Ren- og vedlikeholdsplan

REN- OG VEDLIKEHOLDSPLAN

FOR HØGSKOLEN I OSLO

Revidert januar 2003.

Innholdsfortegnelse

Innledning/bakgrunn

Mål og prinsipper for renholdet

Generell beskrivelse av hva som skal renholdes ved HiO

Felles standard for daglig renhold

Felles standard for periodisk renhold

Vedlikehold av tekstile møbler

Kvalitetssikring og oppfølging av kjøpte tjenester

Brukermedvirkning

Klager på renholdet

Informasjon

Vedlegg

Frekvensoversikt

Arbeidsomfang

Arbeidsmetoder og utstyr for renhold

Eksempel på kvalitetskontrollskjema for støvsuging av tekstile møbler

1. Innledning/bakgrunn
3. Mål og prinsipper for renholdet
5. Generell beskrivelse av hva som skal renholdes ved HiO
7. Felles standard for daglig renhold
9. Felles standard for periodisk renhold

Møbler støvsuges/bankes en gang pr. måned. Lister avtørres. Bilderammer støvtørres. Garderobeskap

(topp) og andre høye flater avtørres. Ved behov spraypoleres harde gulv.

Hovedrengjøring/rundvask:

Det er utarbeidet en plan for høgskolen med hensyn til hovedrengjøring, rundvask og

skuring/boning av gulv. Det legges opp til at dette skal tas 2. eller 3. hver år avhengig av bygningens standard, bruk- og slitasje og midler stilt til disposisjon for

periodisk renhold av lokalene. Det tas sikte på at det foretas rundvask av verksteder

og laboratorier 1 gang pr. år.

For studiested Bislet er det utarbeidet en plan for denne type periodisk renhold.

Vindusvask foretas 1-2 ganger pr. år.

Gardinvask:

Rens eller vask av gardiner foretas ved flytting, ombygging av lokaler og i forbindelse med hovedrengjøring eller rundvask. Det tas sikte på å få

systematisert og å få lagt inn disse oppgavene i vårt renholdsprogram som er

omtalt tidligere i renholdsplanen.

Møbler og inventar:

Møbler støvsuges/bankes 1 gang pr. måned som del av det periodiske renhold. I tillegg skal det settes opp en plan med hensyn til rens og vedlikeholdsbehandling (impregnering) av stoler og annet inventar. Spesielt er dette viktig der hvor det er kostbare møbler og i auditorier/klasserom hvor slitasjen er stor.

6. Vedlikehold av tekstile møbler

I punkt 5. sies det at tekstile møbler skal børstes daglig eller ved behov, samt støvsuges en gang pr. måned.

På samme måte som at harde flater avtørkes jevnlig, er det viktig at det finnes gode rutiner for at tekstile flater holdes støvfrie.

Støv på harde flater gjør seg synlig som lodotter dersom de ikke blir fjernet. Lodottene kan ses av alle, og fjernes når de dukker opp. Støv på tekstile flater derimot, det være seg teppegulv, tekstile møbler eller gardiner, setter seg i fibrene og er vanskelig å detektere. Dette "usynlige" støvet er plagsomt for de fleste, men for allergikere er det direkte helseskadelig.

Levetiden på tekstilene reduseres betraktelig og behovet for utskiftning for å opprettholde en god nok standard betyr behov økte investeringer, som kunne ha vært unngått ved at gode rutiner hadde vært fulgt.

For å kunne sikre at tekstiler blir ivaretatt på linje med andre harde flater, må det legges til grunn faste frekvenser og rutiner for å sikre at disse frekvensene blir overholdt.

For tekstile møbler, er det i renholdsplanen for HiO, lagt inn faste frekvenser for børsting og støvsuging. Da disse rutinene ikke overholdes, er det behov for å pålegge byråene at de fyller ut egne skjemaer for denne oppgaven.

• Se vedlagt forslag til kontroll skjema for støvsuging av tekstile møbler

• Skjema for kvalitetskontroll for renhold inkl. objektive kvalitetsmål etter renhold

Vask og rens av tekstile gardiner/ lameller har det til nå ikke vært faste frekvenser på. Det legges opp til at det blir iverksatt rens av gardiner med samme frekvens som hovedrenhold av byggene, det vil si hvert 3.år. Se oversikt over temporært renhold

Rensing/ støvfjerning av tekstil kunst, settes opp på faste frekvenser. Dette bør imidlertid ikke utføres av renholdsbyråene, men leies inn separat. Se oversikt over temporært renhold, bør følge den temporære planen på byggene.

7. Kvalitetssikring og oppfølging av kjøpte tjenester

Det er tidligere redegjort for den nye nordiske renholdsstandarden INSTA 800 som

beskriver i detalj hvordan renholdet skal måles og den vil, så snart den foreligger, bli

lagt inn i vårt eget renholdsprogram.

Følgende krav skal settes til renholdsselskapene m.h.t. kvalitetssikring og servicegaranti:

Kvalitetssikringen av kjøpte tjenester skal basere seg på hovedkontrakten. I henhold til denne skal renholdsselskapets avdelingsleder/driftssjef foreta uanmeldt, i forståelse med den respektive renholder, full kvalitetskontroll 1 gang pr. måned. Resultatet presenteres i form av skriftlig kvalitetsrapport til høgskolens kundekontakt. For studisted Bislet vil dette være husøkonom eller leder av Driftskontoret. For de avdelingene som er lokalisert utenfor Frydenlund skal dette meldes til den som er tillagt arbeidsoppgaver med tilsyn av bygningen ved den enkelte avdeling.

Det må kreves at renholdsselskapet periodevis kontrollerer at servicegaranti (eller erklæring) følges, herunder foreta kvalitetskontroll. Selskapet skal også registrere og oppbevare kontrollresultater, med kopi til høgskolens kundekontakt. Henvendelser fra høgskolen skal besvares helst samme dag eller senest neste arbeidsdag.

• Alle renholderne skal bære uniform og ID-kort med bilde.

• Alle renholderene skal ha gjennomgått opplæringsprogram

• Renholdsselskapets avdelingsleder skal ha kontakt med høgskolens kundekontakt, gi informasjon, foreta nødvendig opplæring, behandle/rette opp eventuelle reklamasjoner, føre kvalitetskontroll med utført arbeid, anbefale temporert arbeid.

• Alle renholdsmidler selskapet nytter skal være valgt ut fra hensyn til personell, innemiljø og natur. Midlene skal være merket i.h.t. merke-forskrifter. Produktblad og brukerinformasjon over de midler som nyttes i høgskolens lokaler skal være tilstede i renholdsrommene.

• Eventuelle reklamasjoner skal være rettet opp innen 24 timer eller på-følgende virkedag. Ved eventuelt brudd på dette skal høgskolen berettiges kredit tilsvarende en dags abonnement. Kredit skal være høgskolen i hende innen en uke fra reklamasjonen er mottatt hos rengjøringsselskapet. Reklamasjon må fremsettes skriftlig fra høgskolen.

8. Brukermedvirkning - samarbeid for å oppnå best mulig innemiljø

For at et godt miljø og god trivsel skal oppnås, er det viktig at det holdes rent og ryddig i lokalene vi oppholder oss i. Det er renholder som skal utføre den fysiske jobben med å rengjøre lokalene, men som brukere har vi alle ansvar for at lokalene som skal rengjøres er klargjort for dette. Dersom dette ikke er gjort og renholder må rydde lokalene før renhold, vil dette gå utover den effektive renholdstiden og dermed renholdskvaliteten.

Nedenfor er det satt opp noen punkter på de enkeltes medvirkning og ansvarsområde med hensyn til å opprettholde et rent og trivelig arbeidsmiljø.

Studentenes medvirkning:

• overholde spise/ drikke forbudet i undervisningslokaler.

• sørge for å rydde etter seg, dvs. kaste eget søppel og flasker, returnere brukt servise til kantinen.

• sette på plass stoler og bord i undervisningsrommene i henhold til møbleringsplanen, sette stoler opp fra gulvet der dette er mulig og sette lånte stoler tilbake på plass.

Ansattes medvirkning:

• holde orden på eget kontor ved å frigjøre flater for å lette renholdet.

• såfremt det er mulig, forlate kontoret når renholdet utføres.

• være behjelpelig med å informere studentene om deres ordensansvar.

• tilrettelegge for fjerning av papp/ papir, ved å brette sammen kartonger før de legges til returpapir.
• rapportere om svikt i renholdsrutiner til husøkonom

Husøkonomens plikter:

• vurdere renholdsbehovet på de forskjellige avdelingene/ byggene, og justere frekvensene ved behov.

• påse at renholdet blir utført i henhold til avtalt kvalitet og frekvens, samt holde løpende kontakt med renholdsbyråene

• ha ansvar for at riktig renhold blir utført, for å sikre at alle materialer blir ivaretatt jevnlig og på en tilfredsstillende måte.

Renholder/ Byråenes plikter:

• ha ansvar for å utføre renholdet i henhold til avtalte frekvenser, metoder og tider.

• være ansvarlig for å tilpasse renholdet til de forskjellige overflatene/ materialene.

• fjerne søppel og papir i henhold til avtale

• være behjelpelig med å rapportere uregelmessigheter i byggene, eller saker som vedrører sikkerheten, til nærmeste overordnede.

• foreta regelmessige kvalitetskontroller for å sikre at riktig kvalitet blir levert.

9. Klager på renholdet

Dersom renholdet avviker fra den frekvens- og/eller det arbeidsomfang eller kvalitet

som er avtalt (jfr. oppsatte plansjer i korridorer), skal dette påklages. Den som klager

må opplyse hva det klages på, sted og tidspunkt. På Frydenlundsområdet, Pile-stredet 56, Wergelandsveien 27/29 og Welhavensgt. 9 skal klagene meldes til Driftskontoret ved husøkonom eller kontorsjef. Klagene skal fremsettes skriftlig eller som e-post. Vi ser helst at klagene tas opp av den enkelte avdelings- eller utdanningsadministrasjon eller gjennom en kontaktperson der hvor avdelingene eller utdanningene har valgt denne løsningen. I de øvrige avdelingene som er lokalisert utenfor Frydenlund skal klage meldes til den som er tillagt arbeidsoppgaver med tilsyn av bygningen(e) ved den enkelte avdeling eller den som er oppnevnt som kontaktperson for rengjøringsbyråene.

10. Informasjon

Generelt:

Driftskontoret ved husøkonomen er tillagt ansvar for all informasjon knyttet til

renholdstjenester på Frydenlundsområdet. I tillegg skal husøkonomen gi råd og

veiledning vedrørende renhold til høgskolens avdelinger utenfor studiested Bislet.

Budsjettkontoret har det formelle ansvaret for kjøpte renholdstjenester utenfor

studiested Bislet og vil kunne bistå avdelingene der. Utover dette har HMS-

ansvarlige ansvar for at informasjon om renhold kommer frem til den enkelte ansatte

og at forhold knyttet til renhold blir tatt opp på de møter og i de fora dette er hensikts

messig.

Hvor kan man innhente informasjon om renholdet ved høgskolen:

IK-plan

Avdelingenes HMS-håndbøker

Plansjer oppslått i korridorer og som viser renholdsområde-, frekvens- og arbeidsomfang

Brukerutvalgsmøtet på Frydenlundsområdet (avholdes hver 14.dag), avdelings-

møter (hvor man også kan be om informasjon fra husøkonomen) og løpende

informasjon fra Driftskontoret ved husøkonom

Husøkonom foretar regelmessig besiktigelse av lokalene til den enkelte avdeling

og tar i denne sammenheng også kontakt med avdelingsadministrasjon eller kontaktperson ved avdelingen.

Det skal informeres om:

• Hvilke arealer skal renholdes

• Hvor ofte skal det renholdes på de forskjellige steder

• Arbeidsomfang – på hvilke måter skal det renholdes og hva omfatter arbeidet

• Hva er periodisk renhold, hva omfatter det og når skal dette foretas

• Endringer/forbedringer i renholdet etter at den nye renholdsplanen ble innført

Vedlegg til renholdsplanen

1) Frekvensoversikt

Frekvenser fastsettes utfra sted/etasje, brukerfrekvens og behov, og kan derfor variere fra avdeling til avdeling.

Ved Høgskolen i Oslo er dette også i stor grad tilfelle, og frekvensene som er vist under, er ment som en mal og ikke som en fasit.

Romtype Grundig renhold

Toaletter 5/ uke

Kjøkken/ kantiner 5/ uke

Inngangspartier og

Resepsjonsområder 5/ uke

Fellesarealer, trapper

korridorer 1-3etg 5/ uke

Klasserom og auditorium 5/ uke, - forutsetter daglig bruk

Møterom/ pauserom 2-3/ uke, + tilsyn 3-2/ uke

Klasserom/arbeidsrom 2-5/ uke, som ikke er i ikke daglig bruk

Fellesarealer og trapper

3.etg og etasjene over 2-3/ uke

Baktrapper, lagerrom etc 1/ uke -1/ 14dag

Verksteder 1-2/ uke, avhengig av bruk og forutsetter brukermedvirkning

Kontorer 1/ uke, + tilsyn 1/ uke

2) Arbeidsomfang

Grundig renhold i henhold til frekvens

Gulv:

Harde gulv moppes, og flekker fjernes

Teppegulv støvsuges

Inventar:

Tørke av frie flater på arbeids- og avlastning. NB Brukerens papirer skal ikke røre eller flyttes på.

Tekstile møbler børstes og settes på plass

Tømme avfallskurv og skifte pose ved behov

Fjerne fingermerker på glass, lysbryter, dører og karmer

Tekjøkken:

Tørke av ryddige benkeflater

Fjerne flekker rundt over og rundt benkeflaten

Rengjøre ryddig vask/ utslagsvask

Fjerne fingermerker på skap- og skuffedører

Tømme avfallskurv og skifte pose

Toaletter:

Grundig renhold av alt inventar

Fjerne flekker på vegger, dører og karmer

Tømme avfallskurv og skifte pose

Supplere toalett-/ tørkepapir og såpe

Rengjøre toalettbørste etter bruk, tømme beholderen

Våtmopping av gulv

Tilsynsrenhold i henhold til frekvens

Gulv:

• Fjerne godt synlige flekker og smuss

Inventar:

• Fjerne flekker på arbeids- og avlastningsbord

• Tømme avfallskurv og skifte pose ved behov

Renhold 1/ uke:

• Tørke av lamper i nåhøyde

• Tørke av vinduskarmer, lister og varmeelementer

• Tørke av frie vannrette flater i nåhøyde

• Tømme returpapir esken

Renhold 1/ måned:

• Tørke av billedrammer og gulvlister

• Støvsuge tekstile møbler

• Tørke av bord og stolben

• Tørke av loddrette flater på skap og reoler

• Anbefalt frekvens for periodisk renhold

3) Arbeidsmetoder og utstyr for renhold

Renholdskontrakter som blir inngått, inneholder avtaler som viser hvor ofte de enkelte lokalene skal rengjøres, samt en arbeidsbeskrivelse om hva som skal rengjøres og hvordan Renholdsplanen skal være tilgjengelig for alle brukerne, og henge et sentralt sted i de enkelte avdelingene/ etasjene.

Renholdsmetodene, det vil si hvordan renholdet i praksis blir utført, skal tilpasses de forskjellige avdelinger og overflater.

Hvilke metoder som benyttes vil derfor variere fra rom til rom ettersom hvilke materialer som er brukt, og/eller andre spesifikke krav som settes til lokalene.

På daglig renhold skiller en mellom gulv- og inventar renhold, og dette spesifiseres på renholdsplanen og arbeidsomfanget.

Moderne og effektivt gulvrenhold foretas ved mopping, og her kan det være snakk om forskjellige typer:

• blandingsmopper til fukt- og våt vask

• micromopper til tørt- og fuktig renhold

• Oljemopper til tregulv som ikke skal rengjøres med vann, og som tar støv og fint smuss samtidig som de ivaretar oljede overflater. Disse er også svært effektive for å fjerne finstøv som en vanlig mopp ikke får med seg

Det blir lagt vekt på å bruke tørrest mulig renhold, da mye vann på sikt sliter på de fleste materialer.

For støvtørking og generelt inventar renhold, er kluter, som enten brukes lett fuktet eller tørt, mest vanlig og hensiktsmessig. På vanskelig tilgjengelige steder benyttes ofte syntetisk inventarmopp med skaft, som er statisk og trekker til seg støv uten å hvirvle det opp.

For renhold av tekstile møbler brukes møbelbørste i det daglige, og støvsuging for mer grundig renhold, og til faste frekvenser.

Renholdsmidler som benyttes skal være tilpasset bruken, og være mest mulig nøytral for ikke å forårsake unødig slitasje eller skade på de enkelte renholdsobjektene. Det skal foreligge produktdatablad på alle midler som er i bruk.

Ved bruk av mopper og kluter av microfiber kvalitet, unngås all bruk av renholdsmidler og er et godt alternativ på steder der det settes spesielle krav med hensyn til allergier. Denne kvaliteten er imidlertid mye dyrere i innkjøp enn vanlige blandingsmopper/ kluter, og blir dessverre ikke benyttet mye. Det er mange typer microfiber, og feil bruk kan skade underlagene ved å lage stiper, slite på polish etc.

4) Eksempel på kvalitetskontrollskjema for støvsuging av tekstile stoler og sofaer.

Alle renholdere har denne type skjema på sine renholdsvogner, og arbeidsleder eller husøkonom kontrollerer og kontrasignerer.