Vedlegg 2 Tillegg til punkt 4.4.4

For å få et bilde av hvor avdelingen står når det gjelder implementering av prosedyrene, ble det gjennomført samtaler med alle team og enheter i administrasjonen i midten av juni.

Resultatet av samtalene kan sammenfattes slik:

• For noen områder er prosedyrene ikke lagt ut ennå, dvs. de er ikke godkjent.  Det dreier seg om økonomifeltet, personalforvaltning (de ble lagt ut omtrent samtidig med at samtalerunden ble gjennomført) og til dels også området studentforvaltning.
• På et felt er prosedyrene allerede utdatert og må fornyes.  Det gjelder rombooking/timeplanlegging.
• Eksamensfeltet har hatt nytte av prosedyrene knyttet til fusk, de øvrige prosedyrer er ikke iverksatt.  Det må imidlertid bemerkes at ”90 % ” av det som står i prosedyrene er det etablert praksis for.
• Prosedyrer innenfor studentforvaltningsområdet er stort sett ikke lagt ut ennå.  Medarbeidere som har deltatt i utviklingen mener at det er behov for mange flere prosedyrer enn de som er utviklet til nå.
• Prosedyrer innen studiestartområdet har ikke tilstrekkelig detaljeringsgrad på avdelingsnivå.  Avdelingen har en sjekkliste for oppgaver og datoer og fordeling av ansvar.  Denne følges.
• Praksisenheten er den enhet som er kommet lengst i implementering av HiOs prosedyrer og utvikling og implementering av egne.  Enheten uttaler at utviklingsprosessen har vært viktig, at de har fått klarhet i oppgavene og at oppgaver utføres på samme måte i enheten og at de (prosedyrene) har blitt internalisert gjennom medvirkning i utviklingsarbeidet.

Det kan formuleres noen viktige utfordringer:

• Prosedyrer er viktige for dem som er nye.  Ansvar for introduksjon for nytilsatte må ansvarsplasseres.
• Flere prosedyrer berører oppgaver som faglig ansatte har ansvar for, for eksempel innen eksamensarbeidet og praksisfeltet.  Det må avklares hvordan faglig ansatte kan inkluderes. Praksisenheten løste dette våren 2006 ved å følge opp og ”markedsføre” aktuell prosedyre når den var aktuell.  Det vil si at initiativ overfor faglig ansatte ble tatt av praksisenheten.
• Tiltak er iverksatt for å strukturere eksamensfeltet og videreutdanningsfeltet.
• Prosedyrer må oppdateres.  Behov for endringer og oppdateringer må registreres fortløpende i tråd med de prosedyrer for endringer som er utviklet.