildelt kontorer til det faktiske antallet administrative stillinger, lederstillinger og UF-stillinger svarende til det antall stillinger de har til ordinær undervisningsvirksomhet + 20% (til oppdrag, vikarer, stipendiater osb.).

De forslagene som er skissert i det følgende, må det arbeides videre med i samarbeid med de berørte avdelingene/enhetene. Dette gjelder spesielt innredning og møblering av større arealer som etter det overordnede opplegget skal nyttes til nye formål.  Det blir engasjert arkitekt for å bistå med å finne best mulige løsninger på dette.

Avdeling HF

1. Mensendieckutdanningen flytter ut av kontorer og klinikkareal i P52, bygg D, 2., 3. og 4. etasje.

2. Mensendieckutdanningen flytter ut av P52, bygg E, 4. og 5. etasje.

3. Klinikkareale for mensendieckutdanningen innpasses i E. Lampes hus, fortrinnsvis i 3. etg. Garderober i 4. etg. og underetasjene benyttes felles av de to utdanningene.  De samarbeider om mottak/klinikkresepsjon.

4. Mensendiecks gymnastikkgrupper får to rom i 1. og 2. etg i P 50 med ekstra takhøyde (i 1. og 2. etg. mot Frydenlundplassen). Gymsalene i E. Lampes hus  timeplanlegges og nyttes til samme formål.

5. Kontor for de tilsatte.
a) Tannteknikerutdanningen flytter fra P44 til kontorene etter Studentparlamentet i Fyrhuset, 3. etasje. (Studentorganisasjonenes kontorlandskap beholdes som gruppe-/seminarrom, evt nyttes til kontorlandskap.)
b) Mensendieckutdanningen får kontor etter tannteknikerutdanningen i E. Lampes hus. Om nødvendig flyttes brukere som er i studiepermisjoner og lignende, ut av P44.
c) Avdelingen går gjennom kontorplasseringen generelt, på bakgrunn av overtakelse av kontor etter JBI i P50, 2. etg.
d) Avdelingen flytter ut av 8. etg. i P48 og tar i stedet i bruk 3. etasje i P48, bygg R (JBIs adm-område i dag).

Avdeling JBI

1. Frydenlundbiblioteket, Avd. JBI, deler av boksamlinga (utlånsamlinga) i 5. etg. i P 48, flyttes til Fellesbiblioteket i P52. Læringssentrene ved HiO nyttes som praksisbibliotek for studentene i bibliotek- og informasjonsfag.

2. Avdelingen fraflytter P50, 1. og 2. etasje, inklusive studioer for radioundervisning. Redigeringsrommene i underetg. beholdes under Avd. JBI.

3. I P48, 5.etg., bygg R, etableres lokaler for journalistikk og medier & kommunikasjon. Denne fløyen innredes etter nærmere drøfting med Avd. JBI

4. AV-tjenestens lokalisering vurderes nærmere med mulighet for flytting av hele eller deler av tjenesten til lokaler i tilknytning til studiet i medier & kommunikasjon.

5. Teoriundervisning for journalistutdanningen i storgruppe flyttes fra G233 til Munthesalen i 6. etg P48. Rom 614 i nordøstlige hjørne deles opp med rømningskorridor til rom på 30 m2 til bruk for JBI.

6. Rom 576 (møterom) og 578 (magasin) kan tas i bruk som arbeidsrom for avdelingens masterstudenter.

7. Pausearealene i 5. etg (533) og 4. etg (433) kan nyttes til møteplasser/gruppearbeid for studentene.  Arealet bak infoskranke (572) vurderes til samme formål, i det datarom for studentenes eget arbeid etableres med støttetjenester i 1. etg.

8. Kontorsituasjonen.
a) Avdelingen overtar 29 kontor etter LU i P48, 4. etasje. Avdelingen har 24 kontor i samme etg. fra før.
b) Avdelingen tar i bruk hele 8. etg., bygg R.

Avdeling LU

1. Avdelingen overtar i P52, bygg E, 4. og 5. etasje 353 m2 etter mensendieck til drama- og teorirom.

2. Avdelingens dans/drama-virksomhet samles i P52, der avdelingen bl.a. overtar 4 store rom etter mensendieckutdanningen i 4. og 5. etg. Teatersalen i P52 timeplanlegges i samarbeid med EST. Se også pkt. 1 under EST om mulig flerbruk av gymsal i E. Lampes hus.

3. Avdelingens formingsvirksomhet samles i P48. Arealene utvides her med deler av eller hele kursrommet (140) som er på 41 m2.  Dagens lager/maskinrom (18m2) innredes som maskinrom med nødvendig støyskjerming og avtrekk.

4. 3-4 rom i P52, bygg F, 1. og 2. etasje (formingsavdelingen) omdisponeres til teorirom. (felles/timeplanlegges).

5. Avdelingen avgir P48, bygg R, 1. etasje (drama og lekesamling), som omgjøres til felles pc-plasser og grupperom, også for LU. Lekesamlingen må evt. plasseres i et undervisningsrom.

6. Kontorsituasjonen.
a) Avdelingen overtar i P52, bygg D, 2. etasje der det innredes ca.15 kontor, evt. kontorplasser i landskap for en del som vil gi plass til 20-25 tilsatte. Ventilasjon gjennomgås av KLP.
b) Avdelingen overtar kontor D527 og D529.
c) Avdelingen avgir alle kontor i P48, 4. etasje (29 stk).
d) Kontor G313 og G314 (heimkunnskap) i P50 beholdes av avdelingen. Kan evt. byttes med Avd. HF.
e) Avdelingens kontorer i P56 avvikles og erstattes på Frydenlund i P40.
f) Kontorene i A 325 of 326 samt B 311 overtas av Avd. LU. 
g) Kontormanko dekkes i sin helhet i P40 (fortrinnsvis ikke direkte undervisningsrelatert virksomhet, men for eksempel stipendiater og forskere/forskergrupper).
h) Det vurderes nærmere muligheter og kostnader ved å bygge en ekstra etasje på en av fløyene i P 52 for å få samlet flere av avdelingens tilsatte i dette bygget.

Seksjon for læringsmiljø

1. Hele eller deler av AV-tjenesten (utstyr samt 6 tilsatte) vurderes flyttet sammen med studiet i medier & kommunikasjon til P48. Dette spørsmålet vurderes nærmere.

2. Arealer i P 52 som midlertidig nyttes av AV og medier & kommunikasjon, disponeres av Læringssenteret til lesesal/grupperom.

3. JBI-biblioteket, unntatt  referansesamlingen flyttes fra 5. etasje i P48 til Læringssenteret i P52. Læringssentrene nyttes som praksisbibliotek for studentene i bibliotek- og informasjonsfag.

4. 4. etg. i D-fløy stilles til disposisjon for kontor til alle tilsatte i Læringssenteret.

5. 3. etg. i D-fløy stilles til disposisjon for Læringssenteret primært til bruk til grupperom/datarom, men evt. også til andre formål. Det legges til grunn at en i størst mulig grad unngår større ominnredningsarbeider.

5. Det etableres felles studentarealer i form av PC-arbeidsplasser, internettkafé og grupperom i P48, bygg R 1. etasje. Læringssenteret har ansvar for disse lokalene, herunder brukerstøtte data. Det legges her opp til utvidet åpningstid i forhold til resten av lokalene.

Avdeling EST

1. Virksomheten flyttes samlet fra W29 til P46, 2. etg. Avdelingen disponerer etasjen i sin helhet inntil Patologibygget realiseres eller tilsvarende areal stilles til rådighet i eller nærmere Thonbygget. Her blir også kontor for de lærerne som ikke får plass i Pilestredet Park.

2. Avdelingen samarbeider med LU om black box i dramasalen i P52. Denne time-/ukeplanlegges. Gymsal i E. Lampes hus som brukes av lærerutdanningen innredes slik at den kan fungere som black box til visse tider. De to salene skal gi tilstrekkelig tid og rom til dramavirksomheten ved EST.

3. Teoriundervisning i større grupper enn 20-25, som til nå har vært avviklet i rom 307 i W29, timeplanlegges i auditorier/undervisningsrom i P46, 1. etg.

Tiltakene er midlertidige i påvente av permanent lokalisering i Patologibygget.

Usikkerhetsmomenter

Beslutninger i henhold til dette notatet henger sammen med vedtak om løsning av lokalsituasjonen for Avd. ØKS ? som det forutsettes tatt beslutning til samtidig, i styremøte 2. desember d.å.  I dette kommer også inn det momentet at Pilestredet 46 må vurderes som ett av mulige alternativ for midlertidig plassering av ØKS om valget av framtidig løsning for denne avdelingen faller på Pilestredet 56.

Deler av forslagene kan først gjennomføres om det treffes beslutning om at Pilestredet 46 (NKS-bygget) disponeres til fellesformål og til Avd. EST og den sentrale administrasjonen. Det forutsettes i så fall at lokalene i Wergelandsveien kan fraflyttes og husleie på 7 mill. kr. frigjøres til delvis finansiering av husleie i P 46. Avvikling av virksomheten i Wergelandsvn. får da konsekvenser for Avd. EST, med  overflytting til Frydenlund-området.

Følgende deler av forslaget forutsetter at P 46 kan nyttes til ulike felles formål fra høsten 2005:
a) Flyttingen fra Wergelandsveien, både W 27 og W 29.
b) Flyttingen av Studentparlamentet og studentkontor ellers fra Fyrhuset.
c) Bruken av P 40 til kontorer for Avd. LU.
d) Visse kontorforhold ellers

Konsekvensene vil være at det må finnes andre midlertidige løsninger på kontorer for HF, mensendieckutdanningen (ca. 8 arbeidsplasser) og for LU (20-30 arbeidsplasser).

Videre behandling

Saken presenteres nå for avdelinger, enheter, tjenestemannsorganisasjoner og Studentparlamentet som informasjon og for nærmere vurdering.  Kommentarer må være høgskoledirektøren i hende innen mandag 15. november kl 12 00.

Beslutninger som gjelder overordnet nivå, dvs. fordeling av lokaler mellom de enkelte avdelingene/enhetene vil bli lagt fram for styret til møte 2. desember. Nærmere opplegg og drøfting av hvorledes lokalene for hver enkelt avdeling/Læringssenteret skal innredes blir drøftet med den enkelte avdeling/enhet. Beslutning om disponering og utforming av lokaler som skal nyttes til nye formål, er i henhold til Hovedavtalens § 13 nr. 2 f) og Tilpasningsavtalen for HiO gjenstand for forhandlinger med tjenestemannsorganisasjonene.

De omrokeringene som er skissert for Frydenlundområdet planlegges i all hovedsak gjennomført i løpet av sommeren 2005.

Nytt felles bygg for Avd. ØKS og Avd. IU vil slik utredningen står i dag, kunne tas i bruk i desember 2006.

27.10. 2004

Åsulv Frøysnes (sign.)