Høgskolen i Oslo - S-sak 59/2006

Sak

Styring og ledelse i HiO 2007 - 2011 (Jnr. 06/2074)

Styrets behandling av saken bygger bl.a. på utredningen fra SOL-utvalget (SOL = styring og ledelse), som avleverte sin utredning 29. mars i år. Saken har deretter vært på høring i HiO, med frist 15. september. Styret hadde også en grundig forberedelse av saken i styreseminaret 7. – 8. september. Det ble da holdt en felles samling mellom styret og ledere i HiO, inkl. ledere fra Studentparlamentet og tjenestemannsorganisasjonene, før styret oppsummerte sin egen drøfting av saken, som grunnlag for administrasjonens forberedelse av styresaken.

Innledningsvis gjorde rektor rede for forberedelsen av saken, etter styrets initiativ i styreseminaret i september 2005. Han ga deretter ordet til høgskoledirektøren til en innledning om forslagene som er fremmet fra administrasjonen.

Høgskoledirektøren viste til at det som nå er fremmet til behandling er de overordnede og prinsipielle sidene, som deretter vil bli fulgt opp med en rekke enkeltsaker både i styremøtet 5. desember og senere. Administrasjonen har merket seg den brede tilsutningen det er til modellen med velfungerende styringsorganer på to nivåer i HiO, og har lagt vekt på dette som utgangspunkt for forberedelsen av saken. Administrasjonen har dermed konkludert med en videreføring av dagens ”skandinaviske” modell, som riktignok er på veg ut i mange sammenhenger, men som mange vil mene har fungert godt i HiO.

Rektor viste deretter til de delte synspunktene i HiO som framkommer i høringen, og som krever grundig gjennomtenkning av hva man skal gå inn for. Han gjorde deretter rede for sitt eget syn på problemstillingene i saken: Han støtte forslaget om to styringsniåver som nå, en styresammensetning i samsvar med lovens normalordning, der prorektor velges i par med rektor og er rektors vara i styret. Videre støttet han behovet for å styrke arbeidskapasiteten i rektoratet, med en viserektor i tillegg til rektor og prorektor, bl.a. for bedre å kunne møte utfordringer ved utviklingen av FoU-området og oppgaver i HiOs forhold til omverdenen. I dag kan det f.eks. virke som om HiO er for mye fokusert på egne, interne prosesser. Rektor ønsket å støtte en modell med åremålstilsatte dekaner som faglige og administrative ledere i avdelingene, og med eksterne styreledere i avdelingsstyrene. Han støttet en fortsatt ordning med åremålstilsatte studieledere, som foreslått i saken. Han støttet også forslaget om en ordning med institusjonsovergripende organer for studiefeltet og FoU-området, ledet fra rektoratet.

Rektor avsluttet sin presentasjon med å vise til at det må utarbeides en tydelig delegasjonsordning ut fra den styrings- og ledermodellen som blir vedtatt, og det må bygges en tydelig møte- og ledelsesstruktur i tråd med dette – mer detaljert enn den korte beskrivelsen som nå framgår i del II av denne saken.

Styrets medlemmer fremmet deretter sine synpunkter til saken: Flere bemerket at det var delte synspunkter i HiO til noen viktige punkter, mens det var stor samstemmighet om andre forslag. Det var først og fremst i synet på modell for institusjonsledelse – valgt eller tilsatt rektor – og modell for avdelingsledelse – valgt eller tilsatt dekan og myndighetsområde for denne, at HiO og styret var delt. Ut av disse konklusjonene fulgte ogaå ulike oppfatninger av hvordan eksterne styreledere i avdelingsstyrene ville fungere: Noen mente dette ville være et verdifullt bidrag inn til virksomheten i HiO, mens andre var skeptiske til hvilken innsikt i og legitimitet disse ville få i forhold til avdelingenes virksomhet, og om dette ville representere noen god ledelse for avdelingenes styringsorganer.

Flere hevdet at selv om HiO har fungert godt, og fått til mye med dagens modell, kan det også være behov for å se mer framover og velge en annen modell enn i dag, med én leder på hvert nivå nå, ut fra et hensyn til hvordan HiO bør kunne fungere framover. At HiO er delt i synet på modeller er som man må vente: Det er sjelden de som berøres mest, som går inn for de mest radikale endringene, og lederrekruttering ved valg er ingen vanlig modell i andre sektorer. Dårlig valgoppslutning svekker valg som rekrutteringsform.

Andre mente hensynet til kommende endringer mest var et mantra, og at valgte eller tilsatte ledere neppe gir så store forskjeller. Den demokratiske medvirkningen gjennom valg er imidlertid et viktig argument for mange, både for studenter og tilsatte. Den fungerende modellen i HiO er kjent, og vil fortsatt kunne fungere, og ansvarsområdet som skal dekkes – både faglig og administrativt – er for stort til at én leder alene kan dekke dette på en god måte, ble det hevdet. Det ble vist til at det er fremmet ønske om sterkere faglig ledelse i HiO, men det er vanskelig å se hvordan dekanens faglige ledelse blir sterkere, ved ikke å være leder i avdelingsstyret.

Andre pekte på at ingen av de to mulige ordningene er ideelle, men at begge trolig kan fungere greit med god tilrettelegging. En samlende løsning som hele styret kunne gå inn for, ville man dermed ikke kunne finne fram til. Det var imidlertid bred tilslutning til at fullmaktsordningen fra styret til underliggende styringsorganer må være klar og entydig. Her må det utvikles et samlet, enhetlig og etterrettelig system. Flere pekte også på at det administrative støtteapparatet rundt må fungere godt, selv om myndigheten på et styringsnivå legges til én leder. Ut fra en slik vurdering bør fullmaktene til administrasjonen være utstrakte. Det ble også pekt på at møtestrukturen må gjennomgås og tilrettelegges, slik at eksterne styreledere i avdelingene har jevnlige møter med styret og rektoratet, hvis en slik styringsmodell besluttes.

Rektor minnet deretter om at endringer i forhold til lovens normalordning for styresammensetning ville kreve 2/3-dels flertall, inkl. eventuell beslutning om å tilsette rektor som faglig og administrativ leder, noe som klart ville gå i mot det store flertallets ønsker i HiO.

Styret gikk deretter til votering over de ulike hoved- og underpunkter i forslaget til vedtak.

Votering:

Punkt 1. Styrets sammensetning og ledelse:

Votering over 3 alternativer, jf saksframlegget:

Alternativ i 3. avsnitt) Rektor tilsettes på åremål, som daglig leder av institusjonens faglige og administrative virksomhet (Forslaget måtte ha 2/3-dels flertall for å bli vedtatt): Forslaget falt mot 4 stemmer

Alternativ i 1. avsnitt ) Valgt prorektor er fast medlem av styret, og styrets nestleder (Forslaget måtte ha 2/3-dels flertall for å bli vedtatt). Forslaget falt mot 1 stemme

Alternativet i vedtakets pkt. 1, 2. avsnitt, ble deretter vedtatt enstemmig, etter subsidiær stemmegivning.

Punkt 2. Institusjonens øverste ledelse

Administrasjonens forslag ble enstemmig vedtatt.

Punkt 3. Utvalg for studiefeltet og FoU

Dette punktet i forslaget til (prinsipp)vedtak ble det ikke votert over i denne omgang. Styret ønsket at dette skulle utsettes til nærmere drøfting, inntil det kunne legges fram, ikke bare et prinsippvetak, men mer utbygde forslag for styret om oppgaver og ansvarsområde mv. for organer på disse to områdene.

Punkt 4. Styringsorgan for avdelingene

Et alternativ om å tilrå ulike løsninger for de enkelte avdelinger, etter avdelingenes egen tilråding, var beskrevet som alternativ (avsnitt 4), men var ikke tilrådd fra administrasjonens side. Forslaget ble heller ikke fremmet av noen av styrets medlemmer, og ble følgelig ikke votert over.

Votering over 2 alternativer:

Alternativ 1 (punktets 2. avsnitt) Det etableres avdelingsstyre med dekan som leder, dvs. dekanen fortsetter som avdelingens faglige leder.

Forslaget falt mot 4 stemmer.

Alternativ 2 (punktets 3. avsnitt) Det etableres avdelingsstyre med et eksternt medlem som leder, oppnevnt av styret. Dekan er faglig og administrativ leder, og er sekretær for avdelingsstyret.

Forslaget ble vedtatt med 7 stemmer.

Avsnitt 5 og 6 i punkt 4 ble enstemmig vedtatt.

Punkt 5. Ledelse ved avdeling

Etter styrets forutgående vedtak under punkt 4, endret administrasjonen sitt forslag til vedtak under punkt 5. Dette endrede punkt 5 ble deretter enstemmig vedtatt.

Punkt 6. Studieledelse

Administrasjonens forslag ble enstemmig vedtatt

Styrets vedtak ble etter dette som følger:

”Styret for Høgskolen i Oslo fastsetter følgende ordning for styring og ledelse i HiO med virkning fra 1. august 2007:

1) Styrets sammensetning og ledelse

HiOs styre skal fortsatt ha 11 medlemmer i tråd med lovens normalordning, jf. UH-lovens § 9-3. Valgt rektor er styrets leder. Prorektor velges i par med rektor og er rektors stedfortreder (vara) i styret.

2) Institusjonens øverste ledelse

Rektor og prorektor velges i par av alle grupper i høgskolen, jf ellers UH-lovens § 10-2 om valg av rektor.

Styret fastsetter på møtet 5. desember mandat og sammensetning for en rekrutteringskomité, som skal vurdere foreslåtte kandidater opp mot arbeidsbeskrivelser og kvalifikasjonskrav for vervene. Rekrutteringskomitéen nominerer kandidater til rektor- og prorektorvervene og presenterer kandidatene for velgerne.

Rektoratet styrkes ved at det tilsettes en prorektor/viserektor i åremålsstilling for styreperioden, etter en forutgående vurdering av hvilke områder og funksjoner rektoratet til sammen skal dekke. Nyvalgt rektor har innstillingsmyndighet for denne stillingen overfor styret.

3) Forslag om utvalg for studiefeltet og FoU-området

Styret ber administrasjonen om å komme tilbake til styret med forslag om oppretting, sammensetning og oppgaver for utvalg for styreperioden 2007-2011 for henholdsvis studiefeltet og FoU-området. Slike utvalg forutsettes ledet av prorektor og prorektor/viserektor.

4) Styringsorgan for avdelingene

HiO skal fortsatt ha to styringsnivåer. Avdelingsstyret opprettholdes som styringsorgan for avdelingsnivået.

Avdelingsstyrene skal for styreperioden 2007-2011 ha følgende sammensetning (Innebærer ”enhetlig” ledelse):

Styreleder (eksternt medlem, oppnevnt av styret)
4 medlemmer fra tilsatte i undervisnings- og forskerstilling.
1 medlem fra teknisk og administrativt tilsatte
2 medlemmer fra studentene
1 eksternt medlem oppnevnt av styret, etter forslag fra avdelingen

Faglig-administrativ leder (dekan) er sekretær for avdelingsstyret.

Avdelingsstyrene treffer sine beslutninger etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar, jf UH-lovens § 9-1-2. Reviderte retningslinjer for avdelingsstyrenes arbeid vil bli fastsatt av styret i høstsemesteret 2007.

Andre styringsorganer for områder eller enheter opprettes eller videreføres av styret etter behov.

5) Ledelse ved avdeling

Dekan er avdelingens øverste faglige og administrative leder og tilsettes på åremål av styret, jf § 6-4 i UH-loven.

Som dekanens stedfortreder (prodekan) utpeker avdelingen enten en av studielederne eller det etableres med rektors godkjenning ordning med stilling/funksjon som prodekan tillagt nærmere definerte oppgaver ved avdelingen.

6) Studieledelse

Studieleder skal fortsatt ha ansvar for studier både på bachelor- og mastergradsnivå. Studieledernes posisjon som faglige ledere med strategiske oppgaver og administrative fullmakter skal styrkes.

Studielederne tilsettes på åremål av styret, etter en forutgående innstilling fra avdelingsstyret som innstillende myndighet. De nåværende studielederområdene videreføres, med mindre det fremmes forslag om endringer i disse områdene innen fastsatt frist 10. november i år. Det fremmes sak for styret om endelig fastsetting av studielederområdene til styremøtet 5. desember.

7) Videre arbeid

Styret ber om at administrasjonen i nødvendig grad fremmer oppfølgende forslag og saker for styret slik at den nye styrings- og ledelsesordningen kan bli klargjort og iverksatt på en god måte i HiO når den nye styreperioden begynner.

Styret ber i den forbindelse om at det så snart som mulig fremmes forslag til myndighets- og delegasjonsordning, inkl. rapporteringsordning, organ- og møtestruktur og øvrige klargjøringer som synes nødvendige.

Styret ber om at det blir gjort rede for hva som bør legges fram til vedtak i det nye styret høsten 2007, evt. med en tilråding fra det sittende styret våren 2007.”

Oslo 13. november 2006

Per Lilleengen Åsulv Frøysnes
rektor høgskoledirektør