Fakturering av kursdeltakere på etterutdanningskurs

Rutiner for fakturering av etterutdanningskurs i FS

Avdeling/SEFIA klargjør grunnlagsdata i FS. I bildet Etterutdanningskurs samlebilde:

• Alle deltakere skal ja J for "opptatt" i arkfanen Deltakere
• Det legges inn kursavgift under arkfanen "avgift". Man skal her benytte generell fakturadetaljtype KURS-avd.navn (f.eks. KURS-HF), og oppgi beløp, konteringsstreng og perioden (kan bruke inneværende år, f.eks. 01.01.06 - 31.12.06)
• Dersom det skal være deltakere med rabattert avgift skal men også legge inn fakturadetaljtype RABATT med samme type opplysninger som KURS-avd.navn
• Man kan også opprette nye fakturadetaljtyper, f.eks. materiellavgift, dersom det er behov for dette

I bildet Kursdeltakelse:

• Se til at foretak med adresse er registrert på kursdeltakere som ikke skal ha privat faktura
• Dersom deltakeren ikke skal ha privat faktura skal hake for dette tas vekk i arkfanen "avgift"
• Det må hakes av for "inngår" for alle avgifter deltakeren skal ha. Dersom det f.eks. skal gis rabattert pris for en deltaker skal denne ha hake for "inngår" i fakturadetaljtypen RABATT, ikke KURS-avd.navn

Avdelingen/SEFIA varsler Økonomiseksjonen på faktura@hio.no om at faktura kan sendes ut. E-posten skal minimum inneholde kurskode og ønsket betalingsfrist.

Økonomiseksjonen genererer faktura ved rutine FS 207.001 - Fakturaoppretting, og kjører ut faktura. Dette forutsetter at det er opprettet brevtekster for den aktuelle avdeling. Ta kontakt med fs-hjelp@hio.no dersom man trenger hjelp til dette.

Det er avdelingen/SEFIA selv som følger opp innbetalingen, og som varsler Økonomiseksjonen på faktura@hio.no dersom det skal purres på ikke innbetalt faktura (man kan se status for innbetaling i bildet Fakturareskontro i betalingsmodulen).